Деловое письмо
Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: • письма, требующие письма ответа (письмо вопрос; письмо просьба; письмо обращение; письмо предложение и др. ). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. • письма, не требующие ответа (письмо предупреждение; письмо напоминание; письмо приглашение и др. ).
Письма можно классифицировать по аспектам: • письмо-напоминание факт напоминания; • письмо гарантийное выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего либо (места работы, проведения исследований и т. п. ). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;
• письмо-подтверждение указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт; • письмо-ответ по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы;
• информационное письмо информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях; • письмо-приглашение письменное приглашение адресату принять участие в каком либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
• инициативное письмо это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких либо вопросов; • сопроводительное письмо письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму; • письмо-предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.
Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.
По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально технического снабжения и сбыта относится ккоммерческой корреспонденции.
В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем: • письмо запрос; • ответ на запрос; • письмо извещение; • письмо предложение (оферта); • письмо ответ на предложение; • письмо подтверждение заказа; • письмо отказ от поставки товара, от оплаты и т. п. ; • письмо рекламация; • письмо ответ на рекламацию и др.
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально логического повествования или этикетного текста.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ. СТРУКТУРА ПИСЬМА
Служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов: 1. Область заголовка. В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмомответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид: • предлог о + сущ. в предложном падеже: "О поставке автомобилей"; • по вопросу о + сущ. в предложном падеже: "По вопросу о поставке запчастей"; • касательно + сущ. в родительном падеже: "Касательно заказа на поставку" и т. п.
Пример (из Приложения к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти): ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ (РОСАРХИВ) Ильинка ул. , 12, Москва, 103132 Тел. 206 35 31, Факс 206 55 87 Л/с 69120037369 в УФК МФ РФ по г. Москве Сч. 40105810700000010079 Отделение Nо. 1 ГУ ЦБ РФ по г. Москве _______ Nо. _______ На Nо. ____________ Председателю Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии Ленинский просп. , д. 9, Москва, 117049 Об изменениях к ГОСТ ТЕКСТ ПИСЬМА
2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем. • Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата.
• Текст письма, как правило, состоит из трех частей. Первая (вводная) часть предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. В ней излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма (один два абзаца). При этом первый абзац вводной части текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным. Вторая (основная) часть служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. Заключительная часть текста обычно состоит из одного аб заца, содержащего 2 4 предложения. Первое В , начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
• Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А 4 или А 5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Письмо может быть оформлено на бланках письма предприятия, структурного подразделения предприятия, должностного лица предприятия, либо на чистых листах писчей бумаги.
• Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1 го лица единственного числа: "прошу. . . ", "направляю. . . ". В остальных случаях текст письма излагается от 3 го лица единственного числа. Например: "Министерство считает. . . ", "Государственный комитет рассмотрел. . . ". • Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обознанием количества экземпляров и листов, например: Приложение: 1. Справка на 1 л. в 2 -х экз. 2. 2. Ходатайство на 2 л. в 1 экз.
3. Область подписи. Подпись является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма и располагается интервалом ниже заключительной формулы вежливости. В зависимости от того, каким образом оформлено письмо (на бланке или на чистом листе писчей бумаги), подпись приводится в сокращенной, полной или развернутой форме. • Сокращенная форма предполагает указание собственно подписи и ее расшифровки в виде инициалов и фамилии автора письма. Применяется при оформлении письма на бланке должностного лица организации, уполномоченного вести переписку и выступающего в качестве отправителя. Пример: личная подпись В. А. Еремченко
• Полная форма применяется при оформлении письма на бланке организации или её структурного подразделения, если последнее уполномочено вести переписку и выступает в качестве отправителя. Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ, например: Заместитель руководителя личная подпись В. А. Еремченко
• Развернутая форма предполагает дополнение полной формы подписи сведениями об авторе письма, а в некоторых случаях использование иных сведений вместо общепринятых. В качестве таких сведений могут выступать: наследственные и почетные титулы; почетные и специальные звания; сведения, указывающие на иные особые заслуги автора (например, сведения о присужденных ему наградах, премиях и т. п. ). Такая форма подписи применяется как правило при оформлении письма на чистом листе писчей бумаги. Пример: Руководитель проекта доктор технических наук, профессор, лауреат Премии им. Д. И. Менделеева личная подпись Н. И. Иванов
ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.
Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: "Уважаемый. . . ". Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения. • При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами "Дорогой + имя" или "Уважаемый + фамилия", например: Уважаемый господин Васильев! Уважаемый г-н Иванов! Уважаемый Алексей Степанович, . . . Дорогая Ирина Петровна!
• Если автор лицо юридическое, то действия передаются: • от третьего лица единственного числа, например: Завод "Прогресс" не возражает. . . ; Кооператив "Поиск" гарантирует. . . Совместное советско-английское предприятие "Рэнк ксерокс" предлагает. . . ; • от третьего лица множественного числа, например: Дирекция, профсоюзный комитет завода "Прогресс" убедительно просят. . . ; • от первого лица множественного числа, например: Просим. . . Сообщаем. . . Подтверждаем. . .
• Если автор лицо физическое, то действия передаются: • от первого лица единственного числа, например: Прошу. . . Ставлю Вас в известность. . . Довожу до Вашего сведения. . . ; • от первого лица множественного числа, например: Поздравляем. . . Поддерживаем. . . Одобряем. . . Мы получили Вашу телеграмму. . .
• • В зависимости от назначения письма в его вводной части могут быть использованы следующие общие формулировки: Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за внимание, проявленное к нашему предложению относительно. . . Мы обращаемся к Вам в связи с поручением нашего общего делового партнера г-на. . . Обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не получен ответ на письмо от. . . за №. . . Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо от. . . за №. . . в связи с. . .
• • • Выражения, подтверждающие получение письма, документов, товаров и т. п. : Мы получили ваши письма от. . . Ваше письмо от. . . за №. . . нами получено и. . . Сообщаем вам, что мы (своевременно) получили ваше письмо от. . . Подтверждаем получение + существительное в родительном падеже (. . . спецификаций на. . . ) * C благодарностью подтверждаем. . . (. . . получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению. . . ) Завод "Прогресс" подтверждает. . . (. . . условия поставки оборудования. . . )
Выражение благодарности: • Благодарим вас за + существительное в винительном падеже (. . . ваше письмо) • Мы вам очень благодарны за + существительное в винительном падеже (. . . ваш своевременный ответ) • Мы были бы вам очень признательны (благодарны), если бы вы + глагол (. . . прислали нам ваш прейскурант)
• • • • Выражения, объясняющие мотивы: В порядке оказания технической помощи. . . В связи с тяжелым положением. . . В связи с проведением совместных работ. . . В соответствии с письмом заказчика. . . В соответствии с протоколом. . . В целях усиления охраны государственного имущества. . . В ответ на вашу просьбу. . . В подтверждение нашего телефонного разговора. . . В подтверждение нашей договоренности. . . Ссылаясь на + существительное в винительном падеже (. . . вашу телеграмму от 13 июля, заказываем. . . ) На основании + существительное в родительном падеже (. . . Торгового соглашения между. . . ) В ответ на + существительное в винительном падеже (. . . ваш запрос от 20 января 2009 г. предлагаем. . . )
В основной части письма могут быть использованы следующие формулировки: • Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас ранее, мы полагаем целесообразным конкретизировать их в проекте соглашения о. . . • Суть нашего предложения заключается в следующем. . . • В подтверждение провозглашаемых намерений продолжить наше сотрудничество мы обращаемся к руководству Вашей компании со следующим взаимовыгодным предложением. . . • Целью предполагаемого соглашения является совместное осуществление. . . • В настоящее время наша организация располагает возможностью оказать своим деловым партнерам комплексные услуги по. . .
Интерпретация собственной позиции: • Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам. • Нам представляется оправданным. . . • Участие специалистов Вашей организации в реализации совместного проекта представляется нам крайне желательным по следующим причинам. . . • В рамках заключенного ранее соглашения мы считали бы полезным организовать встречу представителей наших организаций для. . . • В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руководству Вашей компании со следующим деловым предложением. . . Интерпретация действий другой стороны: • Совершенно необъяснимо, почему ваш завод задерживает высылку пресс-форм. . . • Данные вами обещания не выполняются. Такая задержка может привести. . .
Заключительная часть письма должна логически следовать за основной частью и здесь могут быть использованы такие формулировки как: • Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес. . . • Полагаем, что теперь Вам стали лучше понятны наши доводы в пользу. . . • Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений о деловом сотрудничестве и надеемся на получение от Вас ответа по существу данного вопроса. . . • Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения. . . • Мы ожидаем от Вас обстоятельного и, по возможности, скорого ответа. . . • Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны конструктивного и взвешенного подхода к решению данного вопроса. . .
Выражение просьбы: • Просим. . . (. . . проверить ход выполнения работ. . . ; . . . принять меры. . . ) • Прошу. . . (. . . сообщить данные о производительности. . . ) Отправка документов или материальных ценностей: • Направляем. . . (. . . чертежи сборки машин. . . ) • Высылаем. . . (. . . подписанный с нашей стороны договор. . . ) • Посылаем. . . (. . . интересующую Вас документацию заказной бандеролью. . . ) Напоминание: • Напоминаем, что. . . (. . . по плану совместных работ вы должны. . . ; . . . в соответствии с. . . вы должны. . . ) • Напоминаем Вам, что. . . (. . . Ваша задолженность по оплате составляет. . . ; . . . срок представления рукописи истекает. . . )
Извещение: • Сообщаем, что. . . (. . . к сожалению, не можем вам выслать. . . ; . . . задержка в отгрузке произошла в связи с. . . ) • Ставим Вас в известность, что. . . (. . . руководство завода приняло решение. . . ; . . . ваше предложение принято. . . ) Гарантия: • Оплату. . . ; Качество изделий. . . ; Сроки выполнения. . . (. . . гарантируем. . . ) Предложение: • Мы можем предложить вам. . . (. . . автоматизированную систему управления в счет взаимных поставок на 2009 г. . ) • Предлагаем вам. . . (. . . приобрести. . . на комиссионных началах. . . ) • Мы можем рекомендовать вам. . . (. . . подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с. . . по. . . ) Приглашение: • Приглашаем. . . (. . . представителя вашего предприятия посетить. . . ; . . . Вас принять участие в обсуждении проекта. . . ) • Просим принять участие (. . . в обсуждении проблемы. . . )
Отказ и отклонение предложения (проекта): • Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам. . . • Присланный вами проект. . . не может быть утвержден нами по следующим причинам: . . . Заключительные слова: • Убедительно просим вас не задерживать ответ. . . • Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку). . . • Надеемся, что наша просьба будет выполнена
Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр. ). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например: • С наилучшими пожеланиями. . . С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество. . . Всегда рады оказать Вам услугу. . . Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения. С интересом ждем от Вас новых предложений. Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п.
Исх. № 190913 1 от « 19» сентября 2013 г. Директору ООО «Транстрой» А. В. Куйбышеву ООО "Экспедиция", ОГРН 1116511111121, как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: г. Москва, ул. Петрозаводская, 25, на основании Договора исполнения работ № 35/2013 от 22 августа 2013 года (далее Договор), заключенного с ООО "Транстрой", настоящим письмом гарантирует завершение строительных работ, в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 30 декабря 2013 г. Директор ООО «Экспедиция» Ермаков. О. И. Ермаков
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
Скачать презентацию Деловое письмо Деловые служебные письма представляют собой
delovoe_pismo.ppt