Cómo aumentar el éxito en las solicitudes de

Cómo aumentar el éxito en las solicitudes de subvenciones para I+D+i Col·legi d’Enginyers Industrials de Catalunya Barcelona, 10 de junio 2010 Irene Larroy LAVIC Technologies www. lavic. cat

LAVIC Technologies es una nueva consultoría de innovación ubicada en Sant Cugat del Vallès, Barcelona. Nos especializamos en dar soporte a proyectos de I+D+i para empresas, universidades y centros tecnológicos. Somos expertos en consecución de fondos públicos para I+D (Programa Marco, Eurostars y otros) www. lavic. cat

LAVIC 1 Consultoría de proyectos de I+D+i 2 Formación 3 Transferencia tecnológica www. lavic. cat

INTRODUCCIÓN Distintos programas para distintos proyectos www. lavic. cat

Consultoría de proyectos Formación Transferencia tecnológica The money is out there!! Torres Quevedo www. lavic. cat

Eurostars • Orientado a PYMES con capacidad de I+D. Universidades y centros de investigación pueden participar condiciones especiales. • Programa de investigación aplicada, próxima al mercado • Proyectos cortos, pocos socios. • Temática libre • Financiación a nivel nacional • Programa reciente, ratios de aprobación relativamente elevados ( ≈ 35%) • Status: actualmente abierta la 5ª convocatoria, cierre 30 septiembre www. lavic. cat

Séptimo Programa Marco (FP 7) • Orientado a todo tipo de participantes: empresas, universidades, centros tecnológicos, asociaciones, investigadores individuales… • Programa amplísimo, cubre desde investigación básica a desarrollo experimental y validación. • Varios subprogramas (bloques), algunos de temática libre pero la mayoría con temáticas fijadas desde el programa de trabajo. • Financiación directamente de UE, generosa en intensidad • Grandísima competencia, ratios de aprobación bajos ( ≈ 15%) • Status: actualmente la mayoría de sub-programas están cerrados, apertura masiva de convocatorias el 30 de julio de 2010, cierres finales de 2010 www. lavic. cat

Programa de innovación y competitividad (CIP) Es un conjunto de muchos y muy diferentes programas, organizados en tres programas operativos. De 2007 a 2013 con presupuesto total de 3621 millones de euros. • • • Foco en las PYMES. Apoya todas las actividades de innovación, incluyendo eco-innovación. Procura mejor acceso a financiación y servicios regionales para las empresas. Apoya la implantación y uso de las tecnologías de la información ayudando a desarrollar tecnológicamente la sociedad. Promociona el uso de energías renobables y eficiencia energética. www. lavic. cat

The Entrepreneurship and Innovation Programme (EIP) A su vez contiene los sub-programas: • Equity financing: The high growth and innovative SME (GIF) • Guarantees: The SME guarantee facility (SMEG) • Business and innovation services • Support to eco-innovation (Enterprise Europe Network + IPR Helpdesk) • Promotion of Entrepreneurship The Intelligent Energy Europe Programme (IEE) 730 millones de euros para 2007 -2013. Programa que pretende cumplir objetivos fijados por la EU para cambio climático y energía. Proyectos, iniciativas y buenas prácticas. Ejemplo de proyecto: Training on new construction techniques that can lead to 50 percent or more energy savings compared with traditional buildings. www. lavic. cat

CIP (ICT-PSP) • Orientado a todo tipo de participantes: empresas, universidades, centros tecnológicos… • Programa de innovación, no de I+D. Financiación sobre todo a acciones piloto para validación de tecnologías en condiciones reales • Temáticas fijadas (6 temas relacionados con ICT) Theme 1: ICT for energy efficiency and smart mobility Theme 2: Digital Libraries Theme 3: ICT for health, ageing and inclusion Theme 4: Open innovation for future internet-enabled services in “smart” cities Theme 5: ICT for improved public services Theme 6: Multilingual web and Internet evolution • Financiación directamente de UE, generosa en intensidad pero menos que FP 7 • Status: actualmente abierta la 4ª convocatoria, cierre 1 de junio www. lavic. cat

Ambient Assisted Living (AAL) • Orientado a empresas, universidades y centros de I+D (en España financiación a través de organismo diferente según naturaleza del solicitante) • Temática específica sobre población mayor o dependiente. Cada convocatoria tiene un enfoque específico. • Financiación principalmente nacional, complementada por fondos AAL • Programa reciente, ratios de aprobación relativamente elevados ( ≈ 39% call 2) • Status: actualmente abierta la 3ª convocatoria, cierre 30 de julio. www. lavic. cat

Comparativa Eurostars FP 7 CIP (ICT-PSP) Origen de la financiación Nacional Europea AAL Nacional + Europea Número mínimo de socios 2 1, 3 o 4 4, 6 o 7 3 Número medio de socios 3 7 7 7 Duración media de proyecto (meses) 24 -36 24 -48 18 -36 24 -36 Temática Libre/Específica Dificultad obtención Media Alta Media Presupuesto medio por proyecto (M €) 1, 5 3* 2, 5 2, 7 % subvención media 50% 50 -75% 50 -80% 60% www. lavic. cat

Metodología general METODOLOGIA GENERAL PARA MEMORIAS DE I+D+i www. lavic. cat

UNE 166. 001 Los principios de la norma UNE 166. 001 www. lavic. cat

Todas las empresas han innovado alguna vez. El reto es innovar de forma sistemática y contínua, haciendo de la innovación parte de la práctica diaria www. lavic. cat

UNE 166. 001 Por qué es recomendable normalizar nuestra actividad en I+D+i: 1. Para sistematizar y homogeneizar los criterios de las actividades de I+D+i de nuestra empresa 2. Para fomentar la transferencai de tecnología y la explotación de los resultados 3. Para tener una herramienta de apoyo que permita adaptarnos a los criterios que las AAPP utilizarán para valorar los proyectos de I+D+i, tanto de cara a su aprobación como de cara a conseguir deducciones fiscales. www. lavic. cat

UNE 166. 001: 2006. Requisitos de un proyecto de I+D+i UNE 166002: 2006. Requisits de un sistema de gestión de I+D+i www. lavic. cat

UNE 166. 001 ØUNE 166 toma las definiciones de I, D, i de los manuales de Oslo i Frascati de la OCDE. ØPERÒ de cara a aplicar deducciones fiscales, mandan los conceptos de I, D, i establecidos en el artículo 35 de la Ley del Impuesto de Sociedades (RDL 4/2004 i Ley 23/2005) www. lavic. cat

UNE 166. 001 I+D (Frascati) I+D (Ley 23/2005) Inv. básica: trabajos experimentales o teóricos que se emprenden fundamentalmente para obtener nuevos conocimientos acerca de los fundamentos de fenómenos y hechos observables, sin pensar en darles ninguna aplicación o utilización determinada. Inv. aplicada: dirigida fundamentalmente hacia un objetivo práctico específico. Desarrollo experimental: consiste en trabajos sistemáticos basados en los conocimientos existentes, derivados de la investigación y/o la experiencia práctica, dirigidos a la producción de nuevos materiales, productos o dispositivos; al establecimiento de nuevos procesos, sistemas y servicios, o a la mejora sustancial de los ya existentes Investigación: la indagación original planificada que persiga descubrir nuevos conocimientos y una superior comprensión en el ámbito científico y tecnológico. Desarrollo: aplicación de los resultados de la investigación o de cualquier otro tipo de conocimiento científico para la fabricación de nuevos materiales o productos o para el diseño de nuevos procesos o sistemas de producción, así como para la mejora tecnológica sustancial de materiales, productos, procesos o sistemas preexistentes. […] También es I+D la elaboración del muestrario para el lanzamiento de nuevos productos y la concepción de software avanzado, . www. lavic. cat

UNE 166. 001 Innovación tecnologica (Oslo) Innovación tecnológica (23/2005) Product innovation involves a good or service that is new or significantly improved. This includes significant improvements in technical specifications, components and materials, incorporated software, user friendliness or other functional characteristics. In the education sector, a product innovation can be a new or significantly improved curriculum, a new educational software, etc. Process innovation involves a new or significantly improved production or delivery method. This includes significant changes in techniques, equipment and/or software. In education, this can for example be a new or significantly improved pedagogy. La actividad cuyo resultado sea un avance tecnológico en la obtención de nuevos productos o procesos de producción o mejoras sustanciales de los ya existentes. Se considerarán nuevos aquellos productos o procesos cuyas características o aplicaciones, desde el punto de vista tecnológico, difieran sustancialmente de las existentes con anterioridad. www. lavic. cat

UNE 166. 001 Qué debe contener una memoria según UNE 166001? Ø Objetivos y planteamiento para alcanzarlos Ø Estudio del estado del arte Ø Innovación y novedad del proyecto Ø Avances científicos del proyecto Ø Protección de la propiedad de resultados Ø Legislación y otras regulaciones www. lavic. cat

UNE 166. 001 Y en cuanto a planificación? Ø Fases, tareas y sus interacciones Ø Identificación de riesgos y puntos críticos Ø Estructura organizativa y de personal Ø Control del programa de trabajo Y en cuanto al presupuesto? Ø Recursos asignados al proyecto Ø Estimación y control de costes www. lavic. cat

UNE 166. 001 I en cuánto a explotación de resultados? Segons UNE 166001, es un apartado voluntario (ojo, en casi todas las convos es obligatorio!) Ø Identificación de nuevos productos y servicios Ø Mercado potencial Ø Protección de resultados Ø Explotación económica Ø Beneficios esperados del proyecto www. lavic. cat

UNE 166. 001 Buenas prácticas aplicables a la preparación de memorias www. lavic. cat

Proceso de una propuesta Detectar oportunidad Preparación propuesta Entrega Elegible? Evaluación Negociación • • Elegir la convocatoria y el instrumento Construir el consorcio Preparación memoria técnica Preparación parte administrativa www. lavic. cat

Consejos generales Oficial EC A quién nos dirigimos? Al evaluador! La AAPP actúa de moderadora pero NO evalúa (excepto subvenciones pequeñas) Evaluators Evaluadoras Qué quiere el evaluador? § § Claridad de forma y contenidos Propuesta BREVE Lenguaje no muy específico Estado del arte creíble y riguroso www. lavic. cat

Consejos generales Las 5 preguntas que toda propuesta debería responder: 1. Cuál es el problema? 2. Es un problema regional /nacional/ europeo? 3. Ya está solucionado? 4. Por qué ahora? 5. Por qué nosotros? Las respuestas a las 5 preguntas deben darse idealmente en el resumen inicial (A 1) y en las dos primeras páginas de la Parte B! www. lavic. cat

Consejos generales En qué orden damos la información? Tenemos que contestar a cada una de las cuestiones que plantea la Guía del Solicitante correspondiente y además hacerlo en el mismo orden en que el evaluador espera encontrar la información Muchos evaluadores ponen la nota cuando acaban de leer una sección, sin esperar a llegar al final!!!! www. lavic. cat

Consejos generales: § Validar el concepto con la AAPP que convoca: una idea excelente pero que NO encaje en la convocatoria de ese año NO será aprobado. § La propuesta debe seguir un hilo conductor claro: § § Límites de la tecnología actual (state of the art) § Innovación propuesta § Impacto potencial § § Necesidad Capacidad del consorcio para realizar el proyecto Y explotarlo Tener siempre presentes los criterios de evaluación La mayoría de los evaluadores buscarán qué nos hemos dejado!!! § Muchas propuestas fallan en la sección de impacto: empezar por el impacto! www. lavic. cat

Consejos generales • Todas las propuestas tienen una estructura similar. Intentar conseguir una propuesta ya aprobada!! • Comprobar siempre las longitudes máximas por sección OJO! El máximo no es una obligación! • Consejos generales sobre formato • Tipografía fácil de leer. Mínimo 11 puntos pero hay grandes diferencias entre tipografías de 11 puntos. . . Evitar Arial Narrow y similares! • Comprobar los márgenes de página • Respetar los espacios entre párrafos • Indicar claramente el inicio de cada sección o sub-sección • Gráficos y tablas claros y visibles, se imprimirán en blanco y negro! • Remarcar frases importantes en negrita, pero sin abusar. www. lavic. cat

Ejemplo de aplicación: preparación de una memoria de proyecto del FP 7 (siguientes dispositivas en inglés) www. lavic. cat

Documentación para Parte B Documentación que debe leerse ANTES de empezar a preparar la propuesta § Guide for Applicants with annexes, includes among others: § Instructions for completing Part A of the proposal § Instructions for drafting part B of the proposal § Evaluation criteria § Call fiche § Work programme www. lavic. cat

Documentación para Parte B Ejemplo: Guide for Applicants CT-Call 6, versión para STREPs 1. GETTING STARTED 2. ABOUT THE FUNDING SCHEME 2. 1 GENERAL 2. 2 SMALL OR MEDIUM SCALE FOCUSED RESEARCH PROJECTS (STREPS) 3. HOW TO APPLY 3. 1. TURNING YOUR IDEA INTO AN EFFECTIVE PROPOSAL 3. 2. PROPOSAL SUBMISSION 4. CHECK LIST 4. 1. PREPARING YOUR PROPOSAL 4. 2. FINAL CHECKS BEFORE SUBMISSION 4. 3. THE DEADLINE: VERY IMPORTANT! 4. 4. FOLLOWING SUBMISSION 5. WHAT HAPPENS NEXT GLOSSARY ANNEXES Annex 1: Timetable and specific information for this call Annex 2: Evaluation criteria and procedures to be applied to STREP proposals in this call Annex 3: Instructions for completing Part A of the proposal Annex 4: Instructions for drafting Part B of the proposal Annex 5: Ethical Guidelines for undertaking ICT research in FP 7 Annex 6: Pre-proposal check form Annex 7: Completion of Proposal Part A and B for Obj. 9. 2 www. lavic. cat

La estructura de la propuesta 1. Scientific and technical quality, relevant to the topics addressed by the call 1. 1 Concept and objectives 1. 2 Progress beyond the state-of-the- art 1. 3 Scientific methodology and associated work plan (Maximum length for the whole of Section 1 – 20 pages. This limit does not include the Gantt chart, Pert diagram or tables 1. 3 a-e) 2. Implementation 2. 1 Management structure procedures (Maximum length for Section 2. 1 - 5 pages) 2. 2 Individual participants (Maximum length for Section 2. 2: 1 page per participant) 2. 3 Consortium as a whole (No maximum length for Section 2. 3 – depends on the size and complexity) 2. 4 Resources to be committed (Maximum length for Section 2. 4 – 2 pages) 3. Impact 3. 1 Expected impacts listed in the work programme 3. 2 Dissemination, and exploitation of the results and Management of the intellectual property (Maximum length for the whole of Section 3 – 10 pages) 4. Ethical Issues (No maximum length for Section 4) www. lavic. cat

Parte B: Sección 3 www. lavic. cat

Parte B: sección 3. 1 3. Section 3: Impact 3. 1 Expected impacts listed in the work programme Describe how your project will contribute towards the expected impacts listed in the work programme in relation to the topic or topics in question. Mention the steps that will be needed to bring about these impacts. Explain why this contribution requires a European (rather than a national or local) approach. Indicate how account is taken of other national or international research activities. Mention any assumptions and external factors that may determine whether the impacts will be achieved. § Imprescindible leer a fondo el work programme § Consultar white y green papers de la UE § § § http: //europa. eu/documentation/official-docs/green-papers/index_en. htm http: //europa. eu/documentation/official-docs/white-papers/index_en. htm Los impactos deben ser realistas y creíbles, no forzados! www. lavic. cat

Parte B: sección 3. 1 3. Section 3: Impact 3. 1 Expected impacts listed in the work programme § Como los objetivos, los impactos deber ir cuantificados. Evitar vaguedades y generalizaciones. § Siempre que se den datos, citar la fuente (artículos, estudios, Eurostats, white y green papers…) § Es importante mencionar otros proyectos de I+D en el mismo campo y qué impacto han tenido en la práctica. § Explicar los pasos que será necesario dar DESPUÉS de que el proyecto termine para que estos impactos se hagan realidad § Ejemplos de impactos: medioambiental, energético, sobre el empleo, sobre el usuario, contibución a standards, etc www. lavic. cat

Parte B: sección 3. 2 3. Section 3: Impact 3. 2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property Describe the measures you propose for the dissemination and/or exploitation of project results, and how these will increase the impact of the project. In designing these measures, you should take into account a variety of communication means and target groups as appropriate (e. g. policymakers, interest groups, media and the public at large). For more information on communication guidance, see http: //ec. europa. eu/research/sciencesociety/science-communication/index_en. htm Describe also your plans for the management of knowledge (intellectual property) acquired in the course of the project. § Aconsejamos dividir el punto 3. 2 en tres partes: o IPR Management o Exploitation o Dissemination www. lavic. cat

Parte B: sección 3. 2 3. Section 3: Impact 3. 2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property IPR Management: § Imprescindible tener un buen plan de gestión de la IPR (si es necesario consultar a un experto para esta sección). § Se aconseja tener un pre-consortium agreement y firmado por todos los socios y hacer referencia al mismo en esta sección. § Definir todos los resultados esperados (foreground), el propietario y las acciones de IPR para cada uno de ellos. § No olvidar tareas de vigilancia tecnológica, reflejarlas aquí y en el WP correspondiente. § No copiar texto estándar de webs de IPR ni definir los distintos modos de protección del IPR, al evaluador se le supone conocimiento medio-alto en este tema. www. lavic. cat

Parte B: sección 3. 2 3. Section 3: Impact 3. 2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property Exploitation § Debe escribirla alguien conocimiento del mercado, no lenguaje científico sino empresarial § Si el proyecto es de investigación aplicada, hacer un plan de negocio sobre los resultados a explotar. Este BP debe ser creíble y realista, ni cuento de la lechera ni demasiado pesimista! § § Añadir a inversión otros gastos necesarios antes de poder comercializar (el postproyecto) § Realizar una tabla de ingresos y gastos operativos desde la comercialización § § Contar el coste del proyecto como inversión inicial Calcular ratios económicos como TIR, payback y ROI en global y para cada socio industrial. Si el proyecto es de investigación básica, identificar los proyectos de investigación aplicada que podrán generarse con posterioridad si éste tiene éxito. www. lavic. cat

Parte B: sección 3. 2 3, 000 € Ejemplo de algunas tablas extraídas del plan de negocio de una propuesta (año 1 es el primer año de comercialización del producto, 2 años después de la finalización del proyecto) Ingresos/Gastos por Año 2, 500, 000 € 2, 000 € 1, 500, 000 € 1, 000 € 500, 000 € -? € Año 1 4, 500, 000 € Ingresos Año 2 Gastos Año 3 Año 4 Año 5 Beneficios acumulados por año 4, 000 € 3, 500, 000 € 3, 000 € 2, 500, 000 € 2, 000 € 1, 500, 000 € 1, 000 € 500, 000 € - 500, 000 € 1 2 3 4 5 www. lavic. cat

Parte B: sección 3. 2 3. Section 3: Impact 3. 2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property Dissemination § Debe ser muy concreta para el tipo de proyecto. Los evaluadores detectan el uso de “templates” y suelen hacer comentarios muy negativos. § Nombrar ferias, congresos y publicaciones específicos en los que se presentará el proyecto, indicando el socio responsable de la diseminación (por ejemplo el líder científico o el líder del Comité de Explotación) § No basta con hacer una sencilla web del proyecto. Está muy bien visto el uso de web 2. 0, foros, invitar a la participación ciudadana… § El peso de la diseminación no debe recaer en un solo socio, involucrar a todos (debe reflejarse en los person-month del WP correspondiente) www. lavic. cat

Parte B: Sección 1 www. lavic. cat

Parte B: sección 1. 1 1. Section 1: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call 1. 1 Concept and objectives Explain the concept of your project. What are the main ideas that led you to propose this work? Describe in detail the S&T objectives. Show they relate to the topics addressed by the call, which you should explicitly identify. The objectives should be those achievable within the project, not through subsequent development. They should be stated in a measurable and verifiable form, including through the milestones that will be indicated under section 1. 3 below. § Justificar por qué la idea encaja en el work programme, indicando a qué subtopic exactamente se dirige. No intentar abordar m´´as de uno, cuanto más específico mejor. § Explicar claramente cuál es el problema que requiere solución. Dar datos de las consecuencias y costes de ese problema para Europa (citar siempre las fuentes, por ejemplo Eurostats) § Cuantificar siempre los objetivos. Estos pueden ser de tres tipos: científicos, tecnológicos y operativos. www. lavic. cat

Parte B: sección 1. 1 1. Section 1: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call § Objetivos SMART: Specific – Objectives should specify what they want to achieve. Measurable – You should be able to measure whether you are meeting the objectives or not. Achievable - Are the objectives you set, achievable and attainable? Realistic – Can you realistically achieve the objectives with the resources you have? Time –framed: When do you want to achieve the set objectives? The global objective of the XXXX project is to reduce the amount of plastic used to make a component by 30% and hence reduce component weight by 30%. The project will last 4 years in which the following technical objectives will be met: • Development of flowing self-reinforced plastics with a strength or stiffness at least 4 times higher than the parent polymer • Development of cost-effective heating and moulding processes for flowing self-reinforced plastics • Technical and commercial evaluation of the developed materials and process by manufacturing and testing 3 case study parts • Identification and development of 3 heating promoters, such as xxxxx, yyyyy and zzzzzz that will allow the polymer matrix to be selectively heated by microwave or infrared energy • Development of microwave, infrared, conventional and induction heating methods to enable selective preheating of the developed matrix polymers and their compounds, without affecting the polymer reinforcement phase. Typical heating time for a press mass of 1 kg should be less than 2. 5 min to enable a press cycle time of 3 min, controlled within ± 5°C www. lavic. cat

Parte B: sección 1. 2 1. Section 1: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call 1. 2 Progress beyond the state-of-the-art Describe the state-of-the-art in the area concerned, and the advance that the proposed project would bring about. If applicable, refer to the results of any patent search you might have carried out. § La descripción del estado del arte debe ser técnica, profesional e imparcial. § Descripción objetive: baseline description § Advance of the proposed project § No usar acrónimos ni expresiones tremendamente específicas si no las definimos antes. § Dar referencias a artículos, patentes y a otros proyectos de I+D de temática u objetivos similares. Mejor a pie de página. ¡No citemos sólo a miembros del consorcio! § La comparación entre el So. A y el avance propuesto debe estar bien argumentada. Se recomienda incluir una tabla de fortalezas/ debilidades de www. lavic. cat cada tecnología.

Parte B: sección 1. 3 1. Section 1: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call 1. 3 S/T methodology and associated work plan A detailed work plan should be presented, broken down into work packages 1 (WPs) which should follow the logical phases of the implementation of the project, and include consortium management and assessment of progress and results. (Please note that your overall approach to management will be described later, in section 2). Please present your plans as follows: i) Describe the overall strategy of the work plan (Maximum length – one page) ii) Show the timing of the different WPs and their components (Gantt) iii) Provide a detailed work description broken down into work packages: • Work package list (please use table 1. 3 a); • Deliverables list (please use table 1. 3 b); • List of milestones (please use table 1. 3 c) • Description of each work package (please use table 1. 3 d) • Summary effort table (1. 3 e) iv) Provide a graphical presentation of the components showing their interdependencies (Pert) v) Describe any significant risks, and associated contingency plans. www. lavic. cat

Parte B: sección 1. 3 1. Section 1: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call 1. 3 S/T methodology and associated work plan § Antes de empezar a describir los Work packages conviene introducir la estrategia general. Cuántos WP hay, a que actividad pertenece cada uno (R&D, Demonstration, Management, Other), quién es el responsable de cada WP y cómo se relacionan entre sí los distintos WPs. Máximo 1 página para la estrategia general. § Usar las tablas templates que da la guide for applicants y recordar que estas tablas NO cuentan para la longitud de la sección 1. § La sección 1. 3 suele ser la sección a la que se le dedica más tiempo, en concreto a la descripción de los work packages, pero luego NO es una de las que tiene más peso en la evaluación!!!! www. lavic. cat

Parte B: sección 1. 3 www. lavic. cat

Parte B: sección 1. 3 Intentar minimizar: usualmente 2 por cada WP. Poner bastantes deliverables públicos. Sólo hitos clave www. lavic. cat

Parte B: sección 1. 3 Se aconseja introducir aquí el plan de contingencia www. lavic. cat

Parte B: sección 1. 3 A rellenar a partir del excel de presupuesto. Ojo con los person-month, deben ser consecuentes con el trabajo a realizar. Muchos evaluadores critican los excesos. Si el proyecto se aprueba, esta tabla pasará a ser parte del Anexo I del Grant Agreement, por lo que los person-month y sus costes utilizados deben ser realistas. www. lavic. cat

Parte B: sección 1. 3 1. Section 1: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call 1. 3 S/T methodology and associated work plan § Diagrama de Gantt: Puesto que no sabemos la fecha de inicio del proyecto, lo referimos en meses (p. ej. M 1 -M 48). La duración de los WP debe ser realista! www. lavic. cat

Parte B: sección 1. 3 1. Section 1: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call 1. 3 S/T methodology and associated work plan § Diagrama de Pert: No se recomienda un nivel de complejidad elevado. www. lavic. cat

Parte B: Sección 2 www. lavic. cat

Parte B: sección 2. 1 2. Implementation 2. 1 Management structure and procedures Describe the organisational structure and decision-making mechanisms of the project. Show they are matched to the complexity and scale of the project. (Maximum length for Section 2. 1 - five pages) § Estructuras de gestión creíbles y adecuadas a la complejidad del proyecto y al número de socios. Evitar la complicación!!! § Describir capacidad y experiencia del coordinador. Experiencia deseable pero no imprescindible. § Para un proyecto medio de 6 -8 socios y con investigación industrial, recomendamos incluir sólo 3 órganos de gestión: o General Assembly – todos los socios, no los subcontratados. o Management Board – Coordinador + 1 o 2 socios más o Exploitation Board – Líder industrial + 1 o 2 socios más § Detallar miembros y qué decisiones se toman en cada órgano § Detallar periodicidad de reuniones y mecanismos de voto. www. lavic. cat

Parte B: sección 2. 1 Órganos de gestión del proyecto Se han definido tres órganos de gestión del proyecto claramente diferenciados: Asamblea General, Comité de Gestión y Comité de Explotación. Comité de Asamblea Comité de Gestión General • 7 SOCIOS Explotación • SOCIO 1 • SOCIO 4 • SOCIO 6 • SOCIO 1 • SOCIO 7 Los siete socios del consorcio formarán la Asamblea General, que se reunirá cada 6 meses o cuando sea necesario tratar un tema urgente y será el órgano de seguimiento del proyecto. Se considerará que hay quórum para votaciones cuando esté presente la mitad + 1 de los miembros. Cada empresa tendrá un representante y los votos se ponderarán proporcionalmente al presupuesto de cada socio en el proyecto. Los votos se podrán delegar en caso de no asistencia. La Asamblea General será el órgano de máximo poder de decisión del proyecto, y habrá ciertas decisiones que sólo puedan ser aprobadas en Asamblea General. Insertar tabla de funciones. Asimismo, para garantizar una gestión eficiente del día a día, se creará un Comité de Gestión formado por SOCIO 1, SOCIO 4 y SOCIO 6. Los votos de los tres representantes tendrán igual peso. El Comité de Gestión se reunirá cada 3 meses y será el encargado de definir la estrategia del consorcio y tomar las decisiones técnicas y administrativas de día a día del proyecto. Insertar tabla de funciones. Se formará también un Comité de Explotación, formado por SOCIO 1 Y SOCIO 7, las dos empresas industriales con mayor potencial de explotación de los resultados. El objetivo del Comité de Explotación es coordinar la llegada al mercado del producto EXEM, diseñando el modelo de explotación óptimo y la estrategia de marketing inicial. Las decisiones deberán tomarse por unanimidad entre los dos miembros del Comité. Insertar tabla de funciones. www. lavic. cat

Parte B: sección 2. 1 Ejemplo de tareas del Comité de Gestión del proyecto EXEM Convocar y organizar las reuniones de la Asamblea General y del Comité de Gestión. Toda convocatoria de reunión deberá hacerse con al menos 15 días de antelación. Las convocatorias se harán por correo electrónico con acuse de recibo. Enviar las actas de las reuniones a todos los socios en un plazo de 7 días tras la reunión. El envío se hará por correo electrónico con acuse de recibo. Facilitar la comunicación entre los miembros de consorcio. Estandarizar los procedimientos y documentos de trabajo del proyecto EXEM. Imagen corporativa. Monitorizar el avance técnico del proyecto en referencia a los planes de trabajo, hitos y entregables. Este avance se medirá en relación a los indicadores definidos en cada una de las fases. Actualizar el programa de trabajo en caso de cambios respecto al plan inicial: revisión de objetivos, cronograma y alcance de las fases y tareas. Seguimiento económico del proyecto, supervisando el gasto que cada una de las empresas ejecuta a lo largo del proyecto. Recopilación de los deliverables del proyecto y envío a la Comisión. Coordinar la preparación de los Periodic Reports para la Comisión Europea, tanto en su parte técnica como administrativa. Preparar y solicitar, si es necesario, amendments al Grant Agreement, como en caso de inclusión de un nuevo socio o de solicitarse una extensión (todo amendment deberá haber sido aprobado por la Asamblea General). Mediar en posibles conflictos de los miembros del consorcio. www. lavic. cat

Parte B: sección 2. 2 2. Implementation 2. 2 Individual participants For each participant in the proposed project, provide a brief description of the legal entity, the main tasks they have been attributed, and the previous experience relevant to those tasks. Provide also a short profile of the individuals who will be undertaking the work. (Maximum length for Section 2. 2: one page per participant) § Para cada socio, incluir una breve descripción de la actividad habitual (personalizar, no copiada de la web), la motivación para participar en el proyecto, el rol asignado, la experiencia previa en tareas similares. § Incluir un mini-CV de unas 5 páginas de los trabajadores específicos que se dedicarán al proyecto (mínimo 2 por cada socio). Para los investigadores, mencionar las publicaciones relevantes es importante, pueden ponerse como anexo o mejor como nota al pie de página. Dr. Gregory House Dr. House is Ph. D in International Law by Harvard University (US)A and Attorney-at-Law by the Cambridge University (UK). He is specialist in Intellectual Property and Knowledge Management. He has been providing legal assistance to EU projects for several years as Legal Expert of the buffet KKWY before joining SOCIO 1 as IPR Expert. He has also worked as short-term legal expert for the Work Group on IP for CDTI, Ministry of Innovation, Spain. Dr. House will provide advice and assistance to all the consortium members regarding the management and exploitation of Foreground. In addition, he will collaborate in training and dissemination activities. www. lavic. cat

Parte B: sección 2. 3 2. Implementation 2. 3 Consortium as a whole Describe how the participants collectively constitute a consortium capable of achieving the project objectives, and how they are suited and are committed to the tasks assigned to them. Show the complementarity between participants. Explain how the composition of the consortium is well balanced in relation to the objectives of the project. If appropriate describe the industrial/commercial involvement to ensure exploitation of the results. i) Sub-contracting: If any part of the work is to be sub-contracted by the participant responsible for it, describe the work involved and explain why a sub-contract approach has been chosen for it. ii) Other countries: If a one or more of the participants requesting EU funding is based outside of the EU Member states, Associated countries and the list of International Cooperation. § Convencer de que no hay duplicidad de roles, ni competidores directos. § Remarcar las sinergias entre socios. Mencionar si algunos de los socios ya han trabajado juntos antes. § Si el work programme menciona la importancia de participación de PYMES (SMEs), resaltar quiénes del consorcio lo son y potenciar su rol. § Demostrar que el consorcio es capaz de hacer el proyecto (I+D) y también el post-proyecto (explotación) www. lavic. cat

Parte B: sección 2. 4 2. Implementation 2. 4 Ressorces to be commited Describe how the totality of the necessary resources will be mobilised, including any resources that will complement the EC contribution. Show the resources will be integrated in a coherent way, and show the overall financial plan for the project is adequate. In addition to the costs indicated on form A 3 of the proposal, and the effort shown in section 1. 3 above, please identify any other major costs (e. g. equipment). Ensure that the figures stated in Part B are consistent with these. (Maximum length for Section 2. 4 – two pages) § Una de las partes más difíciles, sólo puede escribirse cuando el presupuesto está totalmente acabado. No dejarlo para última hora!!! § Dar todos los detalles posibles del presupuesto, creando categorías de costes. Los totales deben cuadrar con los de la parte A 3. § Justificar bien la necesidad de los costes, debemos convencer al evaluador de que los person-month y los otros costes son necesarios para el proyecto. § Demostrar que los socios tienen capacidad financiera para cubrir la parte no financiada (referencias al balance, ratio endeudamiento, otros proyectos… www. lavic. cat

Parte B: sección 2. 4 Ejemplo sección 2. 4 resumida (1/2) El presupuesto global del proyecto EXEM se ha estimado en 8. 485. 025 €, de los cuales 4. 490. 027 € son costes directos y 3. 994. 998 € son costes indirectos o overheads. Del total de los costes directos, el 72% corresponde a costes de personal, el 19% a materiales, el 4, 5% a adquisición de equipos y el 4% a otros costes directos (costes de difusión y formación) y el 0, 5% restante a costes de auditoría, los únicos costes que entran en la categoría de subcontratación. El peso relativo de los siete participantes en el presupuesto se muestra a continuación: Costes directos proyecto EXEM Globalmente, el presupuesto del proyecto se considera equilibrado y realista. Todos los costes imputados han sido discutidos cuidadosamente entre los socios y cada socio se ha comprometido a ejecutar su parte del presupuesto en los cuatro años de duración del proyecto www. lavic. cat

Parte B: sección 2. 4 Ejemplo sección 2. 4 resumida (2/2) Costes de personal Los costes de personal propio suman el 72% del total del presupuesto. El esfuerzo total en horas de personal que se prevé dedicar al proyecto durante los cuatro años de duración del mismo es de casi 70. 000 horas, equivalentes a 474 personas/mes. Es decir, entre los siete socios habrá una media de 19 personas trabajando a jornada completa en el proyecto durante los cuatro años del mismo. La distribución de este esfuerzo de personal entre los socios se muestra a continuación. Insertar tabla de esfuerzo por socio con costes/hora medios. Materiales El proyecto contemple una importante partida de materiales, 1. 612. 154 €. Se trata de material fungible o no inventariable (que se utilizarán de forma exclusiva en el proyecto y no tendrá vida útil más allá del mismo). Principalmente se trata de reactivos muy específicos para los análisis necesarios en los WP 2, WP 3 y WP 4 y en la fase de demostración (WP 7), así como los componentes ópticos y electrónicos para el WP 5 y WP 6. Insertar tabla detalle de consumibles. Equipos Se consideran equipos aquellos cuya vida útil se alarga más allá del proyecto. Tres de los socios tienen costes asignados a esta partida, SOCIO 1, con 141. 826 € para la adquisición del reactor biológico de plasma, SOCIO 2 con 145. 000€ para la adquisición de los sensores biométricos necesarios en el WP 5, y SOCIO 5, con 95. 000 € para la adquisición de la PCR real-time y el Western-Blot. El resto de equipos que se utilizarán en EXEM ya están disponibles en las instalaciones de los socios. Insertar tabla deespecificaciones de los equipos a adquirir. Overheads Todos los participantes excepto SOCIO 3 utilizan el método standard transition flat rate en el que sus costes indirectos se calculan como el 60% del total de cvostes directos excluyendo la subcontratación. SOCIO 3 utiliza costes indirectos reales, que en su caso han sido cuantificados como un 92% sobre los costes directos excepto subcontratación. www. lavic. cat

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