БАЗЫ ДАННЫХ ACCESS 2007 1 Таблицы 2 Формы

БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007 1. Таблицы 2. Формы 3. Запросы 4. Отчеты преподаватель: Галымова А. Д

БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007 1. Таблицы

Базы данных Access (Microsoft Office) 3 Расширение: *. accdb (раньше – *. mdb), все в одном файле Состав: • Таблицы - совокупность записей, где хранится основная информация. • формы – диалоговые окна для ввода и редактирования данных • запросы – обращения к базе данных для выбора нужной информации или изменения базы • отчеты – документы для вывода на печать • макросы – средства автоматизации работы • модули – дополнительные процедура на языке Visual Basic

4 Начало работы Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Access 2007 создание новой базы данных шаблоны последние документы открыть базу с диска

Объекты базы данных выбрать другое 2×ЛКМ 5

6 Схема данных ЛКМ таблица ключевое поле связь « 1 - » Удалить связь: ЛКМ + Delete. Создать связь: перетащить нужное поле на соответствующее поле второй таблицы.

7 Работа с таблицами область 2 x. ЛКМ выделения поля текущее поле текущая запись записи номер текущей записи новая запись на 1 -ую запись предыдущая запись последняя последн запись яя запись следующая запись новая запись

8 Сортировка и поиск Сортировка по текущему полю (столбцу): по возрастанию по убыванию сброс Поиск и замена: текущее поле или все поля целиком, с любой частью, с началом всё, вверх, вниз

Фильтрация – это отбор записей, удовлетворяющих некоторому условию (фильтру). Остальные записи временно скрываются, пока фильтр не будет снят. 9

Фильтр по выделенному 10 1. Щелкнуть в нужной ячейке или выделить часть текста. 2. Щелкнуть по кнопке 3. Снятие фильтра . .

11 Сложная фильтрация Сложные условия одновременно (операция И) точное совпадение новое условие, связанное через ИЛИ применить/сбросить фильтр Расширенный фильтр – можно • переставлять столбцы • выводить не все столбцы • устанавливать порядок сортировки начинается с буквы «С»

Установка/снятие пароля 12

Создание таблиц (ввод данных) 2 x. ЛКМ поле-счетчик ввод значения 13

Создание таблиц (шаблоны) 14

Конструктор таблиц 15

16 Конструктор таблиц ключ текущее поле ПКМ тип поля (выбор из списка) свойства текущего поля

Свойства полей Размер поля: байт, целое, вещественное, … Формат поля: как выводить на экран. Маска ввода: шаблон (ввод телефона). Подпись: как называется столбец при выводе на экран; можно использовать скобки, знаки и т. д. ( «Население, млн. чел. » ) Значение по умолчанию (вписывается автоматически). Условие на значение: защита от ошибок ввода ( «>18» ). Сообщение об ошибке ( «Возраст должен быть > 18 лет!» ) Обязательное поле (да/нет) Индексированное поле (да/нет) 17

18 Конструктор таблиц режим сделать поле таблицы ключевым изменить индексы

19 Индексы Primary Key: ключ таблицы выбор поля из списка ПКМ название индекса свойства индекса

БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007 2. Формы

21 Формы Форма – это диалоговое окно для • просмотра и редактирования данных • ввода новых записей • управления ходом работы (кнопки) • вывода вспомогательной информации Создание форм: разные способы создания форм источник данных

Форма (на одну запись) переход по записям 22

Ленточная форма 23

Разделенная форма 24

Режимы работы с формами Режим формы – просмотр и редактирование данных. Режим макета – просмотр данных, изменение оформления, перемещение элементов. Конструктор – изменение структуры и оформления, добавление новых элементов, … 25

26 Конструктор форм заголовок формы изменение размеров область данных примечание формы

Некоторые свойства формы (Макет) 27 подпись изменяемая граница (да/нет) область выделения (да/нет) кнопки перехода (да/нет)

28 Связанные элементы надпись (текст можно менять) независимое перемещение щелкнуть внутри, чтобы изменить текст щелкнуть на рамке, чтобы выделить элемент поле (название поля таблицы) маркеры (изменение размеров)

БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007 3. Запросы

30 Запросы «Ну и запросы у вас!» - сказала база данных и «повисла» . (Фольклор) Запрос – это обращение к СУБД для выполнения каких-либо операций с данными. Типы запросов: • выборка (отбор нужной информации) • создание таблицы • обновление (изменение данных) • добавление записей • удаление записей • …

Запрос и фильтрация В запросе можно: • отобрать информацию из нескольких связанных таблиц • использовать сложные условия отбора • пользователь может сам ввести параметры (сумму денег) • добавить вычисляемые поля • выполнить итоговые расчеты 31

Создание запросов Мастер: режим «вопрос-ответ» Конструктор: полностью вручную 32

Мастер запросов 33

Запуск запроса 2 x ЛКМ 34

Конструктор ПКМ 35

36 Конструктор все поля • по возрастанию • по убыванию • отсутствует фильтр таблица (ПКМ – Добавить таблицу) перетащить ЛКМ

37 Работа со столбцами перетащить (ЛКМ) ПКМ: • вырезать • копировать • вставить • свойства выделить (ЛКМ)

Условия отбора Совпадение Шаблон * любое количество любых символов ? один любой символ # любая цифра Неравенство 38

Построитель выражений 39 ПКМ Forms – формы Reports – отчеты Функции: 1) встроенные; 2) функции пользователя (VB) Константы: пустая строка, Истина, Ложь Операторы: + - * / < > <= >= = <> Not And Or Xor Общие выражения – время, дата, нумерация страниц

40 Вычисляемые поля ! Все данные, которые можно вычислить, не должны храниться в таблицах! • ввести Цена*Количество Выражение 1: [Цена]*[Количество] • заменить Выражение 1 на Сумма или ПКМ Построить

Вычисляемые поля Задача: отобрать все заказы за 2007 год. • ввести Year(Дата) Выражение 1: Year([Дата]) • заменить Выражение 1 на Год 41

Запросы с параметрами Задача: вводить числовые данные для фильтра не в конструкторе, а при выполнении запроса. Пример: «Какой суммой Вы располагаете? » Любая неизвестная строка вызывает запрос 42

Виды запросов 43 • выборка • создание таблицы • добавление в существующую таблицу • обновление (изменение данных) • перекрестный запрос (сколько заработал каждый по месяцам) • удаление записей • итоговый запрос (сумма, среднее и т. п. по полю)

Режим SQL = Structured Query Language (язык структурных запросов) 44

БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007 4. Отчеты

Отчеты 46 Отчет – это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать. Источник данных – таблица или запрос, несколько связанных таблиц/запросов (мастер).

47 Создание отчетов таблица или запрос (ЛКМ) простой отчет конструктор пустой отчет мастер отчетов

Режимы просмотра отчета 48 Представление отчета (без разбивки на страницы) Предварительный просмотр (как на печати, по страницам) Режим макета (можно менять оформление) Конструктор (добавление новых элементов)

Предварительный просмотр на печать готовые варианты размер бумаги ручная настройка 49

Конструктор отчетов =Date() =Time() ="Страница " & [Page] & " из " & [Pages] Заголовок отчета – один раз в начале отчета. Верхний колонтитул – в начале каждой страницы. Область данных – информация из БД. Нижний колонтитул – в конце каждой страницы. Примечание отчета – один раз в конце отчета. 50