ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО История делопроизводства Делопроизводство

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

История делопроизводства

Делопроизводство -совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов

Типовая схема предприятия

Информационные потоки в современном офисе

Схема перевода бумажного документа в электронный вид

Специальный инструмент, способный перевести изображение в текстовый редактируемый электронный документ - программы оптического распознавания символов (optical character recognition, OCR). C помощью OCR-программы компьютер сможет "прочесть" на отсканированной странице текст, отделив его от иллюстраций и прочих элементов оформления, найти таблицы и "разобраться" в их содержимом. А затем скомпоновать все это заново, воссоздав внешний вид страницы.

Технологии распознавания рукопечатных символов обозначаются термином ICR (Intelligent Character Recognition).

При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, для которого тоже существует свой термин: OMR (Optical Mark Recognition). Например, в бюллетенях для голосования голосующего просят поставить крестик (или другой знак) напротив фамилии кандидата, и задача компьютера - распознать, есть в определенном поле какой-нибудь знак или нет.

Data Capture (дословно "захват данных") - это комплекс мероприятий по переводу бумажных документов в электронный архив для хранения и обеспечения доступа к ним. Из отечественных компаний на рынке ввода и распознавания документов и форм наиболее активно работают фирмы ABBYY и Cognitive Technologies.

Продукты для персонального ввода неформализованных документов В этой области следует прежде всего выделить продукт Fine. Reader. Программу отличает высокая точность распознавания и оформления документа; большое количество языков распознавания (177 в версии Fine. Reader 7. 0), интеграция с Microsoft Office Word 2003.

Продукты для промышленного ввода документов Единственной зарубежной системой промышленного ввода документов, представленной на российском рынке, является система Ascent Capture - программа, предназначенная для потоковой обработки сканируемых документов и извлечения данных. Максимальный эффект от применения этой системы отмечается при объемах поступления новых документов - от 1000 до 100 000 страниц в сутки.

Среди российских разработок промышленного ввода документов можно выделить систему электронного архива на базе ЕВФРАТ компании Cognitive Technologies. Программа имеет встроенную OCR-систему и обеспечивает потоковое сканирование и распознавание неформализованных документов. Система позволяет автоматизировать сканирование и распознавание бумажных документов, ввод и классификацию документов из разных источников.

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения Федеральный закон № 77 -ФЗ «Об обязательном экземпляре документов№»

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.

Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены. Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п. , называется документа цией.

Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид

Формализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т. д. Неформализованные документы - это документы произвольной формы: договоры, письма и т. д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.

Пример заполненной анкеты

Схема перевода бумажной формы в запись базы данных

Классификация программ для перевода документов в электронный вид

Автоматизация документооборота

Эволюция форм документооборота

Смешанный документооборот

Пример организации документооборота по принципу "каждый с каждым"

Схема системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД)

В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на две группы: "конструкторы" и "коробки". Коробочное решение - это типовой вариант, подходящий для большинства организаций, который в уже определенных рамках можно настроить под требования заказчика. Конструктор состоит из различных модулей и в значительно большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет более полно учесть специфические требования заказчика.

Из коробочных решений можно назвать такие, как "Гран-Док", "ДЕЛО", "Евфрат-документооборот", из конструкторов - почти все западные разработки, а также Landocs, "БОСС-Референт", "Золушка".