Copyright Шахова www topeople biz 1 Шахова

Зарегистрируйтесь, чтобы просмотреть полный документ!

© Copyright Шахова, www. topeople. biz 1 Шахова Наталья Владимировна Кандидат экономических наук Доцент кафедры менеджмент и маркетинга ПГТУ Консультант и тренер ТС «TOPeople» NVShahova@mail. ru МЕНЕДЖМЕНТ. ЧАСТЬ 1

2 Самостоятельная работа Цель: Проверка знаний по пройденному материалу Оценка: 10 баллов каждый вопрос Продолжительность: ½ пары © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Вопросы: 3 1. 2. 3. Дать определение понятиям эффективное руководство, результативный менеджмент. Привести примеры. Выделить из списка принципов Тейлора те, с которыми согласны представители административной школы, школы «человеческих отношений» и поведенческого подхода к управлению. Прокомментируйте те, которые актуальны до сих пор. Прокомментируйте все подходы к изучению и пониманию менеджмента. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

© Copyright Шахова, www. topeople. biz 4 ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СОЦИАЛЬНАЯ СИСТЕМА Часть 1

2 модели организации 5 Механическая Органическая © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Что такое механизм и организм? 6 Механизм (греч. ) – совокупность твердых тел которые взаимным сцеплением и сопротивлением способны к сообщению, передаче и преобразованию движения. Организм (позднелат. organismus от позднелатинского organizo — устраиваю, сообщаю стройный вид, от др. греч. ὄργανον — орудие) — живое существо, части которого — органы — влияют одна на другую так, что они функционируют вместе как стабильное целое. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Значения термина «организация» 7 Организация – некоторая деятельность по выработке новых норм, налаживанию устойчивых связей, координации усилий отдельных членов группы. Организация – атрибут какого-либо объекта, его свойство иметь упорядоченную структуру. Организация – искусственно созданная социальная группа, выполняющая определенную функцию. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Организация – это: 8 социальная система, объединение людей, занимающихся совместной деятельностью для достижения целей. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Что такое система? 9 Система – это множество взаимосвязанных объектов и ресурсов, организованных процессом системогенеза в единое целое и противопоставляемое среде. Социальная система – это целостное образование, основными элементами которого являются люди, а также их устойчивые связи, взаимодействия и отношения. Социальные системы складываются на основе совместной деятельности людей. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Организация как кентавр-объект 10 Рассмотрение организации как кентавр-объекта предполагает, что организация – это: искусственная система, созданная в процессе проектирования; естественная система, созданная в процессе взаимодействия людей. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

11 Организация – это спланированная координация действий людей для достижения некоторых общих сформулированных целей с помощью разделения труда и функций, а также иерархии власти и ответственности. Э. Шейн Главная функция организации – это реализация целей людей (лидеров и наемного персонала). Поэтому достижение цели должно быть выгодным как предприятию, так и работнику, работающему на достижение этой цели. При постановке целей важно понимать и доводить до всех работников выгоды от их достижения. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

© Copyright Шахова, www. topeople. biz 12 ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА Процессный подход

Процесс целеполагания 13 Целеполагание – это процесс определения желаемых результатов деятельности. Это один из основных процессов управления организацией. Он предназначен для концентрации усилий работников в едином направлении. Входами процесса целеполагания являются данные анализа внешней и внутренней среды организации: причины актуальных внутренних проблем, требования и возможности рынка, информация о сильных и слабых сторонах, наличных ресурсах, ожидания, мечты и идеи заинтересованных лиц. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Процесс целеполагания 14 Процесс целеполагания состоит, как минимум, из следующих операций: анализ возможностей и ограничений, требований и ресурсов; прогнозирование и проектирование образа желаемого будущего; определение целей и целевых значений; декомпозиция целей на задачи и каскадирование на нижестоящие уровни организационной иерархии; доведение целей до исполнителей; корректировка целей. Выходами данного процесса являются образы желаемого будущего, а также цели с конкретными показателями, целевыми значениями и временными ограничениями. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

15 Цель – это конкретный образ желаемого результата. Для более сбалансированного развития компании важно определить стратегические цели с соответствующими показателями и целевыми значениями в каждой из взаимосвязанных перспектив развития: финансы, потребители, внутренние процессы, персонал. Можно выделять виды целей по критериям «долгосрочность – краткосрочность» , «абстрактность – конкретность» . Для устойчивого развития компании важно наличие как долгосрочных абстрагированных и дерзких устремлений (помогают вдохновлять, принимать решения в проблемных ситуациях и при высокой неопределенности), так и очень конкретных краткосрочных SMART-целей, позволяющих постоянно продвигаться к намеченному в условиях определенности, отслеживая результаты и корректируя отклонения. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Целеполагание. Принцип SMART 16 SMART: 1. 2. 3. 4. 5. Specific – конкретные; Measurable – измеримые; Achievable & ambitious – достижимые, но при этом амбициозные; Related –не противоречивые; Time bound – определенные во времени 6. Evaluated – взвешенные, т. е. выдержавшие конструктивное обсуждение (Exciting - вдохновляющие); 7. Reviewed – пересматриваемые, т. е. не окончательные и не абсолютные (Recorded - записанные). © Copyright Шахова, www. topeople. biz

17 В жизнедеятельности любой организации всегда есть и остается зона неопределенности. Задача профессионального менеджера: осознавать это и стремиться к увеличению зоны определенности настолько, насколько позволяет реальность. Инструмент: целеполагание и доведение целей до сотрудников. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Системообразующая функция организации 18 – это производство продукта. Любая организация производит вещество, информацию или энергию, чтобы обеспечить свое существование. Следовательно, внутри организации происходит процесс, при котором входные ресурсы превращаются на выходе в продукт. Конкретный способ превращения организацией своих ресурсов в продукт называется технологией. Технология – это цепь последовательно - параллельных операций. Ответственность менеджера – это обязанность управлять (реализовывать управленческую технологию) своим подразделением (функционалом) в соответствии с заданными целевыми установками (т. е. чтобы на выходе получился тот продукт, который необходим). Для этого менеджер наделен властью (полномочиями). © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Итак, чтобы эффективно управлять 19 Менеджер должен понимать, чем он управляет, т. е. каков его Объект Управления. Менеджеру необходима информация о ресурсах на входе, факторах выхода, заданных целевых установках, а также собственные критерии принятия решений. Такой способ представления систем позволяет менеджеру в удобной форме увидеть свой объект управления, понять границы своих прав и ответственности. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Управленческое воздействие 20 Организация Планирование Контроль © Copyright Шахова, www. topeople. biz Мотивация

Планирование 21 Человек впервые сел на велосипед, съезжает с горы. Бедняга крутит педали, так как боится упасть, счастлив, что не упал до сих пор, и забывает о том, куда собственно, он собирался ехать. Планирование – это процесс конкретизации поставленных целей и определения задач, позволяющих достигнуть этих целей в намеченные сроки с использованием определенных ресурсов. Законом является не план, как было в советские годы, а контракт, определяющий профессиональные отношения между менеджерами и подразделениями, которыми они руководят. План – это базовая основа для заключения контрактов с менеджерами. План превращается (под воздействием внешней среды) в процесс планирования, который регламентируется контрактом. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Процесс планирования 22 Входами процесса планирования являются описание факторов внешней среды организации, сведения о ресурсах, образы желаемого будущего, а также конкретные показатели с целевыми значениями и временными ограничениями. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Процесс планирования 23 Основными операциями процесса планирования являются: a. Разработка плана управления задачей/проектом; b. Планирование и определение содержания задачи/проекта; c. Создание иерархической структуры работ, в т. ч. определение состава и взаимосвязей операций; d. Оценка ресурсов операций; Е. Оценка длительности операций; f. Разработка расписания; g. Стоимостная оценка ресурсов и разработка бюджета расходов; h. Планирование качества, определение стандартов качества и средств достижения этих стандартов; i. Планирование человеческих ресурсов; j. Планирование коммуникаций; k. Планирование управления рисками, в т. ч. идентификация, качественный и количественный анализ рисков, планирование реагирования на риски; l. Планирование покупок и заключения контрактов. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Процесс планирования 24 Основным выходом процесса планирования является иерархическая структура работ (ИСР) с указанием содержания задач, их последовательности и взаимосвязей, контрольных событий, а также сроков и необходимых ресурсов. бюджет, расписания, стандарты качества, программы управления человеческими ресурсами, реестры рисков и способов реагирования на отклонения, планы коммуникаций. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Процесс планирования 25 При планировании важно вовлекать в этот процесс всех необходимых участников, чтобы использовать имеющиеся у них навыки и знания, а также создать условия, в которых они могли бы помогать другу. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Результат планирования - Контракт 26 – это документ, фиксирующий условия, при которых менеджеры обязуются обеспечить выполнение плана и оговаривают его изменения в тех случаях, когда он не отвечает новым требованиям среды. Контракт – это всегда результата договоренности между менеджером и вышестоящим руководителем или между несколькими менеджерами. Он регламентирует не только границы ответственности и полномочий, но и механизм взаимодействия между менеджерами, а также между менеджерами и владельцами компаний. Контракт с менеджером без плана его работы бессодержателен, также, как и план, не подкрепленный контрактами, не позволяет организовать систему управления. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Управленческое воздействие 27 Организация Планирование Контроль © Copyright Шахова, www. topeople. biz Мотивация

Организация работы подчиненных 28 Организация исполнения является процессом координации и интеграции исполнителей, а также распределения ограниченных ресурсов (временных, финансовых, информационных и др. ), необходимых для решения поставленных задач. Выходами процесса организации исполнения являются: информация об исполнении работ, выполненные корректирующие и предупреждающие действия, устраненные дефекты, запрошенные изменения, результаты поставок. Входами процесса являются: планы, одобренные запросы на изменения, одобренные предупреждающие и корректирующие действия. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

29 Процесс организации исполнения включает в себя следующие подпроцессы и операции: a. Набор и развитие команды исполнителей (участников); b. Обеспечение качества выполнения запланированных операций; c. Распространение информации среди исполнителей и заинтересованных лиц; d. Запрос информации у внешних и внутренних поставщиков ресурсов; e. Выбор внешних и внутренних поставщиков ресурсов; f. Управление оперативными изменениями. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

30 При оперативном планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должно быть выполнено, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Оперативное управление обеспечивает функционирование предприятия в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодической коррекции действий на основании данных о фактически полученных результатах. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

ПРАВИЛА управления и управляемость 31 20% времени должно уходить на оперативное управление, 80% - на стратегические разработки и обновление организационного порядка; руководитель должен делать только то, чего не может делать коллектив; больше правил, меньше заданий; функция руководителя – управленческое обслуживание подчиненных (давать им качественные цели, средства, условия и поощрения). Управляемость есть та степень самопроизвольности, независимости управляемой подсистемой, которую она может позволить себе по отношению к управляющей. В этом соотношении и заложена фундаментальная проблема социального управления: борьба управляющей подсистемы за контроль, а управляемой – за независимость. Варианты: обеспечить тотальный пошаговый контроль над всеми процессами в организации. Но управление включает в себя три компоненты © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Три слагаемых управления 32 Целевое воздействие на объект через приказ, задание, стимулирование и координацию. Суть процесса заключается в том, чтобы достичь запланированный результат. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ-ЗАДАНИЙ. РАЗРАБОТКА ТЕХНОЛОГИИ ИХ РЕАЛИЗАЦИИ; Самоорганизация, т. е. спонтанное регулирование. Возникает, когда нет целевого воздействия или его невозможно применить, пример, демографические процессы, под воздействием общественного мнения, проявляется как форма социального контроля; Организационный порядок, т. е. система норм и правил поведения в организации, внешне заданных по отношению к работнику: регламенты бизнес-процессов, технологий, горизонтальные связи. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

33 Первая – это именно целенаправленное воздействие в виде приказов, заданий, рабочих планов. У Вторая – это самоорганизация: любой коллектив, любая человеческая общность неизбежно и стихийно вырабатывают в себе какие-то нормы отношений; группируются по интересам, симпатиям, антипатиям; У строят свое поведение на взаимном сравнении и взаимовлиянии. Третья компонента – это организационный порядок, т. е. правила, структуры, функции, бизнес-процессы, которые целенаправленно вносятся в организацию для ее стабильности, устойчивости. Грамотное управление заинтересовано в том, чтобы максимальное количество целевого воздействия перевести в ранг организационного Порядка по принципу: больше правил, меньше заданий. Тогда управление организацией будет напоминать режим «автопилота» : все работают по правилам, и только в нестандартных ситуациях руководители переводят ее на «ручное управление» . © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Откуда же тогда берется неуправляемость? 34 1. Она начинается, прежде всего, с несовершенства организационного Порядка, когда люди плохо понимают, чего от них хотят и по каким правилам они работают и взаимодействуют. Конечно, любой самый совершенный организационный Порядок когда-то устаревает, и управление должно его непрерывно обновлять. Кроме того, внутри организационного Порядка возможны противоречия и пустоты: все не распишешь, все ситуации не предусмотришь. Но если есть командность, общие цели и ценности, то сотрудники будут сами компенсировать эти пробелы и действовать достаточно согласованно. 2. В рассогласованности целей и действий подразделений и сотрудников из-за низкой мотивированности на общефирменные цели. 3. Еще одна распространенная причина неуправляемости состоит в неясности целей. Часто на фирме сотрудники знают только собственные узкие задачи и не связывают их выполнение с общими целями просто потому, что таковых либо нет, либо они до персонала не доведены. Главный показатель качества управления – это соотношение поставленных целей и достигнутого результата. Главным аспектом развития неуправляемости является соотношение решений и результатов. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Каковы же причины неосуществляемости решений? 35 1. Управленческие предрассудки. Лидирует культ контроля. Это когда есть представление у руководителей, что важнейшая составляющая реализации решений – контроль. Но это неверно. Гораздо сильнее действует заинтересованное исполнение, т. е. мотивация исполнителей на результаты и Порядок их работы. 2. Структурный фетишизм: возникла проблема - создадим организацию. Итак, управление – это не только принятие решений. Осуществляемость решений есть отдельная, самостоятельная стадия управленческого процесса. Серьезные границы управляемости ставит перевод решения в практическое действие. Это связано с: планирующей способностью организации. переводом принятого решения на язык приказа часто вызывает трудности из-за многозначности языка, когда одну и ту же фразу, особенно формализованную, можно трактовать по-разному. И таких переводов решение претерпевает несколько: приказ трансформируется в распоряжение, затем в задание, наряды и т. д. Эта цепь превращений затрагивает не только форму, но и содержание решения. тем, что надежность и осуществляемость управленческих решений тем выше, чем больше вовлечены в процесс выработки те, кому и предстоит их выполнять. Ключ к расширению управляемости лежит в различных вариантах совместных, в том числе организационных, решений, актуальных для их участников. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

36 Совместные решения – это такие решение, которые взаимосогласованы, предполагают единство действий и исполнение самими участниками выработки решений. Метод совместных решений имеет свои недостатки (сложность процедуры принятия решения, определенная его «усредненность» , значительные временные затраты и пр. ). Однако нельзя спорить с тем, что он обращен к работнику, его активности и творческому потенциалу. Диалог принят как общецивилизационная ценность в философии, искусстве, политике, экономике, праве, психологии, социологии, культурологи. Проблема: дефицит диалогичности. Дистанция межу этой ценностью и нашей способностью следовать ей утончается до безнадежности. – Диалогический потенциал социума и есть его способность использовать различные средства, методы ведения диалога при согласовании интересов, целей и действий, будь то осуществление сделок, разрешение конфликтов, ведение диспутов и пр. – Можно утверждать, что диалогический потенциал – это критерий оценки цивилизационной зрелости. – Диалогическая компетенция передается тяжело, долго и нередко безуспешно. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Тест 37 В компании с определенной периодичностью отправляли в отпуск на 1 мес. ключевого руководителя (сначала одного, потом другого). У него не было возможности контактировать со своими подчиненными (телефон, Интернет – все вне зоны). Смотрели результаты работы подразделения: Стали работать лучше Стали работать хуже Ничего не поменялось © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Что выберете? 38 Если целевые установки неизменны, Если сама технология отлажена и при организованном входе дает ожидаемый выход, то работа управленца сводится к контролю, отслеживанию того, чтобы реальные показатели соответствовали нормативным параметрам, и это все, что он должен делать внутри организации. Именно такие, крайне редко встречающиеся ситуации, создали миф о том, что хороший менеджер должен быть ленив и что главная функция менеджера – не мешать работать подчиненным. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Управленческое воздействие 39 Организация Планирование Контроль © Copyright Шахова, www. topeople. biz Мотивация

40 Контроль – это процесс наблюдения за выполнением планов, соблюдением стандартов, ходом процессов и достижением результатов деятельности, включающий в себя сбор, измерение и распространение информации об эффективности, а также оценку измерений и тенденций для внесения улучшений в процессы. Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Главная задача контроля – это получение достоверной информации в соответствии параметров на выходе целевым установкам, т. е. контроль есть способ обратной связи в управлении. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

41 Входами процесса контроля являются планы, стандарты, информация об исполнении работ и результатах деятельности, Процесс контроля состоит из следующих операций: a. сравнение текущего хода исполнения с планом; b. оценка хода исполнения для выявления моментов, требующих корректирующих или предупреждающих действий, после чего такие действия предписываются как необходимые; c. анализ, отслеживание и мониторинг рисков для своевременного их выявления, отчета об их статусе и контроля выполнения планов реагирования на риски; d. ведение достоверной и актуальной информационной базы, касающейся продуктов деятельности, и сопутствующей документации; e. предоставление информации для составления отчетов о текущем состоянии и прогнозирования; f. предоставление прогнозов для обновления текущих данных о затратах и расписаниях работ; © Copyright Шахова, www. topeople. biz

По времени проведения выделяют: 42 Предварительный контроль (прежде всего ресурсов): • Осуществляется до фактического начала работ • Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам в виде политики, процедур и правил Текущий контроль (как правило в форме совещаний): • Осуществляется руководителем непосредственно в ходе проведения работ его подчиненным • Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы • Требует обратной связи Заключительный контроль (сравнение плана и факта): • Дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем • Способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность © Copyright Шахова, www. topeople. biz

43 Выходами процесса контроля являются: a. рекомендуемые корректирующие действия (документированные рекомендации, необходимые для приведения ожидаемого хода исполнения в соответствие с планом); b. рекомендуемые предупреждающие действия (документированные рекомендации, снижающие вероятность негативных последствий, связанных с рисками); c. прогнозы, включающие в себя оценки или предсказания условий и событий в будущем на основании информации и знаний, доступных на момент прогнозирования. С помощью контроля менеджер выявляет проблемы, причины их возникновения и принимает активные меры по корректировке отклонений от цели и плана деятельности. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

44 Контроль имеет смысл устанавливать только в зоне своей ответственности, так как бессмысленно контролировать то, что ты не в силах изменить. Чтобы осуществить контроль, необходимы план и описание технологии. Их детализация должна быть разной в зависимости от границ ответственности руководителя. Контроль только тогда имеет смысл, когда есть возможность и право что-то изменить. Бессмысленно что-то анализировать, если в результате анализа не последует решения и действия. Менеджер в отличие от ученого обязан воздействовать на систему. Но тогда у менеджера должно быть и исполнительное устройство: право и инструменты воздействия, принятия мер. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

45 Три аспекта управленческого контроля: • • • Установление стандартов – точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени; оно основывается на планах, установленных в процессе планирования Измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами Подготовка необходимых корректирующих действий Менеджер в процессе реализации контроля должен выбрать одно из трех: • ничего не предпринимать (если все в порядке) • устранить отклонения (если стандарты реалистичны) • пересмотреть стандарты (если стандарты нереалистичны) © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Следствия контроля: 46 1. Контроль требует средств и времени, т. е. влияет на расходы организации. 2. Контроль влияет на работу людей. Зависимость эффективности работы от степени контроля имеет четко выраженную закономерность. 3. Контроль вызывает ответную реакцию. 4. Контроль влияет на поведение людей • Внимание переносится с целей работы на ее правильность • Контроль увеличивает формальное отношение к работе • Если контроллеров стимулируют за нахождение ошибок, то они наказывают за малейшие ошибки © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Ошибки контроля 47 1. Контроль «по случаю» 2. Тотальный контроль 3. Скрытый контроль 4. Контроль любимого участка 5. Контроль-проформа 6. Контроль из-за недоверия 7. Контроль без обратной связи © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Выводы 48 Попытки установить контроль над соблюдением сотрудниками фирмы тех запретов, нарушение которых дает возможность достигать ими собственных целей, обречены на неудачу. Контроль не позволяет заменить выполнение функций организации и планирования. Ошибки в организации или планировании выявляются, но не могут быть решены только через контроль. Попытки руководителя возложить свою ответственность на подчиненных не уменьшают, а, наоборот, повышают риски организации в целом. Степень прибыли всегда связана со степенью риска в бизнесе. На уровне организации это правило действует с неизменностью: выше доход – выше риск, больше ответственности – больше прав – больше риска. Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. © Copyright Шахова, www. topeople. biz

© Copyright Шахова, www. topeople. biz 49 УПРАВЛЕНИЕ ИНДИВИДУАЛЬНЫМ ПОВЕДЕНИЕМ Часть 2

Что определяет поведение человека? 50 Объективные факторы: Среда (национальная, религиозная, культурная, профессиональная, экономическая, политическая, языковая …) Семья Условия (качество, количество и организация вещей) © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Что определяет поведение человека? 51 Субъективные факторы: Пол Возраст Образование Личные качества Характер темперамент Установки Мотивы Ценности Мировоззрение Роли (диктуемые ситуацией - правилами игры) Способности Интеллект Опыт © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Что определяет поведение человека? 52 На что мы можем влиять? Чем мы управляем (что контролируем)? На что можем воздействовать? Что можем только учитывать? © Copyright Шахова, www. topeople. biz

Скачать презентацию Copyright Шахова www topeople biz 1 Шахова

Менеджмент_Л4,5.ppt

Количество слайдов: 52