Деловое письмо Виды официальной переписки

Деловое письмо

Виды официальной переписки Дипломатическая официальная переписка межгосударственных учреждений или иностранных представительств в дипло матической практике. Административная официальная переписка между органами управления (органы власти, руководящие органы) и исполнителями (учреждения, предприятия, организации), а также их структурными подразделениями. Деловая (коммерческая) переписка полуофициального характера между фирмами, учреждениями и т. п.

Классификация писем Письма, не требующие Письма, требующие ответа: письма предупреждения письма инструкция письма напоминания письма обращения письма подтверждения письма предложения письма ответы письма запросы сопроводительные письма претензия гарантийные письма письмо поздравление письма информация письмо соболезнованиe письма распоряжения письмо благодарность

По количеству адресатов Обычные направляются на один адрес от имени одного Корреспондента Циркулярные направляются целому ряду учреждений (например, руководящим учреждением своим структурным подразделениям (несколько адресов)) Коллективные направляются на один адрес, но пишут его от имени нескольких корреспондентов.

ГОСТ Р 6. 30 -2003 Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6. 30 2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном федеральными органами власти. . Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Реквизиты официального письма 1. Государственный герб (для 8. Дата государственных 9. Ссылка на входящий документ предприятий)/логотип 10. Адресат организации 11. Заголовок-обращение 12. Текст 2. Код организации или учреждения 13. Подпись 14. Фамилия исполнителя (иногда — и 3. Код документа по ОКУД телефон) 4. Наименование организации 5. Почтовый адрес 6. Номер телефона, номер факса 7. Номер счета в банке

Язык письма В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Для организации субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ государственныи язык субъекта РФ реквизиты 08(наименование организации), 09(справочные данные об организации), 14 (местосоставления или издания документа) печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Подпись и печать Вице-президент Личная подпись А. А. Борисов Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлиннои подписи. Документы заверяют печатью организации.

Требования к бланкам документов Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А 4 (210 х297 мм) и А 5 (148 х210 мм). Каждыи лист документа, оформленныи как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм - нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белои бумаге или бумаге светлых тонов.

Макет делового письма

Письмо-запрос

Письмо-предложение

Письмо-ответ

Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО)