Chapter 13 ระบบสารสนเทศสำนกงาน Office Information Systems OIS

Chapter 13 ระบบสารสนเทศสำนกงาน (Office Information Systems : OIS) วชา MIS อ. สรนทรทพ ศกดภวดล ปการศกษา 2554

ระบบสารสนเทศสำนกงาน Office Information Systems : OIS เปนระบบการจดสารสนเทศในสำนกงานโด ยเกยวของกบการบนทกขอมล การผลตเอกสารภายในสำนกงานโดยนำเทค โนโลยมาประยกตใชเพอลดขอผดพล าด และเพมประสทธภาพในการดำเนนงานใ นระบบสำนกงาน

สำนกงานอตโนมต Automation) n (OA: Office มการนำเอาเทคโนโลยคอมพวเตอรและระ บบสอสารขอมลมาใช เชน นำเครองคอมพวเตอรมาเชอมตอเปนระบบเค รอขาย เพอใชในการ ตอ ตอสอสารแลกเปลยนขาวส ารขอมลดวยระบบ Internet, Intranet, และ Extranet มการใช computer มาใชในการประมวลผลคำ (Word Processing) ประมวลผลขอมล (Data Processing) และใชดงขอมลจากระบบ TPS และ MIS มาผลตสารสนเทศทตองการเพอใชในสำนกง าน

Office Automation จะชวยในการจดระบบสารสนเทศในส ำนกงานดงน. 1ชวยใหการเกบรวบรวมขอมลไดถกตอง. 2การประมวลผลขอมล คอมพวเตอรชวยประมวลผลไดรวดเรวและ ถกตอง. 3 การบนทกขอมลเปลยนจากจดเกบในก ระดาษลงในสอของ Computer 4. การตดตอสอสาร - มสาย - ไรสาย เชน Bluetooth, Wi-Fi

ระบบการจดการเอกสาร (Document management systems) 1. ระบบการประมวลผลคำ (Word-processing systems) เปนโปรแกรมสำเรจรปสำหรบจดพมพเอ กสาร เชน Microsoft word 2. การจดพมพตงโตะ (Desktop publishing) เปนโปรแกรมทเหมาะสำหรบจดทำรายงาน วารสาร สงพมพ แผนพบ เชน Adobe Page. Maker, Microsoft Publisher 3. ระบบการประมวลภาพ (Image-Processing Systems) http: //th. wikipedia. org/

การประมวลภาพ -โปรแกรมสแกนภาพ -Adobe Photoshop : โปรแกรมชวยในการตกแตงภาพ

ระบบการจดการเอกสาร (Document management systems). 4การทำสำเนา (Reprographics) เปนกระบวนการทำสำเนาเอกสาร ระบบสำเนาอจฉรยะ (Intelligent copier system) สามารถใชเครองคอมพวเตอรเชอมตอกบเ ครองอดสำเนา 5. หนวยเกบขอมลถาวร (Archival storage) Magnetic Disk - Hard disk Optical Disk - CD-ROM, CD-RW, DVD Magnetic Tape (เทปแมเหลก ) - มกใชสำหรบสำรองขอมล (Back up)

ระบบการจดการขาวสาร (Message-handling systems) 1. ไปรษณยอเลกทรอนกส (Electronic mail) สงขาวสาร 2. ไปรษณยเสยง (Voice mail) บนทกเสยง ฝากขอความทางโทรศพท 3. โทรสาร(Facsimile) ใชในการสงเอกสาร ม 2 ประเภท 3. 1 FAX- ธรรมดา สงขาวสารขอมลผานสายโทรศพท 3. 2 fax modem การทำงานจะม Software ททำหนาท รบแฟกซ โดยสามารถ ตอเครองคอมพวเตอรเขา กบเครองพมพ เพอพมพเอกสารทสงมาทางแฟกซไ

Fax modem A fax modem enables a computer to transmit and receive documents as faxes. A fax modem is like a data modem but is designed to transmit and receive documents to and from a fax machine or another fax modem. http: //en. wikipedia. org/wiki/Fax_modem

ประเภทของอปกรณ Fax-Modem PCMCIA Fax. Modem ใชสำหรบการเชอมตอสำหรบ Notebook หรอ Laptop ผานทาง port PCMCIA ของเครอง (ลกษณะเดนของ card PCMCIA จะมขนาดบางเลกประมาณเทาบตรเครดต ) n USB Fax-Modem ใชไดสำหรบการเชอมตอทง Notebook และ Desktop Computer สะดวกในการใชงาน เพราะสามารถเคลอนยายหรอเปลยนไปใชเครอ งคอมฯ อนๆ ได n Internal Fax-Modem มลกษณะเปนการด ทตองตอเชอมเขากบ Slot ของคอมพวเตอร Desktop เทานน ราคาคอนขางถกมาก http: //www. it-guides. com/index. php/buying-guide/271 -how-to-buy-fax-modem n External-Fax Modem มลกษณะเปนกลอง n

ระบบประชมทางไกล (Teleconferencing systems). 1การประชมดวยเสยง (Audio conferencing) เปนการประชมทไดยนแตเสยงเท านน 2. การประชมดวยภาพ (Video conferencing) ผสนทนาจะไดยนเสยงและภาพของค สนทนา 3. การประชมดวยคอมพวเตอร

กรณศกษา : บรการประชมทางจอภาพ (Video Conference) ของ CAT บรการประชมทางจอภาพ Video Conference เปนการใหบรการสอสารทงภาพ เสยง และขอมลพรอม ๆ กน ในลกษณะการประชมระหวางกลมบคคลในหอง สตดโอตนทางกบ หองสตดโอปลายทางซงสามารถตดตอสอสาร กนไดทงภายในและระหวางประเทศ ก อปกรณทตองมในระบบประชมทางไกลน เสมอนหนงนงประชมรวมกน ไดแก ซงจะชวยยนยอระยะเวลา จอโทรทศนหรอคอมพวเตอร , ลำโพง , ไมโครโฟน , กลอง ลดคาใชจายและความเสยงในการเดนทาง และอปกรณ Codec ชวยใหการตดสนใจทางธรกจรวดเรวยงข น http: //www. contactcenter. cattelecom. com/thai/application_service/video_info. asp

กรณศกษา : บรการประชมทางจอภาพ (Video Conference) ของ CAT (ตอ ) บรการ Video Conference >> บรการ Video Conference เปนบรการสอสารขอมล ทใชสำหรบ รบ -สง ขอมลทงภาพ และเสยงสามารถรบสสงขอมลทความเรว 384 kbps ผานระบบ โครงขายสอสญญาณรวมระบบดจตอล ISDN ซงมประสทธภาพสงดวยคณสมบต การทำงานแบบระบบดจตอล >> บรการ Video Conference สามารถใชงานไดหลายเครอขาย เชน ISDN, Leased Circuit, Frame. Link, ATM, Internet เปนตน >> บรการ Video Conference เปนบรการททางตนทาง และปลายทางตองม อปกรณ Video Conference

Conference) ของ CAT (ตอ ) แบบใหเชา Studio พรอมอปกรณ CAT Telecom เปดใหใชบรการประชมทางจอภาพผานโครงขายสอสญญ าณรวมระบบดจตอล ISDN โดยจดเตรยมหอง Studio พรอมอปกรณสงอำนวยความสะดวก 2. แบบใชอปกรณนอกสถานท เหมาะสำหรบหนวยงาน องคกร สถาบน โรงแรม สถาบนการศกษา ธรกจระหวางประเทศ หนวยงานราชการ รฐวสาหกจ หรอบรษททมหองประชมเพอจดประชม อยแลว และอยในพนทททาง CAT Telecom สามารถใหบรการได ตองการใชอปกรณ Video Conference ของ CAT Telecom โดยมเจาหนาทของ CAT Telecom เขาไปอำนวยความสะดวกในการตดตงและจดการประชมถง สถานทจดการประชม อปกรณททาง CAT Telecom ตดตงใหจะประกอบไปดวย - อปกรณ รบ -สง ภาพ (CODEC) 1.

ระบบสนบสนนสำนกงาน support systems) โปรแกรมเครอขาย (Office (Groupware) Groupware เปน Software ทใชในเครอขาย เพอสนนสนน การทำงานรวม กนเปนกลมในเครอขาย Computer ซงประกอบดวย Email, Carlendar, Address book, Workflow เชน Lotus Notes, Microsoft Exchange http: //www. georgian. edu/technology/pdfs/Accessing_Lotus_Notes_Email_on_Campus. pdf#sear

โปรแกรมตงโตะเอนกประสงค organizers) (Desktop . 1กระดาษบนทก (Notepad) 2. การใชแฟมนามบตร (Cardfile) 3. การใชนาฬกา (Clock) 4. การใชเครองคดเลข (Calculator) 5. การใชปฏทน (Calendar)

คอมพวเตอรชวยออกแบบ Aided Design) (Computer 1. Auto. CAD : โปรแกรมชวยในการออกแบบผลตภณฑ 2. Turbo CAD : โปรแกรมชวยในการออกแบบ

ระบบสนบสนนสำนกงาน Support Systems) อนๆ (Office . 1การจดทำและจดเกบเอกสารโดย โปรแกรมการจดการฐานขอมล (DBMS) Microsoft Access, Informix, Oracle, MS SQL Server, My. SQL 2. การจดทำตารางคำนวณและทำแผนภม Microsoft Excel 3. การจดทำเอกสารนำเสนอ (Presentation) Microsoft Power. Point 4. Software สำหรบการพฒนาระบบสารสนเทศ PHP, Java, Visual Basic, Visual C++

เทคโนโลยและอปกรณตางๆ ทใชในสำนกงานอตโนมต. 1เทคโนโลยทางดาน Computer 1. 1 เครองคอมพวเตอร Stand alone หรอเชอมตอเปนระบบเครอขาย (Network System) 1. 2 อปกรณนำเขาขอมล เชน - MICR (Magnetic Ink Character Reader) - OMR (Optical Mark Reader) - OCR (Optical Character Reader) - เครองอานพกด (Digitizer) เครองอานพกดจะอานคาพกดตำแหนง (Coordinate) ของจดบนภาพแลวสงเขาสเครองคอมพวเตอร ภาพจะแสดงทางหนาจอหรอเครองพมพ เหมาะกบงานทเกยวกบแผนท และภาพกราฟกตางๆ - เครองสแกนเนอร (Scanner)

ตวอยาง ด จไท เซอร (Digitizer) ด จไท เซอร หรอ แทป เลต (Tablet) เปนอปกรณรบขอมลทมกจะใชในงาน CAD/CAM มลกษณะเปน แผนสเหลยมขนาดเทากบจอภาพ และมอปกรณชตำแหนง คลายเมาสวางบนแผนสเหลยม เรยกวา ทรานซดวเซอร เมอเลอนตวชตำแหนงไปบนกระดาน จะมการสงสญญาณจาก ตะแกรงใตแผนกระดาน ไปใหคอมพวเตอร

1. 3อปกรณสงออก - Printer - เครองวาดรปพลอต เตอร (Plotter) เปนอปกรณแสดงผลในรปของกราฟก หรอภาพลายเสน เหมาะกบธรกจทมการเขยนแบบ และออกแบบตางๆ

ประเภทของเครองพรนเตอรสำหรบงานแต ละประเภท n n สำหรบงานพมพเอกสารธรรมดา ขาวดำทตองการสำเนา หรอพมพเอกสารออกเปนชด เชน การพมพใบเสรจ ทางบญช และสามารถพมพกระดาษตอเนองได n เครองดอต เมตรกซพรนเตอร ( Dot Matrix Printer) สำหรบงานพมพเอกสารธรรมดาขาว -ดำ และส รปภาพ ภาพถาย n เครององคเจทพรนเตอร (Ink. Jet Printer) สำหรบงานพมพทตองการความรวดเรว คมชด n เครองเลเซอรพรนเตอรขาว -ดำ (Mono Laser Printer) สำหรบงานพมพทตองการความรวดเรว คมชด และตองการพมพส

“มล ตฟงกชนพรนเตอร ” หรอ All-In-One พรนเตอร ประเภทนไดรวบรวมความสามารถทมคว ามจำเปนตองใชในออฟฟศมาเกบไวในเครอง ประกอบไปดวย ระบบสแกน, โทรสาร (FAX), ถายเอกสาร และพมพเอกสาร http: //www. buycoms. com/buyers-guide/printer/index. asp

เพมประสทธภาพการทำงานใหส งสด เหมาะสำหรบมออาชพทางเทคนคแล ะทางสรรคททำงานในองคกร โดยการนำเสนอสอขนาดตางๆ เพอการผลตเอกสารทมความหลาก หลาย ตงแตโบรชวร สเปรดชท โปสเตอร ไปจนถงภาพวาดสถาปตยกรรม ดวยคณสมบตการพมพฟอรแมต กวางและคณภาพของหมกพมพ HP Color. Sphere สตรใหม จงมอบผลงานพมพทมสสนสดใ ส ขอความตวอกษรทคมชด อานงาย และใหรายละเอยด ทชดเจน

Dot-Matrix Printer ดอท เมตรกซ พรนเตอร หรอเครองพรนเตอรแบบหวเขม ซงในทก ๆ สำนกงานเราจะเหนใชงานกน พมพเอกสารทางการเงนเชน ใบแจงหน ใบเสรจรบเงน ใบสงของ ฯลฯ เครองพมพ DOT MATRIX EPSON LQ-2 ทตองการสำเนาแบบหลายชด รวมทงปายฉลากแบบตาง ๆ 24 เขมพมพ พรอมระบบพมพวงขามชองอ ตโนมต แบบรางความเรวสง ท 480 ตวอกษร /วนาท แบบละเอยด ท 120 ตวอกษร /วนาท 1 ราคาสนคา 27000 บาท ตนฉบบ 5 สำเนา สามารถเลอกทางเดนกระดาษได 9 แบบ http: //www. officedesign. co. th/file/product. php? gid=1425 http: //www. epson. co. th/innovations/epson_dot_matrix_printer. shtml

เครองวาดรปพลอตเตอร (Plotter) HP C 4716 A Design. Jet 450 C Plotter (36"/A 0) http: //www. buycoms. com/spec. asp? Product. Type. ID=102&Product. ID=18638 Inkjet plotter http: //en. wikipedia. org/wiki/Plotter

. 2 เทคโนโลยทางดานการสอสารขอ มล 2. 1 Internet 2. 2 Intranet 2. 3 Extranet

Assignment. 1ใหหาอปกรณ Hardwareหรอ Software ในสำนกงานทวไป ทคดวาจำเปนมา 10 ชนด ใหเขยนคณสมบตคราวๆ 2. ใหหาราคาตามคณสมบตนน

อางอง n ระบบสารสนเทศเพอการจดการ MIS ผศ. จตตมา เทยมบญประเสรฐ บทท 7 ระบบสารสนเทศสำนกงาน เรยนภาคเรยนท 2 ปการศกษา 2554 วนท 8/02/2555 http: //www. sumthai. com/index. php? tpid=pro: SCX 4623 F&pdn=%E 0%A 4%C 3%D 7%E 8%CD%A 7%BE%C 3%D 4%E 9%B 9%E 0%B 5%CD%C 3%EC+%E 0%C 5%E 0%A B%CD%C 3%EC+%C 1%D 1%C 5%B 5%D 4%BF%D 1%A 7%A 1%EC%AA%D 1%E 8%B 9+%A 2%D 2%C 7+%B 4%D 3+ +Samsung+%C 3%D 8%E 8%B 9++SCX-4623 F