Бюджетирование затрат на персонал Мастер-класс Ведущий мастер-класса Трофимова

Бюджетирование затрат на персонал Мастер-класс Ведущий мастер-класса Трофимова Елена Александровна 2010 год

Процесс бюджетирования – встреча этих двух ресурсов Бюджетирование – часть краткосрочного или долгосрочного планирования, метод распределения финансовых ресурсов для досотижения запланированных целей. Основные ресурсы бизнеса?

ВИДЫ УЧЁТА Бухгалтерский (финансовый учёт). Налоговый учёт. Система сбора и обработки данных о хозяйственной деятельности. Даёт Система сбора и возможность оценить обобщения данных для положение дел в определения базы по компании в определенным видам укрупненном варианте. налогов. Управленческий учёт. Сбор, обработка и анализ информации, необходимых руководству компании для принятия взвешенных управленческих решений. Исключительно для внутреннего пользования.

На основе данных управленческого учёта Разрабатывается бюджет компании (Firm budget) Это бюджет доходов и расходов на определенный период для достижения определённых целей (стратегических) поставленных перед компанией собственником и рынком.

Когда нужно? Недостаточно эффективная система финансового планирования; Потеря управляемости бизнеса; Потеря эффективности бизнеса; Не понимаем, чем управляем, затраты растут (какие и почему не понимаем), доходы падаёт (в чём причина – не знаем). СРОЧНО ПРИМЕНЯЕМ СИСТЕМУ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ! Правда она одна ситуацию не спасёт

Система бюджетирования Современный, эффективный инструмент управления организацией; Направлена на планирование финансовой и хозяйственной деятельности в среднесрочном и краткосрочном периоде; Основная задача – составление бюджета и контроль исполнения его показателей по всем направлениям деятельности. По временному периоду краткосрочные и долгосрочные. Базовый период – год.

Виды бюджетов: Постатейные По каждой статье ограничены конкретные суммы без возможности их переноса в другую статью. Ограничивает полномочия ответственного за данный бюджет (HR) Бюджеты с временным периодом Неизрасходованный на конец периода остаток финансовых средств переносится на следующий период. Бюджеты с нулевым уровнем Каждый раз составляются с нуля.

Бюджет затрат на персонал? Один не спасёт ситуацию. Должен быть включен в общую систему бюджетирования компании Процесс сложный, должен быть отрегулирован, задокументирован: кто кому когда Какие данные • передает; • согласовывает; • утверждает Положение о бюджетировании Положение о документообороте Без этих документов рискуете не договориться!

Несколько важных понятий: Центры прибыли (где происходят реальное с точки зрения рынка увеличение стоимости конечного продукта). Максимизация рыночной стоимости при минимизации затрат. Центры выручки. Готовый продукт компании обращается в реальные деньги. Продать как можно больше и дороже при этом оптимизируя затраты на сам процесс. Центры инвестиций. Предприятие вкладывает деньги в надежде в дальнейшем получить прибыль. Центры затрат. Подразделение сами ничего не продают, с точки зрения рынка их деятельность на продукт не влияет. С точки зрения бизнеса они необходимы, а с экономической точки зрения главное – умело тратить свои бюджеты. Принося максимальную пользу при минимальных затратах.

«СВЕРХУ –ВНИЗ» Способы составления бюджета: • Руководство разрабатывает стратегические планы компании, трансформирует из в цифры и финансовые показатели; • структурные подразделения составляют бюджеты, исходя из потребностей, необходимых для достижения этих показателей.

«снизу-вверх» Способы составления бюджета: Бюджет составляется структурным подразделением и передается в общую финансовую службу компании.

Способы составления бюджета: Точка согласования Итерационный подход: метод последовательных согласований

«Правильная» цепочка составления бюджета

«Правильная» цепочка составления бюджета Стратегические цели компании. Открытие 2 -х новых филиалов (6 магазинов) в новых городах План мероприятий службы персонала: разработка штатного расписания филиалов, исследование рынка в новых городах, подбор сотрудников, обучение сотрудников, адаптация и т. д. Бюджет затрат на персонал (в него уже попадают все соответствующие затраты – на исследование рынка, на работу с агентствами, на командировки и т. д. )

Особенности бюджета затрат на персонал Не имеет доходной части; Размер определяется функциями, которые возложены на службу персонала; Статьи затрат также определяются функциями и стратегическими задачами Компании на планируемый период.

Вариант № 1. Никакого бюджета затрат на персонал нет. Существует НЕКАЯ сумма затрат на оплату труда сотрудников Много? ? ? Мало? ? ? С чем связано? ? ? Средства на подбор и обучение сотрудников время от времени выпрашиваем у руководства (тут уж сколько дадут…) Открытие новых вакансий происходит по принципу – кто громче кричит. Впрочем, повышение окладов так же. Кто смел, тот и съел…

Вариант № 1. Никакого бюджета затрат на персонал нет. В результате, руководство видит повышение затрат (оплаты труда). Повышения эффективности не видит. Требует сокращения затрат, в том числе и персонала. Сокращаем без особого понимания, зачем… А там глядишь и снова подбирать придётся.

Вариант № 1. Никакого бюджета затрат на персонал нет. Замкнутый круг? Нет! Учимся планировать, бюджетировать, считать деньги и оценивать эффективность работы!

Вариант № 2. Бюджет ЕСТЬ. Регулярно планируется и контролируется. Бюджетируется как центр затрат. Добиваемся максимальной отдачи (результативности) трудовых ресурсов при оптимальных затратах на приобретение и использование этих ресурсов. Статьи бюджета определяются функциями и стратегическими задачами.

Основные статьи затрат: Подбор, расстановка и адаптация персонала Обучение и развитие персонала Оценка, сертификация и аттестация персонала Мотивация и оплата труда персонала Кадровая статистика, аналитика, автоматизация Корпоративные и социальные мероприятия Затраты на увольнение Бюджет содержания аппарата службы персонала Что-то ещё?

Начнём с простого

Бюджет содержания сотрудников службы персонала: Заработная плата, бонусы, надбавки; Телефон, бензин, проезд; Информационная поддержка (подписка на специализированную прессу, литература, подписка на рассылки); Канцелярия и проч. (МБС); Затраты на обучение сотрудников службы; Командировочные расходы (с обоснованием и графиком командировок) Ответ на вопрос – А сколько в принципе стоит нам эта служба? Сколько-сколько? !

И ещё очень важное понятие – «Штатное расписание» Не можем планировать большинство затрат, если нет утвержденного ШР Что это такое? Документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества, окладов, надбавок и доплат. ШР – основа для планирования статей затрат Оплата труда, Затраты на подбор …

Подбор, расстановка и адаптация персонала

Подбор, расстановка и адаптация персонала Прогноз потребности в персонале Анализируем: - текучесть кадров (по категориям), - перспектива перевода сотрудников в кадровом резерве на новые позиции, - наличие кадрового резерва Стратегические цели компании (стабильный рынок. Стратегия быстрого роста) Особенности кадровой политики (открытая/закрытая кадровая политика)

Подбор, расстановка и адаптация персонала Итак мы ПРИМЕРНО понимаем когда, кого мы будем подбирать и в каком количестве. Группируем вакансии, для каждой группы бюджетируем соответствующие затраты. Что это может быть? СМИ, затраты на размещение объявлений на сайтах, гонорар кадровому агентству, оценочные процедуры (типа АЦ), если мы их передаём на аутсорсинг и т. д. Также учитываем стоимость адаптационных мероприятий: welcome-тренинг, книга сотрудника, обучающий диск, значок и т. д.

Подбор, расстановка и адаптация персонала А секвестировать можно? Секвестировать – это в течении определенного промежутка времени (обычно - остатка финансового года) пропорционально сокращать расходы. Необходимость в секвестировании происходит при дефиците бюджета или сокращении дохода. Анализ ШР, оптимизация. Ищем сами Оцениваем тоже сами. В целом секвестировать сложно, только в случае уменьшения фактической потребности в персонале.

Обучение и развитие персонала • СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ЦЕЛИ; • ЗАЯВКИ НА ОБУЧЕНИЕ; • РЕЗУЛЬТАТЫ ОЦЕНКИ АНАЛИЗИРУЕМ Обязательные образовательные программы Внутренние тренинги (организационные затраты) Внешние тренинги E-Learning Круглые столы, прочие развивающие мероприятия Затраты на создание пособий (учебный фильм, методичка и т. д. ) Затраты на создание учебного класса …

Оценка, сертификация и аттестация персонала • СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ЦЕЛИ; • СИСТЕМА ОЦЕНКИ, ПРИНЯТАЯ В КОМПАНИИ АНАЛИЗИРУЕМ Внутренняя оценка (организационные затраты, командировки); Внешняя оценка (гонорар консультантам); Оценка по системе «тайный покупатель» (оплата анкет); Разработка новой системы оценки (покупка тестов, АЦ, сертификация на проведение оценки и т. д. )

Мотивация и оплата труда Основа бюджетирования: ШР, корпоративная политика выплаты заработной платы, корпоративная политика в области премий, бонусов, компенсаций Отдельно учитываем постоянную и переменную часть оплаты труда; Отдельно бюджетируем ФОТ по подразделениям; Отдельно бюджетируем затраты на краткосрочные системы мотивации; Отдельно бюджетируем затраты на системы нематериальной мотивации (ценные подарки, походы в кино, боулинг, награждение лучших сотрудников – поездки и т. д. )

Кадровая статистика, аналитика, автоматизация Автоматизация. Установка и обновление кадровых программ. Проведение исследований, фокус-групп Покупка обзоров заработных плат.

Корпоративные и социальные мероприятия Корпоративные СМИ Корпоративные праздники Оформление специальных стендов Поддержка информационного обмена Дни рождения – подарки сотрудникам…

Затраты на увольнение Не забудьте о них, если планируете оптимизацию численности, сокращение (закрытие) подразделений. Примите решение, на каких условиях будете расставаться с персоналом. На этой основе – бюджет на выплаты увольняющимся сотрудникам. Сможете сэкономить этот бюджет – отлично!

Поставлена задача оптимизации затрат ГДЕ ИСКАТЬ? ? ? Штатное расписание – нет ли лишних? Структура оплаты – постоянная часть снижается, переменная растёт; Аутсорсинг – собственная деятельность. Что дешевле? Мотивация – краткосрочная, с быстрым результатом;

Подбор. Система внутренних резервов Обучение. Обучаем основные целевые группы: фронт-офис, линейный менеджмент, топы (конференции, обмен опытом). Остальное пока придержим. Корпоративные мероприятия – отменить? Более скромно? Собственными силами? Социальные льготы. Отменим для всех, выборочно?

Защищайте свой бюджет! Исчерпывающие объяснения по каждой статье затрат. Не только абсолютные, но и относительные величины. (доля затрат в общем объеме затрат, % затрат к выручке) Уметь ответить на вопрос ЗАЧЕМ? Основной аргумент – стратегические задачи компании.

Защищайте свой бюджет! Основной аргумент – стратегические задачи компании.

Защищайте свой бюджет! Собирайте и анализируйте внешнюю информацию (bench-marking, исследование рынка по стоимости услуг и т. д. ) Будьте готовы ответить на вопрос: «А сколько это в среднем стоит на внешнем рынке? » Анализируйте затраты прошлого периода, их структуру. Планируйте «страховочные» суммы на подбор.

Бюджет – хорошо. А результаты – лучше… Как ответить на вопрос, насколько эффективно идёт работа с персоналом в компании? Мы видим в бюджете на персонал серьёзные суммы. А они эффективно используются? Есть ли финансовые показатели, которые ответят нам на эти вопросы? . . .

KPI Определяются владельцами бизнеса; Работают в структуре. Каждый KPI связан со стратегическими целями Компании; Основываются на общекорпоративных стандартах измерения; Легкие для интерпретации; Инструмент мотивации сотрудников; Целевая / функциональная модель

HR -с т пе ци ен м ал ис дж е н ме - p ты To РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ HR СЛУЖБЫ Руководители компаний хотят видеть реальную отдачу от программ, реализуемых в области управления персоналом.

KPI Наиболее популярными HR KPI`s являются: Соблюдение требований к ведению кадрового документооборота (86, 9%) Соблюдение бюджета затрат на персонал (84, 5%) Текучесть кадров (83, 3%) Эффективность таких KPI - ? ? ?

Пример показателей Службы персонала, сформированных от бизнес-задач: Бизнес-цель: рост производительнос ти Бизнес- индикаторы: выработка на 1 сотрудника

Пример показателей Службы персонала, сформированных от бизнес-задач: Задачи управления персоналом: стимулирование достижения нормативной производительности, дополнительная система мотивации (точечная), оптимизация численности Показатель: соотношение роста производительности и роста ФОТ, % ФОТ зависящий от финансовых результатов компании, динамика численности

Функциональный подход: Подбор: текучесть кадров, % прошедших испытательный срок, срок закрытия вакансий по категориям, % вакансий заполненных внешними кандидатами Обучение: кол-во часов обучения на одного сотрудника, стоимость одного тренинг-часа, % обучения спланированного после оценки.

Функциональный подход: Кадровый резерв: % вакансий, заполненных резервистами, % резервистов, получивших повышение в течение года, текучесть среди резервистов и т. д….

Финансовые показатели 1 • прибыль на 1 го сотрудника (выручка на 1 го сотрудника); 2 • Затраты на персонал в расчете на 1 го сотрудника; 3 4 • ФОТ как процент от выручки; • Затраты на персонал как процент от выручки.

Пример KPI директора по персоналу Крупного ритейлера: Доля расходов на персонал в выручке (30%); Выручка на 1 работника (25%); Выполнение заданных бюджетных ограничений (15%); Текучесть персонала (20%); Сокращение численности персонала Компании (10%)

Главное, что необходимо понять и учесть: мы не можем управлять тем, что мы не в состоянии измерить.

Спасибо за внимание! Удачи и успехов!