ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ГОВОРОВА НАТАЛЬЯ АНТОНОВНА – профессор кафедры экономики труда и управления персоналом, к. с. н. , Тел. 8 -910 -422 -58 -99
План 1. Документоведение как отрасль деятельности в сфере управления. 2. Нормативноправовая база в делопроизводстве. 3. Классификация деловой документации.
1. Документоведение как отрасль деятельности в сфере управления Понятие термина «делопроизводство» • Под делопроизводством понимается специальная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование, т. е. создание документов, и весь процесс работы с ними. [ГОСТ Р 51141 -98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". – М. : Изд-во стандартов, 1998. ] • Под делопроизводством понимают канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом – бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации. • Под делопроизводством вообще подразумевается определенный порядок ведения и хранения дел в учреждениях и организациях (Совокупность всех действий при работе с документами).
Понятие термина «делопроизводство» • «Делопроизводство» – старый термин, он существует с XVIII века. • Он образован от сочетания слов «производство дела» , что первоначально означало рассмотрение и разрешение вопросов (дел), возникающих в деятельности учреждения. • «Документационное обеспечение управления» - новый термин (конец 70 -х, начало 80 -х гг. ХХ века).
Приказное делопроизводство • Система государственного делопроизводства Московского княжества складывается в ХV веке. • Первые государственные учрежденияприсутственные места или приказы – появились в ХVII веке. • Во главе приказа стоял приказной судья. В его ведении – дьяки (составители документов). В введении дьяков – подъячие ( «старые» , «средние» , «молодые» ). • Появление первых «ведомственных архивов» сундуки и шкафы для хранения дел.
Коллежское делопроизводство • Петр I создал в Сенате канцелярию по входящим и исходящим документам, контролю за их прохождением. • Вместо приказов были созданы 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камерколлегия, Штатсконтор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерцколлегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. • Система делопроизводства получила название «коллежской» . • 1720 год – издание Петром I регламента» . «Генерального
Коллежское делопроизводство • Управляющим канцелярии являлся секретарь. В ее состав входили: • нотариус (вел протоколы заседаний), • регистратор (вел регистрационные книги входящих и исходящих документов), • актуариус (отвечал за сохранность бумаг и канцелярские принадлежности), • канцеляристы ( выдавали под расписку документы и готовили дела к докладу), • копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода), • вахмистр (сторож для охраны). Отдельно организовывались архивы.
Министерское делопроизводство • В начале ХХ века были созданы первые министерства: военно-морских дел, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и государственное казначейство. • Делопроизводством министерств занималась канцелярия. • Появляются технические средства – пишущие машинки, телеграф, затем телефон.
Делопроизводство в СССР в ХХ веке Три периода: • Перестройка всей системы организации делопроизводства в 1920 -1930 гг. • Период полного отсутствия разработок в этой области в 1940 -1950 гг. • Развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960 -1990 гг.
Отличия отечественного делопроизводства от западного: • порядок движения документов - от руководителя к исполнителю и обратно; • отслеживание работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т. д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками; • наличие органа, контролирующего исполнение документа.
Проблемы в документационной деятельности организаций: • невозможно найти нужный документ или даже узнать, был ли он вообще; • документы движутся крайне медленно, приходится тратить значительные усилия на изготовление копий и контроль прохождения наиболее важных документов; • документооборот, как правило, включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друга, а иногда носят противоречивый характер; • отсутствует точная информация о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов.
Проблемы в работе организации Следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не в состоянии ответить на многие ключевые вопросы, связанные с деятельностью организации: • какие решения принимались организацией; • какие документы и по каким проблемам находятся в работе; • какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов; • чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.
Делопроизводство как отрасль деятельности в сфере управления • Управленческий процесс в любой сфере жизни общества - сбор, обработка, передача, хранение, поиск и использование информации для выработки необходимых управленческих решений. • Информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Типы информации: • • • управленческая, научно-техническая, медицинская, дипломатическая, военная, гидрометеорологическая и др.
Виды информации: • устная информация, не закрепленная в письменной форме на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете); • письменная информация (письма, документы в различных учреждениях и организациях: паспорт, трудовая книжка, диплом, рекомендательное письмо и т. д. ).
Документы • Документ - записанная на бумаге или другом носителе информация. • Термин «документ» происходит от латинского слова DOCUMENTUM – образец, доказательство, свидетельство. • Первоначально этот термин имел юридическое значение – письменное доказательство. • В этом значении слово пришло и в русский язык в начале XXVIII века в период реформ Петра I и отразил извечное стремление русского человека искать правды у царябатюшки. • В дореволюционном русском делопроизводстве этот термин не употреблялся, а использовались термины «деловая бумага» , «акт» .
Документы • Более широкое понятие документа как носителя социальной информации ввел бельгийский ученый Поль Отле в «Трактате о документации» , изданном в 1934 году. • К документам он относил книги, брошюры, журналы, карты, диаграммы, статистику, записи голоса с помощью фонографии, диапозитивы или кинофильмы.
Документы • Существует и иная точка зрения: документ – это способ первичной фиксации информации, так как именно в документе информация фиксируется впервые.
Понятие документа • Практически до конца XIV века основным материалом для письма на Руси был пергамент – особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа, называемая в документах «хартией» или «телятиной» . • Лучший пергамент привозили из Греции.
Понятие документа • Самой древней формой документа на Руси была грамота – отдельный лист пергамена шириной около 3, 5 вершка (15 -17 см. ). • Документ имел форму столбца (столпа): один лист подклеивали к другому. • Если документ терял ценность, пергамен счищали и снова использовали для записи информации.
Понятие документа • В XV веке дорогостоящий пергамен вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран. • Со второй половины XVII века на Руси стали использовать отечественную бумагу, которая изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях.
Понятие документа • «Столбцевая» форма документа сохранялась в делопроизводстве и при переходе на бумагу и просуществовала до конца XVII века. • В качестве инструментов письма до второй половины XIX века использовались гусиные перья, затачиваемые особым образом. • Металлические перья появились в начале XX века, но широко начали применяться только во второй его половине.
Понятие документа • Все создаваемые человеком документы объединяют по принципу сущности их назначения. • Официальные - документы, создаваемые человеком в процессе его общественной жизни. • Личные - документы, создаваемые человеком вне сферы его официальной, служебной деятельности (виды личной переписки: дружеская, любовная, между родственниками и др. ; дневники, мемуары и воспоминания).
Документы • Документирование управленческой деятельности или создание документов - процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. • Информационные ресурсы страны отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах).
Функции документов • Информационная (Документы являются носителем и источником информации) • Правовая (Документы служат юридической основой производственной и управленческой деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели) • Управленческая (Документы позволяют организовывать, регулировать, контролировать анализировать процессы, происходящие в производственной и непроизводственной сферах) • Коммуникативная (Документы помогают обеспечивать обмен информацией и общение между различными объектами)
Функции документов • Учетная (В документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что позволяет их анализировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности в происходящих событиях) • Социальная (Документы отражают социальноэкономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни стран и народов) • Культурная (Документы являются памятниками культуры своей эпохи, показывают ее специфику, обычаи, традиции)
Функции документов • Историческая (Документы являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, раскрывают исторические факты и явления, подтверждают и дополняют полученные в других источниках сведения, помогают восстанавливать, анализировать и оценивать историческое прошлое стран и народов)
Унификация документов • Документы оформляются по единым требованиям и образуют определенную систему документации. • Все системы документации создаются по единым правилам и требованиям и содержат информацию, необходимую для управления в конкретной сфере деятельности. • Документы, создаваемые при выполнении типовых функций управления, должны быть приведены к оптимальному единообразию по составу, видам, формам, т. е. унифицированы.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД): Унифицированная система организационно-распорядительной документации • • • • Документация по созданию организации, предприятия. Документация по реорганизации, предприятия. Документация по ликвидации организации, предприятия. Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий. Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия. Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия. Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия. Документация по приему на работу. Документация по переводу на другую работу. Документация по увольнению с работы. Документация по оформлению отпусков. Документация по оформлению поощрений. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД): Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций • Финансовая документация. • Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций. • Учетная бухгалтерская документация.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД): Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий • Отчетная бухгалтерская документация. • Регистры бухгалтерского учета. • Первичная учетная документация.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД): Унифицированная система документации по труду • Документация по состоянию рынка труда. • Документация по трудовым отношениям. • Документация по повышению квалификации работников органов по труду. • Документация по охране труда. • Документация по минимальным потребительским бюджетам. • Документация по обращениям в органы по труду.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД): Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации • Документация по учету и распределению средств. • Документация по плановоэкономической деятельности. • Документация по контрольнопроверочной деятельности.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД): Унифицированная система внешнеторговой документации • Оперативно-коммерческая документация. • Товаросопроводительная документация. • Расчетная внешнеторговая документация. • Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара. • Транспортная внешнеторговая документация. • Экспедиторская внешнеторговая документация.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД): Унифицированная система отчетно-статистической документации • Документация по статистике национальных счетов и экономических балансов. • Документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса. • Документация по статистике труда. • Документация по статистике материальных ресурсов. • Документация по статистике финансов. • Документация по социальной статистике. • Документация по статистике промышленности. • Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции. • Документация по статистике капитального строительства. • Документация по статистике внешнеэкономических связей. • Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры. • Документация по статистике транспорта и связи. • Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
2. Нормативно-правовая база в делопроизводстве 1. Трудовой кодекс РФ (Принят Государственной думой РФ от 21 декабря 2001 года. Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года. )
Трудовой кодекс РФ в области документирования: • • • устанавливает обязательность применения ряда правовых актов – правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков и др. устанавливает документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение работников, а также командирование работников, предоставление отпуска, вынесение поощрения и взыскания работников; устанавливает сроки исчисления документов: ст. 14 ТК РФ (срок трудового договора (ст. 58), испытательный срок (ст. 70), срок предупреждения об увольнении ( ст. 79, 80. 180); устанавливает конкретные сроки подготовки таких документов, как приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) и др. вводит обязательность оформления страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (ст. 65); вводит обязательность разработки документов, которые будут регламентировать порядок передачи персональных данных работников (ст. 88).
Нормативно-правовые документы 2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М. , 1991 (ГСДОУ).
Нормативно-правовые документы Включает в себя две части: 1 часть определяет общие требования к документам и службам документационного обеспечения (порядок подготовки и оформление документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов для сдачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов). 2 часть представляет собой альбом с образцами форм основных организационнораспорядительных документов.
Нормативно-правовые документы 3. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93. М. : Госстандарт России, 1994 (ОКУД). Служит основой для кодирования документов в информационнопоисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов. Код по ОКД должен проставляться на каждой унифицированной форме.
Нормативно-правовые документы 4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Федеральной архивной службой России от 27. 11. 2000. • Содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения.
Нормативно-правовые документы 5. Унифицированная система хранения организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению, подготовленные специалистами ВНИИДАД в 1993 г. • Последняя редакция данного документа распространяется на документы, «которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятий, организаций и объединений независимо от организационно-правовой формы и видов деятельности» .
Нормативно-правовые документы 6. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. • Содержит перечень практически всех возможных в организации документов, с указанием сроков их хранения.
Нормативно-правовые документы 7. Основные правила работы ведомственных архивов. М. ; Главархив СССР, 1986. • Главный нормативный документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В нем регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивка документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбор на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу, оформления актов на уничтожение документов.
Нормативно-правовые документы 8. Постановление мэра Москвы от 19 октября 1993 г. № 595 -РМ «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу» . Вестник мэрии Москвы, 1993, № 23. • В постановлении установлены размеры штрафных санкций за нарушение действующего законодательства по архивному делу, установленных правил сохранности, упорядочения и использования архивных документов. Размеры штрафных санкций колеблются от 28 до 70 минимальных окладов.
Нормативно-правовые документы 9. Инструкция по ведению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда и социального развития от 10. 2003 № 69. • Устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Устанавливает форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, а также общий порядок
Нормативно-правовые документы 10. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. НИИстатинформ Госкомстата России, 2003. • Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц всех организационноправовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
3. Классификация деловой документации • Организационно-правовая документация • Распорядительная документация • Справочно-информационная документация
Организационно-правовая документация - комплекс документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организации, учреждения, фирмы, организацию работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов.
Организационно-правовые документы: • • • устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работников, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы: • являются правовой основой деятельности организации. • проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др. ) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа.
Организационно-правовые документы • С точки зрения срока действия они бессрочны: действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).
Организационно-правовые документы • Разрабатывает руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения. • Оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых (в соответствии с ГОСТ Р 6. 30 -2003) реквизитов: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
Организационно-правовые документы • Учредительные документы — это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия).
Организационно-правовые документы • Учредительный договор — это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Организационно-правовые документы • Устав — правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. (Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации. )
Организационно-правовые документы • Положение об учреждении — правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.
Организационно-правовые документы • Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) — это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов.
Классификация положений о структурных подразделениях: • положения о структурных подразделениях; • положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др. ); • положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Организационно-правовые документы • Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц.
Должностная инструкция • Должностная инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационноправового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции Должностная инструкция - документ, регламентирующий служебные полномочия и обязанности работника. • Основная цель: определить, что организация требует от работника. • Производная цель: возможность отличить хороших работников от плохих.
Цели использования должностных инструкции: • руководство к действию самого работника; • основа для оценки результата трудовой деятельности работника, для решения о его продвижении по должностной лестнице и переподготовке; • содержит информацию, необходимую для проведения обоснованного отбора работников при найме, при оценке соответствия требованиям организации кандидатов на штатные должности; • используются при ранжировании работ или должностей и последующей разработке систем оплаты труда; • дают информацию, необходимую для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.
Порядок разработки должностной инструкции • Разрабатывается в соответствии с положением о подразделении. • Должны быть описаны все основные функции, выполняемые работником подразделения, а нагрузка должна быть равномерно распределена между работниками с учётом уровня их квалификации. • Должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ. • Должна быть написана простым, понятным языком. Все ее пункты должны быть максимально конкретными. • Разрабатываются руководителями подразделений для своих непосредственных подчиненных. • Ответственность за полноту комплекта должностных инструкций лежит на руководителе отдела кадров.
Основные требования к составлению должностных инструкций: Должна содержать информацию по следующим вопросам: 1. Наименование должности; 2. Наименование структурного подразделения; 3. Назначение должности; 4. Подотчетность, место должности в рамках организационной структуры (кем руководит, кому подчиняется работник, занимающий эту должность); 5. Перечень должностных обязанностей, сгруппированных по функциональным блокам; 6. Критерии эффективности труда (Оценка деятельности или Оценка работы) (количественные и/или качественные: выполнение работы по срокам, объемам, качеству; отсутствие замечаний и штрафных санкций; и т. д. ). 7. Должна иметь гриф, заверяющий ее утверждение, дату, подпись работника об ознакомлении.
Структура должностной инструкции • Кадры предприятия. 300 образцов должностных инструкций. Практическое пособие. - 4 -е изд. перераб. и доп. - М. : Изд-во «Дело и сервис» , 2008. – 880 с.
Структура должностной инструкции • Подход 1: 1. Основные задачи. 2. Должностные обязанности. • Подход 2: 1. Общие положения. 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность.
Структура должностной Подход 3: инструкции • 1. Общие положения (что за специалист, кем назначается и освобождается, кто замечает в его отсутствие, какими нормами руководствуется в своей деятельности, требования к должности: образование, стаж работы, навыки и умения и т. д. ). 2. Функции. 3. Должностные обязанности. 4. Критерии эффективности труда. 5. Взаимоотношения (деловые связи). 6. Права. 7. Ответственность. 8. Поощрения.
Должностная инструкция Должностную инструкцию утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации — куратор данного подразделения или руководитель структурного подразделения, если ему предоставлено это право. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Организационно-правовые документы • Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Распорядительная документация • Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. • Основное назначение распорядительных документов — регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Распорядительная документация С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: • правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др. ); • правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт. Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований; • правовые акты организаций, учреждений, предприятий. Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов.
Распорядительная документация Акты можно разделить следующим образом: • акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации; • акты межведомственного характера; • акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.
Распорядительная документация Основанием для издания распорядительного документа может быть: • необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; • необходимость осуществления собственной исполнительнораспорядительной деятельности, обусловленной функциями и за дачами организации.
Распорядительная документация С точки зрения принятия решений все распорядительные документы делятся на две группы: • документы, издаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п. ); • документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (руководителем).
Распорядительная документация • В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. • В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.
Постановление - это правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм, правил.
Постановление Постановления издаются: • высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, • представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации, • руководящими коллегиальными органами общественных организаций.
Распорядительная документация Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения.
Решение • это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения вопросов их деятельности.
Решение • Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — ни основе единоначалия.
Решение • Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.
Приказы • Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. • Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.
Приказы по основной деятельности издаются при • реорганизации, • ликвидации учреждения, • утверждении и изменении структуры и штатов, • в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др. ), • при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.
Приказы • Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Распоряжение — это правовой акт, издаваемый • единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, • руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. • Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. • Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.
Указание • Указание — это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационнометодического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.
Информационно-справочная документация Это - акты, справки, докладные записки, переписка и др. • играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. • не содержат поручений, • не обязывают выполнять поручения, • сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, • позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Информационносправочная документация • Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Переписка Особую группу в информационносправочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов: • служебное письмо, • телеграмма, • телекс, • телефонограмма, • факсограмма (факс), • электронное сообщение и др.
Докладная записка • это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. • Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.
Докладная записка • Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации и составляются на общем бланке организации. • Внутренняя докладная записка представляется руководителю подразделения или организации; создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации; составляются на стандартном листе бумаги. • Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.
Докладная записка Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: • в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, • во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, • третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. • Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование и выводы и предложения составителя.
Служебная записка • это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Служебная записка • Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. • Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. • Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п. • Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Объяснительная записка • это документ, объясняющий при чины какоголибо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. • Оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. • Обязательными реквизитами являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. • Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, подписывает ее составитель.
Предложение • это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. • Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение — перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.
Представление • это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации. • Представление оформляется на стандартном листе бумаги. • Обязательными реквизитами представления являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.
Представление Текст представления содержит следующую информацию: • фамилия, имя, отчество; • дата рождения; образование работника, на которого составляется представление; • занимаемая им должность и структурное подразделение; • стаж работы (общий, в данной организации, в данном под разделении и должности); • оценка служебной деятельности; • повышение профессионального уровня; • оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; • мотивы назначения, перемещения или поощрения; • должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.
Заявление • это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. • Заявления составляются по кадровым вопросам: приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. • Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. • Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.
Заявление • Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса ("прошу перевести. . . ", "прошу предоставить отпуск. . . " и др. ), затем излагаются детали затронутого вопроса. • Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др. ). • Заявление подписывается составителем.
Служебное письмо • это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте. • Письма составляются на специальных бланках писем форма та А 4 или А 5 в зависимости от размера текста письма. • Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах — печать.
Служебное письмо В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. • Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. • Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.
Служебное письмо • Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. • Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, подписью руководителя. • Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его под писания.
Акт • это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Разновидности актов с точки зрения их содержания и назначения: • сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); • обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); • испытаний (образцов, систем, технологий); • приема-сдачи (материальных ценностей, документов); • приема-передачи (дел, денежных средств' и иных ценностей); • ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д.
Акт • Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). • Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. • Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Акт Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). • Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. • В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. • При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
Акт • В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. • После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). • В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или выше стоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Справка • это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. • Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера. Виды справок: • Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию. • Внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Справка Текст справки, как правило, состоит из двух частей: • в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. • Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. • Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.
Заключение • это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. • Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Заключение Текст заключения состоит из двух частей: • в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; • во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.
Заключение • Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистовсоставителей. Подписи заверяются печатью. • При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.
Отзыв • это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. • В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.
• Перечень это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. • Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст оформляется в виде таблицы. • Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.
Список — это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. • Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. • Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. • Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости — руководителем организации.
Телеграмма (телетайпограмма) • это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования. • Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграммы • подразделяются на категории и виды: "Президент Российской Федерации", "Высшая правительственная", "Правительственная" и др. • В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. • Срок прохождения от отправителя до адресата "обыкновенной" телеграммы составляет до 6 ч, "срочной" — до 3 ч.
Телеграммы • Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка — "тчк", запятая — "зпт", двоеточие — "двтч", кавычки — "квч", скобки — "скб", номер — "нр". • Все цифровые данные в тексте пишутся словами.
Телекс • это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи — по абонентской телексной сети. • это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) — аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. • Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации — точек (. ) и запятых (, ) — и различных шрифтов.
Факсограмма (телефакс, факс) • это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). • Факсограмма не может считаться отдельным видом документа. • При соблюдении установленных процедур обладает юридической силой — в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Телефонограмма • это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. • Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. • В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Электронное сообщение • это документ, переданный "электронной почтой" по системе связи между ЭВМ, получаемый в видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). • Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.
Благодарю за внимание!
Скачать презентацию ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ГОВОРОВА НАТАЛЬЯ АНТОНОВНА –
Делопроизводство Презентация к лекции.ppt