Делопроизводство в кадровой службе О. Н. Бородина

Делопроизводство в кадровой службе О. Н. Бородина Тема 1. Основы делопроизводства и требования к его ведению

Вопросы: 1. Основные термины и определения в делопроизводстве 2. Классификация документов 3. Электронный документ, его преимущества и недостатки 4. Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства

Вопрос 1. Основные термины и определения в делопроизводстве

Основные термины и определения в делопроизводстве Делопроизводство — отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая • документирование и • организацию работы с официальными документами, • создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций

Основные термины и определения в делопроизводстве Документирование- регламентированный процесс фиксации на различных материальных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для управленческой деятельности информации

Основные термины и определения в делопроизводстве В результате процесса документирования появляется – документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ

Основные термины и определения в делопроизводстве Документ может быть: • носителем информации (в сфере информационных технологий) • средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении) • способом доказательства чего-либо (в юридической сфере) • источником фактов (в науке)

Основные термины и определения в делопроизводстве Документ имеет внешние признаки – это признаки, отражающие : • форму документа • размер документа • носитель информации • способ записи • элементы оформления. Документ

Основные термины и определения в делопроизводстве Обязательным информационным элементом оформления документа, обеспечивающим его юридическую силу, является реквизит ГОСТ Р. 6. 30 -2003 от 01. 07. 2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Состав реквизитов документов • 01 — Государственный герб Российской Федерации; • 02 — герб субъекта Российской Федерации; • 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); • 04 — код организации; • 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; • 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); • 07 — код формы документа; • 08 — наименование организации; • 09 — справочные данные об организации; • 10 — наименование вида документа;

Состав реквизитов документов • 11 — дата документа; • 12 — регистрационный номер документа; • 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; • 14 — место составления или издания документа; • 15 — адресат; • 16 — гриф утверждения документа; • 17 — резолюция; • 18 — заголовок к тексту; • 19 — отметка о контроле; • 20 — текст документа;

Состав реквизитов документов • 21 — отметка о наличии приложения; • 22 — подпись; • 23 — гриф согласования документа; • 24 — визы согласования документа; • 25 — оттиск печати; • 26 — отметка о заверении копии; • 27 — отметка об исполнителе; • 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; • 29 — отметка о поступлении документа в организацию; • 30 — идентификатор электронной копии документа.

Функции документа

Функции документа • Информационная (документирование, хранение, предоставление информации) • Управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы) • Коммуникативная (документы являются средством обмена информацией); • Правовая (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон); • Организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция), • Научно-историческая (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Основные термины и определения в делопроизводстве Каждый официальный документ должен обладать юридической силой под юридической силой документа понимают свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления.

Основные термины и определения в делопроизводстве • Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению называют системой документации. • Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности считается унифицированной системой документации ( УСД).

Основные термины и определения в делопроизводстве Документационное обеспечение управления (делопроизводство) Документирование Документ Система документации, созданная по единым правилам Унифицированная система документации УСД

Вопрос 2. Классификация документов

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними

Классификация документов

Классификация документов Большую часть кадровых документов составляют организационно-распорядительные документы – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Классификация документов

Классификация документов Модель построения организационно-распорядительного документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты, называется формуляром-образцом документа Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документа

Расположение реквизитов и границы зон на формате А 4 углового бланка

Расположение реквизитов и границы зон на формате А 4 продольного бланка

Формуляр-образец Приказа о внесении изменений в штатное расписание

Вопрос 3. Электронный документ, его преимущества и недостатки

Электронный документ, его преимущества и недостатки Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27. 07. 2006 № 149 -ФЗ вводится понятие « электронное сообщение » , законом «Об электронной цифровой подписи» от 10. 01. 2002 № 1 -ФЗ « электронный документ » и «э лектронная подпись »

Электронный документ, его преимущества и недостатки Под электронным сообщением понимают информацию, переданную или полученную пользователем информационно-телекоммуникационной сети. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронный документ, его преимущества и недостатки В целях защиты электронного документа от подделки применяется электронная цифровая подпись Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: • создаваться, обрабатываться, храниться и приниматься с помощью программных и технических средств • содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность • быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия (на экране дисплея, бумажном носителе или ином материальном объекте в доступном для визуально обозрения виде)

Преимущества электронных документов • компьютерная обработка электронных документов выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов, • ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации; • с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния, • хранение электронных документов позволяет сохранить на машинных носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов, • технология работа с документами становится эффективнее на каждом участке, • возможность использования полученной информации для подготовки другого документа, • компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК, • возможно согласование проекта электронного документа без вывода на бумагу, с внесением исправлений в проект, а также одновременная рассылка проекта документа нескольким визирующим лицам.

Недостатки использования электронных документов: • недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами • необходимость наличия технических средств для прочтения • возможность внесения несанкционированных изменения при отсутствии средств защиты

Защита электронной информации Федеральным законом РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27. 07. 2006 № 149 -ФЗ Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на: • обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации; • соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа; • реализацию права на доступ к информации. Ст.

Защита электронной информации Электронный документ подлежит проверке для определения его подлинности средствами проверки ЭЦП на основании Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» от 10. 01. 2002 № 1 -ФЗ (в ред. Федерального закона от 08. 11. 2007 № 258 -ФЗ).

Вопрос 4. Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства

Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства Под нормативно-методической базой делопроизводства понимают совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями

Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: • правила оформления документов • правила работы с документами • обеспечение сохранности документов • порядок передачи документов на архивное хранение • работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты) • внедрение новых информационных технологий в работе с документами • работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа • юридические аспекты, связанные с документами, и др. вопросы

Структура законодательной и нормативно-методической базы кадрового делопроизводства

Законы РФ регламентирующие трудовые отношения и, в частности, работу с документами : • «Трудовой кодекс РФ» (Федеральный закон от 31. 12. 2001 № 197 -ФЗ с изменениями и дополнениями) – содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений. • «Уголовный кодекс РФ» (Федеральный закон от 13. 06. 1996 № 63 -ФЗ) (ред. от 06. 12. 2007) – устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. • «Гражданский кодекс РФ» Федеральный закон. Часть первая от 30. 11. 1994 № 51 -ФЗ (ред. 13. 05. 2008); Часть вторая от 26. 01. 1996 № 14 -ФЗ (ред. 06. 12. 2007); Часть третья от 28. 11. 2001 № 146 -ФЗ (ред. от 30. 06. 2008); Часть четвертая от 18. 12. 2006 № 230 -ФЗ (ред. 30. 06. 2008) – содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений.

Законы РФ регламентирующие трудовые отношения и, в частности, работу с документами : • «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» Федеральный закон от 30 декабря 2001 года № 195 -ФЗ (с изм. и доп. , с изм. , внесенными Федеральным законом от 24. 07. 2007 № 212 -ФЗ, с изм от 16. 05. 2008 № 74 -ФЗ). В числе основных задач Кодекса защита личности, охрана прав и свобод человека и гражданина, охрана здоровья граждан, санитарно-эпидемиологического благополучия населения, защита общества и государства от административных правонарушений, а также предупреждение административных правонарушений. • «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Федеральный закон от 27. 07. 2006 № 149 -ФЗ регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации.

Законы РФ регламентирующие трудовые отношения и, в частности, работу с документами : • «О Коммерческой тайне» Федеральный закон от 29 июля 2004 года № 98 -ФЗ (в ред. Федеральных законов от 02. 2006 № 19 -ФЗ, от 18. 12. 2006 № 231 -ФЗ от 24. 07. 2007 № 214 -ФЗ) определяет информацию, составляющую коммерческую тайну, охрану конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений, способы получения такой информации, а также ответственность за нарушение настоящего Федерального закона. • «Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон от 10. 01. 2002 № 1 -ФЗ – устанавливает основы придания юридического значения электронным документам; условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи, особенности использования электронной цифровой подписи в сфере государственного управления и в корпоративной информационной системе.

Законы РФ регламентирующие трудовые отношения и, в частности, работу с документами : • «Об Архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22. 10. 2004 года № 125 -ФЗ (ред. Федеральных законов от 04. 12. 2006 № 202 -ФЗ, от 01. 12. 2007 № 318 -ФЗ). Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ • «Об утверждении положения о воинском учете» Постановление Правительства РФ от 27. 11. 2006 г. № 719 (в ред. от 16. 04. 2008), в III разделе которого, регламентируется порядок осуществления воинского учета в организациях. • «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» Указ Президента РФ от 01. 02. 2005 г. № 110.

Межведомственные постановления и нормативные акты Во исполнение законов издаются межведомственные постановления и нормативные акты Госстандарта РФ, министерств, ведомств и других федеральных органов исполнительной власти. Например, «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 05. 01. 2004 г. № 1.

Государственные стандарты и правила Нормативная документация, на соответствие которой оформляются и регламентируются документы, представлена в государственных стандартах и правилах : • ГОСТ Р. 6. 30 -2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 01. 07. 2003. Настоящий стандарт устанавливает – состав реквизитов документов, – требования к оформлению реквизитов документов, – требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт распространяется на ОРД, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), такие, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Государственные стандарты и правила • ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27. 02. 1998 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. • « Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)» , 1991 г. – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях, содержит примерный перечень документов, подлежащих утверждению, а также документов, на которых ставится гербовая печать. Основные цели ГСДОУ: упорядочение документооборота; сокращение количества документов; повышение качества документов; нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности; совершенствование работы аппарата управления.

Общероссийские классификаторы В Постановлении Правительства РФ «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» от 10 ноября 2003 г. № 677 (в ред. Постановления Правительства РФ от 04. 08. 2005 № 493, распоряжения Правительства РФ от 23. 11. 2006 № 1615 -р) содержится перечень имеющихся классификаторов. В их числе: • Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) (ОК 009 -2003), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30. 09. 2003 № 276 -ст. • Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); • Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019 -95 (ОКАТО), утвержденный постановлением Госстандарта России от 31. 07. 1995 № 413;

Общероссийские классификаторы • Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018 -95 (ОКИН), утвержденный постановлением Госстандарта от 31. 07. 1995 № 412; • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016 -94 (ОКПДТР), утвержденный постановлением Госстандарта от 26. 12. 1994 № 367; • Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); • Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ); • Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК); • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ). • Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93 (ОКУД).

Нормативная документация по организации делопроизводства • «Требования Инспекции НПФ и типовая Инструкция по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах» , утвержденные Приказом Инспекции НПФ от 31 августа 2001 г. № 115. Данный документ устанавливает единый порядок составления документов и организации работы с ними в фонде. • «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» , утвержденная Приказом Минкультуры РФ от 08. 11. 2005 № 536. Типовая инструкция содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правил оформления отдельных документов. Документ содержит и временную Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы.

Отраслевые и ведомственные нормативно-методические документы Порядок работы со специфическими для организации документами, как правило, регламентируется отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими документами, например: • «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и «Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» — Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 24 октября 2002 г. № 73. • «Методические рекомендации о порядке подготовки и оформления приказов, указаний в министерствах социальной защиты населения республик в составе Российской Федерации, комитетах, департаментах, главных управлениях, управлениях и отделах социальной защиты населения органов исполнительной власти краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга, учреждениях и организациях, подведомственных министерству» , утвержденные Письмом Министра социальной защиты населения Российской Федерации от 9 июня 1995 г. № 2117/1 —

Нормативная документация по организации архивного хранения документов • Федеральный закон «Об Архивном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года № 125 -ФЗ (ред. Федеральных законов от 04. 12. 2006 № 202 -ФЗ, от 01. 12. 2007 № 318 -ФЗ). С учетом требований данного закона разработаны • «Основные правила работы архивов организаций» от 06. 02. 2002 и одобрены решением Коллегии Росархива. Данные Правила распространяются на архивы государственных организаций и всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности.

Нормативно-методические документы организаций, предприятий, местных органов исполнительной власти по делопроизводству составляются с учетом общегосударственных требований и базируются на перечисленных выше документах. При этом, безусловно, учитываются специфические особенности отрасли, сферы деятельности, формы собственности и др.

Вопросы для самопроверки: • 1. Что понимают под «документом» , каково его значение в управлении и какие функции выполняет документ? • 2. Дайте определение термина «документирование» . • 3. С помощью каких видов работ реализуется информационная функция документа? • 4. Что понимают под «классификацией документов» , и какие группы документов вы знаете? • 5. Что такое электронный документ? В чем его достоинства и недостатки? • 6. Дайте определение организационно-распорядительных документов и назовите группы на которые они делятся. • 7. Какие документы входят в группу информационно-справочных? • 8. Назовите документы, относящиеся к группе организационных. • 9. Что понимают под номенклатурой дел и каково ее назначение ? • 10. Из каких элементов состоит структура заголовка дел в номенклатуре дел? Перечислите правила их составления. • 11. Назовите порядок формирования номенклатуры дел организации. • 12. Дайте определение «нормативно-методической базы делопроизводства» . • 13. Какие законы РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства вы знаете? • 14. Какими ГОСТами следует пользоваться при оформлении организационно- распорядительных документов? • 15. С какой целью разработаны общероссийские классификаторы, и какие из них используются в делопроизводстве? • 16. В чем суть «Инструкция по делопроизводству» и каковы ее основные разделы?

Список рекомендуемой литературы: • Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе. М. : «Экономика» , 2003, 373 с. • Басаков М. И. Документы по персоналу организации: Практическое пособие, 2 -е изд. , перераб. и доп. – М. : ИЦК «Мар. Т» ; Ростов-на-Дону: «Издательский центр «Мар. Т» , 2003. — 240 с. • Верховцев А. Б. Делопроизводство в кадровой службе. – М. : Издательство Индра-М, 2004, -234 с. • «Государственная система документационного обеспечения управления (СДОУ)» , 1991 г. • ГОСТ Р. 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 01. 07. 2003. • ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27. 02. 1998. № 28. • Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета)/ Сост. Т. В. Сиганова. – Омск: Омск. Гос. ун-т, 2004. -71 с. • «Об Архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22. 10. 2004 года № 125 -ФЗ (в ред. Федеральных законов от 04. 12. 2006 № 202 — ФЗ, от 01. 12. 2007 № 318 -ФЗ).

Список рекомендуемой литературы: • «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» . Приказ Минкультуры РФ от 08. 11. 2005 № 536 (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27. 01. 2006 № 7418). • «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Федеральный закон от 27. 07. 2006 № 149 -ФЗ. • «Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон от 10. 01. 2002 № 1 -ФЗ (в ред. Федерального закона от 08. 11. 2007 № 258 -ФЗ). • «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» . Федеральная архивная служба России 06. 10. 2000 года (в ред. решения Росархива от 27. 10. 2003). • Стенюков М. В. Конспект лекций по делопроизводству. – М. : «Приор-издат» , 2004. -128 с. • Трудовой кодекс Российской Федерации. Официальный текст. М. : Омега-Л, 2004. -184 с.