BIBB-Fachtagung im Bundestechnologiezentrum für Elektro- und Informationstechnik e

BIBB-Fachtagung im Bundestechnologiezentrum für Elektro- und Informationstechnik e. V. bfe-Oldenburg am 05. Mai 2004 WS 6: Neue Anforderungen an das Management Zertifiziert nach DIN EN ISO 9001: 2000 Controlling als Managementaufgabe in Bildungszentren Dipl. -Ök. Päd. Bernd Eckert BWAW Thüringen Bildungswerk für berufsbezogene Aus- und Weiterbildung g. Gmb. H 99096 Erfurt Peter-Cornelius-Str. 12 Tel: 0361 601460 Fax: 0361 6014612 E-Mail: info@bwaw. de

Geschäftsfelder des BWAW Mikrotechnologie Erstausbildung * Überbetriebliche Ergänzungsausbildung * Zusatzqualifikationen * Überbetriebliche Erstausbildung (Sonderprogramme, z. B. ZIL) * Ersatzschulen * BFS Umschulung Fortbildung/ Weiterbildung * Trainingsmaßnahmen * Anpassungsmaßnahmen * Fachkräfteausbildung * Indiv. Firmenschulungen Projekte Fu. E/ Modellprojekte * BIBB-Modellversuche (z. B. AWIT, Mikro. Tec) * BIBB-Arbeitskreise (z. B. BDL, Flexibilität) * andere Auftraggeber (z. B. Seneka, Fasi. Mi. T, regiokom) Informations - und Kommunikationstechnik Förderung Benachteiligter * Integrationsprojekte für zweiten und ersten Arbeitsmarkt (z. B. KASKADE) * Beseitigung Jugendarbeitslosigkeit (z. B. Jugend-ABM) Frisör/ Kosmetik Büro-/ Wirtschaft Architektur/ Bauwesen Sonstiges z. B. REHA

Entwicklungsstufen des BAW/ BWAW auf dem Weg vom Bildungsträger zum Bildungsdienstleister Beginn der Entwicklung zum Bildungsdienstleister Entwicklungsstufen Entwicklung ganzheitlicher Bildungsprozesse Entwicklung von Visionen zu Marktbereichen der Bildung § Geförderter Bereich und nicht geförderter Bereich (Unternehmen) Gründungsphase des BAW/ BWAW 1992 § Beginn der Herausbildung von Fachgebiets. Kompetenzen § Vorbereitung der Einführung der neuen IT-Berufe § Untersuchungen zur Entwicklung des Bildungsmarktes § Durchführung von Maßnahmen der Umschulung und Weiterbildung mit Arbeitsämtern 1990 § Erstausbildung, Umschulung, unternehmensbezogene Weiterbildung 1994 1996 1998 § Aufbau von Kompetenzzentren für IT- und Mikrotechnologen Aus- und Weiterbildung § Aufbau von Ersatzschulen § Einstieg in Modellversuche mit BIBB und BMBF § Durchführung eines Personalmanagements im BAW/ BWAW § Zertifizierung des BAW/ BWAW § Planung, Bau und Eröffnung eines Reinraumes für Ausbildung im Bereich Mikrotechnologie § Aufbau und Beteiligung an Netzwerken mit Partnern aus Bildung, Unternehmen und Administration 2000 2003 Zeit

BWAW - Kriterien der Entwicklung zum Bildungsdienstleister Motivierte und engagierte Mitarbeiter Professionalität Kundenorientierung und -zufriedenheit Wirtschaftlichkeit Teilaspekte aus der Sicht des BWAW: Ø Entwicklung von kundenorientierten/ unternehmensbezogenen Bildungsangeboten Ø Bedarfsorientiertes, individuelles und arbeitsplatzbezogenes Training Ø Prozessbegleitung und Coaching Ø Moderation und Begleitung der Prozesse und der Menschen in den Prozessen Ø Auswertung und Bewertung von Bildungsangeboten

Verfolgte Gestaltungsschwerpunkte des BWAW zur Sicherung der Marktfähigkeit als regional agierender Bildungsdienstleister QMS Interne Prozesse zum Kunden hin Netzwerke Personalmanagement IT-Aus- und Weiterbildungsnetzwerk AWIT Mikro. Tec BWAW regional . . . Fasi. Mi. T IT-Netzwerk regiokompetenz ausbildung überregional Seneca BWAW. . . . BIBB-AK Bildungsdienstleister

Verständnis von Controlling/ Bildungscontrolling Controlling = Führungssystem, das durch die Vernetzung von Information, Planung, Koordination und Kontrolle eine langfristige Kostendeckung bzw. Gewinnoptimierung anstrebt. (Decker, 2000) Bildungscontrolling in der betrieblichen Weiterbildung = ein planungsorientiertes Evaluationsinstrument zur ziel- und ergebnisorientierten Gestaltung und Steuerung betrieblicher Weiterbildung, um deren Nutzen zu optimieren (Krekel u. a. , 1999) * strebt als ein ganzheitliches Konzept dabei eine integrierte und systematische Rückkopplung zwischen Planung, Analyse und Kontrolle an * ist an den Phasen des Bildungsprozesses ausgerichtet und bezieht Bildungsarbeit stets auf grundlegende Unternehmensprozesse * erfasst, bewertet und überprüft somit Bildungsarbeit nicht nur mittels pädagogischer, sondern auch mittels ökonomischer Kriterien: Effizienz, Kosten, Wertschöpfungsbeitrag

Hauptfunktionen des Bildungscontrollings (nach F. Decker, 2000) Steuerungsaufgaben * Zukunftsorientiert * künftige Entwicklungen werden im Sinne formulierter Ziele beeinflusst (ex ante Betrachtung) Kontrollaufgaben * Vergangenheitsorientiert * Abweichungen von angestrebten Zielen erkennen, Konsequenzen daraus ableiten (ex post Betrachtung) Qualitativ Quantitativ Bildungsstrategie und Programm; Zielbildungs. Prozess; Abstimmung mit Management Mengenplanung; Budgetplanung StrategieÜberprüfung; Zielkontrolle; Erfolgskontrolle Wirtschafts. Prüfung; Kostenrechnung Betriebswirtschaftliche Kontrolle

2 Ebenen des Bildungscontrollings Kunden(bezogen) Bildungsdienstleister(bezogen) Ermittlung des Bedarfs an Weiterbildung im Unternehmen Kundenorientierung und Kundenzufriedenheit Entwicklung und Aufbau eine entsprechenden Qualifizierungsprogramms Professionalität * Entwicklungstempo * materiell-technische Voraussetzungen Deckung des Weiterbildungsbedarfs = Transfer von Wissen Umsetzung der Ergebnisse in die unternehmerische Praxis Erfolgsermittlung der beruflichen Weiterbildung * Bewertungsmethoden * Nutzensbewertung * Vertrauensketten Bildungscontrolling Motivierte und engagierte Mitarbeiter * Dozentenauswahl * Weiterbildungsprogramme Wirtschaftlichkeit * Bezugsgröße für die Effizienz einer Bildungsdienstleistung

Bedarfe zum Bildungscontrolling aus Sicht von Unternehmen Indikatoren zur Bestimmung/ Festlegung von Weiterbildungsbedarf Nutzensbewertung von Weiterbildungsmaßnahmen Kennzahlen für die Auslastung von Bildungsressourcen/ Benchmarking Kennzahlen zur Messung des Nutzens der Weiterbildungsmaßnahmen Kriterien zur qualitativen und quantitativen Bewertung von Bildungsdienstleistungen Qualitätskriterien, um Bildungsanbieter adäquat auswählen und bewerten zu können

Ziel- und Nutzenskriterien betrieblicher Weiterbildung Organisation verbessern z. B. Information/ Kommunikation, Flexibilität Technikeinsatz optimieren z. B. neue Technologien, Fertigungssicherheit Leistungen steigern z. B. Arbeitsvermögen, Umsatz, Anzahl der Aufträge Verbesserung von Wirtschaftlichkeit, Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit Kosten senken z. B. Personalkosten, Verbrauchsmaterialien Personelle Basis verbessern z. B. Arbeitsmotivation, Arbeitszufriedenheit, Qualifikation

Kennzahlensystem für ein Bildungs-Controlling (nach Schulte, 1989; 1995) - Auszug Weiterbildungsinhalte Teilnehmer Anteil spezif. Themen am WB-Bedarf Anzahl der TN gesamt Anzahl Veranstalt. ges. Anzahl untersch. Veranstalt. Zeitaufwand für WB-Veranstalt. Ø-Zeitdauer je Veranstalt. Anzahl bzw. Zeitaufw. für untersch. Veranstalt. Anteil weibl. / männl. TN Anteil angest. / gewerbl. TN Träger und Methoden Anteil interner bzw. externer Veranstalt. Anteil firmenspezif. bzw. standardisierter WB-Programme Kosten Gesamtkosten der WB Weiterbildungserfolg Produktivität Qualität Anteil einzelner Kostenarten Anteil der WBKosten am Umsatz Bildungsrendite Lernwert Transferwert Altersstruktur der TN Jährliche WBZeit je TN Anteil der MA ohne bisherige Teilnahme an WB Anteil aktiver bzw. passiver Lehrmethoden Ø-Anzahl der TN je Seminar Anteil einzelner Trainergruppen WB-Aufwand je MA WB-Kosten je Tag und TN Anteil WB-Kosten an Gesamtpersonalkosten TN-Zufriedenheit Realisierungsgrad der geplanten WB-Maßnahmen

Komplexangebote als innovative Form von Kundenorientierung Verknüpfung von Bildungs- und Beratungsdienstleistungen zu maßgeschneiderten Komplettangeboten Beratungs- und Betreuungsleistung Bildungsleistung z. B. : - Ergänzungsausbildung/ Zusatzqualifikation - Weiterbildungsmodule - Umschulung z. B. : - Ermittlung konkreter Bildungsbedarfe mit KMU - Erarbeitung von Kompetenzprofilen Maßgeschneidertes Komplettangebot = auf betriebliche Bedürfnisse zugeschnittenes Dienstleistungsangebot auf dem Feld der beruflichen Bildung umfasst z. B. Bedarfsermittlung, Anpassung vorhandener Weiterbildungsmodule, Organisation und Durchführung von Weiterbildung im Unternehmen

Moderne Aus- und Weiterbildung im Bereich der Mikrotechnologie durch Bildungsdienstleister in einem Netzwerk mit KMU – Untersuchungsfeld im MV Mikro. Tec Forschung/ Hochschule Industrie/ Unternehmen Kooperationspartner Netzwerk KMU Grundlagenwissen Expertenwissen Hochschulen KMU KMU Gestaltung von bzw. Einflußnahme auf die Aus- und Weiterbildung im Bereich der Mikrotechnologie Erstausbildung kombiniert mit Studium Zusatzausbildung Weiterbildung Umschulung Aufstiegsfortbildung Anwendung in der Praxis Bildungsdienstleister Dienstleistungen der Bildungseinrichtung/en im Netzwerk: * Begleitung betrieblicher Strategieentwicklungsprozesse im Bereich der beruflichen Bildung * Ableitung von Bildungskonsequenzen * Beratung zur Nachwuchssicherung * Ermittlung des spezifischen Bildungsbedarfes in Unternehmen * Unterstützung der Personalentwicklung durch maßgeschneiderte Bildungsangebote * ggf. Koordinierung der Durchführung von Bildungsmaßnahmen im Netzwerk Berufsschulen Ausbildungsverbünde Forschungseinrichtungen Ämter Kammern Verbände, Vereine

Bedarf an Personal nach Mitarbeitergruppen jetzt und in den nächsten 5 Jahren und ausgewählte Bestandteile von Bildungsdienstleistungen (MT-Befragung 2001) Berufsintegrierendes Studium (BISS) Erstausbildung zum Mikrotechnologen Gegenwärtiger Bedarf an Mitarbeitern (n = 5) Beratung zu Berufswegeplanung Organisationsmodelle zur Umsetzung der Ausbildungsgänge in den Unternehmen Gemeinsame Erarbeitung von Bildungsbedarfen mit KMU Durchführung von betrieblicher Ergänzungsausbildung und Kursen zum Erwerb von Zusatzqualifikationen Geschätzter Bedarf in den nächsten 5 Jahren (n = 5)

Bildungs- und Beratungsangebote zur Qualitätssicherung von BISS und Erstausbildung zum Mikrotechnologen/-in (MT-Befragung 2001) Qualitätssicherung von BISS und Erstausbildung Beratung zu Rahmenbedingungen für Erstausbildung Moderation von interdisziplinären Maßnahmen zur Lernortkooperation in der Ausbildung (z. B. Projektarbeit) Geplante Formen der Nachwuchssicherung in der Zukunft Schulungsmaßnahmen für Lehrer und Ausbilder (z. B. Reinraum)

Bildungs- und Beratungsangebote als Bestandteile von Komplettangeboten auf dem Feld der beruflichen Bildung (MT-Befragung 2001) Berufliche Weiterbildung für Mitarbeiter in KMU BWAW als Infobroker für Bildungsangebote Durchführen von Bildungsbedarfsanalysen Beratung zu Weiterbildungsaktivitäten - Inhalte - Methoden - Lernorte u. a. Bewertung der am Markt für die Branche Mikrotechnologie vorhandenen Weiterbildungsangebote Durchführung von Schulungsmaßnahmen Evaluierung des Lernerfolgs

Elemente des Controllings beim Bildungsträger/ Instrumente (Auswahl) Personalauslastung Raumauslastung Erlösplanung Informationen: Welche Informationen habe ich und welche brauche ich? und deren Management Steuerung: Wie komme ich dahin, wo ich hin will? QMS Elemente des Controllings und wichtige Fragestellungen Planung: Wo will ich hin? Deckungsbeitragsrechnung Kontrolle: Wo bin ich angekommen? Personalentwicklungsplanung Liquiditätsplanung

Bildungscontrolling beim Bildungsträger- Beispielauszug Raumauslastung

Bildungscontrolling beim Bildungsträger- Beispielauszug Personalplanung

Bildungscontrolling beim Bildungsträger- Beispielauszug Erlösplanung

Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Aufbau der Kostenstellenstrukturen in der BWAW Thüringen g. Gmb. H Kostenstelle 10 Geschäftsleitung Kostenstelle 11 Verwaltung Schulungsstätte Erfurt Kostenstelle 20 Geschäftsbereich 1 Frisör/ Kosmetik Kostenstelle 21 Geschäftsbereich 2 IT / CAD Kostenstelle 22 Geschäftsbereich 3 Mikrotechnologie Kostenstelle 23 Geschäftsbereich 4 Förderprojekte Kostenstelle 24 Geschäftsbereich 5 Kaufmännische Ausbildung Kostenstelle 25 Geschäftsbereich 6 Überbetriebl. Ergänzungsausbildung/ Reha Kostenstelle 26 Geschäftsbereich 7/1 Berufsbegleitende Weiterbildung Kostenstelle 27 Geschäftsbereich 7/2 Weiterbildung Architekten/ Ing. / Sachverst. Kostenstelle 28 Operative Projekte Kostenstelle 30 Modellversuche Kostenstelle 40 Schulungsstätte Gotha Kostenstelle 50 Schulungsstätte Ostthüringen Kostenstelle 90 Indirekte Kosten

Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Schema der Deckungsbeitragsrechnung Bildungsmaßnahme 1 (Erlös-/ Kostenträger) = DB I (Deckungsbeitrag) Bildungsmaßnahme. . . Einnahmen aus der BM - Leistungskosten Einnahmen aus der BM Einzelkosten der BM (Leistungskosten) Bildungsmaßnahme 2 Einnahmen aus der BM - Leistungskosten = DB I (Deckungsbeitrag) + Summe der DB I + sonstige Einnahmen des GB (Geschäftsbereich) - Einzelkosten des GB = DB II (Deckungsbeitrag des GB) Summe der DB II + sonstige Einnahmen der KST Verwaltung und GF - Einzelkosten der KST Verwaltung und GF = DB III (Gewinn oder Verlust)

Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung Beispiel „Vollkostenrechnung“ (1) - Umlage nach Anzahl der Bildungsmaßnahmen - Geschäftsführung/ Verwaltung 105. 000 EUR Verwaltungskosten Geschäftsbereich 1 Geschäftsbereich 2 Einnahmen Einzelkosten Bereichskosten 20 BM a 5. 500 EUR 20 BM a 500 EUR 40. 000 EUR 10 BM a 12. 500 EUR 10 BM a 5. 000 EUR 50. 000 EUR Verwaltungs. Kostenumlage Bereichskosten Produktkosten Erlöse - 30. 000 EUR - 40. 000 EUR - 10. 000 EUR + 15. 000 EUR 50. 000 EUR 125. 000 EUR 60. 000 EUR 10. 000 EUR + 110. 000 EUR Bereichsergebnis + 30. 000 EUR + 10. 000 EUR - Gesamtergebnis + 20. 000 EUR Geschäftsbereich 3 40 BM a 2. 250 EUR 40 BM a 250 EUR 60. 000 EUR 20. 000 EUR

Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Beispiel „Vollkostenrechnung“ (2) - Umlage nach Anzahl der Bildungsmaßnahmen - Geschäftsführung/ Verwaltung 105. 000 EUR Verwaltungskosten Geschäftsbereich 1 Geschäftsbereich 2 Einnahmen Einzelkosten Bereichskosten 20 BM a 5. 500 EUR 20 BM a 500 EUR 40. 000 EUR 10 BM a 12. 500 EUR 10 BM a 5. 000 EUR 50. 000 EUR Verwaltungs. Kostenumlage Bereichskosten Produktkosten Erlöse - 70. 000 EUR - 40. 000 EUR - 10. 000 EUR + 110. 000 EUR + 35. 000 EUR 50. 000 EUR 125. 000 EUR Bereichsergebnis - 10. 000 EUR Gesamtergebnis - 20. 000 EUR Geschäftsbereich 3 40 BM a 2. 250 EUR 40 BM a 250 EUR 60. 000 EUR 10. 000 EUR + 110. 000 EUR - 20. 000 EUR

Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Beispiel zur Deckungsbeitragsrechnung Geschäftsbereich 1 Einnahmen Einzelkosten Summe Deckungs. Beitrag I. /. Bereichseinzel. Kosten Deckungsbeitrag II Summe Deckungsbeitrag II. /. Einzelkosten der GF/ Verwaltung Deckungsbeitrag III 20 BM a 5. 500 EUR 20 BM a 500 EUR Geschäftsbereich 2 10 BM a 12. 500 EUR 10 BM a 5. 000 EUR Geschäftsbereich 3 40 BM a 2. 250 EUR 40 BM a 250 EUR + 100. 000 EUR + 75. 000 EUR + 100. 000 EUR - 40. 000 EUR - 50. 000 EUR - 60. 000 EUR + 25. 000 EUR + 40. 000 EUR + 125. 000 EUR - 105. 000 EUR + 20. 000 EUR

Bildungscontrolling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - konkretes Beispiel zur Deckungsbeitragsrechnung für einen GB im BWAW (1)

Bildungscontrolling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - konkretes Beispiel zur Deckungsbeitragsrechnung für einen GB im BWAW (2)

Bildungscontrolling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - konkretes Beispiel zur Deckungsbeitragsrechnung für einen GB im BWAW (3)