Business correspondence Тема 1 структура делового письма

Business correspondence Тема 1: структура делового письма

Культура официальной переписки: ¢ лаконизм делового письма; ¢ достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; ¢ ясность и недвусмысленность языка сообщения

Основные части делового письма: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Заголовок Дата письма Наименование и адрес получателя Вступительное обращение Основной текст письма Заключительная формула вежливости Подпись Указание на приложения

Общепринятое расположение частей делового письма Заголовок Наименование и адрес получателя письма Дата письма Вступительное Обращение Текст письма ………………………………………………………………………………………. . Заключительная формула вежливости Указание на приложения Подпись

Типы расположения текста письма расположение текста письма по вертикали; ¢ расположение текста письма по горизонтали. ¢

Расположение текста письма по вертикали 1. Название и адрес вашей компании (заголовок) ¢ ¢ ¢ Наименование и адрес организации или фирмы, отправляющей письмо; Номер факса; Номер телефона Названия российских фирм и компаний не переводятся на английский язык!!!

2. Дата письма пишется через 5 строк после заголовка September 12, 2009 (США) 12 September, 2009 January- Jan. February – Feb. April – Apr. August – Aug. September – Sept. October – Oct. November – Nov. December – Dec.

3. Адрес получателя На левой стороне бланка письма у линии поля 4. Конкретный адрес Если письмо отправляется на имя компании, но предназначено для конкретного человека ATTENTION: MRS. TERRY ROBERTS

5. Обращение На левой стороне письма под внутренним адресом ¢ к фирмам и организациям: Deer Sirs Gentlemen (США) ¢ к отдельным лицам: Dear Sir Dear Madam

6. Заглавие или тема письма ¢ ¢ Между вступительным обращением и основным текстом; Все слова, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы Dear Sirs, Order No. 1234 for “Volga” Cars We have received your letter…

7. Текст письма только на лицевой стороне бланка; ¢ абзацы отделяются друг от друга интервалами. ¢

8. Заключительная формула вежливости на правой стороне в конце основного текста к фирмам и организациям: Yours faithfully Faithfully yours Yours truly ¢ к отдельным лицам: Yours faithfully Faithfully yours Yours truly Truly yours Yours very truly Best wishes ¢

9. Название вашей компании ¢ На правой стороне листа под заключительной формулой Faithfully yours FLANAGAN’S DEPARTMANT STORE

10. Имя написавшего, его должность и звание на 4 строки ниже названия компании, чтобы оставить место для подписи выше 11. Инициалы автора и исполнителя письма MF/wg

12. Перечень приложений В левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure ¢ 13. Указание копий cc Mr. Norman Hyman

Расположение текста письма по горизонтали 1. 2. Полностью сблокированный способ (все части письма начинаются от края левого поля) Сблокированный способ (все части письма начинаются от края левого поля, но дата, вежливое завершение, название компании и имя автора – справа, конкретный адресат и тема – по центру)

3. Полусблокированный способ (то же, что и в № 2, но каждый абзац – с красной строки) 4. Прямоугольный способ. То же, что и в № 1, но: ¢ Дата – справа; ¢ Инициалы автора и исполнителя, перечень приложений – в конце письма, справа;

¢ 5. Упрощенный способ. То же, что и в № 1, но: традиционное приветствие, вежливое завершение не используются; ¢ имя и должность авторапрописными буквами. ¢

Спасибо за внимание!