Communication within the project Связь в проекте Estonia-Latvia-Russia

Communication within the project Связь в проекте Estonia-Latvia-Russia ENPI CBC Programme Программа ЕИСП ПГС Эстония-Латвия-Россия Project Management and Implementation training Практический семинар по управлению и осуществлению проектов Ce projet est financé par l’UE et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH

Importance of internal communication • For projects where many partners work together, a well organised and managed internal communication is very important and a critical success factor: – Internal communication keeps all project partners aimed at the same final goal – Helps all involved parties to understand the project aims and activities and their roles – Allows to monitor project progress, keep the workplan updated, anticipate difficulties in implementation… • Good internal communication involves regular and effective two-way communication with all project partners Ce projet est financé par l’UE et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH

Важность внутренней связи • Для проектов, в которых вместе работает большое количество партнёров, хорошо организованная и управляемая внутренняя связь – критически важный фактор достижения успеха: – Внутренняя связь поддерживает нацеленность всех партнёров по проекту на достижение одной и той же конечной цели – Помогает всем вовлечённым сторонам понимать цели проекта, действия и свою роль – Позволяет отслеживать продвижение проекта, помогает обновлять рабочий план, предвидеть трудности в осуществлении проекта… • Хорошая внутренняя связь включает регулярную и эффективную двухстороннюю связь со всеми партнёрами по проекту Ce projet est financé par l’UE et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH

Agree on communication procedures • Agree on when and how and on what are you and your partners communicating • Make a format for (monthly) internal reports • Agree on tools that will be used: e-mail, internal newsletters, skype meetings, real meetings • Agree on who is responsible for the website and who and when will contribute for the updates Ce projet est financé par l’UE et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH

Согласуйте процедуры для связи • Согласуйте, когда, как и по поводу чего вы и ваши партнёры поддерживаете связь • Создайте формат для (ежемесячных) внутренних отчетов • Согласуйте средства, которые будете использовать: эл. почта, внутренние вестники, совещания по Скайпу, заседания с персональным присутствием • Согласуйте, кто отвечает за сайт, кто и когда будет вносить обновления Ce projet est financé par l’UE et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH

Tools for internal communication • Electronic: – Email: Email has made sharing information much simpler, but avoid clogging up inboxes with too much irrelevant information (think about who should receive a cc. ) Also, it can be one-way and you cannot be sure emails are read or digested – Intranet: It is a fast, interactive and cost effective way of distributing information to a large number of people – Internal newsletters (e-mailed or accessible via the intranet) • Oral: regular meetings with your partners to coordinate tasks for project implementation; tele or video conferences • Written materials: Internal memos, meeting notes, progress reports etc. Ce projet est financé par l’UE et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH

Инструменты для внутренней связи • Электронные: – Электронная почта: упростила обмен информацией, но избегайте перегрузок входящих папок избыточным количеством информации, не относящейся к вам (подумайте, кого стоит ставить в копию). Также она может быть односторонней и вы не сможете быть уверенными, прочитаны ли письма или обработаны – Внутренняя сеть: Быстрый, интерактивный и затратоэффективный способ распространения информации большому количеству людей – Внутренние вестники (распространяемые по электронной почте или доступные во внутренней сети) • Устные: регулярные встречи с вашими партнёрами для координации задач по осуществлению проекта; теле- ли видео конференции • Письменные материалы: внутренние памятки, протоколы заседаний, отчёты о продвижении проекта и т. д. Ce projet est financé par l’UE et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH

So when your project has started • Overall coordinator keeps in regular touch with all partners • All partners report regularly (monthly) to monitor project progress • Regularly meet (in person and via telecom tools) ➪Make minutes of those meetings and use them as working documents! Ce projet est financé par l’UE et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH

Итак, Ваш проект начался • Общи координатор регулярно контактирует со всеми партнёрами • Все партнёры регулярно отчитываются (ежемесячно) для отслеживания продвижения проекта • Регулярные встречи телекоммуникации) ➪Создавайте (личные и через протоколы таких заседаний используйте их в качестве рабочих документов! Ce projet est financé par l’UE и et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH

Remember • Your project is a partnership and CBC project ➪ Invest in establishing good partnership relations and clear and regular communication and meeting procedures Ce projet est financé par l’UE et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH

Помните • Ваш проект – партнёрский и трансграничный ➪ Вкладывайте в создание хороших партнёрских отношений, понятные процедуры и регулярные заседания Ce projet est financé par l’UE et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH

Internal/external communication • Good internal communication is also a prerequisite for efficient external communication and both of them should be in line with each other: ➪ Ensures everyone speaks with one voice! Ce projet est financé par l’UE et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH

Внутренняя/внешняя связь • Хорошая внутренняя связь является также предусловием эффективной внешней связи, они должны соответствовать другу: ➪ Обеспечьте, чтобы каждый говорил только «одним голосом» ! Ce projet est financé par l’UE et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH