ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ От чего зависит обработка

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

От чего зависит обработка конкретного входящего документа? • • способ доставки корреспонденции; содержание документа; автор документа; установленные сроки исполнения документа.

Способ доставки корреспонденции • Курьерская служба • Почтовое отправление через ФГУП «Почта России» • По электронной почте • По факсу

Доставка корреспонденции из почтового отделения • Документы могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес. • Если обнаружили расхождения между реестром и фактическим наличием документов, то об этом нужно немедленно сообщить в организацию, доставившую корреспонденцию, и составить соответствующий акт.

Доставка корреспонденции из почтового отделения • Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре. • «Заказное письмо № 120320113516 доставлено ошибочно» .

Содержание документа • письма-запросы, требующие совершения каких-либо действий или принятия решений; • письма-ответы на направленные вами инициативные документы; • справочно-информационные письма.

Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией • • прием; сортировка; регистрация корреспонденции; направление документов адресатам для принятия управленческого решения; направление документов на исполнение; исполнение документов; организация контроля исполнения документов; формирование исполненных документов в дела.

Первичная обработка входящих документов • Проверяется правильность доставки писем. • Вскрываются все конверты, за исключением с пометкой «лично» . • Проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним.

Сортировка … • … проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы. • Допускается передавать напрямую письма, адресованные конкретному сотруднику.

Сортировка • Выделите документы, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их вы будете регистрировать в первую очередь. • Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен какимлибо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня.

Необязательно регистрировать … • ГОСТы, ТУ. • Графики, наряды, заявки, разнарядки. • Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская отчетная документация. • Корреспонденция с пометкой «Лично» . • Научные работы. • Нормы и нормативы расхода материалов. • Печатные издания (журналы, книги, бюллетени).

Необязательно регистрировать … Поздравительные письма, телеграммы. Пригласительные билеты. Прейскуранты. Программы конференций, совещаний. Рекламные материалы (программы, проспекты, листовки, извещения). • Учебные планы, программы. • Формы и бланки (кроме строгой отчетности). • • •

При регистрации все документы делятся на … • • • входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; коммерческие контракты; документы, имеющие гриф «Конфиденциально» .

Существуют три основных вида регистрации документов: 1) карточная система регистрации документа; 2) журнальная система регистрации документа; 3) компьютерная система регистрации документа.

Карточная система регистрации документов

Журнальная система регистрации документа • Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500– 600 документов в год.

Журнал регистрации входящих документов

Журналы оформляются следующим образом: • в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре; • в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала. • все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой.

Регистрация документов на компьютере позволяет: • одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах; • организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе данных; • организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

Регистрация документов • На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. • Отметка должна содержать наименование организации, дату поступления и учетный номер.

Регистрация документов • Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. • В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. • вх. № А-225 – обращение гражданина, чья фамилия начинается с буквы А;

Регистрация документов • Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, • вх. № 123 -Ф – документ поступил по факсу; • вх. № 124 -ЭП – документ поступил по электронной почте;

Если на письме нет исходящего номера … • Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации. • В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.

Регистрация документов • Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. • вх. № 2 -125 – документ зарегистрирован в подразделении, имеющем индекс 2 по номенклатуре дел.

Регистрация документов • Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. • Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).

Основная информация, вносимая в регистрационную форму: • дата поступления документа; • индекс и дата, указанные на документе отправителем; • наименование корреспондента; • вид документа (приказ, инструкция, требование, запрос и т. п. ); • краткое содержание.

Передача на рассмотрение • Зарегистрированную документацию вновь сортируют по тематике. • Раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру.

Передача на рассмотрение • Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение.

Передача на рассмотрение • Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные, из поступивших, документы. • При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов.

Результатом рассмотрения является … • … резолюция, которую руководитель накладывает на документ. • В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.

Оформление резолюции • Руководитель может • Допускается изложить поручение оформление на документе (или в резолюции на электронной карточке, отдельном листе если на предприятии (обычно формата А 5) с принят электронный указанием документооборот). регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Оформление резолюции на отдельном листе ОАО «РОМАШКА» ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА ПО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ Кому: А. А. Иванову, П. П. Петрову Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ. Семенов Е. Е. Семенов К вх. № 159 от 30. 03. 2012

Передача на исполнение • После рассмотрения руководителем документ вновь возвращается к секретарю. • Содержание резолюции вносится в учетную форму (если это не было сделано автоматически в СЭД).

Передача на исполнение • Документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения. • Факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии).

Передача на исполнение • Документы, поступившие в электронном виде, перенаправляются исполнителям по электронной почте с указанием, кто распорядился направить документ данному сотруднику и с какой целью. • Содержание резолюции излагается дословно, без искажения. • Например: Направляется по поручению главного бухгалтера для включения в бюджет 2012 года.

Передача на исполнение • Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

Исполнение документа • Как правило, итогом исполнения документа является ответ. • Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10– 14 дней.

Сроки исполнения документов … • … могут быть типовыми и индивидуальными. • Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. • Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

«Перечень типовых сроков исполнения документов» • для писем-поручений и писем-запросов вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней; • для писем предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней.

Индивидуальные сроки … • … указываются в тексте документа или резолюции руководителя. • Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его.

Сроки исполнения документов … … исчисляются в календарных днях: • внутренних – с даты подписания (утверждения) документа; • поступивших из других организаций – с даты их поступления; • обращений граждан – с даты регистрации обращения.

Сроки исполнения документов • Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 … • … выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль за исполнением документа • … относится к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения.

Регламентация контроля исполнения документов • Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ).

Отметка об исполнении документа • Информацию об исполнении вносят в журнал учета входящих документов. • Если в процессе прохождения документа возникли осложнения, фиксируйте эти факты в журнале учета.

Внесение в журнал учета входящих документов дополнительной информации № п/п Дата поступления № и дата документа Корреспондент Краткое содержание 10 01. 03. 2012 54 -12/4 от 25. 02. 2012 ОАО «Ромашка» О нарушениях сроков поставки ОАО «Гвоздика» О ремонте арендованного автомобиля 11 02. 03. 2012 б/н от 20. 02. 2012 12 -ф 02. 03. 2012 125 от 22. 02. 2012 Администрация Об участии в г. Москвы субботнике Исполнитель А. А. Петров Отметка об исполнении Акт проверки 44 от 03. 2012. Дан ответ 12 -2/71 от 05. 03. 2012 В. В. Сидоров Ответ 12 -3/77 от 04. 03. 2012 П. П. Кузнецов Издан приказ 34 от 05. 03. 2012 Примечание Ответ передан на почту 10. 03. 2012 См. также вх. 35 от 10. 04. 2012

Исполнение документа • Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: • составление проекта исходящего документа; • согласование проекта документа; • проверка правильности оформления проекта документа секретарем; • регистрация документа; • проверка правильности адресования; • отправка документа адресату; • подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа … • … составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления. • Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Подготовленный проект исходящего документа … • … передается на подпись руководителю. • После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. • Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов» .

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные: • индекс документа, включающий номер дела; • дата документа; • адресат; • краткое содержание или заголовок; • отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); • исполнитель; • примечание.

Журнал регистрации исходящих и внутренних документов