Делопроизводство 06 02 2018 1 Введение l

Делопроизводство 06. 02. 2018 1

Введение l l Делопроизводство – документационное обеспечение управления (ДОУ), основанное на научной организации труда с применением современной техники. Отрасль деятельности , которая заключается в составлении , оформлении документов , их обработке и хранении. 06. 02. 2018 2

l Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. 06. 02. 2018 3

l Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации. 06. 02. 2018 4

l 06. 02. 2018 Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии , употребляемых в компьютерных программах и литературе. 5

Обзор l l l l Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Классификация управленческой документации. Назначение и область применения ГОСТ Р 6. 30. Составление и оформление основных документов. Организация документооборота. Деловая и коммерческая переписка. Организация оперативного хранения документов сдача в архив. 06. 02. 2018 6

Раздел 1 l Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности. 06. 02. 2018 7

l l 06. 02. 2018 В 1998 г. был принят ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один терминологический термин. 8

l Делопроизводство – отрасль деятельности , обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. (ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ) l 06. 02. 2018 Этот термин означает процесс решения дела: « дело производить» - решать вопрос 9

Процесс документационного обеспечения управления традиционно состоит из следующих этапов: l l l создание документов и их оформление; прием – передача документов; организация движения документов внутри предприятия (организации); регистрация и контроль исполнения; информационно-справочная работа; хранение документов. 06. 02. 2018 10

Дело l - это папка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения. Для учета дел составляется их перечень, называемый номенклатурой. 06. 02. 2018 11

Номенклатура дел l - это систематизированный перечень номеров и названий дел с указанием количества их томов, сроков хранения. 06. 02. 2018 12

В федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации закреплено следующее определение понятия «документ» : l Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Идентификатор – поисковые данные , устанавливаемые организацией). 06. 02. 2018 13

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 5114198). Реквизиты – это опознавательные элементы документа. Реквизиты документа подразделяют на постоянные и переменные. 06. 02. 2018 14

l l Постоянные реквизиты –это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом. Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления. 06. 02. 2018 15

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам» (ГОСТ 51141 -98). 06. 02. 2018 16

l В настоящее время главным образом используют документы, созданные каким-либо способом письма – рукописным, машинописным, типографским , компьютерным, а т. ж. с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале ( бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др. ). l Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение. 06. 02. 2018 17

Документация – это комплект документов , сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппированы по наименованиям и названиям (нормативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку. Это могут быть комплекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистической и бухгалтерской отчетности , комплекты технической документации: конструкторских чертежей и технологических карт, технических условий, инструкций по эксплуатации сложной техники, правил предоставления услуг, сопроводительных документов на продукцию или грузы. 06. 02. 2018 18

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения» (ГОСТ Р 51141 -98). 06. 02. 2018 19

Документооборотом – стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. (ГОСТ Р 51141 -98) 06. 02. 2018 20

l «Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах не зависимо от формы их представления» (ГОСТ Р 51141 -98). Носителем информации выступает документ. 06. 02. 2018 21

l Значение латинского слова «документ» (documentum) - доказательство, свидетельство , т. о. документ призван зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу , т. е. документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации l Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для всех участников управленческих действий , которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. 06. 02. 2018 22

Юридическая сила документа l l l – это свойство официального документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141 -98). Из этого следует , что орган управления или должностные лица, выпускающие документ , обязаны: соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства; издавать документы только в пределах его компетенции; соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. 06. 02. 2018 23

l l В управленческой практике принято различать документы по степени их п о д л и н н о с т и на черновые, беловые, подлинники, копии. Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой. l Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. 06. 02. 2018 24

l l Документ , в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность считается подлинным. Подлинник официального документа – это первый ( или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. 06. 02. 2018 25

l l Копия документа – это документ , полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их (ГОСТ Р 51141 -98). Копия может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. 06. 02. 2018 26

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению (ГОСТ Р 51141 -98). 06. 02. 2018 27

Организационно-распорядительные документы - это письменные документы , в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а т. ж. вопросов управления , взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти учреждений, предприятий, организаций , их подразделений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141 -98). 06. 02. 2018 28

l l l Организационно-распорядительные документы условно подразделяются на три группы: организационные документы; распорядительные документы; информационно-справочные документы. 06. 02. 2018 29

Унификация и стандартизация документов В целях сокращения количества документов, типизации их форм, снижения затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов. 06. 02. 2018 30

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов. Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов. 06. 02. 2018 31

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных норм и требований к документам, обязательных к использованию. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6. 30 -2003 «УСОРД. Требования к оформлению документов» 06. 02. 2018 32

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. l Унифицированная система документации (УСД) система документации, созданная по единым правилам и требованиям , содержащая информацию , необходимую для управления в определенной сфере деятельности ГОСТ Р 15141 -98). 06. 02. 2018 33

l Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях , организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. 06. 02. 2018 34

l l Архив – это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующей возможность доступа к ним по определенным правилам. Архивное дело – это составная часть делопроизводства, обеспечивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов. 06. 02. 2018 35

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ l l l l l Что включает в себя понятие «Делопроизводство» ? С чем связано появление понятия « документационное обеспечение управления» ? Какие способы документирования вам известны? В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ» ? Где закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству? Какое понятие « информации» используется документоведами и где оно закреплено? Что понимается под юридической силой документа? Что такое « система документации» и «унифицированная система документации» ? Как вы понимаете процессы стандартизации и унификации документов? 06. 02. 2018 36