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Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 La Logistica dei Materiali e Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 La Logistica dei Materiali e dei Farmaci 8 maggio 2006 1

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Temi trattati 1. Introduzione alla Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Temi trattati 1. Introduzione alla Logistica dei Materiali 2. La gestione Logistica in un Distretto Sanitario. 3. Informatizzazione delle Richieste da Reparto. 4. Integrazione del flusso logistico AOPD-ULSS. 5. Esempio di analisi di un’applicazione per la Logistica. 2

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Parte 1 Introduzione alla Logistica Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Parte 1 Introduzione alla Logistica dei Materiali 3

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Che cos’è la Logistica ? Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Che cos’è la Logistica ? E’ un’insieme di attività, organizzativamente strutturate in forme diverse, che danno la garanzia ad un’impresa di realizzare/rispettare nel tempo le “ 7 condizioni giuste” necessarie alla sua sopravvivenza e al suo sviluppo. 4

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Le “ 7 condizioni giuste”: Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Le “ 7 condizioni giuste”: 1. Il prodotto giusto 2. Nella quantità giusta 3. Nella condizione giusta 4. Nel luogo giusto 5. Al momento giusto 6. Al cliente giusto 7. Al costo giusto 5

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Obiettivi primari della Logistica: ü Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Obiettivi primari della Logistica: ü Garantire il servizio al cliente e dunque la disponibilità dei materiali ü Contenere l’investimento circolante ü Contenere l’entità delle risorse destinate alla gestione dei materiali (costi logistici) 6

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Principale strumento di manovra per Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Principale strumento di manovra per il logistico è l’emissione dell’ordine di approvvigionamento dei materiali, in base alle seguenti necessità: • Che Cosa • Quando • Quanto 7

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Altro parametro fondamentale di valutazione Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Altro parametro fondamentale di valutazione per il logistico è il Lead Time = il tempo, successivo all’emissione dell’ordine, entro il quale ci si aspetta di poter disporre del materiale ordinato. Fornitura Consumo Magazzin o 8

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Il “rilascio” di un ordine Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Il “rilascio” di un ordine è attuabile sulla base di due criteri alternativi: v Criterio del “guardare avanti” (look-ahead): si emette un ordine d’acquisto secondo quanto pianificato, in base ad un calcolo/stima dei fabbisogni futuri. v Criterio del “guardare indietro” (look-back): si emette un ordine d’acquisto secondo l’ottica della ricostruzione della scorta che sta’ per esaurirsi, stabilito un adeguato punto di riordino. 9

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Criterio del “guardare indietro” (look-back) Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Criterio del “guardare indietro” (look-back) La scorta dei materiali eccessivamente ridotta rispetto al fabbisogno previsto, a causa dei prelievi effettuati per fronteggiare i fabbisogni passati. La ricostruzione della scorta deve essere basata sulla scelta di un adeguato punto di riordino, tale da non giungere mai all’esaurimento (“rottura di stock”). Si tratta quindi di una previsione dei fabbisogni futuri fondata sulla conoscenza dei consumi reali avvenuti in passato. 10

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Criterio del “guardare indietro” (look-back) Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Criterio del “guardare indietro” (look-back) Tale previsione è basata sulla conoscenza dei seguenti parametri di gestione: • lotto di riordino = l’entità di una fornitura. • livello di riordino = quantità limite di riferimento della scorta, al di sotto della quale scatta l’emissione di un nuovo ordine. • scorta di sicurezza = parametro operativo legato al precedente da una precisa relazione. 11

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Criterio del “guardare indietro” (look-back) Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Criterio del “guardare indietro” (look-back) La relazione operativa che lega i vari parametri in gioco è la seguente: R=Lx. W+B ove R = livello di riordino, L = lead time previsto, W = fabbisogno settimanale previsto, B = scorta di sicurezza. 12

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Criterio del “guardare indietro” (look-back) Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Criterio del “guardare indietro” (look-back) S c o r t a R lead time L o t t o Domanda (constant rate) Tempo Fig. 1 – Diagramma a Dente di Sega 13

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Criterio del “guardare avanti” (look-ahead) Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Criterio del “guardare avanti” (look-ahead) La GM con tale criterio consiste nella regolazione del flusso dei materiali tramite un procedimento basato su una serie di step: • prendere in considerazione i piani di produzione dei periodi futuri • considerare la struttura dei prodotti (distinta base) • far derivare il piano degli ordini relativi ai materiali ai vari livelli delle distinte basi dai piani di produzione 14 suddetti

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Criterio del “guardare avanti” (look-ahead) Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Criterio del “guardare avanti” (look-ahead) La tecnica di pianificazione dei fabbisogni di materiali basata su tale criterio è nota col nome di MRP (Material Requirements Planning). Le casistiche cui meglio si addice il suo impiego sono le situazioni in cui si presentano consumi lumpy (“a blocchi”). Si tratta di consumi che non vanno previsti, ma vanno calcolati, sia come entità che come collocazione temporale. 15

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 MRP (Material Requirements Planning) Dato Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 MRP (Material Requirements Planning) Dato un generico prodotto P con piano principale di produzione (MPS) definito nell’orizzonte temporale: • un ordine pianificato per un bene padre genera un fabbisogno lordo pianificato per un bene figlio • i fabbisogni lordi di un generico bene derivano dagli ordini pianificati dei beni di livello superiore • si genera il “primo” fabbisogno netto, quando la quantità richiesta “in casa” diventa < 0 • una volta definiti i fabbisogni netti, è necessario definire gli ordini pianificati 16

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 MRP (Material Requirements Planning) P Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 MRP (Material Requirements Planning) P X (1) Y (2) K (5) Fig. 2 – Meccanismo automatico di calcolo degli ordini pianificati 17

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 MRP (Material Requirements Planning) I Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 MRP (Material Requirements Planning) I software MRP, oltre a pianificare gli ordini dei prodotti di interesse, gestiscono il passaggio da un ordine pianificato ad un ordine rilasciato o aperto: • Ordine pianificato (planned – PL) • Ordine pianificato confermato (firm planned – FP) • Ordine pronto per il rilascio (ready for release – RR) • Ordine “in ritardo” (over-due – OD) • Ordine aperto (open – OP) • Ordine chiuso/evaso (closed – CL) 18

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Si ipotizza che: Ø la Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Si ipotizza che: Ø la sezione utilizzatrice consuma X unità/gg di un prodotto. Ø il fornitore fornisce il prodotto in lotti giornalieri di X unità. Ø il “consumo giornaliero” è una variabile casuale con media X e una certa variabilità. La scorta a magazzino assolve alle seguenti funzioni: I. disaccoppiamento tra fornitura e consumo II. protezione a fronte delle oscillazioni del “consumo gionaliero” 19

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Come realizzare tali funzioni ? Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Come realizzare tali funzioni ? ? a. Scorta a magazzino intervallo tra due lotti successivi, quindi è importante investire in scorte in funzione della modalità di fornitura. (risolve punto 1) b. Scorta tale da consentire un automatico equilibrio nel tempo irrealizzabile!! (esposizione finanziaria elevata) c. Intervenire sul ritmo di fornitura affinchè stia dietro al consumo (just in time) difficile da realizzare!! d. Soluzione intermedia: “pilotare” le forniture lasciando alla scorta il compito di assorbire le oscillazioni non “coperte” dal governo delle forniture (risolve punto 2). 20

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Parte 2 La gestione logistica Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Parte 2 La gestione logistica di un Distretto Sanitario 21

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 La gestione dei beni in Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 La gestione dei beni in ambito sanitario, ed in particolare dei farmaci, va’ valutata non solo nel mero aspetto economico, ma soprattutto in quello organizzativo e di appropriatezza della prestazione, finalizzato a garantire adeguati livelli di assistenza al paziente. 22

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 In generale i compiti svolti Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 In generale i compiti svolti da un magazzino ospedaliero, ed in particolare da un magazzino farmaceutico, sono: v Approvvigionamento dei materiali sulla base delle esigenze rappresentate dagli utilizzatori. v Movimentazione e allestimento ordini. v Stoccaggio e conservazione dei prodotti “a scorta”. v Preparazione dei prodotti galenici e farmaceutici. v Allestimento e consegna alle unità richiedenti e ai pazienti esterni. 23

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Altro elemento caratteristico della gestione Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Altro elemento caratteristico della gestione logistica di un Distretto Sanitario è il livello d’urgenza di una richiesta di approvvigionamento. Le tipiche condizioni di una richiesta sono: v Normale v Urgente v Emergenza 24

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 La Tracciabilità dei Materiali, intesa Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 La Tracciabilità dei Materiali, intesa come la capacità di ricostruire l’esatta storia dei lotti transitati presso un reparto, assume particolare rilevanza in ambito sanitario: • Aspetto economico-contabile (quantificazione dei costi per intervento, confronto con tariffe DRG praticate a livello regionale) • Aspetto legale-qualitativo (tutela per i medici ed pazienti in caso di guasti/ritiri dal mercato, certificazione dei reparti secondo le norme di qualità UNI EN ISO 9001: 2000) 25

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Architettura di un Sistema Informativo Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Architettura di un Sistema Informativo Ospedaliero. ULSS 16 AOPD 26

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Parte 3 Informatizzazione delle Richieste Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Parte 3 Informatizzazione delle Richieste da Reparto 27

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Il percorso della richiesta - Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Il percorso della richiesta - 1 Le richieste sono l’abituale strumento operativo attraverso cui le singole UO (unità operative) esprimono la propria necessità di approvvigionamento dei prodotti e dei materiali necessari allo svolgimento e all’efficiente mantenimento delle attività specifiche di ciascun reparto. 28

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Il percorso della richiesta - Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Il percorso della richiesta - 2 In generale, a prescindere dal tipo di prodotto considerato, l’iter operativo di una richiesta di approvvigionamento è il seguente: Fase 1 - Emissione Fase 2 – Invio ai Centri di Approvvigionamento (C. A. ) Fase 3 – Valutazione (Riscontro delle Richieste) Fase 4 – Evasione 29

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Il percorso della richiesta - Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Il percorso della richiesta - 3 Richieste Interne di approvvigionamento Richieste Esterne di approvvigionamento Magazzino (C. A. ) Entrata Merce Fornitori Riscontro Richieste Ordini D’Acquisto Bolle di Scarico ai reparti 30

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Richieste informatizzate di beni “a Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Richieste informatizzate di beni “a scorta” - 1 31

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Richieste informatizzate di beni “a Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Richieste informatizzate di beni “a scorta” - 2 32

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Richieste informatizzate di beni “a Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Richieste informatizzate di beni “a scorta” - 3 33

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Cartaceo per richieste di Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Cartaceo per richieste di beni “in transito” – FASE 1 Le Unità Operative emettono le richieste di materiale e le inviano attraverso gli strumenti convenzionali. EMISSIONE RICHIESTE Criticità: • Attività di trascrizione manuale delle richieste. INVIO • Incertezza sull’esito positivo del recapito delle richieste. Rischi: ALTRO FAX POSTA • Errori di trascrizione ed emissione degli ordini ai fornitori. • Ritardi e/o non evasione delle richieste. SMISTAMENTO/ RECAPITO 34

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Cartaceo per richieste di Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Cartaceo per richieste di beni “in transito” – FASE 2 Le Segreterie dei Centri di Approvvigionamento si occupano di ricevere e smistare le richieste verso le diverse Sezioni Ordinanti a seconda delle competenze specifiche di ciascuna (diagnostici, farmaci, etc. . ) Criticità: RICEVIMENTO RICHIESTE SMISTAMENTO PER COMPETENZA • Attività onerosa di smistamento e valutazione delle differenti competenze. INVIO Rischi: • Ritardi nell’evasione delle richieste e nella generazione/invio degli ordini. SEZIONE A SEZIONE B SEZIONE n 35

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Cartaceo per richieste di Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Cartaceo per richieste di beni “in transito” – FASE 3 Le Sezioni Ordinanti si occupano di effettuare una valutazione formale e economica delle richieste, in base a criteri di congruenza, di effettiva necessità e di copertura economica di budget e contratti. Una volta giunta l’approvazione, si innesca la procedura d’acquisto con l’emissione e l’invio degli ordini verso i fornitori. Criticità: • Attività onerosa di inserimento manuale dei dati relativi agli ordini d’acquisto all’interno del sistema informatizzato di Emissione Ordini (SCI). Rischi: • Errori nell’emissione di ordini ai fornitori. VALUTAZIONE FORMALE/ECONOMICA APPROVAZIONE RICHIESTE EMISSIONE ORDINI D’ACQUISTO INVIO 36

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Cartaceo per richieste di Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Cartaceo per richieste di beni “in transito” – FASE 4 I Fornitori si occupano di gestire la fase di evasione degli ordini effettuati dall’Azienda, inviando la merce richiesta. Il Magazzino si occupa della ricezione e del carico della merce proveniente dai fornitori. Inoltre si occupa dello smistamento e invio della merce ordinata presso le UO richiedenti. Criticità: • Incertezza sull’esito positivo del recapito della merce (lato Fornitori). EVASIONE ORDINI RICEZIONE/CARICO MERCE INVIO • Attività onerosa di ricezione e inserimento dati all’interno del gestionale (lato Magazzino). Rischi: • Ritardi, errori e/o mancate consegne. U. O. RICHIEDENTI 37

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Passaggio da una Gestione Cartacea Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Passaggio da una Gestione Cartacea ad una Gestione Informatizzata Gestione Cartacea Gestione Informatizzata 38

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Informatizzato per richieste di Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Informatizzato per richieste di beni “in transito” – FASE 1 Le Unità Operative emettono selezionando gli articoli da riordinare all’interno di una lista informatizzata, predefinita basata sul loro consumo storico. Schede Automatiche MAG. REPARTO Richieste per Sottoscorta Per i Magazzini di Reparto la richiesta può essere generata attraverso una specifica funzionalità di riordino. Miglioramenti: • Riduzione errori di trascrizione manuale ed emissione degli ordini ai fornitori. EMISSIONE RICHIESTE • Eliminazione dell’incertezza sull’esito positivo dell’invio delle richieste. • Riduzione dei ritardi e/o non evasioni delle richieste. INVIO 39

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Informatizzato per richieste di Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Informatizzato per richieste di beni “in transito” – FASE 2/3 Tutte le attività relative alla Fase 2 del Flusso Cartaceo si riducono ad un’unica operazione eseguita in automatico dal sistema. Al salvataggio il sistema smisterà gli articoli ai relativi Centri Acquisti di competenza. Miglioramenti: • Eliminata l’attività di smistamento e valutazione delle differenti competenze. • Riduzione dei ritardi nell’evasione delle richieste e nella generazione/invio ordini. SEZIONE A SEZIONE B SEZIONE n VALUTAZIONE FORMALE/ECONOMICA APPROVAZIONE RICHIESTE EMISSIONE ORDINI D’ACQUISTO • Riduzione dell’attività di inserimento manuale ordini d’acquisto. • Riduzione degli errori nell’emissione di ordini ai fornitori. INVIO 40

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Informatizzato per richieste di Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso Informatizzato per richieste di beni “in transito” – FASE 4 Questa fase del flusso operativo resta pressoché invariata nel passaggio dalla gestione Cartacea a quella Informatizzata. Criticità: • Incertezza sull’esito positivo del recapito della merce (lato Fornitori). • Attività onerosa di ricezione e inserimento dati all’interno del gestionale (lato Magazzino). EVASIONE ORDINI RICEZIONE/CARICO MERCE Rischi: • Ritardi, errori e/o mancate consegne. INVIO U. O. RICHIEDENTI 41

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Parte 4 Integrazione del Flusso Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Parte 4 Integrazione del Flusso Logistico AOPD-ULSS 42

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Con la nascita della nuova Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Con la nascita della nuova struttura IOV (Istituto Oncologico Veneto), si è incrementata la criticità relativa alla gestione degli interscambi di materiale tra differenti aziende sanitarie all’interno dell’area padovana. Tale problematica era stata già affrontata con riferimento allo scambio di merci esistente tra Azienda Ospedaliera di Padova e ULSS 16, al fine di garantire un più alto livello d’integrazione tra i diversi sistemi e soprattutto ottenere un’effettiva “chiarezza” nella valutazione di quanto scambiato da ciascuna Azienda. 43

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 I principali obiettivi sono quelli Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 I principali obiettivi sono quelli di: Ø Eliminare/ridurre i disagi dei magazzini nella fase di distribuzione ai reparti. Ø Ridurre i disagi delle unità ordinanti nelle operazioni di riordino, ottimizzando i tempi di lavoro e la risposta verso i reparti. Ø Monitorare con precisione l’attività di interscambio economico tra le varie Aziende, sia ai fini di una corretta valutazione delle compensazioni contabili, sia per un maggiore controllo nella gestione complessiva dei consumi. 44

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 La soluzione d’integrazione qui proposta Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 La soluzione d’integrazione qui proposta ha come premessa base per lo sviluppo dell’integrazione logistica è l’Allineamento delle Anagrafiche (Articoli, Servizi, Clienti, etc…). Tale attività, già in fase di realizzazione, verrà progressivamente effettuata dagli utenti, fino al completo allineamento. 45

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 I reparti ULSS emettono richieste Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 I reparti ULSS emettono richieste di approvvigionamento materiali all’interno del sistema SCI-ULSS. Tali richieste potrebbero essere indirizzate sia verso magazzini interni ULSS (A), sia verso entità esterne, magazzini in outsourcing, quali Felletti-Spadazzi (B), oppure magazzini di altre aziende sanitarie, quali l’AOPD (C). AOPD C ULSS B A FELLETTI 46

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Emissione delle Richieste (ULSS) Gli Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Emissione delle Richieste (ULSS) Gli utenti di reparto ULSS continueranno ad emettere le richieste all’interno del proprio sistema, selezionando i prodotti da riordinare secondo le stesse modalità in uso oggi. Il legame tra articoli e magazzino di appartenenza sarà pertanto trasparente all’utente, il quale potrà emettere richieste miste di prodotti diretti verso i magazzini Interni, verso Felletti o verso i magazzini dell’AOPD. Gli utenti avranno la possibilità di consultare in fase di emissione delle richieste le giacenze/disponibilità dei diversi prodotti del magazzino dell’AOPD, come già avviene per i magazzini Interni. 47

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Vista su giacenze/disponibilità del Magazzino Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Vista su giacenze/disponibilità del Magazzino Richieste da reparto Riscontro Richieste 48

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Riscontro Richieste (AOPD) - 1 Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Riscontro Richieste (AOPD) - 1 Il riscontro delle richieste avverrà attraverso le medesime funzionalità e le medesime modalità operative attualmente utilizzate in AOPD. Il riscontro a seconda del tipo di articolo riscontrato e della modalità di gestione utilizzata genererà: v Generazione Scarichi al reparto dei prodotti riscontrati con emissione di una Bolla di Scarico (Magazzino Generale). v Emissione di Ordini in Transito verso i fornitori e successivamente, all’arrivo della merce, riscontro della merce e scarico a reparto con emissione di una Bolla di Scarico. v Generazione di una Proposta di Scarico (picking list) a cui seguiranno gli eventuali scarichi a reparto con emissione di una Bolla di Scarico. (Farmacia) 49

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Riscontro Richieste (AOPD) - 2 Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Riscontro Richieste (AOPD) - 2 Le richieste provenienti dal sistema ULSS verranno interpretate come Richieste con Causale Vendita (Ordini di Vendita). Potranno essere riscontrate separatamente all’occorrenza, ma in ogni caso è stata prevista la possibilità di gestire un riscontro unico, insieme alle altre richieste di provenienza interna. La generazione di scarichi collegati a richieste con causale vendita darà però luogo a: Ø Generazione dell’usuale Bolla di Scarico. Ø Generazione di una DDT contabile. Ø Generazione movimenti di scarico con tipologia vendita e prezzo pari al prezzo d’acquisto dei lotti scaricati. 50

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Le richieste AOPD sono Richieste Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Le richieste AOPD sono Richieste Interne Le richieste ULSS vengono viste come Ordini di Vendita Magazzino Riscontro Richieste Ordini D’Acquisto in Transito Fornitori Bolle di Scarico verso reparti ULSS DDT Bolle di Scarico verso reparti AOPD 51

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Annullamento movimenti di scarico da Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Annullamento movimenti di scarico da vendita (AOPD) I movimenti di scarico con tipologia vendita potranno essere annullati solo se prima è stata annullata la DDT contabile relativa. Gli utenti del magazzino disporranno pertanto di: o Una nuova funzionalità per l’Annullamento della DDT. o La funzione di Annullamento Entrate/Uscite verrà modificata affinché sia possibile scegliere se annullare solo alcune righe o l’intera Bolla di Scarico. Al salvataggio, il sistema chiederà se si desidera ristampare la Bolla di Scarico aggiornata e se si desidera generare/stampare una nuova DDT. Qualora la merce fosse già stata consegnata/presa in carico nel sistema ULSS, non sarà possibile annullare la DDT, né gli scarichi. 52

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Le richieste AOPD sono Richieste Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Le richieste AOPD sono Richieste Interne Le richieste ULSS vengono viste come Ordini di Vendita Magazzino Ristampa Bolle di Scarico Annullamento movimenti di scarico da vendita Nuove DDT Bolle di Scarico verso reparti ULSS DDT 53

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Riscontro Merce da DDT (ULSS) Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Riscontro Merce da DDT (ULSS) All’arrivo della merce presso i reparti ULSS, questa sarà accompagnata sia dalla Bolla di Scarico che dalla DDT contabile. A questo punto i reparti avranno a disposizione una nuova funzione per il Riscontro Merce da DDT: in tal modo si avrà una vera e propria operazione di presa in carico della merce, con cui i reparti potranno decidere (o meno) di accettare la merce consegnata dal “fornitore” AOPD. Non saranno possibili riscontri parziali della DDT, ma solo una presa in carico totale. Alla conferma informatica della presa in carico della DDT, il sistema genererà in automatico il relativo Ordine d’Acquisto ed i corrispondenti movimenti di Carico e Scarico, e provvederà di conseguenza a chiudere la/e richiesta/e aperte collegate a tale DDT. 54

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Bolle di Scarico verso reparti Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Bolle di Scarico verso reparti ULSS Riscontro Merce da DDT Ordini d’Acquisto DDT Movimenti di Carico/Scarico in Transito Chiusura Richieste da Reparto 55

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Annullamento Riscontro Merce da DDT Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Annullamento Riscontro Merce da DDT (ULSS) E’ stata prevista una nuova funzionalità a disposizione dei reparti attraverso cui sarà possibile annullare una DDT presa in carico. L’annullamento potrà essere solo completo, non saranno possibili annullamenti parziali. L’annullamento di una DDT comporterà l’automatico annullamento da parte del sistema dei carichi, degli scarichi e dell’ordine d’acquisto ad essa collegati. Verranno inoltre ripristinate allo stato originale (pre-riscontro) le righe delle richieste ULSS collegate alla DDT. L’annullamento sarà possibile solo finché non è stata emessa fattura attiva da parte del “fornitore” (AOPD). 56

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Bolle di Scarico verso reparti Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Bolle di Scarico verso reparti ULSS DDT Annullamento Riscontro Merce da DDT Ordini d’Acquisto Movimenti di Carico/Scarico in Transito Ripristino Stato Richieste da Reparto 57

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso di Compensazione Economica (AOPD-ULSS) Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso di Compensazione Economica (AOPD-ULSS) - 1 Il flusso di compensazione economica scatenato da questa integrazione logistica poggerà sulle medesime strutture contabili attualmente esistenti in SCI. Pertanto, la creazione di una DDT contabile in Ge. Ca (modulo Gestione Casse) consentirà al “fornitore” AOPD di emettere direttamente una Fattura Attiva integrata indirizzata verso il “cliente” ULSS. La successiva gestione di Note di Debito/Credito sarà anch’essa effettuabile tramite le usuali funzionalità dei moduli Contabili (Ge. Ca/Co. Ge). Si ricorda che una volta emessa Fattura Attiva da parte dell’AOPD non sarà più possibile annullare il Riscontro DDT effettuato in ULSS, a meno di uno storno della fattura stessa. 58

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso di Compensazione Economica (AOPD-ULSS) Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Flusso di Compensazione Economica (AOPD-ULSS) - 2 Analogamente, la registrazione dei Documenti Contabili Passivi all’interno sistema ULSS 16 avverrà in modo manuale, e non con modalità automatica contestuale all’emissione di Documenti Contabili Attivi da parte dell’AOPD. Pertanto, in questa prima fase, l’attività di Fatturazione Passiva resterà pressoché identica a quella attuale. E’ tuttavia ipotizzabile, in una seconda fase, la realizzazione di un sistema di Fatturazione Passiva semi-automatico, tramite il quale gli utenti ULSS possano usufruire di un sistema per la raccolta massiva dei documenti attivi emessi dall’AOPD e per la contestuale emissione dei documenti passivi relativi. 59

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Magazzino DDT Documenti Contabili Passivi Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Magazzino DDT Documenti Contabili Passivi DIEP Documenti Contabili Attivi 60

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 CONCLUSIONE Il flusso di interscambio Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 CONCLUSIONE Il flusso di interscambio logistico illustrato è stato studiato per essere bi-direzionale, dunque l’esempio d’integrazione può essere facilmente realizzato anche considerando l’AOPD come “Cliente” e l’ULSS come “Fornitore”. Inoltre tale flusso è facilmente esportabile anche in altre realtà di integrazione tra aziende sanitarie, che ovviamente utilizzino l’applicativo di gestione SCI e siano in grado di condividere i propri archivi anagrafici (ad es. AOPD-IOV e ULSS-IOV). 61

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Parte 5 Esempi di analisi Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Parte 5 Esempi di analisi e sviluppo di applicazioni per la Logistica 62

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Ottimizzazione dell’accesso ai dati in Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Ottimizzazione dell’accesso ai dati in una query DB Ambiente DB: Oracle 9 i Piattaforma di sviluppo: Oracle Developer 6 i Applicativo: SCI (Sistema Contabile Integrato) di Selfin s. r. l. 63

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 64 Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 64

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 SELECT ……………… FROM MGMOV, MGTMC, Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 SELECT ……………… FROM MGMOV, MGTMC, MGGIA, MGTMO WHERE MGMOV. FLAG_C IS NULL AND NVL(MGMOV. QTAMOV_N, 0) > 0 AND NOT EXISTS (SELECT 1 FROM MGMOV M, MGTMC T WHERE M. TIPMOV_C = T. TIPMOV_C AND T. FLAG_CEFF_X = 'S' AND T. VALORIZ_N = '+' AND M. ANNO_NUM_C = MGGIA. ANNO_NUM_C AND M. TIP_NUM_C = MGGIA. TIP_NUM_C AND M. LOTTO_N = MGGIA. LOTTO_PROG_N AND ROWNUM = 1 ) AND (MGTMC. VALORIZ_N = '+' OR (MGTMC. VALORIZ_N = 'I' AND MGTMO. TIPO_C = 'CT' AND MGMOV. UO_C NOT IN (SELECT CODMAG_C FROM MGMAG WHERE RAGGRUPRIM_C = 'R' ))) AND MGTMC. FLAG_CEFF_X = 'N' AND MGTMC. QTAINZ_ANNO_N = 'N' AND MGTMC. VALINZ_ANNO_N = 'N' AND MGMOV. TIPMOV_C = MGTMC. TIPMOV_C AND MGMOV. RIFER_D >= TO_DATE('01/01/' || TO_CHAR(2005) , 'DD/MM/YYYY') AND MGMOV. RIFER_D < TO_DATE('31/12/2005' , 'DD/MM/YYYY') + 1 AND EXISTS (SELECT 1 FROM MGMAG WHERE RAGGRUPRIM_C = 'R' AND MGMAG. CODMAG_C = MGMOV. CODMAG_C ) AND MGMOV. ANNO_NUM_C = MGGIA. ANNO_NUM_C AND MGMOV. TIP_NUM_C = MGGIA. TIP_NUM_C AND MGMOV. LOTTO_N = MGGIA. LOTTO_PROG_N 65 AND MGTMC. TIPMOV_C = MGTMC. TIPMOV_C

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Analisi della Trace della sessione Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Analisi della Trace della sessione di lavoro: ØGli indici erano utilizzati correttamente ØLe statistiche DB erano calcolate correttamente ØCosto DB per operazione = 16. 959 Pertanto per ciascun record elaborato, il costo DB era all’incirca pari a 55. 977, corrispondente ad una media di 9 -10 secondi a record!!! T totale stimato per esecuzione operazione: 4, 5 g 66

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 SELECT ……. FROM MGMOV, MGTMC, Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 SELECT ……. FROM MGMOV, MGTMC, MGGIA, MGTMO WHERE MGMOV. FLAG_C IS NULL AND NVL(MGMOV. QTAMOV_N, 0) > 0 AND MGMOV. TIPMOV_C NOT IN (SELECT T. TIPMOV_C FROM MGTMC T WHERE T. FLAG_CEFF_X = 'S' AND T. VALORIZ_N = '+') AND (MGTMC. VALORIZ_N = '+' OR (MGTMC. VALORIZ_N = 'I' AND MGTMO. TIPO_C = 'CT' AND MGMOV. UO_C NOT IN (SELECT CODMAG_C FROM MGMAG WHERE RAGGRUPRIM_C = 'R' ))) AND MGTMC. FLAG_CEFF_X = 'N' AND MGTMC. QTAINZ_ANNO_N = 'N' AND MGTMC. VALINZ_ANNO_N = 'N' AND MGMOV. TIPMOV_C = MGTMC. TIPMOV_C AND MGMOV. RIFER_D >= TO_DATE('01/01/' || TO_CHAR(2005) , 'DD/MM/YYYY') AND MGMOV. RIFER_D < TO_DATE('31/12/2005' , 'DD/MM/YYYY') + 1 AND EXISTS (SELECT 1 FROM MGMAG WHERE RAGGRUPRIM_C = 'R' AND MGMAG. CODMAG_C = MGMOV. CODMAG_C ) AND MGMOV. CODART_C = 'PIA 1421' AND MGMOV. ANNO_NUM_C = MGGIA. ANNO_NUM_C AND MGMOV. TIP_NUM_C = MGGIA. TIP_NUM_C AND MGMOV. LOTTO_N = MGGIA. LOTTO_PROG_N AND MGTMC. TIPMOV_C = MGTMC. TIPMOV_C 67

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Risultato della Trace della sessione Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Risultato della Trace della sessione di lavoro dopo la modifica nella query: Ø Costo DB per operazione = 3 Ø T medio di elaborazione per record = 0, 5 sec T totale stimato per esecuzione operazione: 5, 5 h 68

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Pensiero finale “La disumanità del Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 Pensiero finale “La disumanità del computer sta nel fatto che, una volta programmato e messo in funzione, si comporta in maniera perfettamente onesta. ” Isaac Asimov 69

Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 GRRRR!!!! ! 70 Azienda Ospedaliera di Padova U. L. S. S. 16 GRRRR!!!! ! 70