Базы данных Microsoft Access
Что такое база данных? База данных (БД) – это информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.
Модели баз данных Существует три основных типа моделей баз данных: Реляционная Иерархическая Сетевая.
Реляционная модель баз данных Термин «реляционный» (от латинского relation - отношение) указывает, прежде всего на то, что такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих её частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двумерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность взаимосвязанных таблиц. Таблица. Наша школа № личного дела Класс Фамилия Имя Отчество Дата рождения К-25 8 «Б» Коноплёв Михаил Александрович 13. 10. 83 М-20 9 «Б» Мухин Алексей Вячеславович 30. 03. 84 У-7 8 «Б» Украинская Татьяна Леонидовна 24. 08. 84 И-33 10 «А» Иванова Елена Сергеевна 14. 02. 81 Ф-3 9 «Б» Фонарёва Анастасия Александровна 11. 84
Иерархическая модель баз данных Иерархическая модель базы данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевёрнутое дерево (граф). Данная модель характеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяется при помощи связи с одним узлом более высокого уровня. Узел - информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии. Школа Уровень 1 Уровень 2 Первые классы Уровень 3 Уровень 4 1 «А» 1 «Б» Вторые классы 2 «А» 2 «Б» Отдельные ученики разный классов Третьи классы 3 «А» 3 «Б»
Сетевая модель баз данных Сетевая модель базы данных похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней. В качестве примера рассмотрим базу данных, хранящую сведения о закреплении учителейпредметников за определёнными классами. Видно, что один учитель может преподавать в нескольких классах и что один и тот же предмет могут вести разные учителя. Педагогический коллектив Учитель(предмет, фамилия, имя, отчество) Класс (индекс класса, фамилия старосты) Математик Иванова Елена Степановна 9 «А» Иванова Елена Информатик Пешко Иван Абрамович 9 «Б» Фонарёв Сергей Информатик Сергеев Игорь Иванович 9 «В» Морозова Света
Что такое Microsoft Access? Приложение MS Access – это настольная система управления реляционными базами данных Средствами Access вы можете проводить следующие операции. Проектирование базовых объектов ( двумерных таблиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE). Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации. Создание, модификация и использование произвольных объектов ИС (форм, запросов и отчётов).
Структура реляционной (табличной) базы данных Любая база данных, создаваемая на компьютере, состоит из простейших объектов, называемых полем и записью. Совокупность полей и записей составляет более крупный объект – таблицу. С помощью этих компьютерных объектов можно составить описание (модель) любого реально существующего объекта или процесса Поля № личн ого дела Поле Записи Фамилия Имя Отчество Дата рождения К-25 Запись Класс 8 «Б» Коноплёв Михаил Александрович 13. 10. 83 М-20 9 «Б» Мухин Алексей Вячеславович 30. 03. 84 У-7 8 «Б» Украинская Татьяна Леонидовна 24. 08. 84 И-33 10 «А» Иванова Елена Сергеевна 14. 02. 81 Ф-3 9 «Б» Фонарёва Анастасия Александровна 11. 84
Поле - простейший объект базы данных, предназначенный для хранения значений параметра описываемого объекта или процесса. Поле характеризуется следующими параметрами: Имя поля; Формат данных; Тип оформления.
Имя поля. Как и любому объекту, полю назначается собственное имя. Имя поля состоит из последовательности символов – как правило, из латинских и русских букв, цифр. Именовать поля принято в соответствии с предлагаемым названием. Например, если в поле будет храниться информация о возможных значениях цвета объекта, то разумнее дать полю имя «Цвет» . Формат данных. Этот параметр поля служит для задания типа данных и характеризуется тем же набор значений, что и в электронной таблице. Дополнительно используется формат «счётчик» (серия). Обычно поля такого формата заполняются автоматически. Тип оформления. Определяет внешнее представление данных в поле указанного формата.
Запись – совокупность логически связанных полей, характеризующих свойства описываемого объекта или класса объектов. Имя Запись 1 Запись 2 Александр Поле Имя Евгений Фамилия Успеваемо сть Петров Поле Фамилия Иванов средняя Поле Успеваемость Выше среднего Название Поле Название Роза Форма Поле листьев Форма округлая листьев Цвет Поле лепестков Цвет Красный лепестков Гладиолус продолговатая Розовый.
Ключевое поле Каждая таблица должна содержать, по крайне мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в этой таблице. Ключевое поле – это поле, значение которого однозначно определяет запись в таблице. В качестве ключевого поля чаще всего используют поле, содержащее тип данных счётчик. Однако иногда удобнее в качестве ключевого поля таблицы использовать другие поля: код товара, инвентарный номер и т. п. Личный Фамилия. Имя номер Имя Отчество Телефон Алексей Николаевич 305698 1 Иванов Алексей Николаевич 305698 Евгений Сергеевич 568741 2 Петров Евгений Сергеевич 568741 3 Александр Петрович 215664 Сидоров Александр Петрович 215664 В таблицу Например, добавлено телефонный новое поле справочник, в названием этом случае «Личный ключевым. Тип номер» . полем будет поля «Телефон» . Счётчик.
Таблица Таблицей называется совокупность экземпляров записи одной структуры. Таблица является документом базы данных и характеризуется следующими параметрами: именем, структурой записи, количеством записей. Имя. Как и любой компьютерный объект, таблица имеет собственное имя. Под этим имеем, она хранится в памяти компьютера. Структура записи. Этот параметр определяется количеством полей, которые соответствуют параметрам объекта. Каждое поле имеет свой формат и тип данных. Количество записей. Данный параметр указывает на то, сколько экземпляров записи содержит в себе таблица. Таблица. Наша школа Имя таблицы «Наша школа» ; Структура записи – 6 полей; Количество записей – 5. № личног о дела Класс Фамилия Имя Отчество Дата рождения К-25 8 «Б» Коноплёв Михаил Александрович 13. 10. 83 М-20 9 «Б» Мухин Алексей Вячеславович 30. 03. 84 У-7 8 «Б» Украинская Татьяна Леонидовна 24. 08. 84 И-33 10 «А» Иванова Елена Сергеевна 14. 02. 81 Ф-3 9 «Б» Фонарёва Анастасия Александровна 11. 84
Типы полей Тип поля определяется типом данных, которые оно содержит. Поля могут содержать данные следующих основных типов: Счётчик – числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращивания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу больше, чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем; Текстовый– тексты, содержащие до 255 символов, основное свойство этого поля – это размер; Числовой – служит для ввода числовых данных. Это поле тоже имеет размер, но числовые поля бывают разные, например для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задаётся также размер десятичной части числа;
Дата / время – поля для ввода дат или времени; Денежный – Денежные суммы можно хранить и в числовом поле, но в денежном формате с ними удобнее работать. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, фунты и пенсы, доллары и центы; Логический – значения Истина (Да) или Ложь (Нет). Длина такого поля всегда равна 1 биту, поскольку это более чем достаточно, чтобы выразить логическое значение; Гиперссылка – ссылки на информационный ресурс в Интернете (например, Web - сайт) В базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется поле объекта OLE; У текстового поля есть недостаток, связанный с тем, что оно имеет ограниченный размер (не более 256 символов). Если нужно вставить в поле длинный текст, для этого служит поле типа MEMO. В нём можно хранить до 65535 символов. Особенность поля MEMO состоит в том, что реально эти данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.
Текстовые поля Поле типа Дата/ время № личного дела Класс Фамилия Имя Отчество Дата рождения К-25 8 «Б» Коноплёв Михаил Александрович 13. 10. 83 М-20 9 «Б» Мухин Алексей Вячеславович 30. 03. 84 У-7 8 «Б» Украинская Татьяна Леонидовна 24. 08. 84 И-33 10 «А» Иванова Елена Сергеевна 14. 02. 81 Ф-3 9 «Б» Фонарёва Анастасия Александровна 11. 84
Поле Счётчик Текстовое поле Поле объекта OLE Поле типа MEMO Личный номер ФИО Фото Биография 1 Блок Александрович Фото 1 Сведения 1 2 Есенин Сергей Александрович Фото 2 Сведения 2 3 Пушкин Александр Сергеевич Фото 3 Сведения 3
Знакомство с СУБД Access. Как открыть и просмотреть уже существующую таблицу. Как добавить поле в существующую таблицу. Как добавить запись в существующую таблицу.
Как открыть и просмотреть уже существующую таблицу. 1. Запустить Access командой [Пуск – Программы – Microsoft office – Microsoft Access]. 2. С помощью команды [Файл – Открыть базу данных …] открыть существующую базу данных, например, базу данных «Кем мы будем? » . В открывшемся окне вы можете просмотреть любую из четырёх существующих таблиц. Таблицу можно открыть двумя способами: • двойным щелчком мыши; • одним щелчком мыши выделите таблицу и нажмите кнопку Открыть в верхнем левом углу.
Как добавить поле в существующую таблицу. Для того, чтобы добавить поле в существующую таблицу необходимо: выделить таблицу (одинарным щелчком мыши) и нажать на кнопку Конструктор. Например, откроем таблицу «Здания» . Перед вами появилась структура данной таблицы. Добавим в эту таблицу поле «Специальность» . Для этого выберите поле, перед которым (после которого) вы будете осуществлять вставку и нажмите правую клавишу мыши. Появится всплывающее меню, выберите пункт Добавить строки. После этого заполните, пустую строку. При закрывании появится диалоговое окно о сохранении изменения необходимо нажать «Да» . Затем просмотрим таблицу, которая получилась после добавления поля.
Как добавить запись в существующую таблицу. Например, добавим новую запись в таблицу «Учебное заведение» . Для этого сначала откроем таблицу с помощью кнопки Открыть или двойным щелчком мыши. После этого встанем в свободную строку и заполним её.
Конец
Скачать презентацию Базы данных Microsoft Access Что такое база
c04f06802f1feee92d001ea2430f9ef7.ppt