Делопроизводство Документационное обеспечение управления
Основные типы рабочих документов 1) Договор поставки (контракт): - дополнительное соглашение - спецификация - протокол разногласий - претензия 2) Счета 3) Накладные 4) Акты: - выполненных работ - приема/передачи товаров - сверки 5) Доверенность
Договор • • • Виды договоров: купли-продажи, хранения, дарения, мены, ренты, аренды, подряда, банковского вклада, перевозки, займа и кредита, найма жилого помещения и др. Договор купли-продажи — это договор, по которому одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определённую денежную сумму (цену). Договор поставки — хозяйственный договор, является одной из разновидностей договора купли-продажи и аналогичен ему по форме. Согласно этому договору поставщик обязуется в назначенные сроки (срок), не совпадающие с моментом заключения договора, передать товар в собственность покупателю, который обязуется принять товар и уплатить за него определенную денежную сумму. Отличиями от договора купли-продажи являются: особый субъект (в качестве поставщика может выступать индивидуальный предприниматель или коммерческая организация); товары передаются для использования их в предпринимательской деятельности.
Спецификация к договору поставки • спецификация составляется в основном к договору поставки, который имеет длительный срок, так как в договоре поставки существенными условиями является наименование, сроки поставки, количество товара, цена и так далее. • гораздо легче все это оформлять отдельной спецификацией к договору в которой все это будет прописано, чем заключать новый договора на каждую партию товара. Главное в договоре указать что наименование, количество и так далее указывается в спецификации, которая является неотъемлемой частью договора.
Протокол разногласий Протокол согласования разногласий - документ которым фиксируются разногласия сторон по пунктам заключаемого сторонами договора. Сторона, получившая протокол разногласий, подписывает его в случае согласия с новой редакцией спорных условий. В результате — соответствующее условие договора будет действовать в редакции протокола разногласий, а не договора.
Счета Счет на оплату (необязательный документ) - это своего рода соглашение, по которому продавец указывает цену за свой товар, а покупатель принимает условия, перечисляя сумму. Счет на оплату должен содержать следующие пункты: • номер счета; • дата выставления; • платежные реквизиты продавца; • наименование предлагаемых товаров или услуг и их стоимость с указанием налоговых деталей и т. д; • признак облагается ли сумма НДС. Указывая свои платежные реквизиты, не забудьте написать название организации (или ФИО у ИП), наименование банка (с № филиала), БИК банка, ИНН/КПП, номера расчетного и корреспондентского счетов. Счет – фактура - налоговый документ, строго установленного образца, оформляемый продавцом товаров (работ, услуг), на которого в соответствии с НК РФ возложена обязанность уплаты в бюджет НДС.
Накладные Товарная накладная - первичный документ, который применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Существует утвержденная форма ТН (ТОРГ-12) • Товарная накладная составляется в двух экземплярах: первый остается у организации, реализующей товарно-материальные ценности; второй передается организациипокупателю. • На основании товарной накладной фирма-продавец списывает стоимость товаров в бухучёте, а покупатель оприходует полученные ценности. Организация может не пользоваться формой ТОРГ-12, а составить собственный вариант товарной накладной. В данном случае в накладной должны быть обязательно прописаны следующие реквизиты: • наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ; • дата составления документа; • наименование товара, его количество и стоимость; • должности лиц, ответственных за данную хозяйственную операцию; • личные подписи этих лиц; • печати организаций.
Накладные Товарно-транспортная накладная (ТТН) — документ, сопровождающий груз, предназначенный для учёта движения товарноматериальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Cостоит из двух разделов: • Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей; • Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациямивладельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов и служащего для учёта транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациямивладельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов. ТТН как правило в 4 -х экземплярах. 1 -й у грузоотправителя, 2 -й грузополучателя, 2 -й и 3 -й остается перевозчику.
Акт (от лат. actus — действие) — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами. Обязательные реквизиты акта: • наименование организации • наименование вида документа • дата и регистрационный номер • место составления или издания • заголовок к тексту • Подписи Основные типы актов: - Акт выполненных работ - Акт приема/передачи ТМЦ - Акт сверки.
Доверенность • Доверенность — документ, выдаваемый одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. В соответствии с законодательством России доверенность может быть как в простой письменной форме, так и нотариально удостоверенной. Доверенность на совершение действий, требующих нотариального удостоверения (так называемой «нотариальной формы» ), должна быть нотариально удостоверена. Доверенность на совершение действий, не требующих нотариального удостоверения, имеет силу и без нотариального удостоверения.
Касса – документы по приему, расходу денег. Распоряжение Кассовая книга – реестр ордеров за день Лимит по кассе (остатка) Закупка за наличку у одного контрагента на сумму не более 100 тыс. руб в год, либо в рамках одного договора • Приходный и расходный кассовый ордер Прием наличных денег: - Кассовый аппарат (не пользуются при ЕНВД и ПСН) - Бланки строгой отчетности (за быт. услуги) - Договор с курьерской службой (перечисл. на р/сч) • •
Штрафы за неправильное оформление документации • Штраф за грубое нарушение правил учета : - за нарушение в одном налоговом периоде 10000 руб. - более одного 30000 - 50000 руб. - за занижение налоговой базы 20 % суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 руб. Штраф накладывается на должностных лиц в размере от 2 – 3 тыс. за грубое нарушение правил ведения учета.
Скачать презентацию Делопроизводство Документационное обеспечение управления Основные типы рабочих
Dok.ob.pptx