ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА, ПРИКАЗЫ, СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА, ПРИКАЗЫ, СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ. ОФОРМЛЕНИЕ

Понятие делового письма Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Классификация писем по некоторым основаниям Основание Разновидности писем классификации Сфера применения Административная переписка, коммерческая переписка, (тематика) производственная, судебная, дипломатическая и др. Письмо-сообщение, извещение, просьба, запрос, сопроводительное письмо, гарантийное, благодарственное, Назначение письмо-приглашение, поздравление, напоминание, требование, рекламное письмо, письмо-отказ и др. Письмо в органы власти и управления, письмо в Статус адресата вышестоящую организацию, письмо в подведомственную организацию, письмо конрагенту и др Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов (до Количество адресатов четырех), письмо большему количеству адресатов

Правила оформления делового письма n Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6. 30 -2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном федеральными органами власти. . n Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Правила оформления делового письма n деловое письмо подписывается руководителем организации, его заместителями или иными должностными лицами, если им это право предоставлено руководителем; n письмо должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

Правила оформления делового письма n письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста); n на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др. ) должен быть обязательно дан ответ;

Правила оформления делового письма n деловое письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений; содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно; n деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Макет делового письма Бланк письма включает следующие обязательные реквизиты: 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09. Ограничительные метки для верхних зон расположения реквизитов: 11, 12, 13, 15, 18, 20, 22, 27.

Виды деловых писем СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др. ), не имеющих адресной части

Виды деловых писем

Виды деловых писем ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Виды деловых писем Оплату гарантируем

Виды деловых писем ПИСЬМО-ЗАПРОС - деловое письмо, направляемое с целью получения каких- либо официальных сведений или документов.

Виды деловых писем

Виды деловых писем ПИСЬМО-ПРОСЬБА - деловое письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.

Виды деловых писем Просим Вас

Виды деловых писем ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ - деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т. п.

Виды деловых писем Предлагаем Вам

Виды деловых писем ПИСЬМО-ОТВЕТ - деловое письмо, составляемое как ответ на письмо- просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение.

Виды деловых писем Ответ в форме отказа

Виды деловых писем Пример оформления письма-ответа на жалобу

Виды деловых писем ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Виды деловых писем Сообщаем

Виды деловых писем ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера

Виды деловых писем ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ - деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей

Виды деловых писем ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ - деловое письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей

Виды деловых писем ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ - деловое письмо, разновидность письма- извещения. Отличается от письма- извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т. п.

Виды деловых писем Приглашаем Вас

Виды деловых писем РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, предлагающее товары или услуги, cmимулирующее интерес к товару и желание его приобрести

Виды деловых писем ПИСЬМО-ЗАПРОС - коммерческий документ, оформляемый как письмо, являющееся обращением покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг).

Виды деловых писем ПРЕДЛОЖЕНИЕ(ОФЕРТА) - письмо, направляемое продавцом (импортером) покупателю (экспортеру) с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Приказ n Приказ — это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников. n Приказ — широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководством организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач.

Назначение приказов Приказы подразделяются на три группы: n приказы по организационным вопросам; n приказы по основной (производственной ) деятельности; n приказы по личному составу (кадрам) организации.

Назначение приказов Издание приказов по организационным вопросам имеет цель: n создание, ликвидацию или реорганизацию предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений; n образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п. ); n утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;

Назначение приказов n координацию работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д. n утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др. ).

Назначение приказов Целью издания приказов по основной производственной деятельности является: n обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации; n обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;

Назначение приказов n формирование и осуществление научно- технической политики; n обеспечение выпуска качественной продукции; n подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий; n решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.

Назначение приказов Приказы по личному составу (кадрам) организации имеют целью: n обеспечение отбора и приема на работу персонала; n создание условий обучения и служебно- профессионального продвижения персонала; n оформление перевода на другую работу; n оформление командирования работников; n решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др. ).

Назначение приказов n оформление поощрений работников и наложения взысканий; n оформление высвобождения (увольнения) работников; n решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др. ).

Этапы подготовки приказа n Разработка проекта приказа осуществляется по указанию руководителя организации или его заместителя по направлению деятельности. Подготовка проекта поручается соответствующему структурному подразделению (в лице его начальника) или компетентному специалисту

Оформление приказов n Приказы по основной деятельности оформляются на специальном, заранее заготовленном бланке - бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.

Оформление приказов В сослав реквизитов приказа, включая реквизиты бланка, входят следующие: n 01 ~ Государствейный герб РФ. На этом месте также может быть помещен герб субъекта РФ (02) или изображена символика организаций (03); n 08 — наименование организации; n 10 — наименование вида документа; n 11— дата документа; n 12 — регистрационный номер документа; n 14 — место составления или издания документа;

Оформление приказов n 18 — заголовок к тексту; n 20 — текст документа; n 21— отметка о наличии приложения; n 22— подпись; n 23— гриф согласования документа; n 24— визы согласования документа; n 27 — отметка об исполнителе; n 28 — отметка об исполнений документа и направлении его в дело; n 30 — идентификатор электронной копии документа.

Оформление приказов n При угловом расположении реквизита: При продольном расположении реквизита:

Оформление приказов Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: n констатирующей (вступительной) n распорядительной

Оформление приказов Варианты констатирующей части приказа 1. Когда основанием для издания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления. Например:

Оформление приказов n 2. Когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводится дата, номер и заголовок соответствующего документа. Например:

Оформление приказов n 3. Когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации. Например:

Макет оформления приказа

Примеры оформления приказа

Оформление приказов Необходимо учитывать также следующее 1. Каждый пункт (подпункт) приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. 2. Число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако при этом один из исполнителей назначается ответственным за исполнение поручения.

Оформление приказов 3. Если приказ отменяет или заменяет в какой- либо части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу, то в распорядительной части они перечисляются.

Оформление приказов 4. Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнению, то в проекте нового приказа предусматривается откорректированная формулировка соответствующего пункт. Например:

Оформление приказов 5. В приказах по основной деятельности не следует приводить указаний, касающихся кадровых вопросов (трудовых отношений), оформляемых на унифицированных формах первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

Оформление приказов

Докладные записки n Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения

Докладные записки n В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. n В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные непосредственному руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Докладные записки n Внешние записки оформляют на общем бланке формата А 4. Подписывает их руководитель организации

Докладные записки n Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А 4 с угловым расположением постоянных реквизитов.

Служебные записки n Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебные записки n Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А 4

Объяснительные записки n Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительные записки n Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги.