Digital Filing A Simple Way to Digitally Centralize

Digital Filing A Simple Way to Digitally Centralize and Distribute Documents

Pengarsipan Dokumen Dalam Perusahaan Masalah Umum: • Tingginya biaya untuk mencetak dokumen agar bisa disimpan dalam arsip. • Banyaknya pengeluaran biaya untuk kebutuhan distribusi dokumen. • Pengeluaran biaya yang tidak sedikit untuk menyediakan tempat (gudang) guna menyimpan dokumen perusahaan yang ada serta pemeliharaannya. • Kesulitan untuk mencari dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam waktu singkat terutama terhadap dokumen-dokumen lama. • Ancaman terhadap hilangnya dokumen akibat bencana seperti kebakaran, banjir dsb.

Solusi Digital Filing • Digital Filing (DF) menyediakan solusi penyimpanan untuk berbagai macam jenis dokumen. DF dapat menangani dokumen yang dikirim langsung dari printer, scanner dan email. Selain itu, DF juga menyediakan fasilitas untuk menyimpan dokumen melalui proses upload file. Dokumen-dokumen ini akan disimpan dalam database dan dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan selanjutnya.

Gambaran Cara Kerja Digital Filing

Printing Operator dapat melakukan pencetakan Operator menggunakan Virtual Printer yang telah disediakan. Hasil pencetakan ini akan disimpan kedalam database Digital Filing dalam format digital. Database Server

Printing Operator menggunakan hasil proses dapat scanning dan menyimpannya kedalam Scanning database Digital Filing. Database Server

Printing Operator dapat melakukan upload terhadap berbagai format file yang dimiliki untuk Scanning File disimpan kedalam Uploading database Digital Filing. Database Server

Printing Operator Para pengguna intranet yang memiliki hak akses, bisa memanfaatkan file-file yang Scanning File Uploading terdapat dalam database Digital Filing untuk berbagai keperluan melalui browser. Database Server Intranet

Printing Operator Tidak hanya dalam lingkungan intranet. Para pengguna internet yang memiliki hak Scanning akses, juga bisa File Uploading memanfaatkan file-file yang terdapat dalam database Digital Filing untuk berbagai keperluan melalui browser. Internet Database Server Intranet

Printing Email Receiving Internet Email Sending Operator Para pengguna internet yang memiliki hak Scanning File Uploading akses, bisa menyimpan berbagai format file yang dimilikinya ke dalam database Digital Filling dengan memanfaatkan email. Internet Database Server Intranet

Manfaat Menggunakan Digital Filling • Printing Penghematan Biaya Email Receiving Internet Email Sending – Dengan menggunakan Digital Filing, maka penghematan biaya pada kegiatan pengarsipan dokumen bisa dilakukan, seperti penghematan biaya mencetak, Operator penghematan biaya distribusi dan penghematan tempat penyimpanan dan pemeliharaan dokumen. • Meningkatkan Kinerja Perusahaan Scanning File Uploading – Dengan berbagai fitur yang telah disediakan, Digital Filing diharapkan bisa meningkatkan kinerja perusahaan khususnya masalah penanganan dokumen. • Meningkatkan Kepuasan Pelanggan – Pengarsipan dokumen yang baik seperti yang ditawarkan oleh Digital Filing akan membuat waktu penanganan dokumen lebih cepat. Hal ini tentu akan berdampak pada meningkatnya kepuasan pelanggan. • Keamanan Dokumen – – – Internet Pengaturan hak akses pada Digital Filing memungkinkan suatu dokumen hanya dapat diperoleh dan digunakan oleh pihak (pengguna) yang berkepentingan. Penyimpanan dokumen dalam database memungkinkan dilakukannya proses backup terhadap dokumen-dokumen yang ada. Hal ini sangat penting untuk mengantisipasi hilangnya dokumen akibat bencana kebakaran, banjir dsb. Database Server Pencatatan aktifitas pengguna pelacakan penyalahgunaan dokumen Intranet

Fitur-fitur Digital Filling • Menyimpan dokumen dari printer dan scanner beserta keterangannya ke dalam database Printing Email Receiving Email Sending Internet • Upload berbagai jenis dokumen dalam bentuk file ke dalam database. • Dapat memanfaatkan email sebagai sarana untuk memasukan data secara Operator langsung kedalam database digital filing, . • Lima level Pengaturan hak akses pengguna yang terdiri dari – No Access : Tidak memiliki akses apa pun terhadap dokumen. Scanning File Uploading – Reader : Hanya memiliki akses untuk melihat. – Data Entry : Memiliki akses untuk memasukan dokumen, melihat dan memperoleh dokumen. – Editor : Memiliki akses untuk memasukan dan mengedit dokumen serta melihat dan memperoleh dokumen. – Administrator : Selain memiliki hak akses penuh terhadap dokumen, hak akses Administrator memiliki kemampuan untuk membuat dan mengedit pengguna beserta Internet hak aksesnya, serta membuat dan mengedit folder, category dan source. • • • Pengaturan penyimpanan dokumen secara terstruktur dalam folder dan kategori yang bisa di kustomisasi sesuai keinginan pengguna. Dokumen dapat direvisi tanpa menghilangkan dokumen sebelumnya. Dokumen yang ada, bisa dicari, dilihat dan dikirim melalui email serta diperoleh Database Server (download) melalui web browser dengan tetap memperhatikan pengaturan hak Intranet akses pengguna.

Terimakasih