ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ДОКЛАДНАЯ. УРОК РИТОРИКИ. ПОДГОТОВИЛИ: ОБУЧАЮЩИЕСЯ 8 «А» КЛАССА КАЛИНИНА КАРИНА И РЯЗАНЦЕВА ОЛЬГА. ПРОВЕРИЛА: КАЛИНИНА ИНГА АЛЕКСАНДРОВНА. 1

Сравните несколько текстов на одну и ту же тему, обладающих признаками различных стилей. Текст 1 Гроза – атмосферное явление, заключающееся в электрических разрядах между так называемыми кучево-дождевыми облаками или между облаками и земной поверхностью, а также находящимися на ней предметами. Эти разряды-молнии сопровождаются осадками в виде ливня, иногда с градом и сильным ветром. . . (научный) Текст 2 До ближайшей деревни оставалось еще вёрст десять, а большая темно- лиловая туча, взявшаяся бог знает откуда, без малейшего ветра, но быстро продвигалась к нам. Солнце, ещё не скрытое облаками, ярко освещает её мрачную фигуру и серые полосы, которые от неё идут до самого горизонта. Изредка, вдалеке вспыхивает молния и слышится слабый гул, постепенно усиливающийся, приближающийся и переходящий в раскаты, обнимающие весь небосклон… (художественный) 2

Текст 3 Доводим до Вашего сведения, что вчера вскоре после полуночи над районным центром и прилегающей к нему местностью пронеслась сильная гроза, которая продолжалась около часа. Скорость ветра достигала 30 -35 метров в секунду. Причинён значительный ущерб собственности нескольких колхозов, исчисляемый сотнями тысяч рублей. (официально-деловой) Текст 4 Ну и гроза прошла сегодня над нами! Поверишь ли, я человек не робкого десятка, да и то испугался насмерть. Сначала всё было тихо, нормально, я уже собрался было лечь спать, как вдруг сверкнёт ослепительная молния и бабахнет гром, да с такой силищей, что весь наш домишко задрожал. . . (разговорный) 3

Обратите внимание на эти слова и словосочетания. принять к исполнению новое назначение жилищный фонд ходатайствовать предписывать заявка на участие привлечь к ответственности установленный порядок расторжение договора постановление командировочное удостоверение составить акт принять к сведению предъявить претензии делопроизводство повестка дня уведомление должностное лицо ответчик объяснительная записка поставить в известность законодательная власть 4

Официально-деловой стиль Форма и вид речи: письменная; монолог. Сфера общения: общение органов государственной власти с гражданами, общение учреждений между собой, общение граждан с учреждениями. Функция: сообщение. Жанры: законодательные документы (закон, кодекс, конституция, устав), дипломатические акты, служебная переписка между учреждениями и организациями. Деловые бумаги (приказ, распоряжение, постановление, справка, характеристика, заявление, докладная записка, расписка и т. д. Особенности стиля: точность; стандартизованность, стереотипность; устойчивость и замкнутость; слабая степень индивидуализации стиля; широкое употребление клише и штампов; почти полное отсутствие экспрессивных речевых средств. Языковые средства: особая официальная и канцелярская лексика и фразеология; употребление слов номенклатурных наименований в прямом значении; широкое использование условных сокращений, сложных союзов, производных предлогов, конструкций с отглагольными существительными, распространенных предложений с развернутой синтаксической связью. 5

Информационно-справочные документы докладная записка- это Значение слова «Докладная» по документ, адресованный Ефремовой: руководству и излагающий какой- либо вопрос с «Докладная» - Официальное выводами или предложениями письменное сообщение, составителя. направленное руководству или вышестоящему должностному лицу (Справочник-практикум для административного самообразования) рассмотрения; докладная записка. Докладная выписка — термин, Докладная грамота— в выработавшийся в канцеляриях древнерусском праве документ, в московских приказов, которые который заносился акт продажи себя для составления доклада в рабство, в присутствии государю с думой должны были кормленщика и покупщика. выписывать из указных книг и старых дел; 6

В докладной записке может быть информация по следующим вопросам: 1)о сложившейся ситуации; 2)явлениях и фактах, имеющих место; 3)выполненной работе; 4)сделанных выводах; 5)предложениях. Информация документа либо принимается руководителем к сведению, либо побуждает его к определенным действиям. 7

Докладные подразделяются по содержанию Инициативные Информационные Отчетные Инициативные докладные записки составляются по личной инициативе составителя с целью побуждения адресата к принятию определенных решений. Текст делится на две части: 1)Констатирующую, или описательную, в которой описывается ситуация или излагаются имеющиеся факты (обычно негативные) 2)Изложение выводов и предложений Информационные докладные записки составляются регулярно, например, еженедельно или ежемесячно, чаще всего по указанию руководителя. Они содержат информацию о ходе работы, о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, её этапа, выполнении указаний, распоряжений. 8

Докладные записки в зависимости от местонахождения адресата делят на: Внешние Внутренние Докладная записка адресована Докладная записка, адресованная руководителю вышестоящей руководителю учреждения или организации. Оформляется на структурного подразделения. На бланке организации обычном листе бумаги рукописным машинописным способом в 2 -х способом. Адресована руководителю экз. (1 -й – адресату, 2 -й – в дело). организации или структурного Подписывает руководитель подразделения, подписывает сам учреждения или руководитель составитель. структурного подразделения. 9

Реквизиты докладной записки: Внешние Внутренние Наименование организации – автора Адресат – наименование документа; должности, инициалы, фамилия (в Наименование вида документа; Дат. падеже); Дата; Адресант – должность, фамилия, Индекс; Место составления; инициалы (в Род. падеже, предлог Адресат; «От» не пишется; Заголовок к тексту; Наименование вида документа; Текст; Текст; Отметка о наличии приложения (если Отметка о наличии приложения необходимо); (если необходимо); Подпись; Дата; Отметка об исполнении и направлении Подпись. документа в дело. 10

11

12

13

Памятка «Оформление докладной» Не делайте «вступительных речей» : не надо никаких «Довожу до Вашего сведения» , «Обращаюсь к Вам, потому что. . . » и т. д. Лучше начать изложение так: «По Вашему поручению я провела. . . » , «Во исполнение приказа. . . » , «В соответствии с планом. . . » и т. п. Избавляйте текст от «слов-паразитов» - они Составляя документ, не производят не самое приятное впечатление и забывайте, что «краткость - говорят о недостаточном словарном запасе сестра таланта» . С учетом автора. Не рекомендуем в заключительной занятости адресата он части текста писать: «Вносится на ваше пробежит глазами первую рассмотрение» , «Докладывается для страницу и либо примет принятия решения» и т. п. решение, либо забудет об изложенных предложениях, на В конце записки следует четко вторую же у него, скорее указать вносимое предложение всего, не хватит времени. (или просьбу), сделать выводы. Заканчивать текст лучше словами: «Считаю необходимым. . . (целесообразным и т. д. )» , «Предлагаю. . . » , «Прошу. . . (выделить, направить)» и т. п. 14

Правило 1. При адресовании записки должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование структурного подразделения организации указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Правило 2. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание докладной записки. В нем не рекомендуется использовать глагольные конструкции. Заголовок к тексту оформляется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и начинается предлогом «О» или «Об» . Правило 3. Записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или в их сочетании. Правило 4. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. 15

В конце мы еще раз вам приводим пример и антипример 16

Никогда не пишите так!!! 17

И особенно вот так!!! 18