Блок 4. Моделирование и анализ бизнес-процессов 1. Методика моделирования бизнес-процессов «как есть» 2. Проверка адекватности процессов 3. Анализ бизнес-процессов по заданным критериям 4. Представление и обсуждение результатов 5. Документирование результатов 6. Управление рабочими группами 7. Мотивация сотрудников Блок 4 Типовые ошибки выполнения этапа Copyright В. В. Репин 8. 1
Методика моделирования бизнеспроцессов «как есть» Определение: Методика моделирования бизнес-процессов – это совокупность способов отражения объектов предметной области и связей между ними (например предприятие) при помощи объектов модели Методика включает: описание способов представления реальных объектов предприятия при помощи объектов модели; последовательность шагов по сбору информации, ее обработке и представлению в виде моделей; типовые формы документов Блок 4 Copyright В. В. Репин 2
Последовательность шагов Методики Блок 4 Copyright В. В. Репин 3
Сбор информации и формирование модели организационной структуры Источник информации – существующая на предприятии, утвержденная схема организационной структуры Принципы формирования модели: полные названия объектов моделей должны соответствовать реально утвержденным названиям отделов и должностей используются объекты модели, отражающие: подразделения, должности, конкретных сотрудников, местоположение конкретных сотрудников детализации модели организационной структуры зависит от задач проекта (для моделей верхнего уровня достаточно описать объекты на уровне подразделений предприятия) Важно: в дальнейшем во всех моделях бизнес-процессов будет использоваться объекты из модели организационной структуры Блок 4 Copyright В. В. Репин 4
Пример модели организационной структуры Время, необходимое для создания модели организационной структуры в среднем составляет 2 -3 дня. В модели важно использовать корректный тип связи между объектами Блок 4 Copyright В. В. Репин 5
Описание структуры рабочей группы Блок 4 Copyright В. В. Репин 6
Формирование укрупненных моделей бизнес-процессов Исходная информация – данные, собранные на Этапе Подготовки (диагностика), результаты интервью с руководителями предприятия, руководителями отделов Наименование бизнес-процесса Выходной продукт бизнес-процесса … № Наименова ние типовой функции № Наименова ние функции № Наименов ание функции Блок 4 Copyright В. В. Репин 7
Примеры бизнес-процессов верхнего уровня Процесс формирования годового бюджета Решение о сроках представления бюджета Исходные данные Составление производственной программы Главный инженер Главный геолог ПАО Производственная программа Утверждение производственной программы Совет директоров Создать общий бюджет в системе ГААП Составить бюджет подразделений Менеджеры подразделений ФО Налоговый отдел ПАО Главный бухгалтер Защита бюджета Совет директоров Руководители подразделений Создание бюджета Российского стандарта Учет и контроль Налоговый отдел Бухгалтери ФО ФО Отдел маркетинга Бухгалтерия ПАО Блок 4 Copyright В. В. Репин 8
Примеры бизнес-процессов верхнего уровня Процесс закупок Проект Финплан по закупкам портфеля в натуральном и заказов стоимостном выражении Сопроводительные документы Приходный ордер Проект плана производства Скорректированные технологические Расходный документ заявки цехов Заказ Контракт Скорректированные технологические заявки цехов Заказ Получение ТМЦ Отпуск ТМЦ Договор в R/3 Службы директора МТО Планирование закупок Бухгалтерия Склады цехов Службы директора МТО Оформление заказа Бухгалтерия Службы директора МТО Производственные подразделения АО Отдел заказов Финплан по закупкам в натуральном и Контракт стоимостном выражении Основание для оплаты Платежный документ Службы директора МТО Договор в R/3 Заключение сделки Оплата ТМЦ ФО Бухгалтерия Службы директора МТО Блок 4 Службы директора МТО Copyright В. В. Репин 9
Принципы формирования бизнеспроцессов верхнего уровня следует избегать чрезмерной детализации (модель бизнес-процесса верхнего уровня должна содержать не более 6 -8 блоков функций) следует использовать реально существующие названия функций или работ не следует пытаться детально отразить всю существующую логику процесса (это будет сделано при формировании детальных моделей) важно отразить общую последовательность работ, подразделения участвующие в их исполнении, ключевые ресурсы важно отразить основную логику процесса Блок 4 Copyright В. В. Репин 10
Какая модель является корректной? Планирование продаж Блок 4 Заключение договора Отгрузка товара Сбыт продукции Оформление накладной Учет отгрузки Поступление денежных средств Copyright В. В. Репин Учет отгрузки 11
Проверка адекватности процессов под проверкой адекватности моделей бизнес-процессов понимается анализ полученных в результате интервью схем процессов руководителями и специалистами подразделений-участников рассматриваемого процесса с целью выявления несоответствия между моделями и реально существующими бизнес-процессами в проверке адекватности участвуют руководители всех подразделений, через которые проходит процесс поверенную модель утверждает руководитель, ответственный за бизнес-процесс в целом (т. н. «владелец процесса» ) Блок 4 Copyright В. В. Репин 12
Процесс проверки адекватности Итерационные согласования на уровне руководителей отделов Утвердить модели верхнего уровня Предварительное представление результатов Директор Формирование Сформировать укрупненных план по моделей проверке процессов адекватности Руководитель проекта Передать Провести Подготовить схемы моделей анализ схемы моделей рассмотрение моделей на в отделы Ведущий аналитик Руководитель проекта отдела Провести совещание по обсуждению моделей Рабочая группа Провести корректировку моделей Ведущий аналитик Блок 4 Copyright В. В. Репин 13
Проверка адекватности моделей укрупненных процессов Для проверки адекватности модели укрупненного процесса следует: 1. Передать модель на рассмотрение руководителям подразделений, которые участвуют в процессе (1 -2 дня на анализ модели) 2. Провести совещание с руководителями подразделений, обсудить полученные модели 3. При необходимости провести корректировку моделей 4. Утвердить модели верхнего уровня у руководителя предприятия (департамента, управления, службы) Блок 4 Copyright В. В. Репин 14
Типичные ситуации проверке адекватности моделей верхнего уровня Реакция руководителя 1. «Со всем согласен» Возможная причина -считает, что проект не нужен и не хочет тратить время на анализ модели; -не может прочесть модель, но не хочет этого показывать; -модель действительно близка в реальности 2. Уточнения в -реальное желание выполнить проект; сфере своей -желание создать видимость работы. компетенции (возможны ошибки, например попытка перейти на детальный уровень описания) 3. Уточнения вне сферы компетенции Блок 4 -желание изменить реальную ситуацию в свою пользу; -следствие конфликта между руководителями подразделений Copyright В. В. Репин 15
Предварительное представление результатов проводится с целью корректировки направления работ Руководители верхнего уровня должны быть сопричастны процессу Представление результатов проводится в виде короткого семинара или совещания, на котором руководитель проекта представляет разработанные модели бизнес-процессов верхнего уровня и характеризует проблемные области связанные с этими бизнес-процессами Руководитель предприятия (департамента) утверждает модели процессов верхнего уровня На данном этапе возможен отказ от детализации ряда моделей Блок 4 Copyright В. В. Репин 16
Сбор информации в подразделениях Итерационные согласования на уровне сотрудников отделов Собрать Обработать информацию в Отделе 2 отдела 2 Подготовить формы для сбора информации Провести краткое обучение сотрудников отделов Собрать Обработать информацию в Отделе 1 Отдела 1 Аналитик Ведущий аналитик Уведомить руководителей отделов Руководитель проекта Предварительное представление результатов Подготовить план проведения интервью в отделах Руководитель проекта Блок 4 Рабочая группа Собрать Обработать информацию в отделе 3 Отдела 3 Рабочая группа Copyright В. В. Репин Формирование моделей детальных процессов Анализ проблем Рабочая группа 17
Возможные варианты сбора информации в подразделениях Вариант 1: 1. Подготовить формы. 2. Провести обучение сотрудников отделов. 3. Раздать формы в отделы (сотрудники заполняют формы). 4. Собрать и обработать формы. Вариант 2: 1. Подготовить формы. 2. Провести обучение сотрудников отделов. 3. Заполнить формы со слов сотрудников отделов. 4. Обработать информацию. Вариант 3: 1. Сформировать модели со слов сотрудников отдела (формула: 1 сотрудник + 1 аналитик + 1 компьютер) Блок 4 Copyright В. В. Репин 18
Методика сбора информации в подразделениях В Методике следует описать следующие этапы. 1. Формализация целей сбора информации. 2. Анализ и выбор существующих источников информации. 3. Планирование работ по сбору и обработке информации. 4. Подготовка необходимой документации. 5. Подготовка к проведению интервью. 6. Предварительный сбор и анализ информации (работа с документами). 7. Согласование времени проведения интервью в подразделениях. 8. Проведение интервью в подразделениях. 9. Обработка полученной информации. 10. Проверка полученной информации на корректность. Блок 4 Copyright В. В. Репин 19
Формы для сбора информации Аналитик Дата Подразделение Исполнитель Бизнес-процесс № Наименование функции Исполни тель Ин. событие Зав. событие Вход. ресурсы Исход. ресурсы Примечание: Блок 4 Copyright В. В. Репин 20
Некоторые правила проведения интервью (из стандартов IDEF) Малая длительность (от 1 до 2 часов) Не перед обедом и не поздно вечером (перед концом рабочего дня) Четко представлять цель интервью Объяснить свою роль сотруднику подразделения перед началом интервью Включать в интервью ограниченное количество вопросов Все вопросы должны быть подготовлены и продуманы заранее Перед проведением интервью желательно познакомиться с документацией по рассматриваемым вопросам Блок 4 Copyright В. В. Репин 21
Что нужно сказать сотруднику подразделения в начале интервью Почему проводится это интервью От кого получено разрешение его проводить Кто еще будет проинтервьюирован По какому принципу и кто выбирал интервьюируемых Как будет использована полученная информация Будет ли интервью анонимным Будет ли интервью отражено в отчете Каковы будет обратная связь по итогам обработки результатов интервью Как интервьюируемый может помочь процессу в целом Почему важно получить детальную и точную информацию в процессе интервью Блок 4 Copyright В. В. Репин 22
Некоторые правила проведения интервью Не отвлекаться на пространные комментарии по проблемам, связанным с обсуждаемым предметом Нельзя пытаться завязать дружеские отношения Не указывать интервьюируемому на его затруднения при описании предметной области Давать интервьюируемому время подумать Отделять «мнения о. . . » от фактов Не иронизировать Концентрироваться на наиболее сложных аспектах предметной области Не пытаться показывать свои знания, быть скромным (эксперт не вы, а интервьюируемый) Не увеличивать длительность проведения интервью Блок 4 Copyright В. В. Репин 23
Обработка полученной информации Перенос полученной информации в электронную форму (некоторые руководители требуют полностью документировать результаты интервью) Проверка информации на корректность: - событие, завершающие выполнение функции в одном отделе, должно быть инициирующим в другом отделе; - названия функций должны совпадать с официальными названиями , утвержденными в Положениях об отделах; - не должно быть разночтений в названиях функций. Блок 4 Copyright В. В. Репин 24
Формирование моделей детальных бизнес-процессов Координация работ по созданию моделей Руководитель проекта Уточнение моделей в Отделе 3 Создание моделей по данным Отдела 2 Аналитик Сбор информации Создание моделей по данным Отдела 1 Аналитик Согласование полученных частей моделей Уточнение моделей в Отделе 1 Руководитель проекта Аналитик Уточнение моделей в Отделе 2 Аналитик Создание моделей по данным Отдела 3 Блок 4 Аналитик Проверка адекватности детальных процессов Аналитик Copyright В. В. Репин 25
Формирование моделей детальных бизнес-процессов Входящий документ Событие Исходящий документ Функция Событие Отдел Прикладная система Должность Блок 4 Copyright В. В. Репин 26
Какая модель является корректной? Оформить депозит Занести в базу данных Оформление депозита Экономист Поступила заявка на оформление депозита Занести в базу данных Оформить депозит Начало рабочего дня, 9 -00 Наступило утро Экономист Поступила заявка на оформление депозита Оформить депозит Депозит оформлен или Экономист Блок 4 Copyright В. В. Репин 27
Модель должна быть обозримой О форме представления модели лучше договориться заранее Блок 4 Copyright В. В. Репин 28
Ошибки при формировании моделей Function Event Function Блок 4 Event Function Copyright В. В. Репин 29
Проверка моделей на корректность построения Начальник финансового отдела Процедура 1 Создана новая модель Проверить модель на соответствие нотации Начальник фин. отдела Процедура 1 Провести корректировку модели по нотации Провести анализ семантики модели Провести корректировку названий объектов Проверить модель на корректность входов/выходов Провести коррекцию входов/выходов Подготовить Провести комплект документов проверку для проверки адекватности моделей Выполнена корректировка модели Function Event ПРОЦЕДУРА Event Function Event Блок 4 Copyright В. В. Репин 30
Примеры формирования моделей бизнес-процессов Блок 4 Copyright В. В. Репин 31
Блок 4 Copyright В. В. Репин 32
Блок 4 Copyright В. В. Репин 33
Блок 4 Copyright В. В. Репин 34
Бизнес-процесс обслуживания клиента: ARIS e. EPC Заявка клиента Поступил заказ клиента Договор Анализ и согласование заявки клиента Система автоматизации Оформление договора Система автоматизации Продукция Выполнение заказа Система автоматизации Заказ клиента выполнен Отгрузка продукции Система автоматизации Оборудование Отдел сбыта Финансовый отдел Производственный отдел Плановый отдел Финансовый отдел Отдел сбыта Склад Плановый отдел Финансовый отдел Производственный отдел Бухгалтерия Цех № 1 Блок 4 Copyright В. В. Репин 35
Процедура «Анализ и согласование заявки клиента» Файл Excel Производственные возможности Номенклатура изделий Сопроводительное письмо Номенклатура изделий Заявка клиента Поступил заказ клиента Заявка клиента Выполнить учет заказа в системе Нормативы Заказ Согласовать соответствует заявку с ПЭО номенклатуре Менеджер Отдела Сбыта Выполнить анализ на соответствие номенклатуре Экономист ПЭО Рассчитать цену, сумму и сроки выполнения заказа Менеджер Отдела Сбыта Блок 4 Уведомить клиента о невозможности выполнения заказа Менеджер Отдела Сбыта Заказ не соответствует номенклатуре Copyright В. В. Репин Условия выполнения заказа несогласованы Внести клиента в статистику Конец неудовлетворенного процесса спроса Производство не возможно Менеджер Отдела Сбыта Система учета заказов Условия выполнения заказа согласованы Согласовать условия поставки с клиентом Экономист ПЭО Производство возможно Заявка клиента Плановая калькуляция на заказ Заявка клиента Система учета заказов 36
Процедура «Анализ и согласование заявки клиента» . Взгляд на потоки информации Анализ и согласование заявки клиента Данные по номенклатуре Информация о производственных возможностях Данные по номенклатуре Общие данные о клиенте Данные по заказу клиента Требование провести анализ заявки Информация по нормативам Информация о производственных возможностях Данные по номенклатуре Данные по заказу клиента Информация о заказе клиента в системе Данные по заказу клиента Выполнить учет заказа в системе Выполнить анализ на соответствие номенклатуре Согласовать заявку с ПЭО Информация по соответствию номенклатуре Данные по заказу клиента Общие данные о клиенте Данные расчета себетоимости и цены заказа Рассчитать цену, сумму и сроки выполнения заказа Информация о возможности производства Блок 4 Copyright В. В. Репин Согласовать условия поставки с клиентом Информация для клиента о невозможности выполнения заказа Уведомить клиента о невозможности выполнения заказа Данные по подтверждению заказа клиентом Данные по неудовлетворенному спросу Внести клиента в статистику неудовлетворенного спроса 37
Бизнес-процесс обслуживания клиента: IDEF 0 Обслуживание клиента Блок 4 Copyright В. В. Репин 38
Обслуживание клиента Блок 4 Copyright В. В. Репин 39
Документирование модели IDEF 0 USED AT: AUTHOR: Vladimir Repin DATE: 30. 03. 01 WORKING PROJECT: Model 1 REV: DRAFT 30. 03. 01 READER DATE CONTEXT: RECOMMENDED NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Производственные возможности Заявка клиента PUBLICATION A-0 Нормативные документы Анализ и согласование заявки клиента 0ð. Согласованная заявка 1 Договор с клиентом Оформление договора 0ð. Договор с клиентом 2 Денежные средства Указание на отгрузку Выполнение заказа 0ð. 3 Продукция Отдел сбыта Продукция Отгрузка продукции Плановый отдел Финансовый отдел 0ð. 4 Сопроводительная документация Производственный отдел Цех № 1 Бухгалтерия Система автоматизации. Производственное оборудование Оборудование Подразделения предприятия NODE: TITLE: Обслуживание клиента Складское оборудование NUMBER: A 0 Блок 4 Copyright В. В. Репин 40
Процедура «Анализ и согласование заявки клиента» в нотации IDEF 3 USED AT: AUTHOR: Vladimir Repin DATE: 30. 03. 01 WORKING PROJECT: Model 1 REV: DRAFT 30. 03. 01 READER DATE CONTEXT: RECOMMENDED NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 PUBLICATION 0ð. Рассчитать с/с-ть, цену и сроки выполнения заказа 4 0ð. Заявка клиента Согласовать заявку с ПЭО Выполнить учет заказа в системе J 2 X 1 0ð. Выполнить анализ на соответствие номенклатуре 2 J 1 J 4 TITLE: Согласовать условия поставки с клиентом 5 X Рассчитать параментры заказа в случае возможности производства J 3 Согласованная заявка Согласовать с ПЭО в случае соответстия заявки номенклатуре O NODE: 0ð. X 3 0ð. A 1. 1 Анализ и согласование заявки клиента 0ð. Уведомить клиента о невозможности выполнения заказа 6 0ð. O Внести клиента в статистику неудовлетворенного спроса 7 J 5 NUMBER: A 1. 1 Блок 4 Copyright В. В. Репин 41
Иерархия моделей Блок 4 Copyright В. В. Репин 42
Процедура «Анализ и согласование заявки клиента» . Взгляд на потоки информации. Нотация DFD. USED AT: AUTHOR: Vladimir Repin PROJECT: Model 1 DATE: 30. 03. 01 REV: 30. 03. 01 WORKING READER DATE CONTEXT: DRAFT RECOMMENDED NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Данные по заказам PUBLICATION Данные по 2 номенклатуре изделий Данные по заказу клиента Данные по 3 производственным возможностям Заявка клиента 0ð. Требование провести анализ заявки 1 Выполнить учет заказа в системе 0ð. 3 Согласовать заявку с ПЭО Информация о возможности производства 2 Выполнить анализ на соответствие номенклатуре Информация о несоответствии номенклатуре 4 Информация по нормативам Данные по возможности производства заказа Данные по номенклатуре заказа 0ð. Данные по заказу клиента A 0 0ð. Данные по расчету 5 параметров заказа Нормативы 0ð. 4 Рассчитать с/с-ть, цену и сроки выполнения заказа 5 Согласовать условия поставки с клиентом Данные расчета с/с-ти и цены заказа Данные по утверждению заказа клиентом 0ð. 6 0ð. 7 Внести клиента Уведомить клиента в статистику о невозможности выполнения заказа Информация о неудовлетворенного невозможности спроса выполнения Данные по заказа неудовлетворенному спросу 1 Данные по заказам NODE: A 1 Блок 4 TITLE: Анализ и согласование заявки клиента Copyright В. В. Репин NUMBER: 43
Обработать информацию по проблемам Отдела 1 Ведущий аналитик Сформировать план по проведению анализа Обработать информацию по проблемам Отдела 2 Руководитель проекта Сбор информации Ведущий аналитик Анализ проблем Провести обсуждение проблем Рабочая группа Обработать информацию по проблемам Отдела 3 Руководитель проекта Ведущий аналитик Уточнить данные в Отделе 2 Ведущий аналитик Сформировать предварительный вариант анализа бизнес-процессов Уточнить данные в Отделе 1 Ведущий аналитик Блок 4 Ведущий аналитик Уточнить данные в Отделе 3 Проверка адекватности детальных процессов Руководитель проекта Copyright В. В. Репин Ведущий аналитик 44
Анализ проблем на этой стадии является предварительным и основывается на: анализе мнений руководителей и сотрудников; мнении ведущих консультантов (отраслевых экспертов, специалистов), которое складывается с учетом их опыта и знания лучших практических примеров в отрасли; визуальном качественном анализе моделей бизнеспроцессов (дублирование функций, недостаточное информационное обеспечение, излишние итерационные согласования и т. п. ); Блок 4 Copyright В. В. Репин 45
Документирование результатов анализа проблем Результаты предварительного анализа бизнес-процессов могут документироваться при помощи следующих форм документов № Наименование бизнес-процесса верхнего уровня Результаты анализа бизнес-процесса № Наименование функции № Наименование бизнес-процесса Результаты анализа функции Блок 4 Copyright В. В. Репин 46
Проверка адекватности детальных моделей бизнеспроцессов проводится аналогично проверке адекватности укрупненных процессов, занимая при этом в 4 -8 раз больше времени. При проверке адекватности детальных процессов возникает множество рассогласований между видением процесса в Утвердить Расчет детальные и анализ различных подразделениях, а часто и в одном модели критериев уровня эффективност подразделении Директор Формирование. Сформировать моделей план по детальных проверке процессов адекватности Руководитель проекта Передать Подготовить схемы моделей рассмотрение на в отделы Ведущий аналитик Провести анализ схем моделей Руководитель проекта отдела Провести совещание по обсуждению моделей Рабочая группа Экономист Провести корректировку моделей Ведущий аналитик Блок 4 Copyright В. В. Репин 47
Создание Перечня и Репозитария документов «как есть» Перечень и Репозитарий документов создается с целью дальнейшей работы с моделями бизнес-процессов При наличии Репозитария документов «как есть» нет необходимости описывать структуру документов в виде моделей (за исключением отдельных задач), в то же время специалист, анализирующий модель бизнеспроцесса, сможет всегда иметь перед глазами формы документов Репозитарий целесообразно наполнять реальными документами (т. е. документами, содержащими реальное цифровое наполнение) Может потребоваться хранения Репозитария в электронной форме Блок 4 Copyright В. В. Репин 48
Форма Перечня документов «как есть» Форма Перечня документов разрабатывается в зависимости от целей проекта (для проекта, ориентированного на создание системы документооборота она может быт более сложной) № Наименов ание документа Краткое описание документа № и Наименование функции/исполнителя Функция, создающая документ Исполнитель Функция, изменяющая документ Исполнитель Наименование бизнес-процесса Блок 4 Copyright В. В. Репин 49
Создание Глоссария терминов Глоссарий терминов должен включать следующие разделы: термины предметной области (примеры: «сортамент» , «профилемаркаразмер» , «зимсплотка» ); сокращения, принятие на предприятии (сокращенные названия подразделений, видов работ и т. п. ) термины методики (примеры: «бизнес-процесс» , «операция» , «критерий эффективности» ); термины инструментальной среды моделирования (примеры: «объект базы данных» , «вложенная модель» и т. п. ) Глоссарий терминов целесообразно формировать с начала проекта. Блок 4 Copyright В. В. Репин 50
Расчет и анализ значений критериев оценки эффективности Обработать результаты анализа процессов Отдела 3 Провести анализ процессов в Отделе 3 Ведущий аналитик Аналитик Проверка адекватности детальных процессов Провести коррекцию Перечня критериев Руководитель проекта Аналитик Ведущий аналитик Согласовать Перечень Скорректировать критериев методики расчета значений критериев с руководством Руководитель проекта Ведущий аналитик Обработать результаты анализа процессов Отдела 1 Провести анализ процессов в Отделе 1 Ведущий аналитик Аналитик Ведущий аналитик Обработать результаты анализа процессов Отдела 2 Провести анализ процессов в Отделе 2 Необходимо выделить критерии, характеризующие критическое знание о процессе Блок 4 Ведущий аналитик Аналитик Ведущий аналитик Провести анализ Провести критериев документирование эффективности результатов по бизнес-процессам Ведущий аналитик Руководитель проекта Copyright В. В. Репин Представление результатов Ведущий аналитик 51
Три уровня сложности анализа моделей бизнес-процессов 2 уровень Выполнить анализ "потерянные документы" Обязательные виды анализа Выполнить анализ "дублирование функций" Выполнить анализ "контроль процесса" (контрольные точки) 3 уровень Корректировка моделей Выполнить анализ на "узкие места" (имитационное моделирование) Выполнить Документирование анализ результатов стоимости анализа процессов Проверка адекватности моделей Документирование моделей Собрать дополнительную информацию по процессам Рассчитать параментры выполнения процесса 1 уровень Блок 4 Различные параметры выполнения: количество функций, степень автоматизации и т. п. Copyright В. В. Репин 52
Анализ бизнес-процессов: дублирование функций Методика выявления дублирования функций 1. Путем анализа моделей (либо путем анализа результатов 2. 3. 4. 5. интервью с сотрудниками предприятия) найти процедуры различных бизнес-процессов со схожими названиями и составить таблицу процедур, «подозреваемых» в дублировании. Каждую найденную процедуру описать в виде детального бизнес-процесса, указать входящие и исходящие документы, информацию, ресурсы. Проверить на совпадение содержание входящей и исходящей информации, пользователей этой информации (ресурсов), перечень принимаемых решений и т. д. Выявить наличие дублирования и его причины. В случае наличия полного или частичного дублирования предложить меры по его устранению. Блок 4 Copyright В. В. Репин 53
Анализ бизнес-процессов: дублирование функций Одна и та же информация содержится в разных документах, которые формируются различными процедурами Блок 4 Copyright В. В. Репин 54
Анализ бизнес-процессов: соответствие входов/выходов Несоответствие событий в детальной модели и модели верхнего уровня Блок 4 Copyright В. В. Репин 55
Анализ бизнеспроцессов: поиск неиспользуемых выходов бизнеспроцесса Блок 4 Copyright В. В. Репин 56
Анализ бизнес-процессов: разрывы на функциональных стыках Измерение времени выполнения процедур процесса, времени передачи документов, времени простоя Анализ проблем на функциональных стыках Блок 4 Copyright В. В. Репин 57
Анализ бизнес-процессов по заданным критериям № Наименование бизнес-процесса верхнего уровня Базовые критерии № Наименование критерия оценки Численное значение критериев оценки Время выполнения процесса в целом (в человеко-днях); Степень автоматизации (количество функций с возможностью автоматизации / общее количество функций процесса); Степень автоматизации по времени (суммарное время автоматизированных работ / суммарное время выполнения всех работ) Отношение суммарного времени выполнения функций процесса к суммарному времени ожидания Блок 4 Copyright В. В. Репин 58
Анализ бизнес-процессов по заданным критериям Суммарная стоимость процесса Количество полностью или частично дублирующих друга функций: - в рамках процесса; - для остальных процессов; Количество процесса выполнение Отношение суммарного времени выполнения функцийинтерфейсов взаимодействия с другими процессами к суммарному времени ожидания функций, контролирующих Критерии оценки, предложенные Исполнителем № … Блок 4 Наименование критерия оценки … Численное значение критериев оценки … Copyright В. В. Репин 59
Анализ функций по заданным критериям 1. среднее время выполнения функции; 2. среднее время ожидания события, инициирующего выполнение функции (время «простоя» ); 3. периодичность выполнения функции (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно); 4. трудоемкость выполнения функции в человеко-часах; 5. стоимость функции (количество человеко-часов, умноженное на почасовую ставку оплаты труда исполнителя функции); 6. отношение среднего времени ожидания к среднему времени выполнения; 7. качество информационного обеспечения (бумажные документы, электронные файлы); 8. возможность автоматизации (да/нет); 9. степень автоматизации (суммарное время автоматизированных работ по выполнению функции / суммарное время всех работ по выполнению функции). Блок 4 Copyright В. В. Репин 60
Требования к эффективной системе управления. Управляемость - возможность сохранения работоспособности системы при изменении внешних и внутренних условий. Необходимые условия эффективности СУ: - система подготовки и принятия решений должна удовлетворять требованию управляемости (качество решений, соответствие целям); - исполнительная система (организационнофункциональная система) должна обеспечивать оперативность исполнения решений, отсутствие искажений при их реализации. Блок 4 Copyright В. В. Репин 61
Требования к эффективной системе управления. Наблюдаемость Информационная система должна быть организована таким образом, чтобы предоставлять информацию оперативно, полно и достоверно, при этом информация не должна быть избыточной (руководители всех уровней часто завалены излишней информацией). Управленческий учет - система сбора и регистрации первичной информации в целях принятия управленческих решений Блок 4 Copyright В. В. Репин 62
Представление и обсуждение результатов проводится после проверки адекватности моделей, анализа проблем и расчета значений критериев эффективности На обсуждение выносятся предварительные рекомендации по реорганизации бизнес-процессов Обсуждение проводится в форме презентации (с последующим обсуждением) или однодневного семинара Необходимо обсудить приоритетные направления реорганизации бизнес-процессов По итогам обсуждения у руководителя должно остаться цельное впечатление о текущем состоянии существующих бизнес-процессов и предварительные, приоритетные направления их реорганизации Блок 4 Copyright В. В. Репин 63
Разработка рекомендаций по реорганизации бизнес-процессов Рекомендации разрабатываются ведущими консультантами, привлеченными экспертами, другими членами рабочей группы из числа сотрудников предприятия При разработке рекомендаций учитывают приоритетные направления реорганизации Рекомендации должны носить конкретный характеры и быть количественно и качественно обоснованы № № № … Наименование бизнес-процесса верхнего уровня Рекомендация по повышению эффективности … № № № … Блок 4 Наименование функции Наименование бизнес-процесса Рекомендация по повышению эффективности … Copyright В. В. Репин 64
Документирование результатов При документировании бизнес-процессов указывается следующая информация: 1. № и наименование процесса; 2. № и наименование процесса верхнего уровня; 3. №№ и наименования вложенных детальных процессов следующего уровня; 4. текстовое описание процесса; 5. перечень выходов процесса (документы, файлы, материальные ресурсы, являющие результатом выполнения процесса); 6. события, инициирующие процесс; 7. события, завершающие процесс; Блок 4 Copyright В. В. Репин 65
Документирование результатов При документировании бизнес-процессов указывается следующая информация: 8. перечень функций процесса 4 9. перечень функций, контролирующих выполнение процесса; 10. перечень входящих документов; 11. перечень входящих материальных ресурсов; 12. перечень исходящих документов; 13. перечень исходящих материальных ресурсов; 14. перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе; 15. типы используемых систем автоматизации; Блок 4 Copyright В. В. Репин 66
№ Наименование бизнес-процесса верхнего уровня Вложенные детальные бизнес-процессы следующего уровня № Наименование детального бизнес-процесса следующего уровня … … Текстовое описание процесса … Выходы процесса № … Наименование выходы … Тип выхода Описание выхода … … События, инициирующие бизнес-процесс № … Наименование события … Пример формы для описания бизнес-процессов Описание события … События, завершающие бизнес-процесс № … Наименование события … Описание события … Функции процесса № … Наименование функции … Блок 4 Исполнитель Описание функции … … Copyright В. В. Репин 67
Документирование результатов При документировании функций указывается следующая информация: 1. № и наименование функции; 2. наименование бизнес-процесса; 3. исполнитель функции (подразделение, должность, Ф. И. О. ); 4. описание функции; 5. инициирующее и завершающее события; 6. перечень входящих документов (звонков, устных распоряжений) с идентификационными номерами; 7. перечень входящих материальных ресурсов; 8. перечень исходящих документов (звонков, устных распоряжений) с идентификационными номерами; 9. перечень исходящих материальных ресурсов. 10. перечень используемых систем автоматизации с указанием модулей. Блок 4 Copyright В. В. Репин 68
Документирование результатов: Отчет В Отчет по Этапу 2 рекомендуется включать следующие разделы: 1. Введение 2. Глоссарий терминов 3. Схемы моделей организационной структуры «как есть» 4. Текстовое описание моделей организационной структуры «как есть» 5. Схемы моделей бизнес-процессов «как есть» 6. Текстовое описание моделей бизнес-процессов «как есть» 7. Описание бизнес-процессов «как есть» , критериев их оценки, результатов анализа и рекомендаций по повышению эффективности в табличной форме 8. Описание функций «как есть» , критериев их оценки, результатов анализа и рекомендаций по повышению эффективности в табличной форме Блок 4 Copyright В. В. Репин 69
Документирование результатов: Отчет В Отчет по Этапу 2 рекомендуется включать следующие разделы: 9. Целевые значения критериев эффективности бизнес- процессов 10. Выводы по результаты анализа бизнес-процессов и функций «как есть» 11. Рекомендации по повышению эффективности бизнеспроцессов и функций «как есть» 12. Выводы по Этапу 2 13. Приложение № 1. Перечень документов «как есть» 14. Приложение № 2. Результаты интервьюирования сотрудников Заказчика по Этапу 2 15. Приложение № 3. Тексты скриптов, разработанных для вывода данных ARIS в виде текстовых отчетов. Блок 4 Copyright В. В. Репин 70
Управление рабочими группами При управлении рабочими группами можно использовать следующие приемы: оперативный контроль за деятельность аналитиков; ежедневные совещания (10 -15 мин) перед началом рабочего дня; еженедельные письменные отчеты аналитиков по использованию рабочего времени и выполненной работе; ежемесячные расширенные совещания рабочей группы с подведением итогов работы; плановые совещания по обсуждению моделей бизнеспроцессов, анализу и разработке рекомендаций. Все эти формы должны быть регламентированы в Положении о рабочей группе и четко выполняться Руководитель проекта должен иметь реальное влияние на рабочую группу (т. е. должен быть руководителем уровня Департамента, Управления, Службы) Блок 4 Copyright В. В. Репин 71
Типовые ошибки выполнения этапа ошибки в сроках планирования работ по сбору и обработке информации; попытки собрать информацию излишне формализованными средствами (обширные опросные листы, таблицы и т. п. ); нечеткое следование правилам моделирования; отсутствие оперативного контроля за деятельность рабочей группы; «простои» рабочей группы; неэффективно организованный процесс проверки адекватности в подразделениях; затягивание проекта из-за срыва сроков ознакомления и обсуждения материалов руководителями верхнего уровня Блок 4 Copyright В. В. Репин 72
Скачать презентацию Блок 4 Моделирование и анализ бизнес-процессов 1 Методика
Блок 4 Моделирование БП.ppt