Деловая переписка Business correspondence Ст преподаватель Соколова Оксана

Деловая переписка (Business correspondence) Ст. преподаватель Соколова Оксана Владимировна

Структура делового письма международного образца 1. Заголовок (адрес отправителя) 2. Номер документа 3. Дата 4. Специальные почтовые отметки (если высылается не обычной почтой) 5. Уведомление о конфиденциальности 6. Адресат (внутренний адрес) 7. Указание на желательность ознакомления

8. Обращение 9. Первый абзац письма 10. Основной текст письма 11. Заключительный абзац письма 12. Заключительная форма вежливости 13. Подпись 14. Пометка об исполнителях 15. Приложение 16. Копии письма (c. c. ) 17. Постскриптум (P. S. )

Заголовок, или адрес отправителя При отсутствии фирменного бланка с названием фирмы адрес помещается в правом верхнем углу страницы Элементы заголовка: 1. Фирменный логотип 2. Наименовании фирмы или организации 3. Почтовый адрес 4. Абонентские номера (телефон, телефакс, e-mail)

Номер документа Указывается для удобства работы с корреспонденцией. При получении письма указывается Your Ref. (входящая корреспонденция), при ответе на письмо – Our Ref. (исходящая корреспонденция)

Дата Указывается под адресом отправителя в правой или левой части страницы. Не рекомендуется писать в цифровом выражении, например: 03. 06. 05 British English: день – месяц – год American English: месяц - день – год June 3, 2005 3 rd June, 2005

Адресат (внутренний адрес) Указывается под адресом отправителя от начала поля слева. Указание на желательность ознакомления: Указание For the attention of означает желательность ознакомления с содержанием какого-то определенного лица.

Обращение Помещается по внутренним адресом без отступа от левой границы текста Dear Sir – Уважаемый господин! Dear Sirs – Уважаемые господа! Dear Madam – Уважаемая госпожа! Dear Mr. (Dr. , Prof. ) Smith – если известна фамилия Gentlemen – Господа! – при обращении в организацию (фирму) в США.

Первый абзац письма • Полезные обороты и фразы: Благодарим за Ваше письмо датированное 3 июня и сообщаем Вам, что… We thank you for your letter dated 3 rd June, and write to tell you… В ответ на Ваше письмо от 5 марта этого года сообщаем Вам, что… In reply to your letter of 5 th March this year we would like to inform you…(we are writing to inform you…)

К сожалению, нам приходится напоминать Вам, что… We are sorry to have to remind you… К сожалению, мы вынуждены… To your regret we shall have to… Подтверждаем получение Вашего письма от 5 марта… We thank you for the letter of 5 th March… С удовольствием сообщаем Вам, что… We are happy to tell you… We are glad to inform you…

Ссылаясь на запрос от 10 июля 200…г. With reference to (Referring to…) the enquiry of 10 th July, 200… Мы ссылаемся на Ваш заказ № 123 и … We refer to your order № 123 and… В дополнение к нашему письму от 3 июля… Further to our letter of 3 rd July…

Основной текст письма Излагает сущность проблемы или определяет состояние дел. Располагается ниже первого абзаца письма через 2 интервала. Текст разбивается на абзацы, отделяемые одним пробелом. В длинном письме следует пронумеровать страницы.

Заключительный абзац письма Содержит намерения, надежды и ожидания отправителя о действиях в будущем, т. е. Подводит итог тому, что обсуждалось и дает перспективу в отношении того, что нужно предпринять.

Полезные обороты и фразы: С интересом ожидаем торговли с Вами к взаимной выгоде обеих сторон. We look forward to trading with you to the mutual benefit of our companies. Надеемся установить с Вашей фирмой полезные деловые отношения. We hope to establish fruitful business relations with your company. Надеемся, что Вы поступите, как мы Вас просим. We hope that you will act as requested.

С нетерпением ожидаем Вашего ответа в ближайшем будущем. We look forward to hearing from you soon. Мы будем Вам благодарны за Ваш скорый ответ. Your prompt (early) reply will be appreciated.

Заключительная форма вежливости Используемые обороты должны соответствовать ситуации, а также вступительному обращению. С уважением Yours faithfully Искренне Ваш Sincerely yours Truly yours Yours very truly Best wishes или Best regards (непринужденный стиль) Располагается через 2 интервала от содержания письма с правой стороны страницы на одной вертикали с датой, расположенной вверху.

Подпись Для подписи оставляется пробел в 35 строчных интервалов. Помимо подписи, указывается имя и фамилия автора сообщения, его должность или звание. Подписывается лицо, которое пишет письмо. Подпись должна быть полной и всегда одинаковой по стилю.

Пометка об исполнителях Часто используется в крупных компаниях в виде инициалов. Приложение Если прилагаются дополнительные материалы (проспекты, прейскуранты и т. п. ) в конце письма в нижнем углу делается пометка Enclosures (Encl. , Enc. )

Bridgate 51, DK 1110 Copenhagen K Denmark 12 May 2005 Confidential Ulrasonic Ltd. , Warwick House Warwick Street, London SW 23 IJF United Kingdom For the attention of Sales Manager Dear Sir or Madam, Уважаемый господин/госпожа

Please would you send me detail of your quadraphonic sound systems which were advertised in the June edition of “Sound Monthly”. I am particularly interested in the Omega range of equipment that you specialize in. Пожалуйста, вышлите мне описание квадрафонных звуковых систем, которые рекламировались в июньском номере «Саунд Мансли» . Меня в особенности интересует оборудование «Омега» , на котором Вы специализируетесь. Yours faithfully, Искренне Ваша (с уважением) Brigitta Kaassen (Бригитта Каассен)

Виды деловых писем • • Письмо-запрос (an Inquiry letter) Письмо-ответ (the answering letter) Письмо-заказ (inquiry and order) Извещение об отправке (the advice of dispatch) • Письменная жалоба (a letter of complaint) • Письмо-ответ на жалобу (a letter of adjustment)

Аббревиатуры c. i. f. – cost, insurance, freight Сиф - стоимость, страхование, фрахт F. O. B. – free on board ФОБ - франко-борт f. o. r. – free on rail FOR - франко-рельсы, франко-вагон C&f – cost and freight КАФ - стоимость и фрахт

Спасибо за внимание!