Что умеет 1 С Документооборот Меркурьева Надежда 1

Что умеет 1 С: Документооборот Меркурьева Надежда, 1 С

Входящие и исходящие документы Внутренний документооборот ОРД, ИС, инженерный Договорные документы и процессы Процессы проектирование, управление, контроль Файлы любые форматы, сканирование, распознавание Проектный учет и контроль Учет мероприятий Форум встречи, совещания, протоколы, контроль обсуждения, голосования Интеграция с решениями 1 С и другими Учет отсутствия сотрудников Бронирование времени, Смартфоны и планшеты Андроид, i. OS Учет времени переговорных Web-доступ Встроенная почта Классическое делопроизводство Управление правами доступа Личные и общие календари Настройка интерфейса

Документы и файлы n n n Учет поступающих документов от организаций и обращений от физических лиц. Учет исходящих документов, как ответных, так и инициативных. Учет организационно-распорядительных, информационно-справочных и других внутренних документов. n Повседневная работа с обычными файлами. n Шаблоны документов и файлов. n Более 70 реквизитов в учетной карточке. n Сканирование и штрихкодирование. n Объединение документов в комплекты. n Хранение и сравнение версий файлов. n Контроль исполнительской дисциплины.

Карточка документа Хранит все важные сведения о документе

Шаблоны документов и файлов Программа заполняет сама все, что может Скорость Порядок Качество

Полнотекстовый поиск Очень быстрый! Ищет всё!

Поиск бумажных документов Быстро Аккуратно Порядок

Журнал передачи Помнит на ком документ и следит за возвратом

Задачи

Процессы в 1 С: Документообороте 9 готовых процессов: • Согласование. • • n n Утверждение. Регистрация. Рассмотрение. Исполнение. • • Ознакомление. Приглашение. Составной процесс. Комплексный процесс Для каждого процесса - своя схема работы, которая легко настраивается под специфику предприятия. Автоматизация сложной обработки документов для любой задачи управления– комплексный процесс. Произвольный порядок выполнения этапов, использование условий. Электронная подпись (ЭП) для виз согласования, утверждения и резолюций руководителя.

Согласование

Запуск процессов Вручную По рекомендации Жесткая автоматика

Комплексные процессы Простые действия легко собрать в цепочки

Мониторинг процессов • Было плохо, приняли меры • • Время согласования сократилось вдвое Количество циклов упало до 2 -3 Сотрудники стали справляться с потоком документов 14

Проектный учет n Планирование проектов. n Формирование команды проекта. n n План проекта в виде списка задач и диаграммы Ганта. Соблюдение процедур управления проектам. n Коммуникации участников в проекте. n Контроль исполнения проектных задач. n n Управление проектом по контрольным точкам. Учет трудозатрат в разрезе проектов. Учет всех данных в разрезе проектов (например, документов, процессов, задач). Формирование отчетности по проектам.

Проектный учет Всё о проектах: документы, участники, план, сроки, исполнение, контроль, трудозатраты

План проекта в виде диаграммы Ганта

Мероприятия n От подготовки и до анализа эффективности проведения мероприятия и исполнения принятых решений: § Внешние и внутренние мероприятия. § Протокольные мероприятия (совещания, заседания, советы директоров). § Бронирование помещений. § Подбор удобного для участников времени проведения мероприятия. § Формирование программы и протокола. § Принятие решений и их своевременное выполнение.

Мероприятия Всё о совещаниях и встречах: время, место, участники, программа, файлы, протокол, приглашения.

Бронирование переговорных

Почтовый клиент внутри 1 С: Документооборота n Встроенная полноценная корпоративная почтовая система: § повышает конфиденциальность переписки, § помогает при необходимости усилить контроль исполнения писем, содержащих поручения руководства, § делает переписку эффективнее, сокращает время на обработку и написание писем. n Традиционный для серьезных почтовых систем функционал: § папки, флажки, правила обработки, коллективный разбор, история переписки, ветки переписки, проверка орфографии и массу дополнительных возможностей.

Форум Еще один способ коммуникации Обсуждения, голосования, новости, объявления

Планирование рабочего времени n n n n Календарь - персональный инструмент планирования времени. Ограниченный доступ к календарям других сотрудников для планирования совместных задач. Учет затрат рабочего времени сотрудников. Для руководителей - анализ трудозатрат сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям. Учет отсутствий сотрудников. Ведение личных заметок по приоритетам и теме. Напоминания и уведомлениях о событиях, задачах, отсутствиях сотрудников, мероприятиях и планах в календаре.

Календарь В календарь можно занести ВСЁ

Отсутствие сотрудников

Предупреждение об отсутствии сотрудников

Контроль На контроль тоже можно поставить ВСЁ

Контроль

Договорная работа Основные процессы договорной работы: • • Подготовка договора. Согласование договора. Учет сопроводительных документов. Учет срока действия. Контроль возврата экземпляров. Исполнение обязательств. Расторжение. 1 С: Документооборот: • продлевает договоры при необходимости; • отслеживает передачу документа контрагенту на подпись; • контролирует сроки договоров и этапов.

Карточка договора Хранит сам договор и все, что с ним связано

Контроль и анализ договоров

Управление правами доступа • Разграничение прав доступа ко всем данным в различных разрезах (виды документов, виды мероприятий, организации, грифы доступа другое). • Разграничение прав по ролям и группам пользователей. • Делегирование прав: Полностью или частично, На определенный период времени. • Протоколирование действий: Сведения обо всех событиях, Кто изменил или получил данные.

1 С: Документооборот 70 ответов на вопросы! 33

Какие у нас ходят процессы?

Чьи материалы согласуются хуже всего? ?

Как долго обрабатываются документы? ?

На что тратят время сотрудники? ?

Кто задерживает исполнение? ? ?

Как исполняются задачи в группе компаний?

Какие документы зависли Документы, по которым ничего не делается. А должно бы…

Процессы по документам ?

1 С. Обычный рабочий день в 1 С: Документообороте n Полкилометра активных пользователей (900+ сотрудников) n Работают в офисе, через интернет, со смартфонов n Выполняют 160 000 действий по получению или изменению данных n Получают 45 000 писем в день, пишут – 8 000 n В пике - 350 писем в минуту n База 1 С – 11 Тб, ИБ 2. 5 Тб, файлы 8. 5 Тб, 3+ млрд записей, 32+ млн писем, 23 млн файлов, 100+ тыс папок, 150 тыс процессов и задач, 2. 6 млн учета времени Примерно так выглядят 900 сотрудников 1 С, плечом к плечу работающие в 1 С: Документообороте

Выдержка из опубликованной презентации. Сервер 1 С: Предприятия, 700 активных пользователей n IBM System x 3550 M 3 n 2 CPU Xeon E 5640 2. 67 GHz n RAM 48 Gb n СХД IBM DS 3500: § 1 Tb - SAS Raid 10 на базе дисков ST 3600057 SS 15000 RPM § Для хранения сеансовых данных, ППД, ТЖ, журнала регистрации § 6 Tb - SATA Raid 10 на базе дисков ST 33000650 SS 7200 RPM § для хранения файлов 43

Выдержка из опубликованной презентации. SQL Сервер, 700 активных пользователей n IBM System x 3550 M 4 Server n 2 CPU Intel® Xeon® Processor E 5 -2630 2. 3 GHz n 64 Гб RAM n СХД IBM DS 3500: § 4 Тб § SAS Raid 10 на базе дисков ST 3600057 SS 15000 RPM § Для самой базы данных и tempdb 44

Сервер 1 С: Предприятия n Настроили хранение файлов в томах § Периодически создаем новый том – примерно раз в год § Это нужно для облегчения резервного копирования, или переноса данных, чтобы тома были не очень большими § Тома сделали сжатыми § Для томов используем обычные медленные диски n Настроили доступ через веб, установили ограничение, выдаем доступ через только через руководителей 45

Крупные внедрения 1 С: Документооборота 6 000 рабочих мест, 2 500 рабочих мест, 2 000 активных пользователей 10 000 документов в месяц 3 500 рабочих мест, 470 000 процессов, 2 500 рабочих мест 1. 3 миллиона задач 3 500 рабочих мест, 500 документов в день, 1 000 рабочих мест 1 000 процессов, 5 000 задач И еще 1500+ историй автоматизации в справочнике внедренных решений на 110 000 рабочих мест

Три учебных курса 1. Подготовка к автоматизации документооборота 2. Профессиональная работа в 1 С: Документообороте 3. Настройка и администрирование 1 С: Документооборота

Курс «Подготовка к автоматизации документооборота» 300+ слушателей Оценка 4. 9 (это очень круто) 48

Методика постановки документооборота n Это консалтинговый продукт в виде книжки и диска n 300+ страниц А 4, 11 нормативных документов § Положение о делопроизводстве § Положение о работе с договорной документацией § Положение о работе с ОРД § Положение о работе с регламентной документацией § Должностные инструкции (7 документов) n 34 шаблона и бланка документов § Приказ, договор, акт, служебная записка, письмо… n Автор: Софья Ульянцева, ведущий эксперт по управлению документацией 1 С, к. и. н. 49

Управление документами: быстро, эффективно, своими силами Глава 1. Глава 2. Глава 3. Глава 4. Глава 5. Глава 6. Глава 7. Глава 8. А мне нужен электронный документооборот? Аудит документооборота Организация работы с бумажными документами Организация работы с электронными документами Жизненный цикл документа Автоматизация работы отдельных видов документов Мониторинг работы с документами Календарные работы с документами § Объясняет как легко и просто организовать работу с документами § Всего 150 страниц § Легко читается § Написана профессионалами для НЕ специалистов

Консалтинг в управлении документами n Ставим вам документооборот § НИТУ МИСи. С (институт стали и сплавов), 5 месяцев § На выходе - итоги аудита (100 стр. ), ТЗ (150 стр. ) и регламент документооборота (60 стр. ), который уже утвержден и по нему уже работают 4000 сотрудников университета § Клиенты довольны, идет внедрение программы n Каждый проект – большая, деликатная работа, требующая редкой компетенции. Софья Ульянцева ведущий эксперт по управлению документацией фирмы 1 С канд. ист. наук 51

Группа « 1 С: Документооборот» в сетях www. facebook. com/groups/1 C. DOC 8/ vk. com/1 c. doc 8 1700+ участников, 1000+ публикаций за полгода. Каждый день задают вопросы, делятся опытом, публикуют различные материалы, приглашают на мероприятия. Мы тоже участвуем. Присоединяйтесь - это для вас! 52

1 C: Document Management Сотрудники работают одновременно в одной базе на разных языках – русском или английском 53

1 C: Document Management 54

1 C: Document Management 55

Интеграция ~1000 документов и справочников из 13 других типовых конфигураций уже интегрированы с 1 С: Документооборотом Ваше мнение: 1 С: ДО флагманский продукт 1 С по интеграции с другими ее программными продуктами Хачай А. Ю. «Технологии автоматизации» 56

1 С: Документооборот «внутри» 1 С: ERP Это 1 С: ERP А это 1 С: Документооборот

Под капотом 58

Рабочий стол Что у меня на сегодня? Что требует моего участия? Как я справляюсь с делами?

Мобильный 1 С: Документооборот Почитать почту, направить письма коллегам и внешним адресатам Исполнить поручения, согласовать или утвердить документы, поставить новые задачи сотрудникам Посмотреть свой календарь, записать в него события Проверить список контроля

Входящие и исходящие документы Внутренний документооборот ОРД, ИС, инженерный Договорные документы и процессы Процессы проектирование, управление, контроль Файлы любые форматы, сканирование, распознавание Проектный учет и контроль Учет мероприятий Форум встречи, совещания, протоколы, контроль обсуждения, голосования Интеграция с решениями 1 С и другими Учет отсутствия сотрудников Бронирование времени, Смартфоны и планшеты Андроид, i. OS Учет времени переговорных Web-доступ Встроенная почта Классическое делопроизводство Управление правами доступа Личные и общие календари Настройка интерфейса

1 С: Документооборот для промышленности Управленческий документооборот: § Входящая и исходящая корреспонденция. Распорядительные документы. Локальные нормативные акты. Стандарты, нормативная документация (ЕСКД, ЕСТД). Специфический документооборот: § Проектно-конструкторский и инженерный документооборот. § Заявки на оформление пропусков. Архив документов: § конструкторско-технологических, § финансово-отчетных, § нормативных, § патентных и других документов.

1 С: Документооборот для строительства Управленческий документооборот: § Входящая и исходящая корреспонденция, организационнораспорядительные документы. Локальные нормативные акты. Сделки: § Инвестиционные сделки; § Приобретение или продажа объектов и другие. Проектная документация: § Концепция проекта, § Финансово-инвестиционная часть, § Комплект исходно-разрешительной документации, § Технический проект, § Архив проектной документации. Взаимоотношения с подрядчиками, поставщиками, государственными органами.

1 С: Документооборот для телекома Управленческий документооборот: § Входящая и исходящая корреспонденция (письма, заявления), организационно-распорядительные документы (например, служебные записки); § Распорядительные документы (ввод в действие тарифных ставок, новых услуг); § Локальные нормативные акты. Специфический документооборот: § Техническая документация по оборудованию. § Заявки на подключение услуг и техническую поддержку с привязкой к объектам (элементам сети связи) и географическим координатам. Договорные документы: § Договоры (акты, счета-фактуры) с компаниями, выполняющими строительные работы или предоставляющими в аренду ресурсы.

1 С: Документооборот для торговли Управленческий документооборот: § Входящая и исходящая корреспонденция, организационнораспорядительные документы. § Локальные нормативные акты. Запросы, обращения клиентов, рекламации. Взаимоотношения с подрядчиками, поставщиками, договорная работа: § договоры аренды, § договоры поставки, § договоры складского хранения и другие, § накладные, § акты, § счета.

1 С: Документооборот для госсектора § Делопроизводство и контроль исполнения документов. § Прием, регистрация и рассмотрение обращений граждан. § Реализация административных регламентов. § Организация совещаний и заседаний. § Управление нормативно-правовыми актами. § Публикация открытых данных (документов, расписаний, реестров и т. д. ) на порталах. § Архив документов. § База знаний по решенным вопросам и документам. § СМЭВ и МЭДО. § И другие…

Спасибо за внимание