БИЗНЕС-ОФИС ПРЕДПРИЯТИЯ Лучший способ предсказать будущее – это самому стать его творцом. Питер Ф. Друкер
1. Информатизация процесса принятия решений на предприятии. Сразу предупредим тех, кто верит в безграничные возможности компьютеров не стоит обольщаться. В действительности даже самые современные системы автоматизации управления предприятием самостоятельно управленческих решений пока не принимают, поскольку для этого необходимо учитывать множество трудно формализуемых факторов. Далеко не все из них могут быть выражены количественно, поэтому, говоря о компьютеризации принятия решения, будем рассматривать только получение информации для указанного процесса. При этом потребность в ИТ получения информации для принятия решений увеличивается по мере развития рыночных отношении. Меняется также и направление инвестиции при создании ИС предприятия. В последнее время основным фактором конкурентной борьбы становится интеллектуальный капитал, в котором ведущее место в информационную эпоху занимают знания. Забегая вперед, скажем, что под знаниями понимается информация, применение которой включает метод, практику и стратегию. Знание это информация, которая помогает решать задачи; это ноу хау предприятия, оно отвечает на вопросы «как» . Знания для предприятия вырабатывают его сотрудники, а информационные технологии помогают им в этом в случае принятия решений.
Понятие бизнес-офиса предприятия. Единого комплекса информационных систем, охватывающего все управленческие уровни, пока не существует. Для верхних уровней управления наиболее комплексный подход разработан российской фирмой Про Инвест ИТ (рис. 1). Бизнес офис является составной частью информационной системы предприятия. Под бизнес-офисом предприятия будем понимать совокупность аналитических информационных технологий для подготовки управляющей информации.
В данном случае аналитические ИТ базируются на математических моделях, которые реализованы с помощью программных продуктов. Это объективные модели получения информации для принятия решений, в отличие от большого класса моделей поддержки принятия решений, при построении которых используются субъективные суждения. На наш взгляд, не существует резкой границы между моделями поддержки принятия решений и моделями принятия решений; первые являются своеобразным теоретическим полигоном для отработки последних. И если эти модели регулярно используются в практической работе конкретного предприятия, встраиваются в ИС, то уже можно говорить об информационных технологиях бизнес офиса данного предприятия. Другой характеристикой ИТ бизнес офиса является возможность их использования в ИС предприятия. Для этого они должны базироваться не информации, реально существующей на предприятии и предусматривающей компьютерную обработку или использование в качестве нормативно справочной. Большинство информационных технологий бизнес офиса строятся на учетной информации предприятия, могут применяться автономно или встраиваться в корпоративные информационные системы (КИС) как модули. В последнем случае появляется возможность регулярно получать информацию для принятия управленческих решений, что особенно важно в условиях рыночной экономики.
На рынке стран СНГ представлен ряд программных продуктов для выполнения отдельных функций, в той или иной степени связанных с принятием решений, таких, как: • диагностика финансового состояния предприятия; • анализ и планирование маркетинга; • построение бизнес плана; • анализ сценариев развития предприятия; • оценка бизнеса. Среди них есть и такие, которые по функциональным возможностям, уровню технологии и качеству конкурентоспособны на мировом рынке. Они вполне удовлетворяют пользователей при решении отдельных задач управления, проблемы возникают только тогда, когда потребители стремятся использовать этот инструментарий в комплексе. В этой связи можно выделить основное достоинство программ бизнес офиса их системность. В замкнутой цепочке задач: диагностика - определение целей - планирование - исполнение - контроль - диагностика, применяются разнообразные средства принятия решений, не связанные между собой ни единой методикой, ни общей технологией. В настоящее время никто из создателей информационных технологий в нашей стране не может предложить потребителям интегрированное решение задач менеджмента и оперативного управления ресурсами. Между тем такая потребность существует, и по мере развития рыночных отношений в экономике будет расти, в связи с чем создание бизнес офиса предприятия является весьма актуальным.
Особенности процесса принятия решений на предприятии. Процесс принятия решений по управлению предприятием показан на рис. 2. Технология получения управляющей информации включает, как правило, два этапа: во первых, сбор учетной информации по предметной области принятия решений, во вторых, применение аналитических ИТ для получения управляющей информации.
К предметным областям управляющей деятельности предприятия, требующей применения аналитических ИТ, относятся следующие: • маркетинг; • производственная или основная деятельность; • логистика; • обеспечение ресурсами; • инвестирование и инновационные процессы. В процессе поиска управленческих решений значительное место принадлежит исходной информации, поэтому вопросам ее сбора, формирования, предоставления, повышения достоверности и целостности должно уделяться постоянное внимание. Указанные задачи решаются путем создания ИС предприятия в соответствии с его бизнес стратегией, причем информационная система информационные ресурсы предприятия. превращает информацию в
Для определения своего места на рынке изучения сильных к слабых сторон конкурентов, прогнозирования потребности товаров на рынке нужны аналитические ИТ, так как любая объективная информация имеет исключительную ценность. Прежде всего она нужна для устранения негативных тенденций на предприятии, именно этим и должны заниматься средние и высшие менеджеры в условиях рыночной экономики. Эффективный менеджер это: во первых, постановка целей, составление планов как долговременных, так и краткосрочных; во вторых, построение сети отношений. Именно при выполнении этих функций руководитель контролирует ситуацию, видит перспективу и избегает кризисных моментов. Аналитические ИТ могут служить источником информации при планировании и инструментарием при непосредственном составлении планов.
Информационное обеспечение планирования. Процесс принятия решений по Г. Саймону имеет три основные стадии. На информационной стадии исследуется среда, определяются события и условия, требующие принятия решений; на проектной разрабатываются и оцениваются возможные направления деятельности (альтернативы). На стадии выбора обосновывается определенная альтернатива с организацией слежения (мониторинга) за ее реализацией. Стадии могут многократно повторяться, если менеджер не будет удовлетворен собранной информацией или результатами ее обработки, при этом к каждой из них предъявляются свои уникальные требования. На информационной стадии менеджеры следят с помощью ИС за работой предприятия, сведения о которой могут побудить к принятию того или иного решения. Например, отчеты анализа продаж, поступающие к менеджеру по графику или по запросу, информируют об уровне продаж, общей тенденции и исключительных ситуациях. Результаты изучения рынка и просмотра внешних баз данных могут свидетельствовать об изменениях конкурентоспособности фирмы или потребительских предпочтений. Оптимальным вариантом является регулярное получение информации с помощью ИС.
На проектной стадии менеджер должен выяснить, является ли ситуация, требующая принятия решения, программируемой или непрограммируемой, т. е. структурируется она или нет. Программируемые (структурируемые) ситуации могут быть детализированы и расписаны заранее и приведены к определенному (детерминированному) алгоритмическому решению. Непрограммируемые (неструктурируемые) ситуации возникают, когда невозможно дать предварительную спецификацию большей части процедур принятия решения. Большинство реальных ситуаций зависит от случайных событий и неизвестных факторов. Некоторые процедуры могут быть предопределены, но этого недостаточно для автоматизации конкретной рекомендации, т. е. , как правило, решения могут быть частично структурированы, а информация частично формализована. На стадии выбора аналитические ИТ должны облегчать менеджеру выбор правильного направления деятельности и обеспечивать обратную связь для контроля выполнения решения. Предполагается, что на первой стадии была собрана необходимая информация, а на второй разработан и оценен ряд альтернатив, в противном случае менеджер может вернуться к ранним стадиям в поисках наилучшего (оптимального) решения. Из за реальных ограничений по времени и ресурсам менеджеры чаще выбирают просто удовлетворяющее, а не оптимальное решение. С помощью обратной связи оценивается ход реализации и при необходимости решение корректируется или разрабатывается новое.
Модели это упрощенные абстракции реальных элементов системы и их взаимосвязей, существенных для принятия решения. Модели хранятся в виде специальных программ, командных файлов, модулей и электронных таблиц. Так, анализ бухгалтерского баланса может быть представлен как комплекс табличных моделей; анализ конкурентоспособности в маркетинге хорошо поддерживается комплексом матричных, табличных и графических моделей. Компьютерные модели являются объективным источником получения плановой (прогнозной) информации и ее оценки с помощью формальных критериев. Однако большинство факторов принятия решений, как говорилось выше, остаются неформализованными, поэтому именно менеджеры превращают плановую информацию в управляющую.
Методы подготовки управляющей информации. Алгоритм получения управляющей информации в бизнес офисе таков: сбор исходных исследование данных, проблемы, анализ, формулировка разработка проблемы, альтернатив, выбор альтернативы. Реализация этого алгоритма в ИС возможна благодаря следующим методам подготовки управляющей информации (методам моделирования) в бизнес офисе: Получение исходных данных на базе учетной информации. Трендовые модели Регрессионные модели. Оптимизационные модели: Матричные модели. Сетевые модели. Имитационные модели. Анализ «что, если? . . » . Анализ чувствительности. Анализ риска.
На базе этих методов практически применяются программные продукты для подготовки управляющей информации по следующим направлениям: 1. Получение входной информации для аналитических технологий. 2. Диагностика финансового состояния предприятия. 3. Получение управляющей информации о сбыте продукции на базе CRM технологий. 4. Планирование маркетинга. 5. Составление бизнес планов. 6. Бюджетирование. 7. Оперативное управление:
2. Бизнес-офис в архитектуре корпоративной информационной системы В условиях рыночной экономики предприятие заинтересовано в увеличении числа заявок, в выполнении их с наименьшими затратами, однако компьютеризация любого бизнеспроцесса не может произойти но мановению волшебной палочки. Профессионально обучить менеджеров принимать решения с использованием ИТ можно только на действующих ИС в процессе их создания, эксплуатации и развития. Большинство менеджеров строят процесс управления, исходя из своего опыта, интуиции, видения предприятия и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Зачастую, выполняя просьбу описать каким-либо образом структуру деятельности своего предприятия или набор Положений, на основе которых принимаются управленческие решения, менеджер довольно быстро заходит в тупик. С другой стороны, есть руководители, которые могут достаточно уверенно изложить принципы управления предприятием» Анализ, впрочем, показывает, что большинство сотрудников в действительности работают не так, как представляется руководителю, а так, как им удобнее и проще. Следовательно, руководство просто не имеет реального представления о том, как на деле реализован процесс управления.
Автоматизация управления сегодня это в основном автоматизация различных областей учета, документооборота и других с целью оперативной подготовки информации для принятия руководителями различных уровней обоснованных управленческих решений. Таким образом, основным результатом внедрения автоматизированной системы управления предприятием станет возможность получения необходимой информации. Комплексная система управления предприятием представляет собой информационную систему, в которой оперативно накапливаются и обрабатываются данные о текущей финансово хозяйственной деятельности. Система обеспечивает принятие обоснованных управленческих решений на основе качественной и достоверной информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий. Комплексная ИС поддерживает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета и строится на основе единого информационного пространства с охватом и координацией всей совокупности управленческих процессов предприятия. Одновременно широта охвата обработки управленческой информации приводит к большей сложности и стоимости ИС.
Сложную информационную систему трудно построить так, чтобы даже в первом приближении удовлетворить основные потребности разных клиентов. Сделать универсальную тиражируемую систему «под ключ» просто невозможно. Любая тиражируемая система требует доработки и настройки на месте под специфику конкретного клиента. Следовательно, в каждом конкретном случае при разговоре о комплексной ИС речь идет об уникальной информационной системе, пусть и базирующейся на типовой концепции и архитектуре (рис. 3): Стратегический (свыше 1 года) качественные цели Тактический, среднесрочный (от 1 месяца до года) количественные цели Оперативный, текущий (до 1 месяца) конкретные операции, документы Рис. 3. Уровни планирования
В целом комплексная автоматизированная система управления предприятием должна обеспечивать: высшее руководство - информацией для стратегического планирования, финансово экономического прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности; руководство среднего уровня - информацией для оперативного планирования и координации подконтрольных ему функций; рядовых сотрудников - эффективными инструментами для выполнения должностных функций, регистрации фактов хозяйственной деятельности и принятия оперативных решений; Таким образом, комплексная ИС обеспечивает все уровни yпpaвления предприятия взаимосвязанной плановой информацией в отличие от локальной ИС, в которой информация готовится для конкретных рабочих мест. Понятие комплексной информационной системы совпадаете понятием АСУ, под которой понимается система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации, реализующих ИТ выполнения установленных задач. Развитие АСУ может происходить по пути преобразования в корпоративные информационные системы (КИС). Таким образом, КИС является целью развития комплексных информационных систем или АСУ.
КИС как развитие комплексной ИС. В сравнении с комплексной информационной системой КИС имеет следующие отличительные черты: Во первых, она отражает деятельность корпорации, т. е. предприятия, которое состоит из нескольких частей обладающих определенной самостоятельностью, но вместе с тем координирующих свою деятельность. Во вторых, КИС представляет собой объединение бизнес стратегии и ИС для реализаций управленческой деятельности. Такая интеграция в течение последних тридцати лет под воздействием рыночных механизмов наблюдалась в странах с рыночной экономикой и привела к появлению базовых корпоративных систем, которые будут рассмотрены ниже. В свою очередь, базовые КИС нацелены на решение определенного круга задач в зависимости от конкретных проблем предприятия, а не компьютеризации ради комплексности. В условиях неразвитости рыночных отношений руководители предприятий еще не научились относиться к компьютерам как к важному технологическому ресурсу.
В условиях значительного роста информационных, финансовых, товарных потоков современных предприятий, увеличения масштаба их деятельности, территориальной распределенности производственных, складских, торговых и административных подразделений потребность в интегрированных системах управления неуклонно растет. Однако внедрение интегрированной системы управления далеко не всегда идет гладко. С одной стороны, при внедрении комплексной системы работа предприятия становится более прозрачной, преодолеваются барьеры между подразделениями, координируется их деятельность и как результат радикальным образом повышается эффективность функционирования компании в целом. Это подтверждается многочисленными примерами из мировой и отечественной практики. С другой стороны, сам процесс внедрения управленческой системы такого уровня неминуемо связан с пышным «букетом» проблем: ломкой устоявшихся стереотипов хозяйствования, серьезной реорга низацией, изменением и оптимизацией большого числа бизнес процессов, массовым обучением персонала и т. д. В связи с этим успех или неудача комплексной автоматизации предприятия в значительной степени зависит от готовности руководства к коренным организационным преобразованиям и созданию эффективных внедренческих команд, наделённых необходимыми полномочиями. Разумеется, важнейшую роль играет и выбор самой системы программного обеспечения.
Этапы создания корпоративной информационной системы. Первый этап включает приобретение тиражной бухгалтерской системы с встроенными средствами развития или набором необходимыx модулей комплексной ИС. При этом также производится первичное обучение сотрудников. Этот этап предъявляет наименьшие требования к компьютерной грамотности сотрудников: они могут быть начинающими пользователями. Второй этап связан с относительно быстрым (не более года) внедрением в промышленную эксплуатацию купленного программного обеспечения (собственными силами или чаще всего с помощью специалистов фирмы разработчика) и первичной адаптацией программ к специфике конкретного клиента (возможны небольшие доработки на месте). На втором этапе сотрудники предприятия становятся пользователями автоматизированных рабочих мест (АРМ), для того чтобы выполнять расчеты с конкретными проблемными программами, такими, как расчет зарплаты, учет основных фондов и т. п. На третьем этапе постепенно идет наращивание информационной системы: компьютерная техника заменяется на более мощную, осуществляется автоматизация вспомогательных участков, разрабатываются специальные программные средства, в базах данных накапливается архивная и аналитическая информация. Процесс может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет, и в конце этапа предприятие, по сути, уже имеет собственную комплексную ИС. Четвертый этап внедрение КИС при четком понимании целей и задач бизнеса, осуществляемых корпоративной системой автоматизации.
Реализация функций бизнес-офиса в КИС. Встроенные модули анализа хозяйственной деятельности предприятия имеются во многих комплексных ИС, разработанных для решения учетных задач. Обычно они ориентированны на формирование того или иного набора отчетов, содержащих развернутую аналитическую информацию по оборачиваемости товаров, рентабельности продаж и т. д. Компьютерный анализ детализированных учетных данных позволяет принимать оперативные тактические решения по конкретным вопросам хозяйственной деятельности предприятия. Например, с помощью программы « 1 С: Торговля+Склад» можно формировать аналитические отчеты, позволяющие оценить прибыльность различных видов и групп товаров, их привлекательность для различных категорий покупателей, составить графики платежей и т. д. С помощью средств конфигурации «Производство + Услуги + Бухгалтерия» системы « 1 С: Предприятие» можно получить отчеты, позволяющие на основе имеющихся заказов, остатков и норм расхода материалов оценить степень обеспеченности производственными запасами с тем, чтобы заранее спланировать необходимые закупки. Ряд такого рода отчетов имеется в системе «Галактика» , благодаря чему можно проследить динамику движения товарноматериальных ценностей в разрезе поставщиков, покупателей и номенклатуры, что позволяет выявить наиболее активных (пассивных) поставщиков и покупателей, оценить оборачиваемость материальных запасов, рентабельность продаж отдельных групп и видов товаров и готовой продукции
Скачать презентацию БИЗНЕС-ОФИС ПРЕДПРИЯТИЯ Лучший способ предсказать будущее это
Бизнес-офис предприятия.ppt