Базы данных СУБД MS Access 2003 2007 основные

Базы данных СУБД MS Access 2003, 2007 основные возможности 1

Основные вопросы l l l 1. Причины появления систем управления базами данных (СУБД). 2. Основные определения. 3. Реляционная модель данных. 4. СУБД MS Access и ее возможности. 5. Создание таблиц с помощью конструктора. 6. Определение связей между таблицами. 2

Причины, обусловившие появление баз данных В истории вычислительной техники можно проследить развитие двух основных областей ее использования Области использования ЭВМ Применение вычислительной техники для выполнения сложных расчетов. Использование средств вычислительной техники в автоматизированных информационных системах (АИС). 3

Применение вычислительной техники для выполнения сложных расчетов способствовало интенсификации методов численного решения сложных математических задач появлению языков программирования, ориентированных на удобную запись численных алгоритмов становлению обратной связи с разработчиками новых архитектурных ЭВМ 4

Применение вычислительной техники для выполнения сложных расчетов Характерной особенностью данной области является наличие сложных алгоритмов обработки информации, которые применяются к простым по структуре данным, объем которых сравнительно невелик 5

Второе направление вычислительной техники использование средств в автоматизированных информационных системах (АИС) Информационная система представляет собой программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий выполнение следующих функций: l l l надежное хранение информации в памяти компьютера; выполнение специфических для данного приложения преобразований информации и вычислений; предоставление пользователям удобного и легко осваиваемого интерфейса. 6

АИС l Обычно такие системы работают с большими объемами информации, имеющими достаточно сложную структуру. Примеры информационных систем: l банковские системы, l автоматизированные системы управления предприятиями, l системы резервирования мест в гостиницах, авиационных и железнодорожных билетов и т. п. 7

Основные определения l База данных (БД) – именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. l Предметная область – часть реального мира, например, предприятие, библиотека, вуз и т. д. l Система управления базами данных (СУБД) – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями. 8

Реляционная модель данных l В реляционных базах данных вся информация представляется в виде прямоугольных таблиц. l Реляционная модель была разработана Коддом в начале 70 -х годов XX века. 9

Реляционная модель данных l Будучи математиком по образованию, Кодд предложил использовать для обработки данных аппарат теории множеств (объединение, пересечение, разность, декартово произведение). l Он показал, что любое представление данных сводится к совокупности двумерных таблиц особого вида, известного в математике как отношение (по английски – relation, отсюда и название – реляционные базы данных). 10

Идеи Кодда l Одна из главных идей Кодда заключалась в том, что связь между данными должна устанавливаться в соответствии с их внутренними логическими взаимоотношениями. 11

Идеи Кодда l Второй важный принцип, предложенный Коддом, заключается в том, что l в реляционных системах одной командой могут обрабатываться целые файлы данных, в то время как в ранних СУБД одной командой обрабатывалась только одна запись. l Реализация этого принципа существенно повысила эффективность программирования баз данных. 12

Идеи Кодда l Реализация реляционных принципов в СУБД сделала возможным разработку простых языков запросов, доступных для изучения пользователями, не являющимися специалистами в области программирования. l Таким образом, благодаря снижению требований к квалификации существенно расширился круг пользователей баз данных. 13

l Реляционная модель опирается на систему понятий реляционной алгебры, важнейшие из которых: таблица, отношение, строка, столбец, первичный ключ (ключ). l Все операции над реляционной базой данных сводятся к манипуляциям с таблицами. 14

Структура Базы Данных l Конкретный набор всех необходимых для хранения и поиска информации таблиц образуют структуру базы данных. l Разработка и создание структуры БД представляет собой самый трудоемкий процесс. 15

Связи между таблицами l l l Таблицы могут содержать информацию о разных объектах (сущностях) рассматриваемой предметной области. При работе с БД следует изменения в одной таблице учитывать и в другой. Таким образом, таблицы должны быть связаны 16

Пример взаимосвязи таблиц 17

СУБД, их функциональные возможности l Сейчас реляционные базы данных получили очень широкое распространение и фактически их можно рассматривать как стандарт СУБД для современных информационных систем. l Примеры СУБД: Fox. Pro, d. BASE, PARADOX, Access, Sybase, Microsoft SQL Server. 18

СУБД, их функциональные возможности l l Access – самая популярная система управления базами данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы данных, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого, отбора данных в соответствии с заданными критериями, их упорядочивания, оформления, печати. 19

Возможности MS Access работает под управлением Windows и поэтому может использовать все возможности OLE (Object Linking and Embedding, связь и внедрение объектов). Это означает, что можно внедрять в таблицы запросы формы и отчеты объекты из других приложений – рисунки, электронные таблицы, диаграммы, текстовые документы, звуковые фрагменты и т. д. 20

Возможности MS Access В Access база данных обозначает содержащий набор информации. файл, Каждая база данных в Access состоит из основных объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов и модулей. 21

Окно базы данных в MS Access 2003 22

Access 2007 имеет очень измененный дизайн по сравнению с Access 2003 23

Знакомство с шаблонами При запуске Access 2007 отображается новая страница Приступая к работе с Microsoft Office Access. Шаблоны позволяют начать выполнение задания с середины. Шаблоны — это уже готовые, сфокусированные на задаче базы данных, которые можно загрузить и начать сразу использовать. Выбор, щелчок — все делается действительно быстро.

Знакомство с новым внешним видом Запомните названия новых средств : Лента Панель быстрого доступа Кнопка Microsoft Office Область переходов

Знакомство с новым внешним видом В области переходов отображается то, что используется в текущий момент в базе данных. Таблицы, формы, отчеты, запросы — все они видны здесь, Непосредственно работа выполняется с помощью ленты. Вот она рядом.

Работа с лентой Лента организована вокруг стандартных действий. Каждая вкладка ленты организована по стандартным действиям и содержит команды, необходимые для этих действий. Эти команды объединены в логически понятные группы.

Настройка панели быстрого доступа в соответствии с собственными предпочтениями У каждого есть излюбленные команды на панели инструментов. На панели быстрого доступа вы сможете расположить команды, которыми пользуетесь чаще всего. На рисунке показаны две разные версии панели инструментов: Базовая панель быстрого доступа Настроенная панель быстрого доступа Быстрое освоение программы

Управление работой: кнопка Microsoft Office Кнопка Microsoft Office отображается в верхнем левом углу окна Access. Это может напомнить вам меню Файл в предыдущих версиях Access. Если нажать кнопку Microsoft Office, вы увидите: Меню основных команд для работы с файлами. Список последних документов. Кнопка, которую нажимают для просмотра и выбора различных параметров настройки программы. Быстрое освоение программы

Компьютерная схема баз данных Таблицы Запросы Формы Отчеты Формы Страницы Модули Макросы 30

Таблица в Access Таблица – это объект, определяемый используемый для хранения данных. и l Таблица – главный элемент базы данных. l Каждая таблица включает определенного типа. l Таблица состоит из строк и столбцов и имеет имя, уникальное внутри базы данных информацию 31

Таблица 32

Таблица l В записи собрана вся информация о конкретном объекте. Одинаковых записей в таблице быть не должно l Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи) и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным. 33

Что такое ключ l l Любая таблица имеет один или несколько столбцов, значения в которых однозначно определяют каждую ее строку. Такой столбец (или комбинация столбцов) называется ключом. В таблице не должно быть строк, имеющих одно и то же значение ключа. Также ключ не может содержать значение Null 34

35

Access позволяет: • изменить структуру таблицы, • просматривать записи, • редактировать записи, • удалять записи • добавлять записи, 36

Access позволяет: • осуществлять поиск данных, • замену данных, • сортировку данных, • изменять вид таблицы, • создавать связи между таблицами и удалять их. 37

Запрос – это объект, который позволяет пользователю получить данные из одной или нескольких таблиц. l Запрос – это динамический набор данных (данные запрашиваются при каждом выполнении запроса) Типы запросов в Access l На выборку l Параметрический l На изменение (обновление, удаление записей); l SQL –запросы (записанные в соответствии с правилами международного языка запросов) С помощью запросов можно создавать l новые таблицы, используя данные из одной или нескольких уже существующих таблиц. l 38

Запрос 39

Запрос 40

Формы Форма – это объект, предназначенный для l просмотра, l ввода и l редактирования записей базы данных (БД). l В формах можно использовать нескольких таблиц или запросов. поля l В них можно создавать вычисляемые поля. 41 из

Форма 42

Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включен в документ другого приложения. В отчетах можно производить l вычисления, l сортировку и l группировку данных, l подводить итоги по полям. l В отчете нельзя редактировать данные. 43

Страницы Страница – это объект, представляющий собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для: l просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access. l Страница доступа к данным может также включать данные из других источников, таких как Microsoft Excel. 44

Макросы и модули l Макрос – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. l Модуль – это объект, автоматизирующий комплексные операции и предоставляющий программисту более полный контроль, чем макрос; 45

Макросы и модули l Модули – это процедуры, написанные на языке программирования Visual Basic for Applications. l Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые можно вызвать из любого места приложения, но они могут быть «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них события. 46

Работа с объектами Access Программа имеет три основных режима работы: l Режим конструктора, в котором создаются модифицируются объекты базы данных; l Режим запуска, в котором можно выполнять некоторые операции, не открывая базу данных; l Режим выполнения, в котором отображаются окна объектов базы данных. (Данный режим имеет различные названия, что зависит от того, с каким объектом работает пользователь. При работе с таблицей, этот режим называется режимом таблицы, при работе с формой – режимом формы и т. д. ) 47 и

Запрос в режиме конструктора 48

Запрос в режиме выполнения 49

Итак, мы изучили l l l 1. Причины появления систем управления базами данных (СУБД). 2. Основные определения. 3. Реляционная модель данных. 4. СУБД MS Access и ее возможности. 5. Создание таблиц с помощью конструктора. 6. Определение связей между таблицами. 50