Что можно делать с помощью Умной системы Разбить процесс на операции, закрепить их за ответственными, назначить сроки Представить процессы в удобном наглядном виде Согласовать и утвердить изменения 1 Иметь актуальное описание процессов Описать (регламентировать) процессы Несколько представлений из одних исходных данных, вплоть до отдельного представления под нового пользователя Иметь актуальную библиотеку форм, бланков документов, справочников (напр. классификатор статей бюджета) Облегчить введение в должность При необходимости создать подробные обучающие Создать регламенты и инструкции на отдельные должностные операции Их легко вызвать во время выполнения инструкции процесса, а также изменить по мере накопления опыта
Что можно делать с помощью Умной системы Назначать контрольные точки Увязка процессов и текущих задач между собой График загруженности для каждого участника 2 Нестандартный путь прохождения процесса 3 Оперативно согласовывать изменение сроков Планировать увязку процессов Фиксировать нарушение и выполнение КТ Управлять прохождением процессов Проводить разбор нарушения Например, одновременно идет много проектов/заказов/изделий, параллельно с этим – разработка новых проектов / заказов/изделий, и корректировка текущих планов, и все это одними и теми же людьми Отслеживать загруженность, эффективность, результат процесса Вносить изменения в регламент, в план работ, применять наказания и поощрения Рассчитывать мотивационную часть ЗП
Что можно делать с помощью Умной системы Индивидуальный рабочий стол для каждой должности 4 Упростить работу участников Взаимная увязка всех блоков и упрощение расчетов Например, при изменении условий оплаты в ТЗ к договору меняется прогнозный график оплат в бюджете. Что будет если? Материал для принятия Например, при изменении темпов работ управленческих автоматически изменяется потребность в материалах и график платежей, и это всё решений отражается в бюджете, и можно сравнить с существующим бюджетом Умная работа с документом Например, ТЗ к договору – это не файл Ворд, а набор полей, каждое из которых редактируется и согласуется соответствующим ответственным лицом. Шаблон (Набор полей) тоже может меняться соответствующим ответственным лицом, и связан со справочником статей бюджета, условий оплат и т. п. История изменений фиксируется. Конструктор договоров из готовых блоков Трехстрочная запись: план, факт и прогноз выполнения плана (по срокам и по деньгам), выделение отставания и опережения Вести работу с бюджетом от оценки (определения стоимости) статьи и до отслеживания каждоговора, формирование БДР и БДДС Примеры
Как будем внедрять (1 процесс) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Составить описание процесса, предварительно согласовать устно и ввести его в систему, дать доступ участникам Ввести в систему рабочие формы для операций Владелец процесса формирует контрольную таблицу Участники согласовывают процесс и таблицу Участники выполняют процесс, используя рабочие формы (открыл таблицу, нажал «выполнить» , появилась форма, заполнил; получатель посмотрел, всё устроило – работает дальше по своей задаче; не устроило – вернул на доработку) В контрольной таблице видно, вовремя ли участники выполняют свои действия; если нарушено – запрашивается объяснение и направляется для разбора владельцу процесса В конце месяца формируется итог – кто и сколько сделал в рамках процесса и с каким качеством (а дельнейшем можно подсоединить модуль про премирование) Если принято решение об изменениях в описании процесса, то владелец процесса или инициатор отправляет их в системе на согласование, и когда всеми согласованы, то со следующего месяца описание процесса и контрольная таблица по содержанию задач будут другими
Скачать презентацию Что можно делать с помощью Умной системы Разбить
Про Умную систему.ppt