ДИПЛОМНАЯ РАБОТА (выпускной прикладной социальный проект) «ФОРМИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА РУКОВОДИТЕЛЯ В УЧРЕЖДЕНИЯХ СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ СТАЦИОНПРНОГО ТИПА »
Содержание. Заключение
Целью социального проекта является создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение на реально существующем учреждении (стационарного типа соц. защиты населения) с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда. Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач: - исследование понятия электронного документооборота, специфики и способов внедрения с целью совершенствования ДОУ; - рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией; - классификация, сравнение и характеристика данных продуктов; - разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией; - внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках данного учреждения.
Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволит нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения: - неизбежная потеря документов, следовательно и информации; - попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу; - накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны; - большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия; - избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения; - бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей; - невозможность установления и с т о р и и р а б о т ы с документами; - непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов; - избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа
О б ъ е к т о м социального проектирования является модель учреждения, в рамках которой реализуется процесс внедрения электронного документооборота. П р е д м е т о м данного социального проекта являются процессы, работы, осуществляемые в ходе выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией, разработки модели учреждения и внедрения в нее данной системы. Н а у ч н а я н о в и з н а с о ц и а л ь н о г о п р о е к т а состоит в разработке критериев выбора эффективной автоматизированной системы на основе обобщения существующих теоретических и практических материалов. С учетом практической деятельности на конкретном учреждении предложена модель электронного документооборота, позволяющего максимально оптимизировать работу с документами и, соответственно, саму управленческую деятельность учреждения.
Работа посвящена выбору эффективной автоматизированной системы электронного документооборота через -анализ и выбор критериев поставщика продукта, - выявление проблем ЭДОУ и пути их решения проектным способом, с постановкой задачи: разработать и представить модель электронного документооборота учреждения, на котором будет производиться его внедрение с учетом специфики учреждения, его структурного состава, персональных потребностей и личных предпочтений.
Ожидаемые результаты. Ø Успешное внедрение электронного документооборота позволит наблюдать Ø Ø Ø следующие результаты: будет автоматизирована работа с документами (эффективное управление документопотоками в учреждении); значительно сократятся трудовые и временные затраты делопроизводственного персонала; повышение производительности труда персонала, связанного с документооборотом; обеспечение информационной безопасности учреждения; централизованное хранение документов; обеспечение надлежащего контроля и повышение качества исполнения управленческих решений(облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений).
Результаты тестирования эффективности документооборота ПНИ№ 25
Сравнительные характеристики учреждения ПНИ№ 25
Итоговый данные тестирования в ПНИ № 25: Для оценки эффективности работы с документами предложен ряд коэффициентов, позволяющих комплексно описать проблему организации документооборота. Коэфф. осведомленности: 0, 7266 Коэфф. эф. использ. раб. врем. : 0, 0812 Коэфф. исполнит. дисципл. : 0, 5229 Коэфф. учета документов: 0, 4 Коэфф. управл. персоналом. : 0, 6247 Коэфф. регламентац. учёта док. : 0, 366 Коэфф. бизнес-процессов: 0, 5 Коэфф. оснащенности ПК: 0, 125 Коэфф. работы с документ. : 0, 8 Коэфф. информац. безопасности: 0, 0239 Комплексная оценка эффективности документооборота равна 31%
Диаграммы показывают значения, которых можно достигнуть с помощью использования технологий делопроизводства (бумажный документооборот) и применения системы электронного документооборота.
Схема 1. Структура организации
Схема 2. Схема основных подразделений ПНИ № 25, задействованных в документационном обмене.
Схема 3. Модель внешнего документооборота, действующая в ПНИ № 25
Выбор системы электронного документооборота.
Основные возможности систем электронного документооборота Условные обозначения систем в таблицах: Босс-Референт (Б-Р), Гран. Док (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), Company. Media (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), Docs. Vision (DV), Lan. Docs (LD), Optima-Workflow (O-W). Пояснения к таблицам: “+“ - возможность имеется, “-“ - возможности нет, “+/-“ - опционально или
Стоимость сервера и лицензий. Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы Гран. Док, ЕВФРАТ-Документооборот и Docs. Vision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТДокументооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0$) (таблица). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем Lan. Docs и Company. Media Aдрес статьи: http: //www. iteam. ru/publications/it/section_64/article_2986/
Опыт внедрения систем Условные обозначения систем в таблице: Босс-Референт (Б-Р), Гран. Док (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), Company. Media (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), Docs. Vision (DV), Lan. Docs (LD), Optima-Workflow (O-W)
Дополнительные возможности работы с системой
Доступный инструментарий для настройки системы Надёжность, безопасность
Финансовое обеспечение проекта. Источник финансирования Период реализации Всего 2011 год Собственные средства исполнителя проекта 890, 0 тыс. руб. Привлеченные (благотворительные) средства Средства Грантодателя 330, 0 тыс. руб. 361, 2 тыс. руб. Итого 2012 год 1581, 2 тыс. руб.
Расходы в рамках мероприятия Финансово – Наименование № п/п Расчет мероприятия стоимости экономическое обоснование Стоимость 25 лицензий (минимальное Покупка количество 25) по 6’ 800 руб. В лицензии мероприятий стоимость будет включена услуга системы «Горячая линия» , действующая в ЕВФРАТ MS течение одного года (51 000 рублей). 1 проекта. SQL Server (без учета стоимости лицензии на MICROSOFT SQL SERVER) 2 Модуль «АРМ Архивариус» (14’ 000 руб. за лицензию) — 11 штук Модуль «АРМ Органайзер» Покупка дополнительн (1’ 500 руб. за лицензию) — 11 штук ых модулей Источники финансирования Номер Привлече статьи Собстве нные Привлечен расходо нные (благотвор ные Сумма, руб. в средств ительные) средства, бюджета а, руб. средства, руб. проекта руб. 170’ 000 руб. 226 + 51’ 000 руб. - - 221’ 000 руб. 154’ 000 руб. 226 + 16’ 500 руб. - - 170’ 500 руб. 68’ 100 руб. - - - 37’ 800 руб. 20% скидка от суммы счета на покупку 3 4 Скидка для системы ЕВФРАТ. Скидка на услугу государственн «Горячая линия» не предоставляется ых учреждений или ВУЗов Внедрение и обучение сотрудников План обучения основам системы ЕВФРАТ. Ознакомительная лекция (3 часа) Установка и общее администрирование системы ЕВФРАТ (6 часов) Настройка системы ЕВФРАТ (8 часов) Пользователь системы ЕВФРАТ (10 часов) Пользователь АРМ Архивариус (4, 5 часа) 37’ 800 руб. 226
План обучения основам системы ЕВФРАТ. Ознакомительная лекция (3 часа) Установка и общее администрирование 37’ 800 Внедрение и обучение 4 системы ЕВФРАТ (6 часов) сотрудников руб. Настройка системы ЕВФРАТ (8 часов) Пользователь системы ЕВФРАТ (10 часов) Пользователь АРМ Архивариус (4, 5 часа) 1 оборудованное рабочее место (Системный блок, Приобретение ЖК монитор, клавиатура, основных средств и мышь) - 30’ 000 руб. 330’ 000 иного имущества в 5 Многофункциональное целях реализации руб. сетевое устройство проекта на 11 рабочих (принтер, копир, сканер, мест факсимильный аппарат) – 56’ 000 руб. Освещение Конференция 10’ 000 промежуточных 6 результатов реализации руб. проекта Расходы, связанные с Заработная плата 1 человека оплатой труда 780’ 000 исполнителей проекта, 7 включая начисления во руб. внебюджетные фонды (2 года) 8 Т. О. и ремонт тех. средств 226 - - 37’ 800 руб. 310 - - 330’ 000 руб. 226 10’ 000 руб. - - 221, 21 780’ 000 2, руб. 213 - 100’ 000 226 руб. ИТОГО по мероприятию 100’ 000 руб. 1’ 581’ 200 руб.
Возможные проблемы и риски внедрения СЭД, которые могут повлиять на достижение цели, задач и прогнозируемых результатов. v v v консервативность пользователей, непринятие новых методов работы; неверный (ошибочный) выбор продукта ; низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства; неструктурированность процессов (отсутствие регламентов); недостаточное/несоответствующее техническое оснащение; нечеткое управление проектом. Пути предотвращения рисков: детальное предварительное проектирование работы СЭД на данном предприятии; четко обозначить основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы; четкие директивы и личный пример руководства; обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем. поэтапное внедрение
Схема движения потоков информации (Модель действия продукта).
Спасибо за внимание.
Скачать презентацию ДИПЛОМНАЯ РАБОТА выпускной прикладной социальный проект ФОРМИРОВАНИЕ
пр Ед. докум..pptx