
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА.ppt
- Количество слайдов: 24
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
Письменные коммуникации фирмы влияют на восприятие компании общественностью.
ПРОЦЕСС ПЛАНИРОВАНИЯ ¡ Постановка цели ¡ Определение аудитории ¡ Выбор основных идей ¡ Выбор подходящих каналов рассылки
Редактирование содержания Включить всю необходимую информацию ¡ Убедиться, что информация точна ¡ Убедиться, что она четкая и обоснованная ¡ Включить ответы на возможные вопросы адресата ¡
Редактирование структуры Излагать мысли в логической последовательности ¡ Включать в каждый абзац тематическое предложение ¡ Удостовериться, что цель и структура письма понятны ¡ Сгладить переходы между предложениями и абзацами ¡
ПРИВЕТСТВИЕ Приветствие пишется от правого поля документа. Приветствие должно быть обращено к конкретному человеку. В конце приветствия ставится двоеточие или запятая.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ¡ Сформулировать цель ¡ Сформулировать задачу письма адресата ¡ Выразить уважение
ПИСЬМА С НЕЙТРАЛЬНЫМ СОДЕРЖАНИЕМ ¡ Начните с основной идеи ¡ Представьте второстепенные детали ¡ Закончите на положительной ноте
Особенности писем с хорошими новостями: - Письма с хорошими новостями начинаются с хорошей новости – основной сути вопроса
ЭТАПЫ СООБЩЕНИЯ ПЛОХИХ НОВОСТЕЙ ¡ Нейтральное начало ¡ Позитивное объяснение ¡ Отказ ¡ Позитивное заключение с альтернативным предложением
НЕЙТРАЛЬНОЕ НАЧАЛО Цель: дать понять адресату тему письма Главное: 1. Начало должно соответствовать сообщению 2. Начало не должно давать надежду на позитивный ответ 3. Начало должно указывать на предмет письма 4. Начало должно быть написано в позитивном тоне 5. В начале возможно эмфатическое высказывание
ПОЗИТИВНОЕ ОБЪЯСНЕНИЕ Цель: разработать линию убеждения, которую адресат скорее всего поймет и воспримет Главное: 1. Объяснение всегда предваряет отказ. 2. Объяснение лучше извинения 3. Слишком краткое объяснение предполагает недостаток внимания. 4. Подчеркивать причины, которые могут оказать благотворное воздействие. 5. Демонстрировать искренность и серьезный подход. 6. Избегать назидательного тона.
ОТКАЗ Цель: Отказ должен логически следовать из объяснения. Главное: 1. Отказ следует формулировать прямо. 2. Отказ формулировать в позитивном стиле. 3. Снять акценты с фрагмента с отказом.
ПОЗИТИВНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ Цель: опять завоевать доверие адресата и предоставить ему альтернативное предложение. Главное: 1. Не заканчивать в извиняющейся манере. 2. Не пользоваться языковыми клише. 3. Продемонстрировать интерес к адресату.
УБЕЖДАЮЩИЕ ПИСЬМА Цель убеждения – формировать поведение адресата, обеспечивающее достижение целей отправителя. Результат эффективного убеждения – добровольное согласие.
¡ Каким должно быть поведение? ¡ Когда поступок должен совершиться? ¡ Каким образом может быть реализовано поведение?
4 ЭТАПА УБЕЖДЕНИЯ 1. 2. 3. 4. Привлечь внимание получателя Пробудить интерес у получателя Стимулировать интерес Побудить получателя предпринять определенное действие
4 ФАКТОРА УСПЕХА 1. Отправитель убеждающего сообщения 2. Получатель убеждающего сообщения 3. Само сообщение 4. Канал передачи сообщения
ОТПРАВИТЕЛЬ Должна действовать теория авторитетности источника сообщения.
ПОЛУЧАТЕЛЬ 1. Факторы привлечения внимания - неожиданность - усиление впечатления - важность информации для адресата Анализ целевой аудитории
2. Факторы мотивации Что руководит поступками адресата? - прямые выгоды - косвенные выгоды Потребности и интересы адресата
СООБЩЕНИЕ 1. Оригинальное вступление - заявление, которое заставит задуматься - сенсационный факт - интересная история Нет: клише, «глупые» вопросы
2. Аргументы в пользу предлагаемого 3. Призыв предпринять действие Какие именно действия и в какой последовательности необходимо совершить?
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!