Belgelerin Yaşam Döngüsü Geride bıraktığımız yüzyılın ikinci

Belgelerin Yaşam Döngüsü

Geride bıraktığımız yüzyılın ikinci yarısında hızlanan sanayileşme, şehirleşme ve kurumsallaşma ile birlikte artan kurumsal iş yoğunluğu, Amerika Birleşik Devletleri’nde arşivcilerin belgesel işlemleri düzenleme konusunda yeni arayış içine girmesine ve belgelerin yaşam döngüsü kavramı üzerinden hareketle belge yönetimi yaklaşımını inşa etmelerine neden olmuştur. Her belge, tıpkı canlı bir organizmaya benzer biçimde, yaşamsal süreçlere sahiptir.

Doğum, yaşam ve ölüm evrelerine benzer biçimde, her belge -- üretilir, -- kurum içinde ya da dışında kullanılır, -- dosyalanır, -- arşivlenir, -- değerlendirilir, ayıklama-imha sürecinden geçer ve -- arşivlerde uzun süreliğine depolanır

Yaşam döngüsü, üretilmesinden ya da başka bir kurumdan sağlanmasından arşivlerde düzenlenmesine kadar belgenin geçtiği süreci ifade eder. Söz konusu süreç genellikle üç temel evreden oluşur: -- Üretim, -- muhafaza ve kullanım ile -- arşivlerde düzenleme. Her ne kadar pek çok kaynakta belgenin yaşam evresi üretim, muhafaza, kullanım ve arşivlerde düzenleme olarak yer alsa da, bazı kaynaklarda belge değerlendirme, ayıklama ve transfer evreleri de bu süreç içerisinde ayrı değerlendirilmektedir

Yaşam döngüsünün evrelerinin sayısı konusunda kişisel görüş farlılıkları vardır. Ancak görüşlerin tümünde yaşam döngüsü içinde yeri olan her türlü belge işlem süreci dahil edilmektedir. Örneğin Ham (1993: 26), belgelerin yaşam döngüsünün toplam dört evreden oluştuğunu ifade etmektedir. Ham’a göre belgeler, üretim, güncel kullanım, yarı güncel ya da güncel olmayan depolama ve imha ya da muhafaza etme şeklinde dört evreye sahiptir.

Yaşam döngüsünün ilk evresinde belge yönetimi disiplini yalnızca gerekli olan belgelerin üretilmesine yönelik ilkeler ortaya koymakta ve gereksiz belge üretimini önlemeye yönelik kuralları uygulamaya sokmaktadır. Yaşam döngüsünün ikinci evresinde kayıtlı bilgiye olabildiğince hızlı erişmek için uygun dosyalama sistemi içindeki belgelerin kullanım etkinliğini en iyi düzeye çıkarmaya yönelik yöntem ortaya konmaktadır. Bu evrede belgelerin sahip olduğu veriler henüz güncelliğini yitirmemiştir ve kullanım, dosyalama, erişim gibi güncel süreçte yapılması gereken işlemlere tabi tutulurlar.

Sahip oldukları bilgilere sıkça gereksinim duyulmayan belgeler, yarı güncel veya güncel olmayan belgeler olarak nitelendirilir. Bu durumda olan belgeler, yaşam döngülerinin üçüncü evresi olan yarı güncel ya da güncel olmayan depolama evresinde çeşitli işlemlerden geçer. Bu tür belgeler kurumun belge merkezi ya da arşivinde gerekli koruma şartları altında depolanır. Son evre ise ayıklama-imha ya da uzun süreli muhafaza evresidir. Bu evreden önce belgeler daha çok yönetsel, mali veya hukuki bir değere sahipken, uzun süreli muhafaza evresinde daha çok araştırma değerine sahip olur. Güncelliği sona erdikten sonra belgelerin yönetsel, mali, hukuki ve/veya araştırma değeri kalmamışsa imha prosedürlerine uygun bir biçimde imha işlemine tabi tutulur.

Bütün belgeler bir yaşam döngüsüne sahip olduğu gibi, kurumsal olan her bilgi de bir yaşam döngüsüne sahiptir. Yaşam döngüsü evreleri bağlamında ele alındığında kurumsal bilgiler de, üretilirler, belli formatlar içerisinde kayıt altına alınırlar, muhafaza edilirler ve son olarak imha edilirler ya da uzun süreliğine depolanırlar.

Yaşam döngüsü içinde belgeler, içerdiği bilginin değerine ve kullanım oranına göre güncel, yarı-güncel ve güncel olmayan dönemler şeklinde farklı evrelere sahiptir.

Güncel ve yarı-güncel dönemde belgeler, üretim öncesi tasarım, üretim, kullanım, dağıtım, dosyalama, değerlendirme, saklama, ayıklama-imha ve transfer işlemlerine tabi tutulur. Güncel olmayan dönemde ise önceki dönemlerde yapılan bazı işlemlerin tekrarı söz konusu olabilmektedir. Bu dönemde belgeler devir-teslim, ayıklama-imha ve düzenleme işlemlerine tabi tutulur. Yaşam döngüsü olgusu bütün bir süreci ifade etmektedir. Güncel ve yarı-güncel dönemde yapılan işlemlerle güncel olmayan dönemde yapılan işlemlerin birbirinden ayrı düşünülmesi söz konusu olamaz. Güncel olmayan dönemde yapılan işlemler ve verilen hizmetlerin niteliği, doğrudan güncel ve yarı-güncel dönemde yapılan işlemlere bağlıdır. Bu nedenle yaşam döngüsü süresince ifade edilen evrelerin tümünde belgesel işlemler, belli bir program ve sorumluluk dâhilinde yürütülmelidir.

Belge yönetimi disiplinin temel amacı, yaşam döngüsü kavramı altında yer alan evreler boyunca belgeleri mümkün olan en uygun sistem içerisinde kontrol altına almaktır. Bunun için her evrede yerine getirilmesi gereken yükümlülüklerin tümü ihmal edilmeden yerine getirilmelidir. Örneğin uzun süreli saklanması gereken belgeleri, geçici olanlardan ayırmak güncel dönemde belge yöneticileri tarafından yapılması gereken bir faaliyettir. Ayırım işlemlerinin eksiksiz olarak yerine getirilmesi niteliksiz belgelerin daha sonraki evrelerde yeniden işleme alınmasını önleyecek ve dolayısıyla iş yükünde gereksiz bir artış yaşanmayacaktır.

Yaşam döngüsü içerisinde yer alan en önemli evre üretim evresidir. Kurumlarda belgesel işlemlerin düzenli yürütülememesinin önemli nedenlerinden biri, belge üretiminin belli bir düzen içerisinde sürdürülememesinden kaynaklanmaktadır. Yaşam döngüsü, üretimle başlamaktadır. Kullanım, erişim, dosyalama, değerlendirme, ayıklama-imha, devir, arşivlerde sınıflama ve düzenleme gibi yaşam döngüsünün diğer evrelerinde yapılan işlemlerin niteliği, üretimin niteliğine ya da üretimin ne ölçüde kontrol altına alındığına bağlı olarak değişiklik gösterir.

Kurumlarda kurumsal faaliyetlerini düzenli bir şekilde yürütebilmesi, sahip olduğu belgeleri etkili bir biçimde kullanabilmesine bağlıdır. Bunun için de öncelikle üretilmiş olan belgelerin belli bir düzen içinde muhafaza edilmesi, kullanım etkinliğinin arttırılması ve daha sonra da belge yönetimi programı ile öngörülen esasların kurumsal süreçlere uygulanması gerekmektedir.

Belgelerin kalıcı olarak saklanması, onların kaliteli malzeme ile üretilmiş olmalarını gerektirir. Üretilen belgelerin kayba neden olmayacak biçimde kullanım performansının yüksek olması, onların önceden belirlenen içerik ve biçimsel ilkeler doğrultusunda üretilmesine bağlıdır. Benzer şekilde kurumlarda gereksiz belge üretiminin neden olduğu iş gücü, süre ve yer gibi kurumsal enerji kaybının önüne geçilmelidir. Bu, belge üretiminin belli nitelik ölçütlerine uyulması ile sağlanabilir.

Belge saklama, kullanımı ve koruma süreçlerinde nitelik elde etme, niteliksiz ve/ve gereksiz belge üretimini önlemekt başlar. Örneğin günümüzde çoğu kurumlar aynı işleme ait sonuçları hem kağıt hem de optik ortamlara kaydedip saklamaktadır. Bu tür tekrarlar iş sürecini uzattığı gibi, zaman, emek ve araçgereç miktarını da arttırmaktadır.

Pek çok kurumda elektronik posta sisteminin kullanım oranında artış yaşanmasına rağmen, kağıt tüketimi de artmaya devam etmektedir. 90’lı yıllarda Amerika Birleşik Devletleri’ndeki şirketlerin pek çoğu ortalama yılda 3. 5 tondan fazla kağıt tüketmekteydi. Günümüzde de her personel önemli bir maddi değere karşılık gelecek kadar belge üretimi ya da kâğıt tüketimine neden olmaktadır. Özellikle 90’lı yıllardan sonra kurumlarda belge ve dosya yığınlarının oluşmasına neden olan bu artışa, ofis araçlarının veya başka bir deyişle yazıcı, belge geçer ve fotokopi cihazı gibi araçların ofislerde daha yoğun olarak kullanımı neden olmuştur.

Günümüze kadar yapılan araştırma sonuçlarından yola çıkarak, elektronik belge kullanımında gelecek on yılda çok önemli bir artışın olacağı düşünülmekte; ancak aynı dönem içerisinde kağıt belge üretiminde de iki katlık bir artışın yaşanacağı öngörülmektedir. Elektronik ofis gereçlerinin sunduğu avantajlara rağmen ofislerde henüz kağıt kullanımından vazgeçilmemesinin bir başka nedeni ise kağıt belgelerin sağlam ve kalıcı olmasıdır. Kağıt belgelerin ayrıca kullanımı daha kolaydır; üzerindeki herhangi bir bölümü ya da veriyi okumak için özel bir teknolojiye gereksinim yoktur ve güvenli bir biçimde taşınabilirler

Belge yönetimi uygulamalarının başarılı sonuçlar vermesi ancak belge üretiminin kontrol altına alınması ile gerçekleştirilebilir. Belge üretiminin kontrol altına alınmasındaki asıl amaç üretilecek belgelerin sayısını azaltmak, niteliğini artırmak, böylece belgelerin gerek güncel gerekse güncel olmadıkları evrelerde kullanım değerini yükseltmektir. Denetim sözcüğünün tanımına bakılacak olursa: Denetim, bir kişi bir kurum veya iktidarın değişik yönlerden görünümünün, yapısının, işlerliğininin ve uğraşlarının yanlışlık, çelişki, tutarsızlık veya eksiklik içerip içermediğinin, yasalar, yönetmelikler, kararlar, kurallar ve akılcı yaklaşımlar çerçevesinde ölçülmesi, gözlenmesi ve izlenmesi için yapılan tüm uğraşlardır.

Belge Üretiminin Denetlenmesinin Hedefleri: -- Gereksiz belge üretiminden ve gereksiz iş süreçlerinden kurtulmak, -- Yalnızca gerekli olan belgelerin yüksek bir performansla üretimini sağlamak ve gerekli işleri en iyi şekilde yürütmek, -- Belge işlemlerinde birlik sağlamak (standartlaştırmak), -- İş gücünün eğitilmesini sağlamak. Etkin bir denetim sonunda yanlışlıklar ve gereksiz belge üretimi büyük ölçüde önlenecek, harcamalar en aza indirilecek, aynı zamanda arşiv çalışmalarına sağlam bir zemin hazırlanabilecektir. Bu nedenle arşivistler ve belge yöneticileri tarafından belge üretimi denetiminin önemi kurumlara anlatılmalı ve belge yönetimini programlarının aktif olarak uygulanmasına öncülük edilmelidir.

Kurumlarda belge kullanımı konusunda oluşturulan kurallar, söz konusu kurumun yapısına ve belgelerin özelliklerine göre farklılıklar gösterebilmektedir. Örneğin gizli, kişiye özel veya hizmete özel olan belgelerin kullanım ilkeleri kurumun belge yönetimi programında ayrıntılı olarak ele alınmalıdır. Yaşam döngüsünün ikinci evresi olarak tanımlanan bu evre içinde, kurumda çalışan bütün personelin ve birimlerin bulunduğu konuma ve verdiği hizmete göre belge kullanımı konusunda rol ve sorumlulukları belirlenir.

Dosyalama, kurumlarda üretilen belgelerin muhafaza edilmesi ve gerektiğinde yeniden kullanılabilmesi için gerekli olan saklama işlemini ve bu işlemler boyunca oluşan süreci ifade etmektedir. Dosyalama teknikleri, kurumun verdiği hizmete ve üretilen belgelerin türüne göre farklılıklar gösterebilmektedir. Kurum yapısına uygun bir dosya düzenleme tekniği oluşturmadan önce, kurumsal analiz ve belge envanter çalışması yapılmalıdır.

Kurumsal iletişim, yapılan faaliyetin özelliğine ya da iletişimin türüne göre kağıt belge veya elektronik ortam üzerinde yapılabilmektedir. Talep edilen bilgi ve belgeye olabildiğince hızlı erişim, verilen hizmetin niteliğini belirleyen önemli etkenlerden biridir. Bir belgenin erişimi ve sağlanmasında uzayan her dakika, bilgi/belge kullanıcısının ya da personelin çalışma zamanının ve/veya kurumsal kaynakların boşa harcanmasına neden olacaktır. Dosyalara erişim sürecinin olabildiğince iyi gerçekleşmesi, dosya düzenleme yönteminin uygunluğuna, tasarımının doğruluğuna ve sistemin güncelliğine bağlıdır.

Kurumsal iş akış analizi ve belge envanter çalışması yaşam döngüsünün ikinci evresinde yapılır. Bu çalışma, uygun dosya düzenleme tekniğinin oluşturulması, işletilmesi ve güncel tutulması konularında gereken alt yapının oluşturulmasına kaynaklık teşkil eder. Dosya kullanımına yönelik ilkeler belirlemek, bunlar arasında ilgi ve konu bütünlüğü kurmak ve çeşitli yönlendirme araçları oluşturmak da bu evre içinde yapılan faaliyetlerdir.

Dosyalama yönetiminin türüne kurumsal düzenleme evresinde karar verilir ve genellikle bu yöntem belgelerin arşivlere devrinden sonda da bozulmaz. Bu nedenle kurumlarda kullanılan dosyalama teknikleri ve dosya düzenleme yöntemleri doğrudan arşivlerde verilmekte olan hizmetlere yansımaktadır. Bu, arşivciliğin ve belge yönetiminin birbirinden bağımsız olamayacağını gösteren önemli bir örnektir. Bu nedenle yaşam döngüsü içinde yer alan bütün evrelerde olduğu gibi belge kullanımı, dosyalaması ve erişimi ile tanımlanan ikinci evre altındaki işlemler, yaşam döngüsünün diğer evreleri ve belge yönetimi programının bütün unsurları dikkate alınarak yürütülmelidir.

Her erişim işleminde, erişim sürecinin gerçekleşmesini sağlayan bir erişim aracı vardır. Erişim aracı, ‘herhangi bir belge merkezi veya arşivde, istenilen bilgi ve belgelerin kullanıcılar tarafından kolayca bulunması, belgeleri tanımlayan, yayınlanmış veya yayınlanmamış dokümanlardır’. Söz konusu dokümanlar, aynı zamanda kurumsal ve kültürel bilgi kaynaklarının bibliyografik kontrolünü de sağlarlar. Örneğin kütüphane dermeleri, sıralı numaralama yöntemine göre raflara yerleştirilmekte; aranan bir kaynağa erişmek için raflar referans numarasına göre taranmaktadır. Kurumlarda belge erişim aracı olarak genellikle geleneksel ya da elektronik ortamlardaki evrak kayıt defterleri/kütükleri, kataloglar, ödünç verme fişleri ve indeksler gibi araçlardan yararlanılmaktadır.

Belgelere erişim genellikle üç değişik yöntem ile gerçekleştirilmektedir: 1. El Yordamıyla 2. Mekanik biçimde 3. Elektronik biçimde

Dosyalama sistemi düzenleyenlerin, tarama sürecini yöneten personelin ve kullanıcıların bilgi/belge erişim mantığı benzer çizgi üzerinde olmalıdır. Dosyalama sisteminin tasarımında, sistemden yararlanacak olan personel ve kullanıcıların bilgi ve belge arama konusunda sergileyebileceği bütün yaklaşımlar ayrıntılı olarak düşünülmelidir. Söz konusu sistem kullanıcıları erişim süreci boyunca yönlendirecek bir uyarı mekanizmasına sahip olmalıdır. Örneğin Huffman Refrigerator adında bir işletme ilgili belgeler, ‘Huffman’ sözcüğü altında dosyalanmış olabilir.

Benzer şekilde kullanıcılar belgeleri ‘Refrigeration Company’ başlığı altında arayabilir. Bu tür durumlarda olası bütün erişim uçları sisteme kaydedilmeli ve asıl erişim ucuna diğer uçlardan bağlantı kurulmalıdır. Özellikle büyük belge depolarında ‘H’ harfi altında yer alan belgelerin ‘R’ harfi altında aranması, erişimin gerçekleşme olasılığını ortadan kaldırabilir. Dosyalama sistemlerinde yaşanan bu tür sorunlar genellikle çapraz referans oluşturma tekniği kullanılarak aşılmaktadır

Bu evrede belgeler, belli değerlendirme ölçütlerine göre değerlendirilir, ayıklama-imha işlemine tabi tutulur ve gerekli görüldüğü taktirde tasfiye edilir. Değerlendirme evresinde öncelikle her türlü kurumsal belgenin, üretim yeri ve işlevine göre bilançosu çıkarılır. Bu bilançoda belgelerin üretim yeri, sorumluluk bilgisi, sahip olduğu değer, saklanması gereken süre, ilgili olduğu konu grubu gibi bir belgede olması gereken her türlü veri bulunur. Söz konusu çalışma, belge yönetimi disiplini içinde envanter oluşturma olarak bilinir. Envanter çalışmasından elde edilen değerlerle kurumun saklama planı inşa edilir.

Üretimden sonra yaşam döngüsü içindeki en önemli evrenin değerlendirme evresi olduğu söylenebilir. Çünkü üretim evresinde önüne geçilemeyen gereksiz belge üretiminin oluşturduğu niteliksiz ve aynı zamanda zaman içinde değerini yitiren bilgi kaynakları, değerlendirme evresinde ayıklanabilir ve depolardan çıkarılabilir. Değerlendirme evresinde yerine getirilmesi gereken ayıklamaimha işlemleri, arşivlere aktarım sürecinde belge miktarının düşük olmasına ve arşivlerde sınıflama ve düzenleme işlemlerinin doğuracağı yükün hafiflemesine olanak sağlayacaktır.

Smith ve Kallaus (1997: 2) ile Hare ve Mc. Leod (1997: 9) kurumsal gereksinimler nedeniyle saklanması gereken her belgeyi toplam dört kategori altında sınıflamaktadır. Söz konusu sınıflamaya göre belgeler, yaşamsal, önemli, yararlı ve önemsiz belgeler şeklinde gruplara ayrılmıştır. Yaşamsal belgeler, uzun süre saklanmak zorundadır; çünkü bu tür belgeler kuruluşun faaliyetlerini sürdürebilmesi için gereksinim duyulan ve genellikle yeri doldurulamayan belgelerdir. Örneğin kuruluşla ilgili yasal dokümanlar, yaşamsal öneme sahip belgelerdir.

Önemli belgeler, kurumsal faaliyetlerin yürümesinde yararlanılan önemli kaynaklardır. Bu belgelerin imha ya da tahrip olması yüksek bir maddi zarara neden olabilir. Alacak hesapları, satış belgeleri, muhasebe ve vergi belgeleri, özel yazışmalar ve raporlar önemli belgeler olarak değerlendirilir. Önemli belgeler, kuruluşun faaliyetleri sonucunda üretilen ve diğer belgelere göre daha fazla korunması gereken belgelerdir. Örneğin sosyal güvenlik belgeleri, ödenen borç ve fatura belgeleri, emeklilik veya sigorta kayıtları bu tür belgelerden bir kaçıdır

Yararlı belgeler, kurumsal işlemlerin yürütümünde yararlanılan yardımcı kaynaklardır ve tahrip ya da yok olmaları durumunda söz konusu tahribat önemsiz bir maddi kayıpla giderilebilir. Genel yazışmalar ve banka tutanakları, kullanım süreleri sona erdikten sonra imha edilebilecek yararlı belgelere örnektir. Belge türleri arasında en az değere sahip olan belgeler, önemsiz belgelerdir. Bu tür belgelerin imha edilmesi, gereksiz belge birikimine neden olmamak açısından daha yararlıdır. İlanlar, reklam kağıtları ve broşürler önemsiz belgelere örnek olarak gösterilebilir

Belge analizcileri kullanım sıklığı bağlamında belge aktivitesini üç grup altında değerlendirmektedir 1. Aktif Belgeler: Kurumun günlük işlemleri için gereksinim duyulan ve ayda üç kere ya da daha fazla kullanılan belgelerdir. 2. Aktif Olmayan Belgeler: Sürekli olarak erişilmesi zorunlu olmayan fakat yasal, tarihi ve yönetsel gereksinimleri karşılamak için elde tutulması zorunlu olan ve yıllık kullanımı on beşten daha az olan belgelerdir. 3. Arşiv Belgeleri: Sürekli ya da diğer bir ifade ile tarihi bir değere sahip olan bu belge türü, uzun süreli veya sürekli olarak saklanır. Arşivler çok çeşitli kullanım amacı için hizmet verirler: Halkla ilişkileri sağlarlar; tarihsel olaylara ışık tutarlar; finansal, yasal, kişisel, ürün temelli veya araştırma bilgileri sağlarlar; politik direktifler sağlarlar.

Belge değerlendirme, kurumsal belgelerin belli dönemlerle gözden geçirilmesi ve kalıcı değere sahip olan belgelerle değeri kalmamış olanların ayrılmasıdır. Diğer bir ifade ile belge değerlendirme, belgelerin belli süreler içerisinde ayıklama-imha işlemine tabi tutulması ya da güncelleştirilmesidir. Belgeleri ayıklama-imha işlemine tabi tutabilmek için, öncelikle kurum ve kuruluşlarda belge envanter çalışmasının tamamlanması, sonra da saklama planının hazırlanması gereklidir.

Belli dönemlerde birim ve/veya kurum arşivinde saklanan bütün belgeler, saklama planları ile ortaya konan ilkeler doğrultusunda gözden geçirilirler. Gözden geçirme işlemi güncelleştirme olarak da bilinmektedir. Saklama planlarında belgelerin kaç ay/gün muhafaza edileceği ve bu süre sonrasında ne tür bir işleme tabi tutulacağı belirtilmektedir.

Saklama süreleri sonunda yeniden değerlendirilmesi gereken belgeler kurumun ayıklama-imha komisyonu tarafından yeniden değerlendirilir. 1. İşlem süreci sona ermiş, fakat hukuki, mali ya da tarihi nedenlerden dolayı saklanması gereken belgeler, süresi dolan diğer belgelerle birlikte birim/kurum arşivinden belge merkezlerine, genel arşivlere ya da ulusal arşive nakledilir. 2. Ancak yönetsel, kültürel, yasal, araştırma ya da herhangi bir değeri kalmayan belgeler, imha işlemlerinin öngördüğü ilkeler doğrultusunda ve kurum bünyesinde imha edilir

Belgelerin ne zaman ve nasıl devredileceğine neden olan etkenler şu şekilde sıralanabilir: 1. Aktif belgeler için kullanılacak yerin kalmaması. 2. Daha fazla depolama yerinin ve daha fazla ofis alanının neden olduğu maddi yükün artması ve dolayısıyla site dışındaki uygun bir yerin ya da daha ucuz bir depolama alanının tercih edilmesi. 3. Muhafaza edilen belgelere duyulan ihtiyacın sürekli olmaması. 4. Devir sonrasında iş yükünün hafiflemesi ve daha fazla çalışma süresine sahip olunması. 5. Belgelerin saklama sürelerinin dolması (örneğin kontratların sürelerinin dolması ya da eski yasal düzenlemelerin yenilerinin oluşturulması).

Belgelerin arşivlere devredilmesinde genel olarak ‘sürekli’ ve ‘dönemsel’ devir şeklinde iki yöntemden yararlanılır: Sürekli (Aralıksız) Devir Yöntemi: Bu yöntemde, artık referans kaynağı olmayan ya da gereksinim duyulmayan belgeler aktif depolardan aktif olmayan depolama alanlarına sürekli olarak devredilirler. . Dönemsel Devir Yöntemi: Bu yöntem, belgelerin altı ay veya bir yıl gibi önceden belirlenen zaman dilimlerinin sonunda aktif olmayan depolara devrini ifade etmektedir.

Devrin Yararları: -- Belge devri iş gücü ve yerden tasarruf sağlama gibi olumlu etkilerin yanı sıra donanım giderlerinin de azalmasına yardımcı olur. -- Aktif olmayan belgeler, aktif materyallerin saklanması için daha pahalı malzemelerin kullanıldığı çelik dolaplardan ve daha ucuz olan yerlerdeki karton kutulara nakledilir. -- Ayrıca devredilen dosyalar için daha önceden kullanılan raf ve dolapların yeniden düzenlenmesi ile, aktif belgeler için ek alan sağlanabilmektedir. -- Gerekli olmayan dosyalar depolardan çıkarıldığı ve sonuç olarak çekmecelerdeki, dolaplardaki veya raflardaki boş alanlar arttırıldığı için, aktif ve/veya yarı aktif belgelerin depolanması ve erişim işlemlerindeki verimlilik de arttırılabilmektedir.

Yarı güncel ve daha sonraları güncel olmayan belgeler, kuruluş içindeki ya da dışındaki daha düşük maliyete sahip olan farklı bir depolama yerine devredilir. Saklama süresi dolan belgeler, ayıklama-imha işleminden sonra imha edilir ya da uzun süre depolanmak üzere arşivlere devredilir.

Aktif kullanım için gereksinim duyulmayan belgeler, güvenliklerinin sağlandığı uygun donanım, ortam ve personel denetimi altındaki depolama yerlerinde daha güvenli koşullar içinde muhafaza edilir. Dosyalama, değerlendirme ve devir evrelerinde yapılan bazı işlemler, aynı zamanda düzenleme evresinde de tekrar edebilmektedir. Örneğin, arşivlere devralınan belgelerin büyük bir kısmı güncel evrede yapılan düzenleme yöntemine göre muhafaza edilir; ancak yeniden düzenlenmesi gereken belge fonları ya da serilerinin, erişim işlemleri de yeniden yapılmak zorundadır

Düzenleme evresinde temel olarak iki tür düzenleme yönteminden yararlanılır: Bunlardan ilki ‘organik düzen’ (provenance), ikincisi ise ‘özgün düzen’ (original metod)’dir. Organik düzen, belli kişi, kurum ya da konuya ait belgelerin, başka herhangi bir alanda üretilmiş belge grubu ile karıştırılmaması prensibine dayanan belge düzenleme yöntemidir. Söz konusu düzenleme yöntemi, herhangi bir kuruluş tarafından üretilen belgelerin bir başka kuruluşun belge grupları ile karıştırılmadan bir arada tutulması ve bir ünite olarak yönetilmesini ifade etmektedir (Cook, 1993: 62). r

Organik düzen, belli bir kurum ya da birime ait belgelerin bu yerler dışında üretilen başka belgelerle karıştırılmadan muhafaza edilmesini öngörmektedir. Örneğin Sağlık Bakanlığı Personel Daire Başkanlığına ait belgelerin, aynı Bakanlığın farklı birimlerine ait belgeleriyle ya da diğer bakanlıkların personel evrakları ile karıştırılmadan saklanmasını organik düzenin korunmasını ifade eder.

Özgün düzen yöntemi ise, belgelerin üretildiği kişi, birim ya da kurumun muhafaza gereksinimi için yararlandığı düzenleme yöntemini bozmadan koruma yaklaşımını ifade etmektedir. Belgeler, üretilen birim ve/veya kurumun yapısına, verilen hizmetin doğasına, birimler ya da kurumlar arasındaki ilişkilere göre diğerlerinden farklı özellikler sergilerler. Bir belge fonu ya da belge serisi içindeki her bir belge, o fon veya seri dışında değerlendirilemez. Benzer şekilde herhangi bir fona ya da seriye ait herhangi belge (grubu), bir başka fon ya da seri içerisinde bir anlam ifade etmez. Bu nedenle her belge grubu, üretimin yapıldığı birime/kuruma, sahip olunan işlevlere ya da üretime neden olan konulara göre anlamlı gruplar içerisinde düzenlenmeli ve arşivlerde de bu düzen korunmalıdır.

Belge yönetimi programının düzenleme evresinde sağlayacağı yararlar şu şekilde sıralanabilir: ¤ Kuruma toplam dokümantasyon ilgili detaylı bilgi sağladığı için arşivcilerin belgeleri erken tanıması ve değerlendirmesini kolaylaştırır. ¤ Özel koruma ve zamanlama gerektiren belgeler için bir kontrol sistemi sağlar. ¤ Değerli evrakın, değersizlerden ayrılmasını kolaylaştırır ve arşivlerin gereksiz belgelerden arındırır. ¤ Belgelerin arşivlere düzenli bir şekilde akmasını ve burarda etkili bir biçimde kullanılmasını sağlar.

¤ Belgelerin erişimini kolaylaştırır ve bakım maliyetini düşürür. ¤ İleride devralınacak belge miktarı, türü ve tarihi konusunda istatistiksel veri sağlayarak, personel, depolama yerleri ve diğer gereksinimler konusunda planlama yapılmasına imkan sağlar. ¤ Düzenleme, tanımlama, referans olma ve depolama gibi bazı temel arşivsel işlevleri kolaylaştırır.