Деловое общение Российский государственный университет имени И. Канта, 2010 год
Оглавление n n n n 1. Понятие делового общения 2. Виды делового общения 2. 1. Устное деловое общение: монологическое и диалогическое 2. 2. Письменное деловое общение 2. 3. Диалоговое общение 2. 4. Прямое и косвенное деловое общение Заключение Список использованной литературы
Понятие Делового общения n Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. То есть его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, принятыми на данной территории, профессиональным этическим принципам, принятыми в данном профессиональном круге лиц.
n Регламентированность делового заимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета - разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул", позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, "здравствуйте", "будьте добры", "разрешите принести извинения", "счастлив, познакомиться с Вами"). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.
Этапы 1. 2. 3. 4. 5. Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку; Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы; Обсуждение интересующей проблемы; Решение проблемы; Завершение контакта (выход из него).
n n n Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий. Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса. писаные неписаные Известны " " и " " нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность. Современный отечественный служебный этикет имеет интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720 году "Генеральным регламентом" Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.
Деловой этикет 1 группа нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные); 2 группа наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные). n
Виды делового общения Устное или письменное n n Устное или письменное (с точки зрения формы речи). Деловое общение представляет собой широкий диапазон жанровых разновидностей письменного и устного общения. Дистантное, всегда опосредованное общение (телефонный разговор, почтовое и факсовое отправление, пейджинговая связь и т. п. ) отличается от контактного, непосредственного повышенным вниманием к интонационному рисунку речи (устное общение), краткостью и регламентированностью, невозможностью использования жестикуляции и предметов в качестве носителей информации. Владение всеми перечисленными видами делового общения входит в профессиональную компетенцию менеджера, руководителя.
n По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. В большей степени различаются устная и письменная деловая речь: обе формы речи представляют системно различающиеся разновидности русского литературного языка. Если деловая письменная речь представляет официальноделовой стиль речи, то устная деловая речь — различные формы гибридных стилевых образований.
Диалогическое или монологическое n Диалогическое или монологическое (с точки n зрения однонаправленности / двунаправленности речи между говорящим и слушающим). Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические. Значительны языковые различия между диалогической и монологической деловой речью. Если монологическая речь в большей степени тяготеет к книжной речи, то диалогическая — к разговорной, что отражается в первую очередь на текстовой организации и синтаксических особенностях речи. n Диалогическое общение — это n Публичная речь — это монологическая речь. межличностное по преимуществу общение, а
n n n n n Виды Диалогическое монологическая Диалогические виды: - деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему; - деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений; - переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения, по какому - либо вопросу; - интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения; - дискуссия; - совещание (собрание); - пресс-конференция; - контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог; - телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.
Монологические виды. n n n К монологическим видам относятся: - приветственная речь; - торговая речь (реклама); - информационная речь; - доклад (на заседании, собрании).
Письменное деловое общение n Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.
n 1. 2. 3. 4. n 1. 2. 3. 4. По содержанию общение может быть разделено на: - материальное (обмен предметами и продуктами деятельности); - когнитивное (обмен знаниями); - мотивационное (обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями); - деятельностное (обмен действиями, операциями, умениями, навыками). По средствам общения возможно деление на такие четыре вида: - непосредственное (осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т. д. ); - опосредованное (связанное с использованием специальных средств и орудий); - прямое (предполагает личные контакты и непосредственное восприятие другом общающихся людей в самом акте общения); - косвенное (осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди).
Диалоговое общение. n n Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение влияющих на выбор решения факторов; выбор решения; принятие решения и доведение его до собеседника. Залог успеха деловой беседы - компетентность, тактичность и доброжелательность ее участников. Важным элементом как деловой, так и светской беседы является умение слушать собеседника. "Общение - это улица с двусторонним движением. Чтобы общаться, мы должны выражать наши идеи, наши мысли и наши чувства тем, с кем мы вступаем в общение, но мы должны позволить нашим собеседникам также выразить свои идеи, мысли и чувства. "
Регламентаторы беседы n n n Регламентаторами беседы являются вопросы. Для уяснения проблемы целесообразно задавать вопросы открытого типа: что? где? когда? как? зачем? - на которые невозможно ответить "да" или "нет", а требуется развернутый ответ с изложением необходимых деталей. Если возникает необходимость конкретизировать беседу и сузить тему обсуждения, то задают вопросы закрытого типа: должен ли? был ли? имеется ли? будет ли? Такие вопросы предполагают односложный ответ. Существуют определенные общие правила, которых целесообразно придерживаться при ведении бесед в деловой и неформальной обстановке.
Среди них можно выделить следующие наиболее важные: 1. 2. 3. Говорить нужно так, чтобы каждый участник беседы имел возможность легко вступить в разговор и высказать свое мнение; Недопустимо нападать с горячностью и нетерпением на чужую точку зрения; Высказывая свое мнение, нельзя отстаивать его, горячась и повышая голос: спокойствие и твердость в интонациях действуют более убедительно.
Прямое и косвенное деловое общение Деловое (официальное, служебное) n общение в зависимости от обстоятельств может быть прямым и косвенным. 1. 2. В первом случае оно проходит при непосредственном контакте субъектов общения, а во втором - во время общения существует некая пространственно-временная дистанция, то есть письма, телефонные разговоры, деловые записки и т. д. ). Прямое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, косвенное же не обладает таким сильным результатом, в нем непосредственно действует некие социально-психологические механизмы Главные требования культуры общения по телефону - краткость (лаконичность), четкость и ясность не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций. Телефон налагает на того, кто им пользуется, и ряд иных требований. Ваш собеседник не может оценить ни во что вы одеты, ни выражения вашего лица, ни интерьера помещения, где вы находитесь, ни других невербальных аспектов, которые помогают судить о характере общения. Однако есть невербальные стимулы, которыми можно манипулировать в общении по телефону, к ним относятся: момент, выбранный для паузы и ее продолжительность; молчание; интонация, выражающая энтузиазм и согласие или обратные реакции. Много значит, как быстро человек снимает трубку - это позволяет судить о том насколько он занят, до какой степени заинтересован, чтобы ему позвонили.
Важные принципы этики общения по телефону n 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Джен Ягер выделяет наиболее важные принципы этики общения по телефону. Если там, куда вы звоните, вас не знают, уместно со стороны секретаря попросить вас представиться и узнать, по какому вопросу вы звоните. Назовите себя и кратко изложите причину звонка. Нарушением норм делового этикета считается выдавать себя за личного друга того, кому вы звоните, только для того, чтобы вас скорее с ним соединили. Грубейшее нарушение - не перезвонить, когда вашего звонка ждут. Необходимо перезвонить при первой возможности. Если вы звоните человеку, который просил вас позвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили. Потом нужно позвонить еще раз, или сказать, когда и где вас можно будет легко найти. Когда разговор предстоит длительный, назначьте его на такое время, когда можно быть уверенным, что у вашего собеседника достаточно времени на беседу. Никогда не говорите с набитым ртом, не жуйте и не пейте во время разговора. Если звонит телефон, а вы уже говорите в это время по другому аппарату, постарайтесь закончить первый разговор, а уж потом обстоятельно поговорить со вторым собеседником. Если можно, спросите у второго собеседника, по какому номеру перезвонить и кого позвать.
n Деловое общение в наши дни проникает во все сферы общественной жизни общества. В коммерческие, деловые сферы жизни вступают предприятия всех видов и форм собственности, а также частные лица в качестве частных предпринимателей. Компетентность в области делового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в каждой области: в области науки, искусства, производства, торговли. Что касается менеджеров, бизнесменов, организаторов производства, людей, занятых в сфере управления, частных предпринимателей то коммуникативная компетентность, то есть способность адекватно реагировать в любой ситуации в процессе общения для представителей этих профессий представляет одну из самых главных составляющих их профессионального облика. Менеджер-это профессиональный коммуникатор, т. е. человек, для которого речевая деятельность является важнейшей составляющей профессиональной деятельности. Коммуникации в деятельности менеджера занимают более 60% рабочего времени. Поэтому достаточная Степень коммуникативной компетентности—это необходимое условие успешной деятельности менеджера любого направления. Причем речь идет об особом типе общения, об управляемом общении.
n n n Бизнес « - это умение разговаривать с людьми» , — говорят предприимчивые американцы. Один из выдающихся менеджеров США, президент крупнейшего в мире автогиганта, компании «Форд и «Крайслер» Ли Якокка в своей книге «Карьера менеджера» пишет: «Управление представляет собой не что иное, как настраивание людей на труд. Единственный способ настраивать людей на энергичную деятельность — это общаться с ними» . Умение вести себя с людьми надлежащим образом является одним из важнейших, если не важнейшим, фактором, определяющим шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности. Дейл Карнеги еще в 30 -е годы заметил, что успехи того или иного человека в его финансовых делах даже в технической сфере или инженерном деле процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и процентов на восемьдесят пять - от его умения общаться с людьми. В этом контексте легко объяснимы попытки многих исследователей сформулировать и обосновать основные принципы этики делового общения или, как их чаще называют на Западе, заповеди personal public relation (весьма приближенно можно перевести как "деловой этикет").
Заключение Умение вести себя с людьми надлежащим образом является одним из важнейших, если не важнейшим, фактором, определяющим шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности. Дейл Карнеги еще в 30 -е годы заметил, что успехи того или иного человека в его финансовых делах даже в технической сфере или инженерном деле процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и процентов на восемьдесят пять - от его умения общаться с людьми. Исходя из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в нашей профессиональной деятельности. Деловое общение — это межличностное общение с целью организации и оптимизации того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, коммерческой, управленческой и т. д. Деловое общение занимает значительное место в жизни многих людей. Оно играет важную роль в различных видах профессиональной деятельности, определяет их успех.
Список используемой литературы 1. 2. 3. 4. 5. Браим И. Н. Этика делового общения: Учебное пособие – Минск: Жизнь, 1996. Дебольский М. С. Психология делового общения. – М. : ПРИОР, 1992. Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей. – Киев: 1989. Кузин Ф. А. Культура делового общения: Практическое пособие –М. : Ось-89, 2002 Маркичева Т. Б. , Ножин Е. А. Деловое общение: практические рекомендации – М. : Изд-во РАГС, 1997.
Скачать презентацию Деловое общение Российский государственный университет имени И Канта
Деловое общение.ppt