Безпаперові технології управління Підготувала студентка ІІІ курсу Групи ДМ-24 Нестеренко Наталія
План 1. Визначення електронного документообігу. 2. Призначення СЕД. 3. Особливості СЕД. 4. Вимоги до зберігання електронних документів. 5. Висновок.
Електронний документообіг є прогресивним підходом до суттєвого підвищення ефективності.
Відсутність необхідності вручну розмножувати документи: знижує трудовитрати діловодів. кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.
Призначення систем електронного документообігу Електронний документообіг включає: створення документів; їхню обробку; передачу; збереження; вивід інформації. Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів.
Електронний документообіг передбачає Реєстрацію документів та змін до них; пересилання користувачам для подальшої роботи зареєстрованих документів за допомогою сучасних ІТ; пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних текстів документів у відповідності з правами доступу користувачів; контроль за проходженням і виконанням документів; оформлення документів в архів.
Особливості СЕД Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Стратегічні вигоди: Тактичні вигоди: поява можливості звільненням фізичного колективної роботи над місця для збереження документами; документів; прискорення пошуку і зменшенням витрат на вибірки документів; копіювання і доставку підвищення безпеки інформації; документів у підвищення схоронності паперовому вигляді; документів і зручності їхнього збереження; зниженням витрат на поліпшення контролю за персонал і виконанням документів. устаткування та ін.
Вимоги до зберігання електронних документів: доступність; можливість відновлення електронного документа; можливість встановлення походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Висновок Електронний документообіг може значно покращити роботу як державних установ так і приватних підприємств. Із впровадженням системи електронного документообігу будь-який уповноважений співробітник організації зможе легко і швидко отримати доступ до потрібної інформації. Використання системи електронного документообігу підвищить якість та оперативність роботи з документами, а також дозволить знизити операційні витрати, пов'язані з організацією комунікацій між співробітниками.
Скачать презентацию Безпаперові технології управління Підготувала студентка ІІІ курсу Групи
Нестеренко Н.pptx