Der Virtuelle Campus an der Universität Hamburg Gestaltung

Der Virtuelle Campus an der Universität Hamburg Gestaltung des Paradigmenwechsels in der Organisation von Lehre und Studium Referent: Michael Lohmann ZKI-Tagung München, 07. März 2006

Der Virtuelle Campus an der Universität Hamburg Vortrag n Backup-Folien n n Aktuelle Entwicklungen im Bildungsmarkt Rahmenbedingungen der Universität Hamburg Integriertes Hochschul-Management Virtueller Campus & Campus. Net Entwicklungspartnerschaft Das Projekt Virtueller Campus Technische Integration Projektmanagement Kommunikation & Change Prozesse

Vortrag

Startüberlegungen n Aktuelle Entwicklungen n Bologna Studiengebühren Kostendruck IT-Planungen Ø Primäre Sicht: Prüfungsmanagement Ø Sekundäre Sicht: Lehrveranstaltungen Ø Ø Informationsmanagement Identity-Management

Veränderungen an der Universität Hamburg n n Einführung des neuen Bachelor-Master-Studiensystems (Änderung des Produkts) Fakultätenbildung (Änderung der Aufbauorganisation) n n n n Neue Finanzierungsarten n 6 Fakultäten aus 19 Fachbereichen Neue Gremienstruktur / Selbstverwaltung Hohe Selbstständigkeit Neue Standorte – Konzentration der Campusstandorte Rahmenprüfungsordnungen, aber Vielfalt in Kultur und BMSUmsetzung Lehrerausbildung Städtische Finanzierung nach Kennzahlen (Drei-Säulen. Finanzierung) Studiengebühren und studentischer Anspruch Einführung eines IT-Systems für die Kernprozesse der Lehre (Ablauforganisation)

Integriertes Hochschul-Management Hochschule IT-Arbeitsplatz, Web-Browser, Büroanwendungen, Mail-Client, etc. - Lehre (Campus HR Net) Anwendungen Finanzen/ Controlling Data Warehouse E-Learn Forschung, Bibliothek & Publikation Identity Management / Rechte & Rollen / „Triple A“ File Infrastruktur Print DMS Archiv Uni Card Mail IT-Sicherheit PORTAL

Integriertes Hochschul-Management unterstützt die Gesamtheit der Prozesse zur Steuerung einer Hochschule: n Gemeinsame Infrastruktur n Keine redundante Datenhaltung / effizienter Datenzugriff n Ganzheitliche Rollen- & Rechtedefinition n Übergreifende Funktionen n Abdeckung der Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse (Prozessmodellierung und –regeln) n n Informationsmanagement Portal(e)

Projektgenese Evaluation und Gutachten: n Bestätigung des „Integrierten Ansatzes“ n Kein Produkt ist in jeder Hinsicht überzeugend n Bestätigung der Priorisierung von Campus. Net n Empfehlung zur Entwicklungspartnerschaft n Projektkooperation mit erfahrenem IT-Integrator empfohlen Vertragsvergabe mit folgenden Rahmenparametern • Nutzung eines bestehenden Rahmenvertrags zwischen der Finanzbehörde und der EDS • Entwicklungspartnerschaft • Partnerverträge und Produktbereitstellung Campus. Net durch die Datenlosten • Kostenbeteiligung der BWG (Behörde für Wissenschaft & Gesundheit)

Campus. Net: Daten- und Funktionsintegration Kurs / Modul PO Studiengang C -„Abstrakt“ - Beschreibt globale Eigenschaften der Kurses - Unabhängig vom Semester - Einmalige Konfiguration z. B. Kurs 4711 „Antike Geschichte“ -Rechtlicher Rahmen des Studiengangs PO Studiengang zu -Beschreibt Ablauf und B erbringende -Rechtlicher Leistungen Rahmen des Studiengangs PO Studiengang A -Beschreibt Ablauf und zu erbringende -Rechtlicher Rahmen des Leistungen Studiengangs -Beschreibt Ablauf, zu erbringende Leistungen und weitere Regeln Veranstaltung - „Konkret“ Veranstaltung Semester - Ausprägung im -„Konkret“ - Beschreibt die speziellen Eigenschaften -Ausprägung im Semester z. B. „Die römische Expansionspolitik“ -Beschreibt Inhalt z. B. „Griechenland und seine Flotte“ Termin - Planung mit Überschneidungsfreiheit in Datum, Uhrzeit, Raum, Dozent und ggf. Modulveranstaltungen § Minimierung des Planungsaufwands § Zuordnung in der PO oder flexibel im Semester § Unterschiedliche Leistungserbringung bei gleicher Veranstaltung abhängig vom Modul § Berücksichtigung der Curriculumstreue § Überschneidungsfreiheit § Buchungsportale

Campus. Net: Akademischer Zyklus Interessent Werbung Alumni Campus. Net Bewerbung Studenten. Management Kursbegleiten de Kommunikatio n Prüfungs. Management Studien. Management Evaluation der Lehre Bewerbung Aufnahmeprüfung Immatrikulation Kontakt. Veranstaltungsund Kursplanung Management Career Praktikum Fundraising Exmatrikulation Promotion Alumni. Management Sonstige Funktionen Graduation Qualitäts. Management Prüfungsordnung Kurse- und Veranstaltungen Prüfungen Leistungsberichte

Zentrale Inhalte von Campus. Net/Virtuellem Campus n n n n Bewerbungsverfahren Auswahl und Zulassung (inkl. besonderer Auswahlverfahren) Kreditwürdigkeitsprüfung, Darlehen und Studiengebühren Studierendenmanagement Studienmanagement (BMS, Kapazitätsrechnung…) Veranstaltungs- und Kursplanung, LV-Raummanagement Kursbegleitende Kommunikation (inkl. Integration von Mail & E-Learning) Prüfungsmanagement Evaluation der Lehrendenverwaltung (Lehrbeauftragte, Lehrverpflichtung…) Kontaktmanagement, Fundraising „Personalverzeichnisse“ (Akkreditierung, Telefonbuch, Vorlesungsverzeichnis …) Career / Praktikum Alumni Verzeichnisdienst (Rechte & Rollen) Reporting & Statistik

Zugriffe für Wissenschaft, Verwaltung und Studierende

Zeitplan Phase 1: Vorbereitung Phase 2: Prozesse & Einf. -Planung Projekt. Auftakt Projekt. Initialisierung 15. 10. 05 01. 11. 05 Phase 4: Inbetriebnahme (gestaffelt) Phase 3: Systemaufbau Prozesse und Einführungs. Planung 31. 03. 06 Phase 5: Systembetrieb Inbetriebnahme Einzel. Gesamt. Abnahmen Abnahme 30. 11. 06 15. 01. 07 16. 04. 07 System. Aufbau 30. 06

Prozessmodellierung Prozesslandkarte Prozessdesign Organisatio n Funktionszuordnung Teilergebnis 1 Teilergebnis 2 Teilergebnis 3

Dimensionen des Projekt Management Change Management Projektplanung & Scope Management -steuerung Qualitäts. Management Kommunikation Projektorganisation Werte u. Selbstverständnis Mensch Akzeptanzmanagement Projektergebnis Prozesse Personal Organisation Controlling PROJEKT-ERGEBNIS

Kommunikation n n Ø Die Veränderung erfolgt schneller als die direkte Beteiligung erfolgen kann Die sich verändernden Rahmenbedingungen werden von den Betroffenen noch gar nicht wahrgenommen Change benötigt eine Zeit der Reife Das Projekt wird nicht als Wirkung der Veränderung und nicht als unterstützende Lösung wahrgenommen. Das Projekt ist der erste Kontakt mit der Veränderung und wird im schlimmsten Fall als Ursache bekämpft. Ein Kommunikations- und Informationskonzept ist dringend erforderlich

Beispielfragen n In welchem Verhältnis stehen Modul, Lehrveranstaltung und Prüfung ? n n n Gibt es Lehrveranstaltungen ohne Prüfungsabsicht ? Wie wird das Verhältnis in Buchungssystemen abgebildet ? Werden Modulteilprüfungen mit Bezug auf die Lehrveranstaltung erbracht oder Modulprüfungen auf Basis mehrere Lehrveranstaltungen ? n Gibt es Modulverantwortliche für die Prüfungsorganisation ?

Beispielfragen n Haben die Module und Lehrveranstaltungen eine fakultätsübergreifende Leistungsverflechtung ? n Wenn ja, gibt es keinen „sanften Migrationspfad“. Gibt es Zulassungsbeschränkungen auf Studiengänge, Module oder Veranstaltungen ? n Welche Kriterien ? Ranking ? n Wenn die Lehrveranstaltungen alten und neuen Studiengängen offen stehen, kann nur auf die Leistungsdaten im neuen System zugegriffen werden Gibt es von der PO ungeregelte Voraussetzungen für den Besuch von Lehrveranstaltungen ?

Beispielfragen n n Überschneidungsfreiheit und Planbarkeit durch PORestriktion ? Rücktrittsmöglichkeiten (Storno) für Modul, Lehrveranstaltung und Prüfung ? Sonderfall Lehrerausbildung Angebots- oder nachfrageorientiertes Planungsmodell ? n „Akademischer Kalender“ ? n n Zielhierarchie ? Raumhoheiten ?

Beispielfragen n n Gibt eine Lehrkraft Prüfungsergebnisse ein ? Können diese Aufgaben an Verwaltungspersonal delegiert werden (Geschäftszimmer) ? Wer „administriert die Delegation“ ? Was sind „implizite Rechte“ ?

Fazit n n n Nicht die Technik, sondern die prozessuale Reorganisation dominiert die anstehenden Veränderungen und Technikabbildung benötigen klare Regelungen und tangieren damit kulturelles Selbstverständnis und bisherige Prozessfreiheiten Planen Sie juristische Ressourcen ein Information & Kommunikation der anstehenden Veränderungen erleichtern die Projekte Frühzeitige Klärung der Rahmenbedingungen erleichtert die Veränderung n n Recht (Prüfungsordnungen) Fachspezifische Bestimmungen Prozesse (Change & Kommunikation) Technik (Systemweite Einstellungen)

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und besuchen Sie uns doch mal in Hamburg. Hafen-Geburtstag & E-Learning Konferenz Hamburg – 4. / 5. Mai 2006 http: //www. lerneffekt. de/konferenz/

Backup-Folien -Gesamtvortrag-

Aktuelle Entwicklungen im Bildungsmarkt

Aktuelle Entwicklungen im Bildungsmarkt • Einführung von Studiengebühren • Kundenorientierung • Höhere Anforderungen an die Qualität von Lehre & Forschung • Höhere Anforderungen an das Finanzmanagement • Fakultäts- bzw. fachbereichsübergreifende Betrachtung • IT-Unterstützung ist fragmentiert • unterschiedliche Systeme, Standards sowie Verantwortlichkeiten vereinheitlichen Grundsätzliche Änderung des „Geschäftsmodells“ Neue akademische Strukturen opportunity und Studienabschlüsse Erfordernis zur effizienten Prozessunterstützung Sparmaßnahmen der Bundes- und Landeshaushalte Bologna / Europäisierung führt zu • mehr Betreuungsaufwand • mehr Prüfungen • stärkerer Leistungsverflechtung zwischen dezentralen Bereichen • Notwendigkeit zur Kostenreduktion und zur Sicherung neuer Einnahmequellen • Wettbewerb um Studierende, Lehrende und Drittmittel • Nutzung effizienter Management- und Controllingmechanismen

Ziele der Hochschulleitung (Schwerpunkt Lehre) Senkung der Abbrecherquote und Steigerung der Studienabschlüsse innerhalb der Regelstudienzeit Stärkung des Hochschulprofils Steigerung der Betreuungsintensität des Studierenden Zusätzliche Finanzquellen (Drittmittel, Förderungen, Gönner, etc. ) Etablierung neuer Studiengangsstrukturen Optimierung der Mittelverwendung

Die Wertschöpfungskette Alle Elemente der Wertschöpfungskette sind aufeinander angewiesen und für das Endergebnis mitverantwortlich. Wenn ein Glied in der Kette nicht adäquat unterstützt wird. . .

Mgmt. Prozesse Wertschöpfungskette mit Campus. Net Steuerung & Koordinierung (Finanzen, Studierbarkeit etc. ) Studiengang (Planung, Koordinierung & Ressourcen) Primäre Prozesse Lehre & Forschung Bewerbung, Anmeldung, Zulassung, Abmeldung, Immatrikul. Rücktritt Nutzen für Prüfung, Studien- Exmatrikul. , Teilnahme abschluss Alumni Studierende, Dozenten, Hochschulleitung Unterstützungs. Prozesse Beratung, Mobilität, Anerkennung, Modulzugang etc. IT-Unterstützung Dokumentation und Archivierung Berichtswesen etc.

Beginn eines umfassenden Transformationsprozesses Zusammenhängender Transformationsprozess statt punktueller bzw. vereinzelter Maßnahmen Breite und Vielschichtigkeit der Herausforderungen Nutzung adäquater Management- und Controllingmechanismen Wichtiger Erfolgsfaktor ist die Fähigkeit, die Akteure in die Transformation einzubeziehen Prozess. Reorganisation (universitäre Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse) Effiziente ITStrategien zur ganzheitlichen und integrierten Unterstützung der Prozesse und Workflows

Die Erfolgsfaktoren der Transformation n Eine erfolgreiche Transformation erfordert somit eine fundierte Prozessanalyse n Zieldefinitionen n die Anpassung der Prozesse n Beteiligung der Akteure sowie n eine effiziente IT-Unterstützung n

Rahmenbedingungen der Universität Hamburg

Universität Hamburg in Zahlen n n n n Fünftgrößte Universität Deutschlands Über 40 000 Studierende Ca. 850 Professoren/Professorinnen in Lehre und Forschung Ca. 1800 wissenschaftliche Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen Ca. 6. 650 in Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen in Technik und Verwaltung 270 verschiedene Gebäude, verteilt über die ganze Stadt, mit örtlichem Campus-Mittelpunkt Mehr als 120 „Alt-Studiengänge“ Bis 1. 10. 2006 ca. 50 „BMS-Studiengänge“ Sechs Fakultäten mit dezentraler Zuständigkeit für Lehre und Prüfung

Fakultätengründung n n n Hmb. HG § 89 Abs. 3 - Neugliederung der Verwaltungsaufgaben in Abwägung von „Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit“ Der Aufbau der Fakultäten verläuft heterogen Dies erhöht die Anforderungen an eine vorausschauende und in höchstem Maße flexible Projektplanung.

Veränderungsprozesse & Anforderungen n n Einführung des neuen Bachelor-Master-Studiensystems (Änderung des Produkts) Fakultätenbildung (Änderung der Aufbauorganisation) n n n n Neue Finanzierungsarten n 6 Fakultäten aus 19 Fachbereichen Neue Gremienstruktur / Selbstverwaltung Hohe Selbstständigkeit Neue Standorte – Konzentration der Campusstandorte Rahmenprüfungsordnungen, aber Vielfalt in Kultur und BMSUmsetzung Lehrerausbildung Städtische Finanzierung nach Kennzahlen (Drei-Säulen. Finanzierung) Studiengebühren und studentischer Anspruch Einführung eines IT-Systems für die Kernprozesse der Lehre (Ablauforganisation)

Integriertes Hochschul-Management

Integriertes Hochschul-Management unterstützt die Gesamtheit der Prozesse zur Steuerung einer Hochschule: n n n n Gemeinsame Infrastruktur Keine redundante Datenhaltung / effizienter Datenzugriff Ganzheitliche Rollen- & Rechtedefinition Übergreifende Funktionen Abdeckung der Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse (Prozessmodellierung und –regeln) Informationsmanagement Portale

Integriertes Hochschul-Management Hochschule IT-Arbeitsplatz, Web-Browser, Büroanwendungen, Mail-Client, etc. - Lehre (Campus HR Net) Anwendungen Finanzen/ Controlling Data Warehouse E-Learn Forschung, Bibliothek & Publikation Identity Management / Rechte & Rollen / „Triple A“ File Infrastruktur Print DMS Archiv Uni Card Mail IT-Sicherheit PORTAL

Virtueller Campus & Campus. Net

Prozesse der Lehre (Ist)

Visionen der „Wissenschaftsbehörde“

Anforderung: Kernprozess der Lehre Studiums-Prozess (Student) Bewerbungund Auswahl. Prozess Zulassungs. Prozess Immatrikulations. Prozess Prüfungs. Prozess Anmeldungs. Prozess Beratungs. Prozess Lehrveranstaltungs. Prozess Studiengang-Prozess (Universität) Qualitäts-Management Exmatrikulations. Prozess

Anforderung: Akademischer Zyklus Interessent Werbung Alumni Campus. Net Bewerbung Studenten. Management Kursbegleiten de Kommunikatio n Prüfungs. Management Studien. Management Evaluation der Lehre Bewerbung Aufnahmeprüfung Immatrikulation Kontakt. Veranstaltungsund Kursplanung Management Career Praktikum Fundraising Exmatrikulation Promotion Alumni. Management Sonstige Funktionen Graduation Qualitäts. Management Prüfungsordnung Kurse- und Veranstaltungen Prüfungen Leistungsberichte

Anforderungen: Virtueller Campus Universität Hamburg Zugang Stud. -Dat. Raum Pflege Von Stud. -Daten Auswahl Raum. Koordination Zulassung LV Prüfung Lehr. Veranstaltungen IT-Infrastruktur / Studienbegleitende Prüfungen E-Learning / Tests Qualitäts. Managem. & Evaluation / Feedback Kennzahlen und Steuerungsinstrumente (zentral & dezentral) Webportal, e-campus und Zusatzfunktionen (z. B. Office & Groupware) Bewerbung

Anforderung: Funktionsintegration Kurs / Modul PO Studiengang C -„Abstrakt“ - Beschreibt globale Eigenschaften der Kurses - Unabhängig vom Semester - Einmalige Konfiguration z. B. Kurs 4711 „Antike Geschichte“ -Rechtlicher Rahmen des Studiengangs PO Studiengang zu -Beschreibt Ablauf und B erbringende -Rechtlicher Leistungen Rahmen des Studiengangs PO Studiengang A -Beschreibt Ablauf und zu erbringende -Rechtlicher Rahmen des Leistungen Studiengangs -Beschreibt Ablauf, zu erbringende Leistungen und weitere Regeln Veranstaltung - „Konkret“ Veranstaltung Semester - Ausprägung im -„Konkret“ - Beschreibt die speziellen Eigenschaften -Ausprägung im Semester z. B. „Die römische Expansionspolitik“ -Beschreibt Inhalt z. B. „Griechenland und seine Flotte“ Termin - Planung mit Überschneidungsfreiheit in Datum, Uhrzeit, Raum, Dozent und ggf. Modulveranstaltungen § Minimierung des Planungsaufwands § Zuordnung in der PO oder flexibel im Semester § Unterschiedliche Leistungserbringung bei gleicher Veranstaltung abhängig vom Modul § Berücksichtigung der Curriculumstreue § Überschneidungsfreiheit § Buchungsportale

Beispiel Prozessintegration: Semesterplanung Konfiguration der Prüfungsordnung als rechtlicher Rahmen des Studienganges Eingabe von Vor- und nachbereitenden Informationen Konfiguration der Veranstaltungen als konkrete Ausprägung im Semester Anmeldung zur Veranstaltung Planung der Veranstaltung mit permanenter Verfügbarkeitsprüfung Beschreibung der Veranstaltungsinhalte durch den Lehrstuhl

Beispiel Prozessintegration: Leistungserfassung Planung und Durchführung der Prüfung Noteneingabe des Lehrstuhls per Web oder durch das Prüfungsamt Archivierung Datensatz des Ausdrucks in DB gespeichert Historienfunktion (PDF) Berechnung der Leistungen gem. PO, Teilleistungen, Gewichtungen Ausdruck Diploma Supplement Diploma Transcript Zeugnis. . . Information der Studierenden Info per Mail Einsicht per Web Prüfungsamt z. B. Zeugniserstellung -Generierung in DB -Berechnung GPA -Umrechnung -Noten/Punkte > ECTS

Datenlotsen/Campus. Net. Philosophie n n Dezentrale Dateneingabe, dort wo die Informationen entstehen Zentrale Datenhaltung in der Campus. Net Datenbank. n Höchste Integrität der Datenbereitstellung, dort wo die Informationen benötigt werden Integrierte Betrachtung und Modellierung der Prozesse n Nutzung möglicher Synergien

Datenlotsen/Campus. Net. Philosophie n Generierung von personalisierten Informationen und Services aus den Planungsdaten für das Web. n n z. B. personalisierte Veranstaltungsübersicht, Stundenplan Integration in die bestehende IT-Infrastruktur n Schnittstellen zu Systemen und Applikationen wie z. B. SAP n Kostensenkung beim Betrieb durch Verringerung der Anzahl zu betreibender IT-Systeme und Schnittstellen n Hohe Entwicklungsgeschwindigkeit n Strategische Weiterentwicklung von Campus. Net mit den Hochschulen n Lieferung neuer Funktionen und Updates im Rahmen des Wartungs- und Supportvertrages

Entwicklungspartnerschaft

Projektgenese (1) n n n Dringender Bedarf durch BMS-Einführung Evaluationsauftrag an hochschulweite Arbeitsgruppe Umfassender Konsens zur Einführung eines „Integrierten Systems“ Koordinierungsgespräche mit den Fakultäten Vorläufiger Beschluss des Präsidiums Gutachten des MMKH (Multimedia-Kontor Hamburg) im Rahmen des Projektes ecampus (Hamburger Hochschulperspektiven) Produktbewertungen, Risikoeinschätzungen und Empfehlungen

Projektgenese (2) Resultat: n Bestätigung des „Integrierten Ansatzes“ n Kein Produkt ist in jeder Hinsicht überzeugend n Bestätigung der Priorisierung von Campus. Net n Empfehlung zur Entwicklungspartnerschaft n Projektkooperation mit erfahrenem IT-Integrator empfohlen Vertragsvergabe mit folgenden Rahmenparametern • Nutzung eines bestehenden Rahmenvertrags zwischen der Finanzbehörde und der EDS • Entwicklungspartnerschaft • Partnerverträge und Produktbereitstellung Campus. Net durch die Datenlosten • Kostenbeteiligung der BWG (Behörde für Wissenschaft & Gesundheit)

Auszug aus der Präambel der Leistungsbeschreibung „[…] EDS wird das künftige Campus Management System gemeinsam mit der Universität Hamburg einführen und die dabei notwendigen Veränderungsprozesse gemeinsam mit der Universität gestalten. […] Um auf die besonderen Belange der Universität Hamburg entsprechend Rücksicht nehmen zu können, wird die Projektdurchführung in Form einer Entwicklungspartnerschaft stattfinden. […] Die Entwicklungspartnerschaft der Universität Hamburg mit EDS verfolgt das Ziel, innerhalb der (Referenz) Universität Hamburg das System Campus. Net auf die Bedürfnisse der Universität optimal anzupassen, in die Infrastruktur der Universität zu integrieren und um ggf. zu erweiternde Funktionalitäten zu ergänzen. […]“

Entwickungspartnerschaft Eine Entwicklungspartnerschaft muss von allen Beteiligten als faires Miteinander, und nicht als „Wunschkonzert“ akzeptiert werden. Erfolgsfaktoren: n Klare Ziele und eine gemeinsame Vision n Geklärte Rollen und Verantwortungen n Klare, akzeptierte und gelebte Regeln zur Zusammenarbeit n Offene und klare Kommunikation n Gegenseitiges Vertrauen und Wertschätzung n Verbindlichkeit von Vereinbarungen n Flexibilität im Umgang mit Unvorhergesehenem n Regelmäßiges messen, dokumentieren und kommunizieren des Entwicklungsfortschritts seitens aller Beteiligter

Das Projekt Virtueller Campus

Zentrale Inhalte von Campus. Net/Virtuellem Campus n n n n Bewerbungsverfahren Auswahl und Zulassung (inkl. besonderer Auswahlverfahren) Kreditwürdigkeitsprüfung, Darlehen und Studiengebühren Studierendenmanagement Studienmanagement (BMS, Kapazitätsrechnung…) Veranstaltungs- und Kursplanung, LV-Raummanagement Kursbegleitende Kommunikation (inkl. Integration von Mail & E-Learning) Prüfungsmanagement Evaluation der Lehrendenverwaltung (Lehrbeauftragte, Lehrverpflichtung…) Kontaktmanagement, Fundraising „Personalverzeichnisse“ (Akkreditierung, Telefonbuch, Vorlesungsverzeichnis …) Career / Praktikum Alumni Verzeichnisdienst (Rechte & Rollen) Reporting & Statistik

Projektphasen (1) Projektvorbereitung und -start (Start-Up) n Errichtung des operativen Projektumfeldes n Definition des Projektziels, der Teilziele und der messbaren Erfolgskriterien n Festlegung des Projektumfangs (Scope), der zu erbringenden Leistung (Deliverables), der Verantwortlichkeiten und internen Prozeduren sowie der Teamorganisation Projektplanung (Planning) n Erstellung eines umfassenden Projektplans, der Zeitplan, Budget, Ressourcen, Qualitätschecks etc. berücksichtigt n Definition projektinterner Ziele, Arbeitspakete, Meilensteine, Standards, Verfahren und Werkzeuge n Der formale Abschluss der Planungsphase wird durch die Bereitstellung und Annahme einer sog. Project Baseline bestimmt, die als Grundlage zur Bewertung des Projektstatus dient n Umsetzung des Projektplans mit Hilfe der definierten Verfahren und Werkzeuge n Steuerung, Überwachung und Dokumentation des Projektablaufs n Anpassung der Projektpläne, Kontrolle von Fortschritt und Ergebnissen n Kontinuierliche Überwachung des Status, von Abweichungen vom Projektplan und von Änderungswünschen (Change Requests) n Systematische und gesteuerte Projektbeendigung n Alle Dokumente werden für zukünftige Referenz archiviert n Die Durchführung eines internen und externen Post Project Reviews hilft dabei, die Kundenzufriedenheit zu messen und Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Projektdurchführung (Execution) Projektabschluss (Close. Down)

Projektdurchführung & Teilprojekte n Unterteilung der Projektdurchführung in n Vorbereitungsphase n Systemaufbauphase n Inbetriebnahmephase (gestaffelte Inbetriebnahme) n Systembetrieb n Neben der Projektsteuerung gibt es 5 Teilprojekte n Interimssoftware & Migration n Einführungsplanung n Aufbau der Systemumgebung und Sicherheit n Modellierung und Abbildung der Geschäftsprozesse n Customizing der Campus. Net-Module n Weitere Bereiche, übergreifende Themen

Themenverantwortliche n n Die Universität Hamburg hat für manche Aufgabenstellungen Teilprojektleiter benannt, viele Themen bzw. Campus. Net-Module werden jedoch teilprojektübergreifend durch sog. Themenverantwortliche (zentral und dezentral) bearbeitet. Es wurden Themenverantwortliche für alle relevanten Themen benannt Die Themenverantwortlichen begleiten die Ebenen Prozesse, Diskussion mit den Fakultäten über Funktionen und Bedarfe sowie Datenbereitstellung Die Themenverantwortlichen sind Botschafter und Moderatoren des organisatorischen Wandels

Primärthemen Leitung / Steuerung Prozesse / Konsolidierung Prüfungsmanagement Interimsbetrieb & Migration Lehrveranstaltungsmanagement Raummanagement Lehrendenverwaltung Kapazitätsplanung & Lehrverpflichtung Bewerbung, Auswahl & Zulassung Studierendenverwaltung & Gebühren Portalkonzept Schulungen Technik Evaluation & Akkreditierung Statistik & Reporting Projektbüro & Kommunikation

Projektorganisation Lenkungsebene Lenkungsgruppe Kammerrunde Projektleitung Uni / EDS / DL Leitungsebene Steuerungsebene Berichterstattung / Entscheidungsvorlagen / Eskalation Projektbüro Kleiner Jour Fixe Wöchentlicher Workflow Großer Jour Fixe Themenverantwortliche Teilprojekte Themenverantwortliche Externes Projektcontrolling durch das MMKH (Auftraggeber BWG)

Skizze der Zusammenarbeit Teilprojekte Prozesse Universität Modulverantwortliche Universität Teilprojektleiter EDS / Datenlotsen Funktionen Daten

Stufenkonzept (1) Interim-System Ziel (1) Hauptziel: BMS startet, Teilnehmerliste zur Überwachung der regelmäßigen Teilnahme (2) Ermöglichung der dezentralen Erfassung von Leistungen (3) Verhinderung von „Wildwuchs“ Nicht-integrierte Ablage für: • Prüfungsordnungen • Leistungen Basis-System Ziel System zur integrierten Unterstützung der wichtigsten Funktionen Voll-System Ziel IT-System mit einer integrierten Abdeckung aller Funktionsbereiche Integriertes System für: einschl. : • • • Infrastruktur-Abdeckung • E-Learning • Finanzen/Controlling Prüfungsordnungen Leistungserfassung Rechte & Rollen Organisationsmodellierung • LV-Planung / -Verw. • Studierend. -Verw. • E-Learning-Verlinkung

Stufenkonzept (2) Interim. System PO / Leistungen Rollen- und Rechte-Verw. . Basis. System Voll. System PO- / Prüfung. Verwaltung e. Learning LV-Planung / -Verwaltung Fi-Co Rollen- und Rechte-Verw. Organisations. Verw. Ident / File / Print Stud. -Verw. Lehrenden-/ MA-Verw. Bewerbung Phase 1 Phase 2 10`2005 10‘ 2006 Phase 3 10‘ 2007

Projektphasen (2) Phase 1: Vorbereitung Phase 2: Prozesse & Einf. -Planung Projekt. Auftakt Projekt. Initialisierung 15. 10. 05 01. 11. 05 Phase 4: Inbetriebnahme (gestaffelt) Phase 3: Systemaufbau Prozesse und Einführungs. Planung 31. 03. 06 Phase 5: Systembetrieb Inbetriebnahme Einzel. Gesamt. Abnahmen Abnahme 30. 11. 06 15. 01. 07 16. 04. 07 System. Aufbau 30. 06

Zeitliche Lastverteilung Lastdiagramm ohne Gewichtung von Roll-Out, Schulungen, IT Universität Hamburg • Fakultätseinsatz • Konsol. • Fakultätsbeteilig. • Bedarfsanalyse • Anbieterthemen steuern & begleiten 31. März 06 Phase 1 & Phase 2 Konsortium EDS/DL • Fakultätseinsatz steuern • Implementierungsdetails • Customizing • Change Mgmt • Schulungen • Projektauftakt • Projektsteuerung • Systemumgebung und Sicherheit • Sollprozesse • Konzepterstellung • Vorbereitungen für Systemaufbau • Inbetriebnahme • Fakultätseinsatz steuern • Systemnutzung • Tests • Nachsteuerung 30. Juni 06 Phase 3 • Systemaufbau • Customizing Campus. Net • Entwicklungen Implementierungen • Schulungen • Systembetrieb • Support • Gesamttests 30. Nov 06 Phase 4 16. April 07 Phase 5 • Inbetriebnahme • Support • Tests • Nachsteuerung

Technische Integration

Campus. Net - Framework

Schema: Minimalsystem

Schema: Ausgebautes System

Schema: Zugriffe

Zugriffe für Wissenschaft, Verwaltung und Studierende

Ausbaustufen n Applikationsnetz mit definierten Übergängen n n Verzeichnisdienst Campus. Net mit allen Personen der Universität n n Ziel: Intranet Ziel: Hochschulübergreifendes Identity. Management (Projekt gestartet) PIN/TAN für sicherheitsrelevante Funktionen n Ziel: PKI und persönliche Zertifikate

Projektmanagement

Project Management Methode Version 2 (PM 2) n n Zur Planung und Realisierung des Projekts wird entsprechend der EDS-Empfehlung die “Project Management Methode Version 2“ (PM 2) eingesetzt. Sie basiert auf den Prinzipien des „Project Management Body of Knowledge (PMBo. K)“ des Project Management Institute, Pennsylvania (PMI). Das PM 2 -Framework

Project Management Methode Version 2 (PM 2) n PM 2 schreibt einen definierten, systematischen Prozessablauf für die Planung, Steuerung, Überwachung und Anpassung von Projektaktivitäten vor. n Es werden erprobte Techniken und Standards zur Verfügung gestellt, um die vereinbarten Projektziele unter Berücksichtung aller Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Ressourcen, Technologie) zu erreichen. n In die Methodik eingebettet sind umfangreiche Informationen zu Referenzen, Quellen und Industrie-Standards, wie das Capability Maturity Model (CMM) des Software Engineering Institute (SEI).

Wille zum Projekterfolg § § § Bekenntnis zur Einhaltung des Projektplanes zeitnahe Eskalation bei Verzug Controlling des Tagesgeschäftes § Rückschau auf das Geleistete § Vorschau auf das zu Leistende § Fristenregelungen Gute Mischung aus ergebnisoffener Bedarfsdiskussion und Ermittlung der technologisch bedingten Vorteile für die Organisation und ihre einzelnen Akteure

Tools: Projektplan

Tools: Projektstrukturplan

Tools: Risikomanagement

Tool: Fortschrittskontrolle

Kommunikation & Change

Dimensionen des Projekt Management Change Management Projektplanung & Scope Management -steuerung Qualitäts. Management Kommunikation Projektorganisation Werte u. Selbstverständnis Mensch Akzeptanzmanagement Projektergebnis Prozesse Personal Organisation Controlling PROJEKT-ERGEBNIS

Erforderliches Vorgehen Nutzer betreuen Nutzer befragen Prozesse erfassen und dokumentieren IT-Plattform betreiben Nutzer betreuen Integriertes Hochschul. Management Prozesse im System adaptieren Nutzer auf Änderung vorbereiten

Change-Management Phase 1 Phase 2 Auftauen (Unfreezing) Ändern (Mooving) Das feste und stabile Gleichgewicht, das meine Handlungen, Verhaltensweisen und Ziele stützte, wird „verflüssigt“. Neue Informationen werden mit dem Ziel gesucht und verarbeitet, ein neues Gleichgewicht für neue Verhaltensweisen und Ziele herzustellen Phase 3 Einfrieren (Refreesing) Restabilisation Das neue Gleichgewicht wird dauerhaft hergestellt. Die Veränderung wird Bestandteil der eigenen Verhaltensweisen.

Veränderung der Organisation 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Involvement und kontinuierliche Betreuung der Organisationsleitung Diagnose des Veränderungsbedarfes Entwicklung einer strategischen Herangehensweise (Change-Management. Konzept) Methodenauswahl zur Durchführung der Veränderung Durchführung: Projekt-Management des Change -Managements Krisenmanagement im Veränderungsprozess Controlling des Veränderungserfolges

Kommunikation n n Ø Die Veränderung erfolgt schneller als die direkte Beteiligung erfolgen kann Die sich verändernden Rahmenbedingungen werden von den Betroffenen noch gar nicht wahrgenommen Change benötigt eine Zeit der Reife Das Projekt wird nicht als Wirkung der Veränderung und nicht als unterstützende Lösung wahrgenommen. Das Projekt ist der erste Kontakt mit der Veränderung und wird im schlimmsten Fall als Ursache bekämpft. Ein Kommunikations- und Informationskonzept ist dringend erforderlich

Prozesse

Prozessoptimierung - Vorgehen Eine idealtypische Prozessoptimierung: n Ist-Prozessanalyse, n Schwachstellenanalyse/Aufgabenkritik n Soll-Prozessmodellierung (zunächst high level, dann detailliert) n Umsetzung, inkl. Change Management Virtueller Campus n Das Prozessmodell wird mit den Fakultäten hinsichtlich der Optimierungspotenziale diskutiert und in die spezifischen Leistungsumgebungen eingepasst. n Im Ergebnis entstehen effizienzorientiert Verfahren mit einem weitestgehenden Standardisierungsgrad (so standardisiert wie möglich & so flexibel wie nötig).

Prozesslandkarte (ARIS) Management-/ Steuerungsprozesse Kapazitätsplanung (…. . ) Studierenden. Management Kernprozesse im Bereich der Lehre Lehrveranstaltungs. Management Studiengänge pflegen Prüfungs. Management Unterstützungsprozesse Studierende aufnehmen Lehrveranstaltungen planen zu LV anmelden Studienbegleitende Prüfungen Abschlussprüfungen Ressourcen-Verwaltung Räume und Lehrende Gebäude verwalten Studierende entlassen LV durchführen Studienentscheidungen abfragen Studienabschluss externe Leistungen anrechnen Dokumentenverwaltung Archivierung Administration Rechnungswesen Studierende betreuen Druck IT-Unterstützung Berichtswesen Qualitätsmgmt & Controlling Campus. Net administrieren Campus. Net betreiben

Soll-Prozessmodell Prozesslandkarte Prozessdesign Organisatio n Funktionszuordnung Teilergebnis 1 Teilergebnis 2 Teilergebnis 3

Prozessmodellierung – Ergebnistypen für Prozesse n. Allgemeine n n n Attribute: Name Identifier Version Beschreibung Bemerkungen (optional) Prozessverantwortlicher Management Modell (Level 0): n Prozesse des Modells n Verweise auf externe Prozesse Attribute je Prozess: n Mission n Ziele n Erfolgsfaktoren n Messkriterien n Grundsätze n Abgrenzung Grobdesign (Level 1) je Prozess: n auslösende und resultierende Ereignisse n Teilprozesse n Prozess-Schnittstellen Attribute je Teilprozess (zusätzlich zu allgemeinen): n Verfahrensanweisungen (optional) n Toolanforderungen (optional) Feindesign (Level 2) je Teilprozess: n auslösende und resultierende Ereignisse n Aktivitäten n ausführende Rollen n Teilprozess-Schnittstellen Attribute je Aktivität (zusätzlich zu allgemeinen): n Verfahrensanweisungen (optional) n Toolanforderungen (optional)

Prozessmodellierung – Rollen führt aus entscheidet Aktivität unterstützt ist informiert berät Rolle 1 Rolle 2 Rolle 3 Rolle 4 Rolle 5