ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВИДЫ СТРУКТУРА ФУНКЦИИ

ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ: ВИДЫ, СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ.

ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ это вид социальных отношений, направленных на реализацию какого-то общего дела, создающих условия для сотрудничества людей, чтобы осуществить значимые для них цели.

Правильно организованное деловое общение способствует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами по работе, руководителями и подчиненными, партнерами, соперниками и конкурентами.

Г. М. АНДРЕЕВА ОПИСЫВАЕТ ТРИ УРОВНЯ СТРУКТУРЫ ОБЩЕНИЯ: 1. Макроуровень: общение индивида с другими людьми рассматривается как важнейшая сторона его образа жизни. На этом уровне процесс общения изучается в интервалах времени, сопоставимых с длительностью человеческой жизни, с акцентом на анализ психического развития индивида. Общение здесь выступает как сложная развивающаяся сеть взаимосвязей индивида с другими людьми и социальными группами.

2. Мезоуровенъ: общение рассматривается как сменяющаяся совокупность целенаправленных логически завершаемых контактов или ситуаций взаимодействия, в которых оказываются люди в процессе текущей жизнедеятельности на конкретных временных отрезках своей жизни. Главный акцент в изучении общения на этом уровне делается на содержательных компонентах ситуаций общения — «по поводу чего» и «с какой целью» .

3. Микроуровень: Здесь главный акцент делается на анализе элементарных единиц общения. Важно подчеркнуть, что элементарная единица общения — это не смена перемежающихся поведенческих актов его участников, а их взаимодействие.

Деловое общение — это также психологический и физический контакты, обмен эмоциями. Умение строить отношения с людьми, находить определенный подход к конкретному человеку необходимо каждому.

ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ ЗАКЛЮЧАЮТСЯ В ТОМ, ЧТО: - партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта; - общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела; - основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество.

ФУНКЦИИ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ В УПРАВЛЕНИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ КОЛЛЕКТИВА ЦЕЛЕСООБРАЗНО РАССМАТРИВАТЬ НА ДВУХ УРОВНЯХ: ИНТЕГРАЛЬНОМ И ЛОКАЛЬНОМ. На интегральном уровне общение обеспечивает жизнедеятельность организации в целом. Здесь можно выделить следующие функции: 1. Регулятивная функция. В процессе общения осуществляется непосредственное или опосредованное воздействие на объект управления.

2. Функция социального контроля. Способы решения задач, стоящих перед организацией, принципы и формы работы имеют выраженный нормативный характер. Их регламентация в распоряжениях, указаниях, в групповых и социальных нормах обеспечивает целостность и организованность учреждения, согласованность совместных действий исполнителей.

3. Функция социализации. Эта функция является одной из важных в работе руководителя. Включаясь в совместную деятельность и общение, молодые сотрудники не только осваивают коммуникативные умения и навыки, но и учатся быстро ориентироваться в собеседнике, ситуации общения и взаимодействия, слушать и говорить, что также очень важно как в плане межличностной адаптации, так и для осуществления непосредственной профессиональной деятельности.

4. Социально-педагогическая функция. В процессе общения осуществляется обучение, воспитание и развитие личности сотрудника, передается практический опыт.

НА ЛОКАЛЬНОМ УРОВНЕ РАССМАТРИВАЮТСЯФУНКЦИИ, РЕАЛИЗУЕМЫЕ В ПРОЦЕССЕ КОНКРЕТНОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ И ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ДОСТИЖЕНИЕ ОПРЕДЕЛЕННЫХ ЦЕЛЕЙ В . АКТЕ ОБЩЕНИЯ 1. Контактная. Ее цель - установление контакта как состояния обоюдной готовности руководителя и подчиненного к приему и передаче сообщения и поддержания взаимосвязи в форме взаимной ориентированности.

2. Информационная. Ее цель - обмен сообщениями, т. е. прием и передача какихлибо сведений в ответ на запрос. 3. Побудительная. Это осуществление стимуляции активности объекта управления, направление его на выполнение тех или иных действий. 4. Координационная. Цель данной функции взаимное ориентирование и согласование действий различных исполнителей при организации их совместной деятельности.

5. Функция понимания, т. е. не только адекватное восприятие и понимание смысла сообщения, но и понимание партнерами друга (их намерений, установок, переживаний, состояний и т. д. ). 6. Амотивная функция, цель которой возбуждение в партнере нужных эмоциональных переживаний ( «обмен эмоциями» ), а также изменение с их помощью собственных переживаний и состояний.

7. Функция установления отношений, которая преследует цель осознания и фиксирования своего места в системе ролевых, статусных, деловых, межличностных и прочих связей организации, в которой предстоит действовать сотруднику. 8. Функция оказания влияния, цель которой - изменение состояния людей, их поведения, намерений, установок, а также мнений, решений, представлений, потребностей, действий, активности и т. д.

В управленческом общении может быть два и более партнеров, и каждый из них может иметь свою цель, отличную от цели собеседника, а иногда и противоположную. Например, руководитель может ставить своей целью убедить подчиненного в необходимости выполнения какой либо работы, а подчиненный, в свою очередь, может стремиться отказаться от этого поручения. Цели противоположны и, при отсутствии компромиссного решения, общение для одного из участников будет «неэффективным» .

Коммуникация является условием и элементом управленческой деятельности, поэтому эффективным следует считать такое деловое общение, которое обеспечивает достижение целей управленческой деятельности посредством оперативной передачи необходимой информации, оптимального психологического воздействия, взаимопонимания между объектом и субъектом управления и их оптимального взаимодействия.

В АКТЕ ОБЩЕНИЯ, ОХВАТЫВАЮЩЕМ НЕ МЕНЕЕ ДВУХ ЧЕЛОВЕК, МОЖНО ВЫДЕЛИТЬ ПЯТЬ ЭТАПОВ 1. Установление контакта. Переключение от общения с самим собой на общение с партнером. Начинается изучение и оценивание партнера.

ЗАДАЧИ КОНТАКТНОЙ ФАЗЫ ОБЩЕНИЯ: - побудить собеседника к общению; - создать максимальное поле возможностей для обсуждения и принятия решения; - продемонстрировать доброжелательность и открытость в общении; - после приветственного обращения нужно обязательно выдержать паузу; - не следует вступать в контакт, когда собеседник занят теми или иными делами; - не стоит обращаться к собеседнику словами «я» , «мне» , лучше начать разговор со слов «вы» , «ты» , и т. п. ; - постараться определить эмоциональное состояние партнера и при необходимости помочь ему выйти из нежелательного для вас состояния.

2. ОРИЕНТАЦИЯ В СИТУАЦИИ. Контакт установлен тогда, когда оба партнера уверены в обоюдном участии в общении. Контакт чаще всего устанавливается невербальными средствами (направление взгляда, поворот головы, выражение лица, уменьшение дистанции и т. п. ). Этап ориентации помогает: - определить стратегию и тактику делового общения; - развить интерес к диалогу; - вовлечь партнера в круг совместных интересов.

Задачи этапа ориентации: - вызвать интерес собеседника к предстоящей беседе и вовлечь его в обсуждение; - выявить самооценку собеседника и сориентироваться в распределении ролей; - начать решение с основной задачи общения; - главное: вовлечь собеседника в активное обсуждение вопроса, что достигается, в том числе, используя: комплименты; похвалу в адрес собеседника; присвоение собеседнику желательного качества типа: «Зная вашу старательность…» ; напоминания о приятных событиях; передачу интересной информации.

3. ОБСУЖДЕНИЕ ВОПРОСА, ПРОБЛЕМЫ. Выбирается правильный язык и фундаментальный стиль, складываются конкретные формулировки аргументов. Задачи этапов обсуждения вопроса: - главное — это достичь единства позиций по обсуждаемой проблеме; - уметь слушать и убеждать; - при отличии точек зрения необходимо их выяснить и, по крайней мере, обсудить направление дальнейших действий по их сближению.

4. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ. 5. Выход из контакта требует ряда подготовительных действий, занимающих секунды и минуты. Подготовка к разрыву идет на двух уровнях одновременно — на словесном и на невербальном уровне (поворот туловища, понижение интонации, фиксирование взгляда на постороннем объекте и т. п. ).

ВИДЫ И ФОРМЫ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ 1. По способам обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устное общение - это монолог и диалог. К монологам относят приветственную речь, торговую презентацию, рекламу, доклад на конференции, совещании, заседании и другие информационные монологи. Диалоги подразумевают участие нескольких участников. Это может быть деловой разговор небольшой контакт на какую-то определённую тему, обычно одну.

Деловая беседа - развернутое обсуждение какого-то вопроса, как правило, сопровождаемая принятием конкретного решения. Деловые переговоры - обсуждение с целью принятия решения по обсуждаемому вопросу. Дискуссия, совещание, интервью, телефонный разговор, пресс-конференция. Письменное деловое общение - это протокол, отчет, справка, деловое письмо, приказ, инструкция, распоряжение, заявление, договор и другие официальные документы.

2. ПО СРЕДСТВАМ ОБЩЕНИЯ: - Прямое - предполагает личные контакты. - Косвенное - общение через посредников. - Непосредственное - с помощью голоса, жестов, интонации. - Опосредованное - с использованием специальных средств - диктофона, видеокамеры, компьютера и так далее.

3. По содержанию: - Материальное - обмен продуктами деятельности и предметами. - Когнитивное - обмен информацией, знаниями. - Деятельностное - обмен навыками, умениями, операциям. - Мотивационное - обмен побуждениями, мотивами, целями, потребностями.

Деловое общение реализуется в различных формах – это деловые совещания, переговоры, беседы, публичные выступления, прессконференции, презентации и т. п.

Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки решения конкретных проблем. Деловые беседы, при этом выполняют ряд важных функций, среди которых можно выделить следующие: - взаимное общение работников из одной деловой сферы; - поиск и оперативную разработку рабочих идей и замыслов; - стимулирование деловой активности.

Деловое совещание – это распространённая форма делового общения. На таких совещаниях с участием трудового коллектива обсуждаются и решаются производственные вопросы и проблемы. Чаще всего деловые совещания проводятся: - при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать собственное мнение; - если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких подразделений компании или фирмы; - если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Презентации используют для информирования и убеждения партнёров. Сообщение о презентации чаще всего осуществляется через средства массовой информации. Немаловажное значение для проведения презентации имеет ведущий специалист. Он должен быть профессионалом, хорошо знать проблему и правильно использовать вербальную и невербальную коммуникацию.

Пресс-конференция – это специфическая форма делового общения, которая используется для установления контактов с общественностью. Она проводится для информирования общественности по актуальным вопросам.

Переговоры являются особой формой делового общения и представляют собой обмен мнениями между участниками для достижения какой-либо цели. Задача переговоров состоит в том, чтобы найти такой вариант решения, который удовлетворит интересы их участников. В свою очередь, успех переговоров будет зависеть от того, насколько хорошо участники знают предмет обсуждения, владеют техникой ведения переговоров, понимают, какие цели ставят перед собой партнёры и какую модель переговорного процесса следует выбрать.

Значительное место в управленческой деятельности фирмы занимает деловая переписка. Она является связующим звеном с внешними организациями, а также необходимым элементом ведения предпринимательской деятельности.

Все эти виды делового общения выполняют определенные цели: - организация совместной деятельности; - познание друга; - достижение определённого результата; - развитие и формирование межличностных отношений.

В каждом виде делового общения одной из главных составляющих является культура речи - устной и письменной. Показателями культуры речи в любой стране и в любой сфере делового общения являются: - богатый словарный запас, чем он шире, тем образнее речь, тем легче воспринимается собеседниками; - культурный словарный состав - категорически неприемлемы в деловой речи жаргоны и нецензурная брань; - грамматика, принятая в данный момент в культуре народа; - изящная стилистика - отсутствие слов-наполнителей, правильное построение предложения.

У каждого вида делового общения есть свои особенности, хотя все они подчинены одной цели - решение какой-то производственной или корпоративной задачи. Любая форма общения в деловой сфере подразумевает предварительную подготовку и уважение собеседников.