Базы данных — это набор сведений, относящихся к

Базы данных - это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, . Хранение и обработка информации — одна из важнейших функций баз данных. В составе пакета Microsoft Office входит система управления базами данных Microsof Access. Microsoft Access

Базы данных имеют табличную структуру: Столбцы называются полями, а строки — записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится. Microsoft Access

Поля Записи Microsoft Access

Пуск-Программы- Access. Microsoft Access

Сохранение на диске файла базы данных. Microsoft Access Все изменения в базах данных сохраняются автоматически в режиме реального времени, т. е в процессе работы происходит непрерывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных они немедленно записываются на жесткий диск.

Окно содержит объекты: «Таблицы», «Запросы», «Формы», «Отчеты», «Макросы», «Модули». Три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.

Microsoft Access 1. Кнопка Открыть открывает избранный объект и позволяет редактировать. 2. Кнопка Конструктор открывает и позволяет изменять макет (структуру) базы данных.

Microsoft Access Командная кнопка Создать служит для создания новых объектов. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: Создание таблицы в режиме конструктора Создание таблицы с помощью Мастера. Создание таблицы путем ввода данных.

Таблицы — основные объекты базы данных, служат для сохранения данных. Этапы создания таблиц: Создание и заполнение макета (структуры) таблицы. Вводятся имена полей и определяется тип данных этих полей. Определить «Ключевое поле». Закрыть окно, сохранить макет (структуру) на диске. Открыть таблицу, заполнить данными и сохранить на диске. Microsoft Access Объект - Таблицы

Таблицы — основные объекты базы данных. 1 этап создания таблиц: Создание и заполнение макета (структуры) таблицы. Вводятся имена полей и определяется тип данных этих полей. Microsoft Access Объект - Таблицы

Типы полей. 1. Текстовое поле — размер 256 символов. 2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа. 3. Логическое поле для логических данных, имеющих только два значения (Да или Нет; 0 или 1; Истина или Ложь и т. п.), Дата/время. Microsoft Access Объект - Таблицы

Microsoft Access Типы полей. 4. Денежный. Денежные суммы можно хранить и в числовом поле, но в денежном формате с ними удобнее работать (компьютер распознает различные денежные единицы). 5. Поле объекта OLE (картинки, муз. Клипы, видеозаписи). 6. МЕМО (текст длиной до 65 535 символов). В поле находится указатель, где хранится текст МЕМО. 7. Счетчик (нумерация записей). Объект - Таблицы

2 этап создания таблиц: 2. Создание связей между таблицами. Ключевые поля. После того как все таблицы созданы, необходимо связать отдельные поля этих таблиц. Базы данных, имеющие связанные таблицы, называют также реляционными базами данных. Для того, чтобы связи между таблицами работали надежно и по записи в одной таблице можно было однозначно найти записи в другой таблице, делают уникальные поля — это поля, значения в которых не могут повторяться (например: коды, инвентарные номера и т.д.). Microsoft Access Объект - Таблицы

Microsoft Access 2 этап создания таблиц: Ключевое поле — служит для создания связей. Как сделать поле ключевым: щелкнуть правую кл. мыши на выбранном поле, выбрать команду (или кнопку) «Ключевое поле слева от имени появится значок ключевого поля. Для создания связей между таблицами имеется специальное диалоговое окно Схема данных (щелкнуть меню: Сервис-Схема данных) 3 этап создания таблиц: Закрыть окно конструктора и сохранить макет 4 этап создания таблиц: Заполнить данными и сохранить макет таблицы. Объект - Таблицы

Microsoft Access . Ключевое поле

Microsoft Access Сервис-Схема данных (связь между табл.)

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Запрос. Поиск информации в базе данных. Технология создания и реализации информационных запросов к базе данных. Запросы это поиск и извлечение данных, удовлетворяющих определенным условиям. Основным средством работы с запросами является Конструктор запросов. Итог работы запроса – это результирующая таблица отражает данные из базовых табл. согласно условиям запроса. Она имеет временный характер, и иногда ее даже называют моментальным снимком.

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Запрос. Типы запросов: Запросы на выборку Запросы с параметром Итоговые запросы Вычисления в запросах. Запросы на изменение

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Запрос. Запросы на выборку. Этапы формирования запросов: 1. Выбор базовых таблиц для запроса. 2. Заполнения бланка запроса. 3. Сохранение бланка запроса на диске. 4. Формирование результирующей таблицы (выполнение запроса).

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Запрос Выбор базовых таблиц для запроса на выборку. Меню: Запрос-Создать-Конструктор. Выбор таблиц выполняют в диалоговом окне Добавление таблицы. В нем отображаются все таблицы, имеющиеся в базе. Выбранные таблицы заносят в верхнюю половину бланка запроса.

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Запрос Заполнение бланка запроса на выборку. 1. Строку Поле заполняют перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу. 2. Строка Имя таблицы заполняется автоматически при перетаскивании поля. 3. строка Сортировка, позволяет назначить сортировку по какому-то полю. 4. Вывод на экран. Можно сбросить флажок поле не будет отображаться в результирующей таблице, а в бланке будет присутствовать. 5. Условие отбора. Здесь записывают условия отбора для результирующей табл.

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Запрос Запрос на выборку. Результирующая табл.

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Запрос Запросы с параметром Команду LIKE поместить в строке Условие отбора и в том поле, по которому производится выбор. В квадратных скобках можно записать любой текст, обращенный к пользователю, например: LIKE [Введите диагноз] После запуска запроса открывается диалоговое окно, в котором пользователю предлагается ввести параметр

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Запрос Запрос с параметром. Результирующая табл. Параметр

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Запрос Итоговые запросы Запросы, выполняющие вычисление в группах записей, называются итоговыми запросами. Например, для определения суммы значений поля или нахождения среднего значения создается итоговый запрос. В главном меню выбирается команда Вид-Групповые операции. В бланке запроса появляется новая строка с тем же названием. Из раскрывающегося списка в этой строке выбирается тип операции. В строке Группировка можно указать лишь одну итоговую функцию. Если надо найти и сумму, и среднее, и максимальное значение и т.д.,тогда одно и то же поле можно включить в бланк запроса по образцу несколько раз.

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Запрос Итоговые запросы Примеры видов операций итоговых запросов..

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Запрос Итоговые запросы Результирующая табл. Выбрать тип операции:

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Запрос Вычисления в запросах. Для создания запроса, производящего вычисления, служит тот же самый бланк запроса по образцу. Разница только в том, что в одном из столбцов вместо имени поля записывают формулу. В формулу входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчете, а также знаки математических операций. Если нажать комбинацию клавиш SHIFT+F2, то открывается вспомогательное диалоговое окно, которое называется Область ввода (в нем можно ввести длинную формулу. Результаты расчетов будут выдаваться в результирующей таблице.

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Запрос Запросы на изменение Запросы на изменение позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся: создается запрос на выборку, который отбирает данные из разных таблиц или сам создает новые данные путем вычислений; после запуска запроса образуется временная результирующая таблица; данные из этой временной таблицы используют для создания новых таблиц или изменения существующих.

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Формы Форма – это электронный бланк, служащий для упрощения операций ввода, просмотра и изменения данных в таблицы. Создавать формы можно автоматически и вручную. Готовую форму можно сразу же использовать для просмотра существующих записей или для ввода новых. Редактирование форм состоит в создании новых или изменении имеющихся элементов управления, а также в изменении их взаимного расположения (для этого форму, созданную с помощью Мастера открывают в режиме Конструктора).

Табл. 1 Microsoft Access Этапы создания формы с помощью Мастера форм. 1. Меню: Формы – Создание формы с помощью мастера. 2. В качестве источника данных выбрать табл. 3. Выбрать поля, которые будут выводится в форме; 4. Выбрать внешний вид формы; 5. Выбрать фоновый рисунок формы; 6. Сохранить на диске. Объект - Формы

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Формы

Microsoft Access Объект - Отчеты Отчеты служат для анализа и печати данных в определенном формате (создание бумажного документа, распечатка на принтере, который должен быть установлен). Этапы создания отчета с помощью Мастера отчетов. 1. Меню: Отчеты – Создание отчета с помощью мастера. 2. В качестве источника данных выбрать табл. 4. Выбрать поля, которые будут выводится в отчете. 5. Задать порядок сортировки записей отчета. 6. Определить вид макета, стиль заголовка отчета. 7. Сохранить на диске.

Табл. 1 Microsoft Access Объект - Отчеты