ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Оформление документов Санкт-Петербург

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Оформление документов Санкт-Петербург 2010 г.

Задачи делопроизводства - оформление документов в соответствии с установленными требованиями - обеспечение движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения) - создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел) - хранение документов

Способы классификации документов n По месту составления: внутренние и внешние n По содержанию: простые и сложные n По форме: индивидуальные и типовые. n По срокам исполнения: срочные и бессрочные n По происхождению: служебные и личные n По виду оформления: подлинники, копии, дубликаты и выписки n По функции текста: организационные, информационно-справочные, распорядительные, по персоналу, письма, договоры и др.

Функции документов n 1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная); n 2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная); n 3) функции культурно-исторического характера (культурная, функция исторического источника).

Стандартизация оформления документов Стандартизация в делопроизводстве — деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения.

Унификация в делопроизводстве Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

Правовые основы делопроизводства - система нормативных правовых актов, регулирующих процессы документирования и организации работы с официальными документами. Правовые основы делопроизводства Международные правовые акты Законодательство Российской Федерации Законодательство Субъектов РФ Муниципальные правовые акты Локальные правовые акты

Правовые основы делопроизводства - ФЗ от 1 июня 2005 г. N 53 -ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» - ФЗ от 27 июля 2006 г. N 149 -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - ФЗ от 21 июля 1993 г. N 5485 -1 (с изменениями на 22 августа 2004 г. ) «О государственной тайне» - ФЗ от 2 мая 2006 г. N 59 -ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» - ФЗ от 10 января 2002 г. N 1 -ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - ФЗ от 29 декабря 1994 г. N 77 -ФЗ (с изменениями на 3 июня 2005 г. ) «Об обязательном экземпляре документов» - - ФЗ от 9 июля 1993 г. N 5351 -1 (с изменениями на 20 июля 2004 г. ) «Об авторском праве и смежных правах» - ФЗ от 23 сентября 1992 г. N 3523 -1 (с изменениями на 2 ноября 2004 г. ) «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»

Правовые основы делопроизводства - ФЗ от 29 июля 2004 г. N 98 -ФЗ «О коммерческой тайне» - ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125 -ФЗ (с изменениями на 4 декабря 2006 г. ) «Об архивном деле в Российской Федерации» - ФЗ от 27 июля 2006 г. № 152 -ФЗ «О персональных данных» - Закон СПб № 371 -70 от 07 июля 2009 г. «О государственных информационных системах Санкт-Петербурга» - Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ» - «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» - утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 - «ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ» - в ред. решения Росархива от 27. 10. 2003

Правовые основы делопроизводства - Приказ высшего арбитражного суда РФ от 26 марта 1996 г. N 7 (в ред. Приказа ВАС РФ от 30. 07. 96 N 25) «О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» - Приказ Судебного департамента при Веховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. N 157 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОТБОРА НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ ДОКУМЕНТОВ, ИХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ» - «ИНСТРУКЦИЯ ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ У МИРОВЫХ СУДЕЙ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА» - Утверждена председателем Санкт- Петербургского городского суда 30. 10. 2007 - И др.

Правовые основы делопроизводства Государственные стандарты РФ: - ГОСТ Р 51141 -98 Государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - ГОСТ Р 6. 30 -2003 Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - ГОСТ 6. 10. 5 -87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра- образца. - И др.

Реквизиты документов Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа Состав реквизитов организационно-распорядительных документов определяется ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации

Реквизит 02 – герб субъекта Российской Федерации Герб Санкт-Петербурга и Малый герб Санкт-Петербурга

Реквизит 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Реквизит 04 – код организации Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов.

Реквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 – код формы документа Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Структура кодового обозначения Пример кодового обозначения унифицированной формы унифицированной формы документа по ОКУД: документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор.

Реквизит 08 – наименование организации Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Реквизит 09 – справочные данные об организации Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Реквизит 10 - наименование вида документа Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД

Реквизит 11 – дата документа Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Реквизит 12 – регистрационный номер документа Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ

Реквизит 14 - место составления или издания документа Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по другим реквизитам Указывают с учетом принятого административно-территориального деления, включает только общепринятые сокращения

Реквизит 15 – адресат

Реквизит 16 – гриф утверждения документа Гриф утверждения документа – официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Реквизит 17 – резолюция Резолюция - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Например: Морозовой Н. В. Федосеевой Н. А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО "Термика" к 05. 04. 2009 Личная подпись Дата

Реквизит 18 – заголовок к тексту Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа.

Реквизит 19 – отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Реквизит 20 – текст документа

Реквизит 21 – отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложения – сведения о документах, дополняющий основной документ ПРИМЕРЫ: Приложение: 1. Положение об Управлении делами на 5 л. в 1 экз. 2. Правила оформления документов Управления делами на 7 л. в 2 экз. Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Реквизит 22 – подпись Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Реквизит 23 - гриф согласования документа Гриф согласования - реквизит документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

Реквизит 24 – визы согласования документа Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

Реквизит 25 – оттиск печати Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи

Реквизит 26 – отметка о заверении копии Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа Например: Верно Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко 06. 04. 2009

Реквизит 27 – отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Например: В. А. Жуков 924 45 67

Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Например: Отправлен факс от 09. 04. 2009 № 12 В дело № 05 -10 Личная подпись Дата

Реквизит 29 – отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Схемы расположения реквизитьв на угловом (слева) и продольном бланках

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! Желаем всем больших успехов!