Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетным лицом

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетным лицом признается работник организации, получивший денежные средства (аванс) из кассы организации для осуществления расходов по поручению руководителя организации на: административно-хозяйственные расходы; выезд в командировку; закупку проездных билетов для работников; представительские расходы; иные затраты, связанные с приобретением материальных ценностей

Командировка — в трудовом праве — поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Оформляется приказом с указанием пункта назначения, срока и цели командировки. Срок К. работников определяется руководителем предприятия, однако, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок К. рабочих, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. Затраты на К. именуются командировочными расходами. За каждый день пребывания в пути и в К., включая дни отъезда и приезда, работнику полагаются суточные, компенсация расходов по найму жилого помещения. Расходы по проезду к месту К. и обратно компенсируются при предъявлении соответствующих проездных документов

Нормативно-правовые акты: ТК РФ (ст. 167, 168) НК РФ (пп. 12 п. 1 ст. 264 и п. 3 ст. 217) Положение о командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 письма Минфина России от 29.10.2009 N 03-04-06-01/274 письмо Минфина России от 01.04.2010 № 03-03-06/1/206 письмо Минфина России от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621 письмо Минфина России от 28.09.2011 № 03-04-06/6-241 письмо Минфина России от 17.02.2011 № 03-07-11/35 письмо Минфина России от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876 письмо Минфина России от 02.06.2011 № 03-03-06/1/322

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются (ст. 167 ТК РФ): сохранение места работы (должности), сохранение среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Ст. 168 ТК РФ к возмещаемым командировочным расходам относятся: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя !!! Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом

К прочим расходам при командировках на территории России можно отнести: - расходы по оплате услуг связи; - дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера); - расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта; - расходы на получение визы; - сборы за услуги аэропортов; - комиссионные сборы; - расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту; - другие расходы

Подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ для целей налогообложения помимо вышеперечисленных к командировочным расходам относятся: – проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; – наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); – суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации; – оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; – консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы

Состав авансовых платежей, выдаваемых под отчет

Основные документы по оформлению командировок

Направление в зарубежную командировку оформляется приказом с указанием цели командировки и ее длительности (для документального подтверждения расходов на командировку организации достаточно снять копию со страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств)

График документооборота по бухгалтерскому учету подотчетных сумм

Общие требования к отчету о результатах командировки: 1) цель командировки; 2) сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких населенных пунктов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них; 3) конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки; 4) перечень должностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов; 5) реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки с приложением соответствующих документов); 6) оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещенной организации, сопоставление форм и методов работы, принятых в ней с аналогами своей компании (по изученному перечню вопросов); 7) выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта; 8) другие вопросы, которые работник полагает необходимым отразить в отчете по итогам поездки

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются: установление целесообразности подотчетных сумм; соблюдение предусмотренного законодательством порядка возмещения и учета затрат, производимых через подотчетных лиц; своевременное, полное и правильное отражение в бухгалтерском учете расходов, произведенных подотчетными лицами; проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм и обоснованностью включения их в соответствующие статьи затрат; контроль за экономным, рациональным и целевым использованием денежных средств на хозяйственные, представительские и командировочные расходы

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется на суммы, выданные под отчет, в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы он кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов Дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетных лиц перед организацией, кредитовое сальдо по этому счету показывает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходами

К счету 71 можно открывать субсчета (например): 71-01 – расчеты по хозяйственным расходам; 71-02 – расчеты по командировочным расходам по России и заграницей; 71-03 – расчеты по представительским расходам

Счета по учету нетоварных операций

Сумма расходов, указанных в авансовом отчете отражается: Д 08 (10) К 71 – если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов; Д 20 (25, 26) К 71 – если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации; Д 44 К 71 – если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации; Д 28 К 71 – если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции; Д 91-2 К 71 – если командировка носила непроизводственный характер

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (н-р, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т.д.) в учете: Д 76 (60) К 51 – оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т.д. для сотрудника, направленного в командировку. После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку списываются проводкой: Д 26 (20, 25, 44) К 76 (60) – списаны расходы на командировку. Д 50-3 К 76 (60) – приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку; Д 71 К 50-3 – выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку. После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета списывается на расходы: Д 26 (20, 25, 44) К 71– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке Д 20 (44, 25, 26) К 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки

Пример отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов 17-19.03.2012 г. начальник отдела снабжения ООО «Вега» был в служебной командировке в г. Москве с целью заключения договоров на поставку материалов. 20.03.2012 г. руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный начальником отдела снабжения, к которому приложены: – счет гостиницы на сумму 9440 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена); – два авиабилета на общую сумму 11800 руб. (в билетах сумма НДС – 1800 руб. – выделена отдельной строкой). За время нахождения в командировке сотруднику положены суточные в размере 700 руб. в сутки (согласно приказу руководителя). В бухучете ООО: Д 26 К 71 – 2100 руб. (700 руб. х 3 дня) – отражены суточные; Д 26 К 71 – 8000 руб. (9440 руб. – (9440 руб. × 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания сотрудника в гостинице; Д 19 К 71 – 1440 руб. (9440 руб. – 8000 руб.) – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице; Д 91-2 К 19 – 1440 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально; Д 26 К 71 – 10000 руб. – отнесена на расходы стоимость проезда; Д 19 К 71 – 1800 руб. – выделен НДС со стоимости проезда; Д 68/ «Расчеты по НДС» К 19 – 1800 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам

Пример. Направляя работника в командировку, организация выдает ему наличную валюту из кассы в размере 1 000 долларов США. Согласно утвержденному авансовому отчету сумма расходов составила 1 000 долл. США. Курс Банка России на момент выдачи валюты составил 28,4 руб./USD, а на момент утверждения отчета – 28,8 руб./USD

Пример Приказом по организации установлена выплата суточных в размере 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке по России. Работник находился в командировке 3 дня, ему выплачены суточные в размере 3000 руб. Налогообложению подлежит разница в сумме 900 руб. (3000 - 700 х 3). В бухгалтерском учете в конце месяца: Д 70 К 68/субсчет “Расчеты по НДФЛ” - 117 руб. (900 руб. х 13%). Удержание налога производится при выплате заработной платы за текущий месяц, но не ранее даты утверждения авансового отчета по командировке

Хозяйственные операции по учету расчетов с подотчетными лицами (хозяйственные расходы)

Хозяйственные операции по учету расчетов с подотчетными лицами (командировочные расходы)

В целях исчисления НДФЛ, который нужно будет удержать из доходов сотрудников лимиты определены в письме от 10 февраля 2011 г. № 03-04-06/6-22: «российские» суточные подлежат включению в базу по НДФЛ в сумме, превышающей 700 рублей в расчете на один день; «заграничные» - 2500 рублей в день. Подобное ограничение предусмотрено законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ), т.е. если в организации суточные выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ, значит, чем больше организация выплатит суточных работнику, тем больший НДФЛ будет удержан из них у работника

Налог на прибыль и расходы на проезд расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (при документальном подтверждении таких расходов)

Особенности зарубежных командировок Загранкомандировки имеют ряд особенностей. Во-первых, работникам, направленным в командировку за рубеж, помимо расходов на проезд, проживание и суточные, возмещаются дополнительные затраты, к которым относятся: - расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других документов; - обязательные консульские и аэродромные сборы; - сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; - расходы на оформление обязательной медицинской страховки; - иные обязательные платежи и сборы

продолжение Во-вторых, суточные выплачиваются в валюте той страны, куда направляется сотрудник В-третьих, командировочное удостоверение при загранкомандировке не выписывается (за исключением случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения В-четвертых, за однодневные загранкомандировки (в отличие от командировок по России) выплачиваются суточные в размере 50% от нормы, установленной коллективным договором для выплаты суточных при командировке в соответствующую страну

Пример Специалист ОАО «К», находящегося в г. Мирный Архангельской области, И.Е. Жилин 02.02.12 г. направляется в командировку в г. Кейптаун (ЮАР) и г. Масеру (Лесото) сроком на 10 дней. Из г. Мирный работник вылетит в Москву 02.02.12 г., а 3 февраля - в Кейптаун. 8 февраля сотрудник из ЮАР должен прибыть в Масеру. 10 февраля он вернется из Лесото в Москву, а 11-го - в г. Мирный. В соответствии с коллективным договором за каждый день нахождения в ЮАР суточные выплачиваются в размере 110 долл. США, в Лесото - 120 долл. США, а по командировкам внутри страны - из расчета 700 руб. в день Работнику нужно выплатить суточные: - за 2 февраля - 700 руб.; - 3 - 7 февраля - по 110 долл. США; - 8 - 9 февраля - по 120 долл. США; - 10 - 11 февраля - по 700 руб. в сутки

Пример Инженер-механик отдела эксплуатации ОАО «К» И.Ф. Буровой 7 декабря 2011 г. отбыл в служебную загранкомандировку. Сумма полагающихся работнику командировочных составляет 1200 долл. США. Для выплаты аванса подотчетных сумм приобретена валюта в обслуживающем банке. На эти цели с расчетного счета 27 ноября перечислено 36 000 руб. В тот же день банк купил валюту по курсу 28,9 руб. за 1 долл. США и зачислил ее на валютный счет организации. При этом сумма комиссионного вознаграждения банка составила 300 руб. 30 ноября валюта была оприходована в кассу организации. Официальный курс доллара США на 27 ноября 2011 г. составил 28,8751 руб. за 1 долл. США, а 30 ноября - 28,8179 руб.

Бухгалтер сделал проводки: 27 ноября Д 57 К 51 - 36 000 руб. - перечислены денежные средства на покупку валюты; Д 52 К 57 - 34 650,12 руб. (1200 долл. США x 28,8751 руб./долл. США) - зачислена валюта на валютный счет предприятия; Д 91/2 К 57 - 300 руб. - удержано банком комиссионное вознаграждение; Д 91/2 К 57 - 29,88 руб. [1200 долл. США x (28,9 руб./долл. США - 28,8751 руб./долл. США)] - отражена разница между курсом покупки валюты и курсом Банка России; Д 51 К 57 - 1020 руб. (36 000 руб. - 34 650,12 руб. - 300 руб. - 29,88 руб.) - на расчетный счет зачислен остаток не израсходованных на покупку валюты денежных средств; 30 ноября Д 50/«Касса в долларах США» К 52 - 35 781,48 руб. (1200 долл. США x 29,8179 руб./долл. США) - оприходована наличная валюта в кассу организации; Д 52 К 91/1 - 1131,36 руб. (35 781,48 руб. - 34 650,12 руб.) - отражена курсовая разница

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности числящихся на бухгалтерских счетах сумм дебиторской и кредиторской задолженности Инвентаризация расчетов включает и инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования и суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) По результатам инвентаризации расчетов составляется акт по типовой форме № ИНВ-17

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет Регистрами аналитического учета являются карточки учета на каждое подотчетное лицо

На основании этих карточек сводных регистров составляются ж.-о. 7 по 71 в разрезе произведенных расходов подотчетными лицами по соответствующим счетам и ведомость по этому счету в разрезе выданных под отчет денежных сумм Итоговые показатели ж.-о. 7 сверяются с итоговыми показателями по соответствующим счетам, на которые были отнесены расходы, произведенные подотчетными лицами, а итоговые показатели ведомости по данному счету с итоговыми показателями счетов учета денежных средств

Основными контрольными процедурами расчетов с подотчетными лицами являются: проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия; проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам; проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия; проверка правильности списания подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям Для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, с подотчетными лицами и депонентами, используют синтетический счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К этому счету могут быть открыты следующие субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»; 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; 73-3 «Прочие расчеты с персоналом» и др.

В дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и 98 "Доходы будущих периодов" (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 "Брак в производстве" (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" записи производятся в корреспонденции со счетами: учета денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из сумм по оплате труда; 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска

На субсчете 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" учитывают расчеты с работниками по предоставленным им займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение садового домика и др.). Сумму предоставленного работнику займа отражают по дебету субсчета 73-1 с кредита счетов учета денежных средств (50, 51 и др.). При погашении займа кредитуют счет 73 и дебетуют счета учета денежных средств (50, 51 и др.) или счет 70 в зависимости от принятого порядка платежа. Если работник не возвращает выданную ему сумму займа, задолженность списывается с кредита субсчета 73-1 в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы"

На субсчете 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитывают расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате хищений и недостач товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба. Суммы, подлежащие взысканию с работников организации, списывают в дебет счета 73-2 с кредита счетов 94 "Недостачи от потери и порчи ценностей", 98 "Доходы будущих периодов", 28 "Потери от брака" и др. Взысканные с работников суммы удержаний относят в кредит субсчета 73-2 и дебет счетов 70 (на сумму удержаний из заработной платы), 91 (при отказе судом во взыскании ввиду необоснованного иска) и др.

Допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа (по письменному обязательству работника) При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику (статья 138 ТК РФ) Размер удержаний из заработной платы при отбывании исправительных работ не может превышать согласно статье 138 ТК РФ 70%

Если с виновных лиц взыскивается стоимость недостающих товаров по ценам, превышающим их балансовую стоимость, то разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", и их стоимостью, отраженной на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", относится в кредит счета 98 "Доходы будущих периодов" субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей": Д 73/2 К 98/4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей"

По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы отражаются: Д 50 К 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" или при вычетах из з/платы сумм в погашение задолженности: Д 70 К 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Указанная разница списывается со счета 98/4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" на счет финансовых результатов: Д 98/4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" К 91/1 Недостачи ценностей, выявленные в текущем году, но относящиеся к прошлым периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновных лиц, отражаются: Д 94 К 98 Одновременно на эти суммы: Д 73/2 К 94 По мере погашения задолженности: Д 98 К 91/1

Пример По результатам инвентаризации товаров была установлена недостача товара на сумму 1800 руб. по продажным ценам. Торговая наценка составляет 20% от покупной цены товара. По расчету товарных потерь в результате естественной убыли установлена недостача в пределах норм естественной убыли в размере 420 руб. Рыночная (с наценкой) цена товара на день инвентаризации составила 1700 руб. Рассмотрим два варианта отражения на счетах бухгалтерского учета операций по списанию товарных потерь: Вариант 1. Оперативный учет ведется по покупным ценам (таблица 1) Вариант 2. Оперативный учет ведется по продажным ценам (таблица 2)

Таблица 1 - Бухгалтерские проводки по отражению результатов инвентаризации при ведении учета по покупным ценам

Таблица 2 - Бухгалтерские проводки по отражению результатов инвентаризации при ведении учета по продажным ценам

Субсчет 73/3 «Прочие расчеты с персоналом» предназначен для «чета расчетов с персоналом организации по приобретенным в кредит отдельным категориям товаров, при выкупе участниками собственных акций для повторной перепродажи, расчеты по реализованным домам, за форменную одежду и т. п. Товары продаются гражданам в кредит по предъявлении ими соответствующей справки, выдаваемой по месту работы или в органе, назначившем пенсию, по установленной форме. При приобретении работником организации товаров в кредит в торговой организации на эту покупку оформляется поручение-обязательство, которое является основанием для удержания с работника сумм за приобретенный им в кредит товар и осуществления расчетов с торговой организацией

К счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" также может быть открыт субсчет "Расчеты за товары, проданные в кредит". На этом субсчете учитывают расчеты с персоналом организации по приобретенным в кредит отдельным категориям товаров. Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73, субсчет "Расчеты за товары, проданные в кредит", и кредиту счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" или 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам". Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредиту счета 73, субсчет "Расчеты за товары, проданные в кредит". При погашении задолженности по кредитам дебетуют счет 66 или 67 и кредитуют счет 51 «Расчетные счета»

Синтетический учет по расчетам с персоналом по прочим операциям ведется в журнале-ордере № 8-АПК. Для аналитического учета по счету 73 по каждому работнику организации предназначена ведомость № 38-АПК, в которой для каждой группы расчетов открывают (в зависимости от количества операций) отдельный раздел или отдельную оборотную ведомость. В ней записывают остаток на начало месяца, обороты по дебету и по кредиту в корреспонденции с соответствующими счетами, а конечное сальдо записывают на следующей странице. В конце месяца выводят итоги по суммам оборотов и остатков на конец месяца по отдельным кредиторам и дебиторам, по разделам и в целом по ведомости. Кредитовый оборот заносят в журнал-ордер № 8-АПК, сверяют с другими регистрами и записывают в Главную книгу

Регистры бухгалтерского учета: Счет 71: журнал-ордер № 7-АПК; производственный отчет (ф. № 83-АПК); ведомость № 32 - АПК; Главная книга. Счет 73: журнал-ордер № 8-АПК; ведомость № 38 – АПК, № 39 – АПК, № 40 – АПК, № 41 – АПК, № 53 – АПК, № 85 – АПК; Главная книга.