Скачать презентацию ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Типовая схема предприятия Информационные потоки Скачать презентацию ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Типовая схема предприятия Информационные потоки

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.ppt

  • Количество слайдов: 51

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Типовая схема предприятия Типовая схема предприятия

Информационные потоки в современном офисе Информационные потоки в современном офисе

История делопроизводства История делопроизводства

Делопроизводство -совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения Делопроизводство -совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов

Документооборот организации - совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их Документооборот организации - совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

• Объем документооборота -количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение • Объем документооборота -количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). • Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие.

• Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией • Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения • Федеральный закон № 77 -ФЗ «Об обязательном экземпляре документов№»

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.

Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены. Совокупность документов, Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены. Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п. , называется документа цией.

Схема перевода бумажного документа в электронный вид Схема перевода бумажного документа в электронный вид

Специальный инструмент, способный перевести изображение в текстовый редактируемый электронный документ - программы оптического распознавания Специальный инструмент, способный перевести изображение в текстовый редактируемый электронный документ - программы оптического распознавания символов (optical character recognition, OCR). C помощью OCR-программы компьютер сможет "прочесть" на отсканированной странице текст, отделив его от иллюстраций и прочих элементов оформления, найти таблицы и "разобраться" в их содержимом. А затем скомпоновать все это заново, воссоздав внешний вид страницы.

Технологии распознавания рукопечатных символов обозначаются термином ICR (Intelligent Character Recognition). Технологии распознавания рукопечатных символов обозначаются термином ICR (Intelligent Character Recognition).

При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, для которого тоже существует При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, для которого тоже существует свой термин: OMR (Optical Mark Recognition). Например, в бюллетенях для голосования голосующего просят поставить крестик (или другой знак) напротив фамилии кандидата, и задача компьютера - распознать, есть в определенном поле какой-нибудь знак или нет.

Data Capture (дословно Data Capture (дословно "захват данных") - это комплекс мероприятий по переводу бумажных документов в электронный архив для хранения и обеспечения доступа к ним. Из отечественных компаний на рынке ввода и распознавания документов и форм наиболее активно работают фирмы ABBYY и Cognitive Technologies.

Продукты для персонального ввода неформализованных документов В этой области следует прежде всего выделить Продукты для персонального ввода неформализованных документов В этой области следует прежде всего выделить продукт Fine. Reader. Программу отличает высокая точность распознавания и оформления документа; большое количество языков распознавания

Продукты для промышленного ввода документов Зарубежная система промышленного ввода документов, представленной на российском рынке, Продукты для промышленного ввода документов Зарубежная система промышленного ввода документов, представленной на российском рынке, является система Ascent Capture - программа, предназначенная для потоковой обработки сканируемых документов и извлечения данных. Максимальный эффект от применения этой системы отмечается при объемах поступления новых документов - от 1000 до 100 000 страниц в сутки.

Среди российских разработок промышленного ввода документов можно выделить систему электронного архива на базе ЕВФРАТ Среди российских разработок промышленного ввода документов можно выделить систему электронного архива на базе ЕВФРАТ компании Cognitive Technologies. Программа имеет встроенную OCR-систему и обеспечивает потоковое сканирование и распознавание неформализованных документов. Система позволяет автоматизировать сканирование и распознавание бумажных документов, ввод и классификацию документов из разных источников.

Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид

Формализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, Формализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т. д. Неформализованные документы - это документы произвольной формы: договоры, письма и т. д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.

Пример заполненной анкеты Пример заполненной анкеты

Схема перевода бумажной формы в запись базы данных Схема перевода бумажной формы в запись базы данных

Классификация программ для перевода документов в электронный вид Классификация программ для перевода документов в электронный вид

Автоматизация документооборота Автоматизация документооборота

Эволюция форм документооборота Эволюция форм документооборота

Смешанный документооборот Смешанный документооборот

Пример организации документооборота по принципу Пример организации документооборота по принципу "каждый с каждым"

Схема системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД) Схема системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД)

Система электронного управления документами (СЭУД) реализует следующие функции: • · Распределенная работа с Система электронного управления документами (СЭУД) реализует следующие функции: • · Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в различных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом целостность документов в масштабе всей распределенной организации. • · · Защита данных. СЭУД предоставляет мощные средства защиты данных: средства защиты и шифрования

• Широкий набор средств управления документами (регистрация документов рассылка, постановка на контроль исполнения, • Широкий набор средств управления документами (регистрация документов рассылка, постановка на контроль исполнения, контроль версий, полнотекстовый поиск, ведение контрольных журналов, работа с шаблонами, уведомление об изменениях и другие) • ·редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.

• · Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной • · Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров. • · Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала

В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на две группы: В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на две группы: "конструкторы" и "коробки". Коробочное решение - это типовой вариант, подходящий для большинства организаций, который в уже определенных рамках можно настроить под требования заказчика. Конструктор состоит из различных модулей и в значительно большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет более полно учесть специфические требования заказчика.

Из коробочных решений можно назвать такие, как Из коробочных решений можно назвать такие, как "Гран-Док", "ДЕЛО", "Евфрат-документооборот", из конструкторов - почти все западные разработки, а также Landocs, "БОСС-Референт", "Золушка".

«БОСС-Референт» . Система разработана компанией «Ай. Ти» на базе продукта Lotus. Notes компании «БОСС-Референт» . Система разработана компанией «Ай. Ти» на базе продукта Lotus. Notes компании IBM. Ориентирована на средние коммерческие предприятия. Система обеспечивает поддержку следующих процессов: • подготовка и согласование документов; • подготовка, и исполнение и контроль поручений • обработка входящей и исходящей корреспонденции.

Входящие документы подвергаются следующим операциям: • экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового Входящие документы подвергаются следующим операциям: • экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), • регистрации, • рассмотрению руководством и выдаче резолюции, • ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, • контролю за исполнением

Основные процедуры обработки исходящих документов • разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, Основные процедуры обработки исходящих документов • разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа; • управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно- справочных;

• хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма • хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий; • хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия; • · поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: • а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, • б) подготовка договоров и обработка событий по ним, • в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;

• · поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным • · поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.

« Optima Workflow» разработана компанией «Оптима» , предназначена для управления процессами создания, обработки, « Optima Workflow» разработана компанией «Оптима» , предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота.

В состав системы «Optima. Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на В состав системы «Optima. Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности: • централизованное хранение документов в Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности: • централизованное хранение документов в электронном виде; • формализацию процедур создания и обработки документов; • наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними; • единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

« Documentum» . Разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз» , продукты которой ориентированы на « Documentum» . Разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз» , продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами. • сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей); • ·управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;

Documentum обладает следующими возможностями: • ·масштабируемость и работа в территориально- распределенном режиме, есть Documentum обладает следующими возможностями: • ·масштабируемость и работа в территориально- распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей; • рассылка уведомления и поручения происходит с помощью механизма электронной почты; • поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация

• управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения; • управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения; • печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток; • потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

«Дело» . разработана ЗАО «Электронные офисные системы» . предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, «Дело» . разработана ЗАО «Электронные офисные системы» . предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций. • группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;

Функциональные возможности : • · отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения Функциональные возможности : • · отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений; • · единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения.

• Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их • Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках; • · регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера)

• ·получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления • ·получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству; • предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции; • ·получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной ( «бумажной» ) технологией делопроизводства; • ·хранение электронных образов документов.

• · Российские системы, в основе которых лежит Lotus. Domino/Notes: «Company. Media» - • · Российские системы, в основе которых лежит Lotus. Domino/Notes: «Company. Media» - Интер. Траст, «Office. Media» - Интертраст, «Босс- Референт» - Ай. Ти, «Золушка НТЦ» -ИРМ, «Эксадо Интерпроком» - ЛАН; • · полностью российские разработки: « 1 С: Архив» - 1 С, «Lan. Docs» - Ланит, «Optima-Workflow» - Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ- Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.

Информационные потоки в современном офисе Информационные потоки в современном офисе