Деловая корреспонденция
Деловая корреспонденция обеспечивает деловое общение и представляет собой обмен информацией. Деловое письмо – это способ коммуникации, это средство формирования профессионального имиджа, это возможность решать повседневные вопросы.
Деловые письма делятся: по адресату n по функциональному признаку n по особенностям композиции n по структурным признакам n
по адресату Внешние письма переписка между разными предприятиями. n n Внутренние письма – переписка между должностными лицами одной организации, состоящими в отношениях должностного соподчинения.
по функциональному признаку n требующие n ответа: письмо запрос, письмо предложение, рекламация, письмо обращение. не требующие ответа: сопроводительное письмо, подтверждение, напоминание, предупреждение, извещение, заявление.
по особенностям композиции одноаспектные посвящены одному вопросу: просьба; сообщение; благодарность; приглашение. n многоаспектные рассматривают несколько вопросов: письмо гарантия + извинение; письмо извинение + гарантия + просьба. n
по структурным признакам регламентиров n нерегламентиров анные (нестандартные, (стандартные): отражающие приглашение, необычную предложение ситуацию): услуг, поздравление, рекламное письмо, напоминание об оплате, частные деловые письма. сообщение. n
Алгоритм успеха переписки НУЖНО: n иметь представление о тех, кому пишете; n решить, что и как Вы хотите сказать и какой ответ получить; n выбрать форму сообщения: письменная – электронная, сообщение, просьба или приказ; n сделать набросок текста; n отредактировать и переписать письмо, добиваясь максимальной точности выражения.
Главное требование к тексту письма текст должен быть понятен адресату.
ПРАВИЛО АБВ Аккуратность n Быстрота n Внятность n
Аккуратность n n Проверяйте факты; Пишите письмо заранее; Перечитывайте письмо, прежде чем отправить; Соблюдайте правила литературного языка
Быстрота n n n Письмо желательно посвящать одному вопросу; Отвечайте на письма в день получения. Стремитесь к унификации текстов;
Внятность n n n Пишите коротко, просто, по существу; Стремитесь, чтобы письмо занимало не более 1 страницы; Представьте себя на месте получателя.
Все мы разные…
но стиль письма должен быть одинаковый.
Нейтральный тон изложения n n n Сдержанность Тон спокойный, не допускающий проявления грубости или чрезмерной вежливости; возможны констатация фактов или предписание. Вместо: Вы опубликовали рекламу без нашего согласия и не учли наши интересы. Надо: Решение о публикации рекламы было предпринято Вами без соответствующего согласования, в результате чего наши интересы оказались не учтены.
Безличность и корректность используется «Мы подход» ; n вежливое, уважительное, доброжелательное отношение к партнеру; n проявление терпимости к чужому мнению. n n Мы предлагаем… Доводим до вашего сведения… Просим извинить нас за задержку с ответом.
Точность и ясность изложения n n Проверка Употребление слов в милиции соответствии с их показала – лексическим ? Проверка, значением проведенная отсутствие милицией, или двусмысленности Проверка жесткая работы структура предложений и милиции. текста документа.
Логичность и лаконичность изложения n n n использование весомых аргументов и фактов; отсутствие лишних деталей; емкое содержание при малом объеме текста. Вместо: Преимущества, которые возникают применении… Надо: Преимущества применения; Вместо: Приборы, служащие для измерения – Надо: Приборы для измерения.
Избавьтесь от лишних слов. n n n n абсолютно новый документ; собранные вместе материалы; продолжающиеся далее инциденты; сотрудничать вместе с Вами; каждый в отдельности считает; точно совпадающие данные; я прошу Вас; все еще остается не решенным.
Задание. Выразите мысли просто и коротко. 1. n Приносим свои извинения за ошибку, допущенную службой доставки. n Приносим свои извинения за ошибку в заказе.
2. n Ввиду задержки со стороны поставщиков извещаем Вас о том, что не имеем возможности отправить товар до начала следующего месяца;
3. n Предпосылкой для лидирующего положения края стали природно климатические условия, которые позволяют создать всесезонное предложение различных туристических услуг.
4. n Анализ фактов позволил оценить конкурентоспособность области, определить экономическую структуру и приоритеты деятельности Администрации.
5. n В ответ на Ваше письмо сообщаем, что новые препараты будут высланы Вам в ближайшее время. 6 n Необходимо увеличить план выпуска продукции.
7. n Производственная практика поможет студентам получить более полное представление о своей будущей специальности. 8. n Необходимо решить проблему соответствия цен на новые препараты конъюнктуре рынка.
9. Сигнализация будет установлена в двухнедельный срок с момента перечисления на наш расчетный счет. . . руб. 10. n По результатам анализа ситуации приняты дополнительные меры противопожарной безопасности в занимаемых нами помещениях. n
11. n Компания постоянно совершенствует качество производимых компонентов для повышения их эффективности и снижения себестоимости.
СТИЛЬ ДЕЛОВЫХ БУМАГ Нейтральный тон изложения; n Безличность и корректность; n Точность и ясность; n Логичность и лаконичность. n
БЛОК 2. ЯЗЫК ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ДЕЛОВОМУ ЭТИКЕТУ С левого края строки или в центре листа пишется вежливое обращение «Уважаемый И. О. » и т. п. . Запятая после обращения придает будничный характер, знак восклицания торжественность. Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество. n
n n При индивидуальном обращении местоимение «Вы» , «Вам» пишется с прописной буквы в качестве знака вежливости; Не начинайте с констатации отказа — изложите мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.
Не следует n n n побуждать адресата к спешке при вынесении решений: «Срочно» , «Незамедлительно» . Лучше: «Прошу Вас ответить до такого то числа» ; навязывать адресату ожидаемый исход дела: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру» ; намекать получателю письма на его мнимую невнимательность: «Предлагаю внимательно изучить» .
Выразите мысли корректно n n 1. Не откажите нам в любезности и пришлите, если это Вас не затруднит, проект Устава фирмы. Просим Вас выслать проект Устава фирмы. 2. Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим побыстрее рассмотреть и утвердить. Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть до 12 мая сего года.
n n 3. Обращаемся к Вам с убедительной просьбой прислать срочно необходимую документацию. Убедительно просим выслать необходимую документацию в возможно более короткие сроки. 4. Мы просили бы Вас сообщить нам результаты эксперимента. Просим сообщить результаты эксперимента.
n n 5. Нижайше просим Вас помочь в организации данного проекта. Убедительно просим оказать поддержку в организации данного проекта. 6. Просим внимательно изучить данное положение и обеспечить изготовление и нанесение знаков соответствия ГОСТ Р. Просим обеспечить изготовление и нанесение знаков соответствия ГОСТ Р.
Справка 1. Особенности языка деловых бумаг Широко используются: n n 1. Термины; 2. Слова надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот). 3. Названия людей по признаку, обусловленному каким либо действием или отношением (агент, квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п. ). 4. Отглагольные существительные: (не)исполнение, (не)выполнение, (не)соблюдение.
n n 5. Сложные отыменные предлоги: в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т. п. . 6. Клише: устойчивые сочетания, готовые речевые конструкции: прошу предоставить, ответственность возлагается, выражаем благодарность, примите наши соболезнования.
7. "Расщепленные" сказуемые: n n n оказать содействие произвести учет оказать помощь произвести реконструкции провести расследование.
n n 8. «Нанизывание» существительных: Предлагаем варианты решений (чего? ) реконструкции (чего? ) систем отопления, вентиляции и санитарно технических установок (чего? ) жилых и административных зданий. 9. Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата: Министерство не возражает…, Коллегия не отклоняет. . . ; Ученый совет не отвергает….
10. Страдательный залог подчеркивает акт совершения действия: оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена. n Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности: Завод "Электросталь" срывает поставку Сырья. n
n n 11. Ограниченное употребление личных местоимений: не «я рассмотрел» , а «мною рассмотрены» , не «вы указали» , а «по вашему указанию» ; 12. Ограниченная сочетаемость слов: приказ издается (не печатается), доводится (до сведения), подписывается, вступает (в действие), оглашается, зачитывается.
Структурные элементы *Заголовок к тексту документа (по необходимости) *Обращение *Лид абзац *Сам текст *Заключительные формулы вежливости
Заголовок к тексту кратко выражает содержание, цель; n размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка, без кавычек и не подчеркивается; n в заголовке не более 28 знаков. n
Примеры заголовков О + сущ. в Пред. падеже О поставке автомобилей n По вопросу о + сущ. в Пред. падеже По вопросу о поставке пшеницы n
n n n n n Назначение; Ликвидация; Утверждение; Реорганизация; Создание; Меры; Итоги; Поощрение; Перемещение; Увольнение.
Обращение Учитывается: n социальный статус; n место в служебной иерархии; n профессия; n возраст; n пол; n характер. Задача – установить контакт с адресатом.
Лид абзац n n n Выражает: первый абзац текста, в котором • Благодарность; объясняется • Подтверждение в тема письма получении письма, состоит из одного товаров; предложения • Извещение, уведомление, не является просьбу; обязательным элементом • Напоминание; письма.
Текст первая часть – лид абзац, вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная.
Речевые действия n n n Просьба прошу, обращаемся к Вам с просьбой; сообщение сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; приглашение – приглашаем, просим принять участие; требование – настаиваем, требуем; предложение – предлагаем, рекомендуем; обещание гарантируем, заверяем, обязуемся.
n n n n Если автор лицо юридическое, то действия передаются: от третьего лица единственного числа (Завод "Прогресс" не возражает. . . ); от третьего лица множественного числа (Дирекция, профсоюзный комитет завода "Прогресс" убеди тельно просят. . . ); от первого лица множественного числа (Просим. . . ) Если автор лицо физическое, то действия передаются: от первого лица единственного числа: без употребления местоимения (Ставлю Вас в известность, мною выполнено), с местоимением «я» (я решил, я сожалею о. . ) от первого лица множественного числа (Мы получили Вашу телеграмму. . . ).
Заключительные слова и формулы вежливости n n n n n Искренне Ваш, … Примите мои наилучшие пожелания… С наилучшими пожеланиями, … С благодарностью, … Ваш… Преданный Вам… С уважением, … С неизменным уважением, В ожидании скорого ответа, остаюсь искренне Ваш, ….
Справка 7. n n После заключительных слов с уважением постановка запятой не обязательна. Запятая ставится обязательно в письмах на английском языке и в международной корреспонденции. Не рекомендуется использовать Уважаемый и С уважением в тексте одного письма.
Проанализируйте письмо, отметьте ошибки. Уважаемые партнеры! Ваше предложение о проведении переговоров с целью более детального обсуждения возможностей и форм сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива. Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров. Надеемся, что вы согласитесь с необходимостью проанализировать последние информационные материалы и публикации, которые дают представление о тех или иных факторах в сегодняшнем положении фирм. Ждем вашего ответа и предложения о дате переговоров. С уважением директор фирмы «Н» Иванов С. Б
Исправленный текст Уважаемые коллеги! Благодарим вас за предложение провести переговоры по обсуждению форм сотрудничества наших фирм. Предлагаем вам до начала переговоров обменяться актуальной в данный момент информацией о деятельности фирм. Готовы рассмотреть ваши предложения по процедуре проведения переговоров. Высылаем вам наши новые рекламные проспекты с информацией о характере деятельности нашей фирмы. С надеждой на плодотворное сотрудничество Директор фирмы «Н» С. Б. Иванов
Примерный текст Уважаемый Петрович! В соответствии с нашей договоренностью высылаю Вам условия размещения стандартных рекламных блоков в нашем журнале. Рад сообщить, что редакцию журнала заинтересовала Ваша книга и есть возможность получения положительной рецензии. Напоминаю, что материалы в номер принимаются до 1 го апреля. С наилучшими пожеланиями, редактор отдела Крупинин С. И.
Справка. При оценке факта используются сочетания: n n n n играть роль (в чем); (какая) роль принадлежит (кому – чему); занять (какое) место (где, в чем); отвести (какое) место (кому – чему); иметь (какое) значение (для кого – чего); придавать (какое) значение (кому – чему); уделять внимание (кому – чему).
Стилистические ошибки n n n Смешение стилей: Это нормальная практика. Штампы: При наличии желания можно многое сделать по улучшению условий труда рабочих. Вместо: При желании можно многое сделать для улучшения труда рабочих. Неоправданное употребление книжных слов, профессиональных терминов, иноязычной лексики. Работа конференции лимитируется (вместо – ограничена) из за отсутствия ведущих специалистов.
БЛОК 8. ЛОГИЧНОСТЬ ТЕКСТА Логические ошибки в словах Подмена понятия: Если правильно вырастить и посадить рассаду картофеля, можно получить не уступающий нормальному способу посева урожай картофеля. n Неоправданное расширение или сужение понятия. Применение механизации (следует: механизмов, машин) в полеводстве. Механизация — «оснащение производства машинами, механизмами» . В результате отравления хлорным газом госпитализированы 16 жителей. (человек) n Речевая недостаточность. В первый год жизни дети ходят гулять только на руках. n
Логические ошибки в предложениях Повествовательный алогизм Фирма гарантирует уменьшение веса на сто процентов. n Двусмысленность Анонимный кабинет при кожно венерологической больнице № 6. Обследование на все виды инфекций, передаваемых половым путем на современной американской аппаратуре «Эбботт» , в день обращения. n Сочетание родового понятия с видовыми Вскоре после окончания военных действий были приведены в порядок многие школы, учебные заведения, больницы и другие культурные учреждения. n Ошибки в использовании союзов Глава итальянского правительства Нитти не питал симпатий к большевистской революции в России, и (вместо – однако) его решение о невмешательстве было принято под давлением всеобщей забастовки итальянских профсоюзов против любой интервенции в отношении Республики Советов. n
Логичность изложения нарушают следующие ошибки: n n неверное абзацное членение текста; смещение плана изложения (перескакивание на другой предмет); пропуск логических связей между предложениями; нарушение единообразия из за употребления в одном тексте: настоящего и прошедшего времени, действительного и страдательного залога, изложения от «я» и «мы» , либо от 3 го и 2 го лица.
Сверьте работу с предложенным вариантом n n n Судьи конституционного суда подчиняются только букве и духу Основного закона. Суд совершенно независим в принятии решений: парламенты, правительства, партии не имеют право оказывать влияние на его деятельность. Задача информационной работы не только ориентировать читателя в литературе по специальности, но и сообщать ему сведения о новых изданиях по интересующим его вопросам. Может быть, раньше всех других итальянцы почувствовали, что перестройка — не только «дело русских» , а касается всех.
n n В службе погрузки выгрузки за последние годы немало сделано для механизации трудоемких процессов, однако железнодорожники продолжают работать в тяжелых условиях и вопросы механизации их труда решаются слабо. В конце 60 х годов преобладающая часть добываемого угля потреблялась на месте добычи. Двенадцать лет спустя объемы его морских перевозок возросли почти втрое. . .
Справка. Анализ содержания текста ФАКТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ n n числа, даты, имена, названия. ЯЗЫКОВЫЕ СРЕДСТВА n n Союзы слова
Значение союзов n n n и, да соединяют равнозначные и равноправные факты и явления, перечисляют их; не только. . . но и сопоставляют равноположенные факты; а, но, да (в значении но), однако, же, зато противопоставляются противоположные факты; или, или. . . или, либо разделяют факты с целью выбора одного из них; также, тоже присоединяют один факт к другому
Справка. Употребление предлогов и падежей существительных В течение как долго? В продолжение В виде Вследствие За счет == из за В связи Ввиду В отличие Насчет == о Накануне В заключение == «после всего»
Благодаря кому? n Согласно Д. п. n Вопреки чему? Благодаря употребляется, когда речь идет о причинах, вызывающих желательный результат, например: выздоровел благодаря правильному лечению. n
n n n Предлог по в значении «после чего нибудь» употребляется с П. п. : по окончании работы, по приезде в столицу; По ≠ о (об): отчитываться о работе (не по работе), доклад об итогах (не по итогам); По ≠ для: немало сделано для (не по) улучшения качества продукции; По ≠ из за: Указание не выполнено из за (не по) бездействия администрации. Исключение: по невниманию, по небрежности, по вине.
Задание. Исправленные предложения 1. Согласно приказу директора предприятие перешло на круглосуточную работу. 2. Разрушения произошли из за плохой системы водоснабжения. 3. В связи с нарушением графика строителям приходится работать в тяжелых условиях.
4. Из за недостаточного освещения многие растения погибли. 5. По окончании работы необходимо в актовом зале провести производственное совещание. 6. Вопреки указанным положениям на заводе продолжается нарушение техники безопасности.
7. По истечении некоторого времени можно будет снова вернуться к этому вопросу. 8. Ввиду запланированной работы некоторым придется работать сверхурочно. 9. Освободить от должности диспетчера Новикову Лидию Павловну, ……. , согласно личному заявлению.
10. Из за трудностей мы не успели выполнить задание в срок. 11. Инструкция дежурному по части о действиях в условиях угрозы. 12. Отзыв о проведении работ был выслан компании.
13. Ждем предложений от Вашей компании о возможностях расширения сотрудничества. 14. Солвей Фарма является надежным партнером в совместном производстве и развитии.
БЛОК 5. МЕТОДЫ СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТА Деловое письмо всегда имеет цель – n побудить адресата к нужным действиям, n получить желаемую реакцию, n привлечь внимание к информации и т. п.
Реакция адресата на письмо может быть разной …
2 метода составления письма дедуктивный n индуктивный – для нейтральной для неприятной информации или радостной информации n
Скачать презентацию Деловая корреспонденция Деловая корреспонденция обеспечивает деловое общение
Деловая корреспонденция - копия.ppt