Деловые письма классификация Классификация деловых писем Основание

Деловые письма классификация

Классификация деловых писем Основание деления Виды писем По тематическому признаку Деловые письма Коммерческие письма По функциональному признаку Инициативные письма (требующие письмаответа) Письмо-запрос Письмо-предложение Письмо-рекламация Письма, не требующие ответа Письмо-подтверждение Письмо-напоминание Письмо-извещение Сопроводительное письмо Гарантийное письмо По признаку адресата Обычные письма (в один адрес) Циркулярные письма (в несколько адресов) По структурным признакам Регламентированные письма (стандартные) Нерегламентированные письма (нестандартные)

Требования к оформлению писем Письма составляются на бланках формата А 4 А 5 (для сопроводительных и договорных писем); Поля: верхнее, левое, нижние – 2 см; правое – 1 см; Параметры шрифта: тип Times New Roman размер – 14 начертание - обычный

Требования к оформлению писем Текст писем: оформляется с абзаца – 1, 25 см; объем текста – 3 – 8 абзацев (примерно 20 -25 предложений); текст печатается черным цветом, через одинарный интервал; Опечатки допускается закрашивать с помощью «штриха» с последующим написанием фрагмента текста печатными буквами ручкой.

Состав реквизитов письма Логотип; Наименование организации; Справочные данные о фирме; Дата, регистрационный номер; Ссылка на дату и номер поступившего документа; Заголовок к тексту; Адресат; Текст; Подпись.

Реквизиты адресанта (отправителя) Администрация Энской области Управление образования пр. Гагарина, д. 75, офис 324 г. Москва, 184345 Телефон: (095) 235 -98 -89 Факс: (095) 235 -16 -89 E-mail: satyrn@rbk. ru ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП 01. 2004 № 03 -04/15 На № _____ от _____ О…

Реквизит «Адресат» Порядок написания адреса установлен Правилами оказания услуг почтовой связи Губернатору Энской области И. О. Фамилия Почтовый адрес

Реквизит «Адресат» Генеральному директору ООО «ХХХХХХХ» И. О. Фамилия Литейный пр. , д. 73, офис 67 г. Санкт-Петербург, 208683

Реквизит «Текст» Текст письма представляет собой изложение сути вопроса или предложения и включает: - мотивацию (ссылки на документы, постановления, договоренности) - речевое действие (просьба, предложение, заявление) - заключение.

Структура текста Текст письма состоит из следующих компонентов: Обращение; Лид-абзац; Основной текст Заключительная формула вежливости; Подпись.

Обращение

Лид-абзац Значение лид-абзаца: 1. выражение адресату формальной благодарности; 2. в пояснении мотивов и темы послания; 3. в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту письма. Например: - Спасибо за интерес, проявленный Вами к объявлению … - Благодарим Вас за своевременный ответ и предоставленную информацию … - Мы признательны вашей оганизации за эффективное содействие в …

Текст делового письма Имеет три части – вводную, основную и заключительную. Вводная часть: содержит конкретизацию сути вопроса, послужившего поводом для делового письма. Основная часть: содержит последовательное и подробное описание различных аспектов вопроса. В основной части указывается 1. краткое упоминание о состоянии дел на момент отправки письма; 2. даются ответы на поставленные адресатом вопросы, поступившие с его посланием; 3. приводится краткая оценка сделанного; 4. указываются нерешенные вопросы. Заключительная часть: содержит вывод.

Текст делового письма В письмах принята безличная форма изложения и используются стандартные фразы и словосочетания: В ответ на Вашу просьбу высылаем … В соответствии с протоколом от … № … В связи с открытием … Имеем честь предложить Вам …