Скачать презентацию Демонстрация возможностей модуля Управление электронными документами В Л Скачать презентацию Демонстрация возможностей модуля Управление электронными документами В Л

8431f80a38cdce4fa635b31dcd133b11.ppt

  • Количество слайдов: 48

Демонстрация возможностей модуля «Управление электронными документами» В Л А Д Е Я - У Демонстрация возможностей модуля «Управление электронными документами» В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Назначение модуля «Управление электронными документами» Модуль «Управление электронными документами» предназначен для создания, изменения, хранения Назначение модуля «Управление электронными документами» Модуль «Управление электронными документами» предназначен для создания, изменения, хранения и поиска различных неструктурированных документов (тексты, таблицы, рисунки, звуки, видео и т. д. ). Основное понятие, которым оперирует модуль – это электронный документ. Электронный документ – это любая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она создана. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Проводник системы Папка общих документов организации, доступ к объектам которой регулируется правами конкретного пользователя. Проводник системы Папка общих документов организации, доступ к объектам которой регулируется правами конкретного пользователя. Проводник системы обеспечивает удобную работу пользователей с электронными документами. В левой части проводника отображается структура папок, в правой – их содержимое. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Проводник системы Личная папка пользователя. В ней пользователь может индивидуально настроить иерархию подпапок с Проводник системы Личная папка пользователя. В ней пользователь может индивидуально настроить иерархию подпапок с содержащимися в них документами. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Проводник системы … а также через головное меню и панель инструментов. Система позволяет работать Проводник системы … а также через головное меню и панель инструментов. Система позволяет работать с документами через контекстное меню, с помощью «горячих клавиш» , … В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Создание электронного документа Система DIRECTUM обеспечивает создание и работу с различными неструктурированными документами. Существует Создание электронного документа Система DIRECTUM обеспечивает создание и работу с различными неструктурированными документами. Существует возможность создания документов как непосредственно в системе DIRECTUM, так и импортом из файловой системы или путем сканирования. Каждый электронный документ состоит из содержимого и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (название, вид документа, номер, автор, дата создания, корреспондент и т. д. ). В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Создание электронного документа Новый документ можно создать непосредственно в системе … импортом изсканирования. … Создание электронного документа Новый документ можно создать непосредственно в системе … импортом изсканирования. … путем файловой системы DIRECTUM, … (входящих писем, факсов, интернет страничек и пр. ), … В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Создание электронного документа Процесс создания документа в системе начинается с заполнения его параметров – Создание электронного документа Процесс создания документа в системе начинается с заполнения его параметров – вида документа, типа карточки (реквизитов) и используемого шаблона. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Создание электронного документа Назначаются права доступа. После выбора параметров документа, заполняются реквизиты карточки электронного Создание электронного документа Назначаются права доступа. После выбора параметров документа, заполняются реквизиты карточки электронного документа. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Создание электронного документа Дополнительно можно зашифровать документ на основе сертификата закрытого ключа пользователя или Создание электронного документа Дополнительно можно зашифровать документ на основе сертификата закрытого ключа пользователя или с помощью обычного пароля. Права доступа на документ могут определяться и Права доступа можно автоматически, например, назначить как конкретным наследоваться из выбранного пользователям, так и шаблона документа. группам пользователей. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Присвоение номера документу При использовании модуля «Управление договорами» номер договора можно присваивать при регистрации Присвоение номера документу При использовании модуля «Управление договорами» номер договора можно присваивать при регистрации в специализированной карточке договора. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Присвоение номера документу Номер автоматически переносится в поле «№ документа» в карточке Если модуль Присвоение номера документу Номер автоматически переносится в поле «№ документа» в карточке Если модуль «Управление договорами» не документа. используются, то существует возможность автоматического присвоения номера после сохранения карточки документа. Для этого необходимо предварительно в специальном справочнике задать правила формирования сложного номера с использованием реквизитов документа и текстовых символов. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Создание электронного документа Дополнительно, в DIRECTUM существует возможность интеграции с документами Microsoft Office. После Создание электронного документа Дополнительно, в DIRECTUM существует возможность интеграции с документами Microsoft Office. После заполнения реквизитов карточки, дальнейшая работа пользователей с документами системы DIRECTUM ничем не отличается от работы с обычными файлами. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Работа с электронным документом Существует возможность связывать документы, просматривать историю, вставлять в текст документа Работа с электронным документом Существует возможность связывать документы, просматривать историю, вставлять в текст документа значения реквизитов карточки электронного документа DIRECTUM. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Работа с электронным документом Например, при выборе реквизита «Организация» , автоматически его значением заполнится Работа с электронным документом Например, при выборе реквизита «Организация» , автоматически его значением заполнится специально выделенное поле документа Microsoft Office. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Работа с электронным документом В Л А Д Е Я - У П Р Работа с электронным документом В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Создание версий документа Для любого электронного документа в системе можно создать неограниченное количество версий. Создание версий документа Для любого электронного документа в системе можно создать неограниченное количество версий. Это удобно при необходимости отслеживания изменений документа. Для каждой версии документа можно указать стадию жизненного цикла – «в разработке» , «действующая» , «устаревшая» . Стадии жизненного цикла указывают на каком этапе работ находится каждая из версий документа. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Создание версий документа При необходимости возможно создание очередной версии документа. При документа Также для Создание версий документа При необходимости возможно создание очередной версии документа. При документа Также для каждой версииэтом необходимо указать, на основе какой из можно установить одно из состояний существующих будет создана новая версия. (в разработке, действующая, устаревшая). В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Электронная цифровая подпись Документ в системе DIRECTUM можно подписать электронной цифровой подписью (ЭЦП). ЭЦП Электронная цифровая подпись Документ в системе DIRECTUM можно подписать электронной цифровой подписью (ЭЦП). ЭЦП позволяет заменить традиционные печать и подпись на бумажном документе, гарантируя авторство и неизменность электронного документа после его подписания. ЭЦП, реализованная с использованием MS Crypto. API, позволяет системе DIRECTUM интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФАПСИ и центром ФСБ России по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Электронная цифровая подпись Для этого документа выбрать версию Любую версию необходимоможно документа и сертификат Электронная цифровая подпись Для этого документа выбрать версию Любую версию необходимоможно документа и сертификат ЭЦП для подписать электронной цифровой подписью подписания. (ЭЦП). В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Электронная цифровая подпись После подписания, версия документа становится доступной только для просмотра независимо от Электронная цифровая подпись После подписания, версия документа становится доступной только для просмотра независимо от прав пользователя. При попытке ее редактирования выдаётся предупреждение. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Электронная цифровая подпись При необходимости удостовериться в подлинности подписанного документа, ЭЦП можно проверить. При Электронная цифровая подпись При необходимости удостовериться в подлинности подписанного документа, ЭЦП можно проверить. При проверке появится окно с указанием списка лиц, подписавших документ, даты подписи и её достоверности. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Дополнительные возможности DIRECTUM позволяет работать с документами в автономном режиме (например, забрать файл домой, Дополнительные возможности DIRECTUM позволяет работать с документами в автономном режиме (например, забрать файл домой, поработать, потом вернуть в систему), получать оповещение об освобождении документа, если этот документ уже редактируется одним из пользователей. Также существует возможность просмотреть историю работы с документом. Интеграция с модулем Управления деловыми процессами позволяет пересылать документы в качестве вложения в задачи для внутренних пользователей. Интеграция с электронной почтой позволяет пересылать документы за пределы организации и сохранять письма в системе DIRECTUM. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Экспорт документов Экспорт электронных документов из системы. В Л А Д Е Я - Экспорт документов Экспорт электронных документов из системы. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Экспорт документов При экспорте документа с блокировкой, он становится доступным При экспорте в структурированный Экспорт документов При экспорте документа с блокировкой, он становится доступным При экспорте в структурированный в системе только для чтения, что электронный документ, документ позволяет предотвратить его экспортируется вместе с ЭЦП. изменения. Экспорт без блокировки никак не ограничивает доступ к документу. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

История работы с документом. В Л А Д Е Я - У П Р История работы с документом. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

История работы с документом Также в системе реализована возможность просмотра истории работы с документом, История работы с документом Также в системе реализована возможность просмотра истории работы с документом, т. е. всех действий пользователей, производимых с документом. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Отправка документа Система DIRECTUM позволяет пересылать документы как внутренним пользователям для исполнения или ознакомления Отправка документа Система DIRECTUM позволяет пересылать документы как внутренним пользователям для исполнения или ознакомления (вложением в задачу), так и за пределы организации (копией в письме). Причем при отправке документа как структурированного, вместе с документом передается и дополнительная информация, например, ЭЦП. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Отправка документа Отправка копии документа в письме может осуществляться с помощью любой почтовой программы, Отправка документа Отправка копии документа в письме может осуществляться с помощью любой почтовой программы, установленной у пользователя. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Отправка документа Интеграция с Microsoft Outlook позволяет быстро и просто выбрать получателей из списка Отправка документа Интеграция с Microsoft Outlook позволяет быстро и просто выбрать получателей из списка контактных лиц. Или сохранить входящие электронные письма в системе DIRECTUM. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Оповещение пользователей При попытке открытия документа, если его уже редактирует один из пользователей, система Оповещение пользователей При попытке открытия документа, если его уже редактирует один из пользователей, система DIRECTUM выдаст соответствующее предупреждение с предложением выслать оповещение об освобождении документа. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Оповещение пользователей После того, как документ будет освобожден, система DIRECTUM выдаст оповещение о его Оповещение пользователей После того, как документ будет освобожден, система DIRECTUM выдаст оповещение о его освобождении. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Поиск электронных документов Для удобства работы в системе DIERCTUM реализованы различные варианты поиска документов. Поиск электронных документов Для удобства работы в системе DIERCTUM реализованы различные варианты поиска документов. DIRECTUM позволяет быстро находить нужные документы по заданным реквизитам карточки, а полнотекстовый поиск позволяет найти электронный документ по содержимому текста с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа. Имеется возможность осуществлять специализированный поиск, используя предопределенные, заранее заданные условия. Например: последние измененные документы. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Поиск электронных документов …или поиск документов по произвольным критериям. В системе предоставляются различные варианты Поиск электронных документов …или поиск документов по произвольным критериям. В системе предоставляются различные варианты для поиска информации. Это могут быть специализированные поиски, … … специально настроенные поиски, … В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Поиск электронных документов Который может осуществляться как по значениям реквизитов карточки, … В Л Поиск электронных документов Который может осуществляться как по значениям реквизитов карточки, … В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Поиск электронных документов … так и по содержимому документа, с учетом всех грамматических форм Поиск электронных документов … так и по содержимому документа, с учетом всех грамматических форм слов. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Поиск электронных документов Параметры поиска можно в любой момент скорректировать. В Л А Д Поиск электронных документов Параметры поиска можно в любой момент скорректировать. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Поиск электронных документов При необходимости критерии поиска можно скорректировать или изменить. В окне результатов Поиск электронных документов При необходимости критерии поиска можно скорректировать или изменить. В окне результатов поиска отобразится полный список документов, доступных пользователю и удовлетворяющих заданным критериям поиска. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Группировка документов Размещение всех документов и папок в едином информационном пространстве обеспечивает оптимальный режим Группировка документов Размещение всех документов и папок в едином информационном пространстве обеспечивает оптимальный режим работы с документами, облегчает администрирование системы и значительно сокращает объем хранимой информации. Пользователь может организовать удобную иерархию папок. Это возможно благодаря тому, что в папках хранятся ссылки, а не сами документы. В результате чего один документ может лежать в неограниченном количестве папок или не лежать ни в одной папке. Также пользователь может связывать, группировать документы и устанавливать автофильтры. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Группировка документов Для группировки документов по темам используются папки. В Л А Д Е Группировка документов Для группировки документов по темам используются папки. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Группировка документов В карточке создаваемой папки указывается ее название и назначаются права доступа. В Группировка документов В карточке создаваемой папки указывается ее название и назначаются права доступа. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Группировка документов Еще один удобный способ группировки документов - связывание документов друг с другом. Группировка документов Еще один удобный способ группировки документов - связывание документов друг с другом. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Группировка документов Например, если документы связаны одной темой или если на основании данного документа Группировка документов Например, если документы связаны одной темой или если на основании данного документа составляется еще один. Это позволяет в дальнейшем получить быстрый доступ к документам. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Группировка документов Также реализована возможность группировать ссылки на документы … В Л А Д Группировка документов Также реализована возможность группировать ссылки на документы … В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Группировка документов … и устанавливать автофильтры по определенным полям. В Л А Д Е Группировка документов … и устанавливать автофильтры по определенным полям. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Удаленная работа с документами через веб-браузер Для компаний, сотрудникам которых часто приходится работать за Удаленная работа с документами через веб-браузер Для компаний, сотрудникам которых часто приходится работать за пределами офиса, и которым необходим доступ к актуальным данным, например, во время командировок, разработан сервер веб-доступа. Каждый сотрудник организации с помощью Internet Explorer может обратиться к документам системы DIRECTUM через Internet, указав свой пароль. При этом, разграничение прав доступа к документам полностью совпадает с правами доступа, определенными полномочиями и должностным положением сотрудника. Для работы через Internet не требуется установка дополнительного программного обеспечения на клиентский компьютер, достаточно наличия Internet Explorer. При этом, работа с документами ведется в режиме реального времени, как если бы с ними работали, находясь в офисе. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Удаленная работа с документами через веб-браузер В Л А Д Е Я - У Удаленная работа с документами через веб-браузер В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Компания СОФТИНФОРМБЮРО тел. : +7 (4212) 411 -320 docflow@softinfo. khv. ru www. softinfo. ru Компания СОФТИНФОРМБЮРО тел. : +7 (4212) 411 -320 [email protected] khv. ru www. softinfo. ru В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й