Делопроизводство в учреждениях образования Голенастова Л. К. , гл. специалист Гродненской городской организации Белорусского профсоюза работников образования и науки г. Гродно 2016
Делопроизводство Закон Республики Беларусь от 29 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» , 2011 г. , № 136; • 1. Документирование – составление и оформление документов в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6. 38 -2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , • 2. Документооборот – движение документов с момента их создания (получения) и заканчивая отправкой (подшивкой в дело). Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19. 01. 2009, № 4 (в редакции постановлений Минюста от 24. 10. 2011 № 235, от 27. 01. 2012 № 18, от 10. 12. 2014 № 240)
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ • 1. Организационно-правовая документация: Устав организации; Положения об организации, ее структурных подразделениях; Штатное расписание; Инструкции по отдельным видам деятельности, охране труда, Должностные инструкции работникам; Правила внутреннего трудового распорядка, памятки и др. • 2. Плановая документация: Перспективные, годовые, полугодовые, квартальные, месячные, недельные и ежедневные планы работы; Программы, циклограммы; Расписание, графики, схемы и др. • 3. Распорядительная документация: Издаваемая на основе единоначалия: приказ, распоряжение, указание; Принимаемая коллегиальными органами: постановление, решение. • 4. Справочно-информационная, справочно-аналитическая и отчетно-статистическая документация: договор, соглашение (трудовое соглашение); протоколы стенографические, полные, краткие (выписки); докладная и объяснительная записки; справки служебная и личная; акты; служебная переписка (разновидности писем: распорядительное, сопроводительное, гарантийное, претензионные, письма-ответы и запросы; приглашения, информационные и другие; телефонограмма, факсограмма и др); отчетная документация (в текстовой форме или в виде таблицы). • 5. Кадровые документы: личное дело (распоряжения, приказы по личному составу, заявление, автобиография, характеристика), личный листок по учету кадров, карточка формы Т-2, уведомление, трудовая книжка; • доверенность, 6. Личные документы расписка, резюме и др. • 7. Финансово-расчетная документация
ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА • Управленческая • Культурная • Коммуникативная • Социальная • Информационная • Правовая • Исторического источника • Специальная • Учетная
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ управленческой деятельности • Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и т. п. • Для сокращения количества применяемых форм документов разрабатывают унифицированные формы документов, которые представляют совокупность реквизитов, установленных на бумажном или электронном носителе. • Табель УФД (унифицированные формы документов) утверждается руководителем организации.
Расположение реквизитов документа на стандартном формате бумаги А 4 (210 х297)
Государственный герб Республики Беларусь Указ Президента Республики Беларусь № 357 от 28 июня 2000 г. Республики Беларусь «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» ; Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31. 07. 2000, № 1172 "Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» ; Располагается по центру на бланках и угловых штампах государственных организаций Диаметр - не более 17 мм
Эмблема организации Положение об эмблеме Федерации профсоюзов Беларуси, утвержденное постановлением Президиума Совета ФПБ от 25. 03. 1999, протокол № 44 (в редакции постановления Президиума Совета ФПБ от 24. 12. 2003 № 228) Располагается: 1. По центру (при отсутствии государственного герба) 2. На левом поле (напротив наименования организации)
Код организации • Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 004 -2014 «Органы государственной власти и управления» • для других организаций – ОКРБ 018 -2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (Располагается на верхнем поле справа на первом листе документа); 00000
Код документа 0000000000 Проставляется только на тех документах, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010 -95 «Унифицированные документы» . Проставляется на верхнем поле справа, ниже кода организации.
Наименование вышестоящей организации • При наличии - указывается ее полное официальное название в продольном или угловом расположении Министерство образования Республики Беларусь Отдел образования Гродненского облисполкома Отдел образования, спорта и туризма Гродненского горисполкома Отдел образования, спорта и туризма администрации Октябрьского района Государственное учреждение образования «Средняя школа № 5 г. Гродно»
Наименование организации • Указывается в точном соответствии с Уставом, Положением о ней. Сокращенное наименование только в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах Размещается ниже полного и заключается в скобки. • Государственное учреждение образования «Средняя школа № 5 г. Гродно» (ГУО «СШ № 5 г. Гродно» ) Наименование структурного подразделения Отдел кадров
Наименование вышестоящей организации в профсоюзе Белорусский профсоюз работников образования и науки Гродненская областная организация профсоюза работников образования и науки Гродненская городская организация профсоюза работников образования и науки Первичная профсоюзная организация ГУО «Ясли-сад № 56 г. Гродно»
Почтовый адрес отправителя • Наименование организации (Ф. И. О. частного лица) • Ул. К. Либкнехта, 35 220004 г. Минск Беларусь Оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи
Коммуникационные, коммерческие данные • Номера телефонов, включая код международной телефонной связи. (8 015) т. 43 25 64 ф. 43 28 68 • sh 18@mail. grodno. by • Номер расчетного счета, наименование банка, его адрес, коды Дирекция ОАО «Белинвестбанк» по Гродненской области, г. Гродно р. с. 3015575002014 БИК 153001739 УНН 500080461, ОКПО 05556363
Название вида документа ПРОТОКОЛ ПРАТАКОЛ • Определяется его назначением и должно соответствовать: - компетенции организации; - содержанию документируемого управленческого действия. На письмах название вида не указывается.
Дата документа • Дата подписания, принятия, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. 01. 09. 2016 - 10 символов • 1 сентября 2016 года - словесно-цифровой - в текстах документов финансового характера. • Место издания документа г. Гродно Располагается под реквизитом «Дата» и «Регистрационный индекс» при угловом расположении; по центру - продольное (центрованное) расположение реквизитов.
Регистрационный индекс документа • 06 -11/34 П (П- пенсии) состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, при необходимости индексом применяемого классификатора; • Ссылка на индекс и дату входящего документа (на бланках для писем) На № ____ от _________
Гриф ограничения доступа • Для служебного пользования Секретно. Совершенно секретно Располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов: «Адресат» , «Гриф утверждения» , «Гриф приложения» (100 мм – 5 -е положение табулятора);
Адресат • Им. п. • Частному лицу: (80 мм) Министерство юстиции Республики Беларусь • Им. п. Министерство образования • Д. п. Начальнику управления…. Директору ГУО «Средняя школа № ____ г. Гродно» Ф. И. О. Столяровой Н. М. Ул. Горького, д. 98, кв. 25 230015 г. Гродно Адресатами являются организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица. На одном документе не должно быть более четырех адресов, в противном случае – указывается один адрес и составляется список на рассылку. Может использоваться обобщенное наименование адресатов – в им. падеже.
Гриф утверждения • • Удостоверение документа после его подписания. Есть 2 способа утверждения: изданием распорядительного документа или должностным лицом: 100 УТВЕРЖДЕНО Приказ директора ГУО «СШ № 18 г. Гродно» 00. 0000 № 67 УТВЕРЖДАЮ Директор ГУО «СШ № 18 г. Гродно» И. О. Ф. 00. 0000 Дата (день месяца) утверждения в грифе проставляется должностным лицом, утвердившим документ.
Резолюция Письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. Лукашику И. М. , Петровой И. П. Прошу рассмотреть вопрос и внести предложения к 00. 0000 Подпись 00. 0000 Допускается резолюция на отдельном листе с указанием даты и номера документа, к которому она относится. Используется формат бумаги А 4, А 5, А 6.
Заголовок к тексту документа • Точно передает смысл текста и грамматически согласовывается с названием документа (О чем? ) О выделении документов к уничтожению (от левого поля, не более 73 мм; превышение 5 -ти строк – 2/3 рабочей строки); Заседание (чего? ) профкома • Должностная инструкция (кому? ) • На бланках и форматах бумаги А 5 заголовок не указывается.
Отметка о контроле • Располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль» (использование штампа) • Отметка может быть дополнена контрольной датой.
Отметка о наличии приложения к тексту • Располагается ниже текста перед реквизитом «Подпись» от левого поля; • В распорядительных документах – как основание; • Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. • Приложение: на 7 л. в 2 экз. (второй вариант) План работы ГУО «СШ № 18 г. Гродно» на 22 листах в 1 экз.
Реквизит подпись • Состоит из наименования должности, собственноручной подписи и ее расшифровки. • Инициалы стоят перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности. (120) Председатель И. О. Ф. ( разделять 2 -мя межстрочными интервалами (изменения 2012 г. ) Гл. бухгалтер И. О. Ф. На одном уровне: Директор ГУО «Средняя (100) Директор ГУО «Средняя школа № 18 г. Гродно» школа № 7 г. Витебска» подпись И. О. Ф. подпись И. О. Ф. В качестве аналога собственноручной подписи могут использоваться различные средства: факсимильная подпись, а также электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая гарантирует подтверждение авторства при электронном документообороте, но должна быть сертифицирована в порядке, установленном законодательством. Отсутствие электронной цифровой подписи допустимо для документов информационного характера и (или) не подлежащих регистрации.
Гриф приложения • Располагается в правом верхнем углу первого листа приложения, указывается арабскими цифрами без знака № (100) Приложение 2 к протоколу собрания 00. 0000, №__
Гриф согласования • Располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из: СОГЛАСОВАНО Заседание профсоюзного комитета ГУО «СШ № 18 г. Гродно» 00. 0000, протокол № 9 СОГЛАСОВАНО Директор архива по Гродненской области И. О. Ф. 00. 0000 • Более трех видов согласования или утверждения оформляются вертикальными рядами, либо используется листы согласования или утверждения.
Визы • Внутреннее согласование. Оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Иванова 00. 0000 • Согласование проектов документов может осуществляться посредством Э-почты как внутри организации, так и с другими организациями: Согласование проекта должностной инструкции специалиста ……. • Наименование должности: инспектор по кадрам • Ф. И. О должностного лица: И. И. Петрова • Дата согласования: 00. 0000 • Проект документа: должностная инструкция специалиста …. • Версия проекта: 1. 1. • Дата версии: 00. 0000 • Статус: согласовано (с замечаниями) • Замечания: Предлагаю внести следующие замечания: п. 9 исключить.
Печать Ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности: • Удостоверяющие права и законные интересы граждан; • Права и обязанности юридических лиц; • Санкционирование расходования денежных средств и материальных ценностей. Оттиск печати захватывает часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ: Директор м. п. Подпись И. И. Петров
Отметка об исполнителе • Располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и включает фамилию и номер служебного телефона без знаков препинания шрифт 9 пунктов; Голенастова 73 02 79 25. 08. 2015 С: /Письмо. doc (Изм. 2014 г. «При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными на экземпляре документа, остающемся в организации» ).
Отметка о заверении копии • Для придания юридической силы копии документа - она заверяется. • Оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает: Верно Инспектор отдела кадров подпись И. И. Петрова 00. 0000
Отметка об исполнении • Проставляется после исполнения документа и является свидетельством завершения работы над ним. • Располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из: В дело 11 -10 Подготовлен ответ 00. 0000, № 130 (Или указать что сделано конкретно. Подпись 00. 0000)
Отметка о поступлении • Регистрационный штамп (размер 42 х 16 мм) для входящих документов проставляется на нижнем поле первого листа документа справа: Гродненская городская организации Белорусского профсоюза работников образования и науки 00. 0000 №____ • На документах, требующих срочного исполнения ставится время получения (часы и минуты)
Отметка о переносе данных на машинный носитель • Включает запись «Информация перенесена на машинный носитель» , подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса; • Располагается на нижнем поле 1 -го листа документа; • Для исключения повторного введения документа в ПК следует указать имя файла (папки), в который внесен документ.
Общий бланк Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Наименование вышестоящей организации Установа адукацыi Учреждение образования ______№______ г. Гродна • г. Гродно На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.
Бланк для письма общественной организации • • • • БЕЛАРУСКІ ПРАФЕСІЙНЫ САЮЗ РАБОТНІКАЎ АДУКАЦЫ ІІ НАВУКІ БЕЛОРУССКИЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СОЮЗ РАБОТНИКОВ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ГРОДЗЕНСКАЯ АБЛАСНАЯ АРГАНІЗАЦЫЯ ГРОДНЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ГРОДЗЕНСКАЯ ГАРАДСКАЯ АРГАНІЗАЦЫЯ ГРОДНЕНСКАЯ ГОРОДСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ Вуліца Савецкая, 4, каб. 26 У лица Советская, 4, каб. 26, 220023, г. Гродна, тэл/факс (8 -0152) 73 -02 -79, 230023, г. Гродно, тел/факс (8 -0152) 73 -02 -79 74 -07 -13 74 -07 -13 e-mail: gr_gorprof@mail. ru Дырэкцыя ААТ «Белiнвестбанк» па Дирекция ОАО « Белинвестбанк» по Гродзенскай вобласці, г. Гродна Гродненской области, г. Гродно р/р 3015575002014, БІК 153001739 р/с 3015 575002014, БИК 153001739 УНН 500080461, АКПА 05556363 УНН 500080461, ОКПО 05556363
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ • • • Использование табулирования ПК 0 – нулевое положение (30 мм) – угловое расположение 1 - 12, 5 мм - Красная строка 4 - 80 мм - Адресат 5 – 100 мм - 1. Гриф утверждения 2. Гриф приложения 3. Гриф ограничения доступа к документу 6 – 120 мм - Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» 8 - 160 мм - Коды общегосударственных классификаторов (граница правого поля – не менее 8 мм). При наборе текста применяется гарнитура шрифта Times New Roman, размер шрифта не менее 13 пунктов, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь (14, 15 пт. (2012 г. ), 16 – доклады). Составные части реквизитов, состоящие из нескольких строк, печатают с одинарным интервалом точно 14 пунктов, составные части реквизита отделяются друг от друга одинарным интервалом; реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом. В конце реквизитов точка не ставится. При оформлении таблиц интервал допускается уменьшать до 11 пунктов. Нумерация страниц – посередине верхнего поля (1+1) листа арабскими цифрами (1 -й лист не нумеруется);
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения (подшивки в дело) либо отправки в другую организацию. Вся документация делится на 3 документопотока: • входящие (поступающие в организацию) документы; • исходящие (отправляемые из организации) документы; • внутренние (созданные в учреждении и не выходящие за его пределы) документы.
Этапы документооборота входящая документация • Прием и первичная обработка корреспонденции • Регистрация (Нерегистрируемые документы) • Рассмотрение документов руководителем (Резолюция); • Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму (журнал - 600 документов, в год), РКК (обращения в 2 -х экз. ), электронный вариант. • Передача документов исполнителю. • Исполнение и контроль исполнения; • Подшивка в дело.
Перечень документов, не подлежащих регистрации • Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки, заявки, разнарядки), присланные для сведения; • Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки); • Программы, планы, повестки дня совещаний, конференций; • Поздравительные письма, пригласительные билеты; • Печатные издания (газеты, журналы), рекламные материалы (листовки, проспекты); • Письма организаций и индивидуальных предпринимателей о сотрудничестве; • Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.
Журнал регистрации входящих документов № Дата Корп/п поступ рес-ления пондент Дата документа Краткоесодержание Кому передан документ Отме -тка об исполнении № дела куда подшитдокумент
Регистрационно-контрольная карточка • 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 • Срок исполнения • Название вида документа Автор (корреспондент) • Дата и индекс поступления Дата и индекс документа • Краткое содержание Резолюция • Отметка об исполнении документа (дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу) • На обороте Контрольные отметки Фонд № Опись № Дело №
Порядок прохождения исходящих документов • Составление проекта документа и его согласование с заинтересованными организациями; • Проверка правильности оформления и подписание руководителем; • Регистрация, постановка индекса на всех экземплярах документа; • Проверка правильности адресования, конвертирование при отправке по почте, использование э-почты, факса; • (Изм. 2014 г. - Отметка об отправке (штамп) документа по электронной почте проставляется на исходящем документе на бумажном носителе, остающемся в организации, только после его фактической отправки по Э-почте).
Порядок прохождения внутренних документов • На этапе подготовки и оформления аналогичен порядку работы с исходящими документами (составление проекта, его согласование, оформление, подписание и регистрация); • На этапе исполнения аналогичен порядку работы с входящими документами (передача документа исполнителю, исполнение, контроль исполнения, подшивка исполненного документа в дело).
Форма регистрации для исходящих и внутренних документов : Индекс и дата документа Корреспондент Краткое содержание Отметка об исполнении № дела, куда подшит документ
Организация документооборота посредством электронной почты • Документы электронной почты регистрируются в учетных формах вместе с другими документами • К учетным формам могут добавляться графы, например: «Отправлено по электронной почте» • (Изм. 2014 г. ) Хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет согласно Перечня (303 документа: проекты организационно-распорядительных документов; протоколы оперативных совещаний; отдельные виды переписки, например о заключении договоров; виды регистрационных форм, например, об учете личного приема граждан; документы по рассмотрению обращений в ходе прямых линий и т. д. )
ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ • Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Виды номенклатур дел: • типовая (устанавливает типовой состав дел и единую систему индексации для • примерная (устанавливает примерный состав и индексы дел для однородных по характеру деятельности организаций – носит рекомендательный характер); • индивидуальная номенклатура дел конкретной организации (сводная при наличии структурных подразделений). однородных по характеру деятельности организаций – носит обязательный характер); Согласно п. 159, 161 Инструкции по ведению делопроизводства общественные организации (в. т. ч. профсоюзная организация) включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Заверяется руководителем организации, заведующим архивом согласовывается с экспертной комиссией, Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______№____ г. Гродно на _____ год Индекс дела Название Количество разделов, дел, томов заголовок дела Срок хранения, № статей (пунктов) по перечню Примечание ЭД- эл. д. ГД – гибр. вр. срока хранен.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации в ___ году (Итоговая запись заверяется и сведения передается в архив) (должны быть учтены все папки-дела, которые ведутся в организации) По срокам хранения Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет вкл. ) ИТОГО: Всего В том числе: переходящих , с отметкой ЭПК
Заголовки дел в разделах номенклатуры дел Систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке: • • Нормативно-правовые акты Республики Беларусь; Учредительные документы организации (Уставы, положения, свидетельства о регистрации и др. ); • Распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др. ); • Распорядительные документы организации (постановления, приказы и др. ); • Организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила ВТР); • • • Протоколы собраний, заседаний; Планы (отдельно годовые); Отчеты (отдельно годовые, квартальные и др. ); • • Справочно-информационные документы (акты, справки, письма и др. ); Учетно-регистрационные формы (журналы входящей, исходящей корреспонденции, другие регистрационные формы).
Сроки хранения документов Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24. 05. 2012 № 140, с изменениями и дополнениями (ВЕДОМСТВЕННЫЕ ПЕРЕЧНИ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ для различных отраслей (для УО – дошкольные учреждения, учреждения общего среднего образования и другие, обозначаются звездочкой – *, ***) Перечни 2001, 2006 г. г. отменены
Функции ЭК (ЦЭК): • Согласование проектов номенклатур дел; • Ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение; • Согласование описей дел постоянного, временного хранения (св. 10 лет) и по личному составу; • Согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению (ежегодно); • Совершенствование делопроизводства и работы архива организации; • Заседание комиссии протоколируется.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ • • Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и согласно отметкам на документах «В дело» одного календарного года с одинаковым сроком хранения. Объем дела по толщине не более 40 мм. При большем объеме – дело делится на тома. Принципы систематизации документов в дела: • Нумерационный (расположение документов по номерам, например, постановление, распоряжение, протокол, № 1, 2, 3 и т. д. ); • Хронологический (по датам поступления, исполнения, подписания и т. д. ); • Вопросно-логической последовательности решения вопроса. • Алфавитный (Ф. И. О. );
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА Форма обложки дела Ф. №______, Оп. № ______ Д. №_______ Наименование вышестоящей организации Наименование структурного подразделения, функции или направления деятельности Дело №____ Том №____ (согласно номенклатуре дел, личное дело - Ф. И. О. ) ____________ заголовок дела Дата (крайние даты) 2016 На ______ листах Хранить _______
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ • ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 24 мая 2012 г. N 143 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ АРХИВОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ И ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ» • • • В зависимости от сроков хранения проводят полное (постоянного и долговременного срока хранения) или частичное (соответствующее оформление обложки дела) оформление дел после их завершения делопроизводством. Полное оформление дела предусматривает: систематизация документов (январь-декабрь по датам); подшивку (не менее чем в 4 прокола и твердую обложку) и переплет (с возможностью свободного чтения текста всех документов, металлические предметы удаляются) дела; нумерацию листов в деле (в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом, листы внутренней описи нумеруются отдельно); Лист подшитый за край и сложенный – как один лист, подшитый по центру – за 2 листа. При обнаружении ошибки в нумерации, используют литерные номера 15 а, 15 б. При большом к-ве ошибок – перенумерация – цифра зачеркивается, рядом пишется другая. составление внутренней описи документов дела: составление листа-заверителя дела (указывается цифрами и прописью - количество пронумерованных листов + к-во листов внутренней описи).
ОПИСИ • Составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Наименование организации ОПИСЬ № _____ дел постоянного хранения за ______ год № п/п Индекс дела Наименование раздела, заголовок дела УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись И. О. Ф. 00. 0000 Дата дела Кол-во листов в деле Срок хранения дела
ОПИСЬ (продолжение, итоговая запись) В данную опись внесено _________________ (цифрами и прописью) дела с №____ по №____, литерные номера _______, пропущенные номера ____. Наименование должности составителя описи Подпись И. О. Ф. 00. 0000 СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации _______ № _____ Передал _____ дел и ____ регистрационно-контрольных карточек (цифрами и прописью) Наименование должности работника, передавшего дела И. О. Ф. Принял _____ дел и ____ регистрационно-контрольных карточек (цифрами и прописью) Наименование должности работника, принявшего дела И. О. Ф.
Перечень нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих организацию делопроизводства в Республике Беларусь: 1. Закон Республики Беларусь от 29 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» , 2011 г. , № 136; 2. Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113 -З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» ; 3. Указ Президента Республики Беларусь № 357 от 28 июня 2000 г. Республики Беларусь «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» ; 4. Государственный стандарт Республики Беларусь 6. 38 -2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , утверждены постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации; 5. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19. 01. 2009, № 4 (в редакции постановлений Минюста от 24. 10. 2011 № 235, от 27. 01. 2012 № 18, от 10. 12. 2014 № 240); 6. Альбом-форм организационно-распорядительных документов.
Скачать презентацию Делопроизводство в учреждениях образования Голенастова Л К
3c006b0d114e70a6bc644d28a4c8dfcd.ppt