ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
Способы классификации документов официально-делового стиля По месту составления ВНУТРЕННИЕ ВНЕШНИЕ Внутренний документ создаётся в рамках одной организации, где работают и составитель, и адресат текста. К внутренним документам относятся, например, приказы администрации предприятия, служебные записки, должностные инструкции и пр. Внешние документы предназначаются адресатам, работающим на других предприятиях. Это все виды деловых писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций.
Способы классификации документов официально-делового стиля По содержанию ПРОСТЫЕ СЛОЖНЫЕ Простые документы посвящены решению одного вопроса, Сложные - двух и более. К простым документам обычно относят заявление, объяснительную записку и многие другие виды личной документации. Сложными документами могут быть приказы, письма, инструкции.
Способы классификации документов официально-делового стиля По форме ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ТИПОВЫЕ Индивидуальные документы предполагают некоторую самостоятельность текста и элементы творческого подхода (что не исключает их стандартизованности). Это отдельные виды писем, служебных записок, докладных. Типовые документы строятся на базе заранее заданного текста путём видоизменения его отдельных элементов (например, штатное расписание, положение о персонале и пр. ) Если в типовом документе постоянные элементы отпечатаны типографским способом, а для переменных предусмотрены пробелы, которые заполняются при его составлении, то такой документ называют ТРАФАРЕТНЫМ (анкеты, некоторые виды справок, трудовые договоры).
Способы классификации документов официально-делового стиля По срокам исполнения СРОЧНЫЕ БЕССРОЧНЫЕ В срочных документах содержится указание на выполнение некоторых действий в ограниченный временной период (распоряжения, указания и пр. ). Действие бессрочных документов не ограничено временными рамками (указы, законы, некоторые виды инструкций).
Способы классификации документов официально-делового стиля По происхождению СЛУЖЕБНЫЕ ЛИЧНЫЕ Служебные документы направлены на реализацию интересов организации. К таким документам можно отнести приказы, деловые письма, контракты. Личные документы отражают взаимодействие отдельного физического лица с официальными органами или другими лицами (например, заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка и пр. ).
Способы классификации документов официально-делового стиля По виду оформления подлинники копии дубликаты выписки Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия абсолютно точно воспроизводит подлинник, но имеет ограниченную юридическую силу, за исключением нотариально заверенных. Дубликат - это копия , имеющая одинаковую силу с подлинником, выдающаяся в случае его утери. Выписка - это воспроизведение только одной из частей подлинника. Копии, дубликаты и выписки должны быть заверены печатями так же, как и подлинники.
Способы классификации документов официально-делового стиля организационные документы направленны на регламентацию деятельности организации (устав, положение, штатное расписание, положение о персонале, должностная инструкция) распорядительные документы содержат конкретные распоряжения (приказы, распоряжения, указания, решения) информационно - справочные документы, документы по персоналу предприятия (трудовой договор, личные карточки, учётные карточки, анкеты) письма, договоры. По функции организационные распорядительные информационно справочные по персоналу письма, договора
Правила оформления документов Документы - это оформленные по установленным правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий. Правила оформления текстов деловых документов регулируются следующими стандартами: ГОСТ Р 6. 30 - 2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ 6. 10. 5 -87. Унифицированная система документации. Требования к постророению формуляра-образца. ГОСТ ИСО 8601 -2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования. ГОСТ ИСО 15489: 2001. Information and Documentation. Records Management.
Типы записей деловых документов Линейная - запись, обладающая самостоятельностью в оформлении мысли, с полностью оформленными предложениями (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции). Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения, постановления). линейная текст-аналог трафарет анкета таблица
Типы записей деловых документов Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры). Анкета - перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что является более дробной, вопросы и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму, вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учёту кадров). линейная текст-аналог трафарет анкета таблица
Типы записей деловых документов Таблица - совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и занесённых в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное расписание и др. ) линейная текст-аналог трафарет анкета таблица
Распорядительные документы Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделений, управлений, предприятий и организаций, действующих на основе единоначалия. Приказ издаётся для решения оперативных задач, стоящих перед данной организацией. решения распоряжения приказы указания инструкции
Распорядительные документы Распоряжение - это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, издаваемый в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетентности, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжением также называют документ, издаваемый руководителем предприятия преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности Текст распоряжения должен содержать: 1) конкретное задание; 2) фамилию, имя, отчество и должность ответственного исполнителя; 3) срок выполнения задания. решения распоряжения приказы указания инструкции
Распорядительные документы Решение - документ коллегиального органа (совета директоров, собрания акционеров), составляемый по производственным вопросам. Оформление решения аналогично другим распорядительным документам с использованием слов РЕШИЛ, РЕШИЛИ (обязательно прописными буквами). Подписывается решение председателем коллегиального органа и его членами. Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах и решения, принятые по этим вопросам, отражаются в протоколах. решения распоряжения приказы указания инструкции
Распорядительные документы Указание распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т. п. Распорядительная часть указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ (обязательно прописными буквами). Указаниям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. решения распоряжения приказы указания инструкции
Распорядительные документы Должностная инструкция документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника организации. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Должностная инструкция необходима для чёткого разграничения трудовых функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных ситуаций. решения распоряжения приказы указания инструкции
Распорядительные документы Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научные, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан. Заголовок инструкции должен чётко очерчивать круг вопросов, которые подлежат рассмотрению в ней. решения распоряжения приказы указания инструкции
Коммерческая корреспонденция Деловыми письмами называют все документы, которые служат для связи организации с внешними структурами. Все виды деловых писем обязательно регистрируются.
Классификация деловых писем По теме По функции По признаку адресата По композиции По форме отправления По структуре По цели
Классификация деловых писем По теме КОММЕРЧЕСКИЕ ДЕЛОВЫЕ Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнёрами) Деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.
Классификация деловых писем По функции ПИСЬМА-ОТВЕТЫ ИНИЦИАТИВНЫЕ Инициативные подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмопросьба, письмо-обращение), письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмоизвещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).
Классификация деловых писем По признаку адресата ОБЫЧНЫЕ ЦИРКУЛЯРНЫЕ Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям). Обычные письма направляются одному получателю.
Классификация деловых писем По композиции ОДНОАСПЕКТНЫЕ МНОГОАСПЕКТ НЫЕ В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.
Классификация деловых писем По форме отправления ПОЧТОВЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ традиционные почтовые отправления (письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация) электронные письма и факсы. Используются когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.
Классификация деловых писем По структуре РЕГЛАМЕНТИРО ВАННЫЕ НЕРЕГЛАМЕНТИ РОВАННЫЕ Регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом Нерегламентированные, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги.
Классификация деловых писем По цели ПОЛЕЗНЫЕ РЕКЛАМНЫЕ информационные ("полезные"), создаваемые с целью передать информацию документы, призванные повлиять на адресата (рекламные письма).
основные факторы, влияющие на текст и форму делового письма кто пишет письмо (адресант); получатель (адресат); тема; цель; функция письма; сколько вопросов будет обсуждено в письме; каким образом оно будет отправлено; существуют ли строго регламентированные формы (требования ГОСТа) для этого вида писем.
При составлении делового письма ВНИМАНИЕ на… оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства текст самого письма
СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА Реквизиты отправителя (адресанта) Реквизиты получателя (адресата) Резолюция руководителя Заголовочная часть Текст письма Подписи составителей письма
ТЕКСТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА ОБРАЩЕНИЕ ВВОДНАЯ ЧАСТЬ ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ТЕКСТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА В обращении используются стандартные языковые формулы: Уважаемый г-н Степанов!; Многоуважаемый господин директор!; Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны); Уважаемые коллеги! (используется в общении людей одной профессии); Господин президент! (обращение без фамилии принято, если адресат является должностным лицом органа власти, президентом компании и т. п. ) Если адресат хорошо знаком, лучше использовать менее официальные формулы: обращение по имени-отчеству или только по имени: Глубокоуважаемая Анна Петровна! Дорогая Анна! Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.
ТЕКСТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА В вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.
Типичные языковые формулы вводной части Письмо-запрос В целях ознакомления с. . . • В ответ на Ваш запрос от. . . В подтверждение нашей предварительной договорённости. . . Зная Вас как надёжного партнёра. . . В соответствии с Вашей просьбой. . . Согласно контракту №. . . от. . . ООО "Полюс" в связи с. . . представляет на Ваше рассмотрение следующее предложение. . . • К большому сожалению. . . С сожалением. . . • В ответ на Ваше письмо от. . . В ответ на Ваш запрос от. . . Нами рассмотрены Ваши предложения. . . Подтверждаем получение. . . В связи с. . . Письмо-предложение (оферта) Письмо-рекламация Письмо-ответ
ТЕКСТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа. В ней формулируется главная цель письма.
Типичные языковые формулы основной части Письмо-запрос • Прошу предоставить информацию. . . просим выслать. . . Письмопредложение (оферта) • . . . направляю Вам. . . высылаю Вам перечень предложений. . . мы с удовольствием предлагаем Вам. . . Наша компания имеет честь предлождить Вам. . . ООО "Стройсервис" предлагает изготовление. . . • (Официально) заявляем Вам рекламацию на. . . /в отношении. . . Направляем Вам товар /рекламацию/ рекламационный акт. . . Сообщаем Вам, что. . . Мы вынуждены поставить Вас в известность, что. . . Ставим Вас в известность, что. . . Доводим до Вашего сведения. . . • . . . сообщаю Вам, что. . . информируем Вас, что. . . Письморекламация Письмо-ответ
ТЕКСТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА Заключительная часть одноаспектного письма обычно представляет собой формулы вежливости. Если же письмо является сложным, многоаспектным, эта часть письма может быть более развёрнутой.
Типичные языковые формулы заключения Письмозапрос Письмопредложение (оферта) Письморекламация Письмо-ответ В ожидании Вашего согласия. . . Заранее благодарны. . . Выражаем надежду Просим выслать. . . на продолжение в течение недели. . . нашего Надеемся получить сотрудничества. . . Искренне Ваш. . . ответ в ближайшее время. . . В ожидании скорого С уважением. . . ответа. . .
Основные рекомендации Выбирая форму документа, ставьте себя на место получателя. Применяйте слова в их прямом значении, старайтесь избегать неоднозначности. Делайте каждое предложение точным и завершённым, насколько это возможно. Используйте одно предложение для выражения только одной, главной, мысли. Прежде чем объединять в одно предложение два разных суждения, следует подумать, с какой целью вы это делаете.
Основные рекомендации Написав предложение, обязательно отредактируйте его. Для этого прочитайте предложение вслух, обращая внимание на ряд моментов: а) стиль изложения (с одной стороны он не должен быть разговорным, с другой - не должен быть чрезмерно синтаксически сложным); б) длину предложения (не более 20 слов); в) порядок слов; г) выбор слов (избегайте жаргона, лишних слов и т. п. ) и однозначность их прочтения; д) правильное применение местоимений; е) форму подлежащего и сказуемого (они должны быть согласованы); ж) время, в котором употребляются глаголы.
Основные рекомендации Перед тем как отправить документ, отредактируйте его текст и проверьте: а) грамматику, б) длину текста, в) ясность смысла. Не стоит посылать ответственное письмо сразу после написания: следует выждать не менее 24 часов, затем ещё раз перечитать его, внести правку, если она необходима, и только затем отправить. Не акцентируйте внимания только на деталях, проверьте весь текст в целом и оцените, правильно ли он составлен с точки зрения стоящей перед вами задачи.
Основные рекомендации Проверьте правильность написания имён. Проверьте правильность употребления формы подлежащего. Применяйте знакомые, правильные образцы писем аналогичного содержания. Не злоупотребляйте аббревиатурами; при первом употреблении аббревиатуры в тексте письма дайте её расшифровку.
БЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ!!!
Скачать презентацию ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Способы классификации документов официально-делового стиля
ДЕЛОВОЕ_ПИСЬМО.pptx