Автоматизированные системы документационного обеспечения управления в зависимости от целей и направлений автоматизации могут подразделяться на: - системы делопроизводства и контроля исполнения документов; - системы управления потоками работ; - электронные архивы; - системы коллективной обработки документов и т. д. Электронный документооборот включает: подготовку и утверждение документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом принято понимать организацию движения документов между подразделениями организации, группами пользователей или отдельными пользователями. Под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.
Автоматизированные системы документационного обеспечения управления Компания Gartner выделяет по своему целевому назначению следующие ключевые компоненты систем: · управление документами (Document Management, DM) - регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и библиотечные службы для деловых документов, · работа с образами документов (Document Imaging, DI) - полный цикл работы с бумажными документами, включая их преобразование в электронный вид и оцифровку, · управление записями (Records Management, RM) - долгосрочное архивирование и автоматизация сохранения документов в соответствии с нормативными требованиями, · управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов и маршрутизация контента в соответствии с рабочими заданиями и состояниями, · управление Web-контентом (Web Content Management, WCM) ― автоматизация функций Web-мастера, а также управление динамическим контентом и взаимодействием с пользователем; · документориентированная групповая работа (Document-Centric Collaboration) ― коллективная работа с документами и поддержка проектных команд.
Автоматизированные системы ДОУ Большинство представленных на рынке систем реализуют функции: - обработка и хранение документов; - управление потоками (передача документов между исполнителями); - контроль исполнения; - поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск; - работа с взаимосвязанными документами; - регламентация прав доступа; - списание документов; - интеграция с внешними АС (например, с электронной почтой или другой СЭД). Примеры систем: «Евфрат» (Cognitiv Tec. ), Link Works (DEC), Lotus Notes (IBM), Lan. Docs (ЛАНИТ), «БОСС-референт» (Ай. Ти), «Эффект офис» (Гарант), «Кодексдокументооборот» , «Дела в порядке» , «Дело» ("Электронные офисные системы"), Staff. Ware, Documentum, DOCS Open & DOCS Fusion (PC DOCS) и т. д. Варианты поставки решений: - заказ оригинальной разработки под текущую ситуацию; - приобретение типового решения и его настройка поставщиком или третьей фирмой; - приобретение типового решения или «конструктора» и его настройка силами специалистов самой организации.
АС ДОУ При принятии решения о внедрении автоматизированной межведомственной системы электронного документооборота, нужно понимать, какие задачи должны быть решены в процессе создания этой системы, и с какими трудностями могут столкнуться участники электронного взаимодействия.
АС ДОУ При принятии решения о выборе той или иной технологической платформы необходимо осуществить комплексное изучение возможностей системы на предмет полноценного удовлетворения всех требований и норм существующего делопроизводства.
Проблемы внедрения СЭД 1. Проблема технологической совместимости Без автоматизированного межведомственного взаимодействия невозможно построить полноценные электронные государственные услуги, многие из которых подразумевают сквозные административные процессы. При этом обмениваться необходимо не только текстами документов, но и сопутствующей информацией об их структуре и исполнении, которая формируется в регистрационно-контрольных карточках ― РКК. Отсутствие технологической совместимости программных продуктов СЭД различных производителей вызвано отсутствием до недавнего времени единых стандартов электронного документооборота. Каждое ведомство самостоятельно определяет как порядок именования объектов, реквизиты документов и протоколы взаимодействия, так и внутренние форматы хранения, обработки и представления документов, правила их описания и т. п. Большая часть внедренных СЭД имеет дело с монолитным документом, структура и содержание которого недоступны для автоматического разбора и обработки. Также на законодательном уровне не установлено единых регламентов электронного делопроизводства и документооборота. Таким образом, как и в случае с технологическими стандартами, каждое ведомство использует собственные методологию документирования, жизненный цикл документов, порядок обеспечения достоверности и юридической значимости и т. д.
Проблемы внедрения СЭД 2. Проблема юридических ограничений Неопределенность юридического статуса электронного документа порождает отсутствие достоверности и юридической значимости документов в электронной форме. Это препятствует организации автоматизированного межведомственного взаимодействия и взаимодействия с гражданами. Проблема решается за счет введения специальных юридических конструкций. Например, ФНС России определила электронный документ как «дубликат» бумажного (повторный экземпляр подлинника документа) и таким образом придала ему юридическую силу. Закон о нотариате не предусматривает заверения электронных копий документов. Неурегулированной остается проблема корневого доверия и взаимного признания ведомствами ЭЦП. Ряд норм, содержащихся в нормативной правовой базе, препятствует признанию равной юридической силы электронного и бумажного документа - в некоторых законодательных актах присутствуют требования о предоставлении подлинника документа либо его нотариально заверенной копии на бумажном носителе, что ограничивает сферу применения электронных документов. Проблемы, находящиеся на стыке между технологиями и правом. Например, действие сертификата открытого ключа цифровой подписи ограничено во времени, и доказывание юридической силы подписанного документа после истечения срока действия сертификата становится затруднительным (ЭЦП не позволяет достоверно определить момент подписания документа).
Проблемы внедрения СЭД 3. Проблемы управленческой культуры организации Для корректного описания маршрутов движения документов необходимо четкое определение и разделение функций и полномочий персонала, участвующего в документообороте, жёсткий контроль за выполнением им своих ролей в системе, оперативная корректировка изменения статуса и прав каждого участника ( «проблема заместителя» ), регулярное обновление справочников системы уполномоченными на то лицами, грамотно составленная и понятная регистратору номенклатура дел, поскольку в отличие от бумажной традиции дела формируются в момент поступления входящего документа, а не по завершении исполнения. Отдельно следует отметить проблему качественного описания документа ― делопроизводитель не имеет, как правило, достаточного уровня компетенции по всему комплексу решаемых организацией проблем. Обостряется и проблема конфиденциальности информации ― посредством СЭД гораздо больший круг лиц будет иметь доступ к документам (хотя бы в период замещения других сотрудников). При внедрении СЭД в организации, где уже использовались системы или элементы автоматизации делопроизводства, возникает дополнительно проблема сосуществования двух систем и параллельного ведения регистрации документов, а также конвертации и переноса накопленной информации из старой системы в новую. Качественная работа системы без регулярного и активного участия первого лица организации невозможна.
Проблемы внедрения СЭД
Проблемы внедрения СЭД Для успешного решения проблем необходимо сформировать комплексную модель внедрения системы и ее последующей эксплуатации
Стандартизация формата электронного документа При создании систем ведомственного и межведомственного электронного документооборота и архивного хранения документов до сегодняшнего дня остается нерешенной проблема выбора и унификации форматов файлов электронных документов. С одной стороны, сроки жизни файловых документов в государственных АС требуют возможности их чтения и редактирования в течение десятков лет. С другой стороны, развитие информационных технологий приводит к быстрому моральному устареванию аппаратно-программных платформ и их обновлению с интервалом раз в несколько лет. В подобных условиях неверный выбор форматов электронного документа приводит к тому, что на новых средствах вычислительной техники и ПО документы в устаревших форматах становится невозможно не только обрабатывать, но во многих случаях и читать. Перевод накопленного массива документов на новые форматы хранения всегда сопровождается значительными материальными и организационными затратами, а часто влечет, и это главное, частичную или полную потерю данных. Используемые в офисных пакетах Microsoft форматы хранения документов являются бинарными и неспецифицированными, то есть гарантированно читать и редактировать содержимое файла без Microsoft Office или специальных фирменных средств невозможно. Структура файлов документов и код программных продуктов, реализующий функции чтения (сохранения) этих документов, является интеллектуальной собственностью корпорации Microsoft (хотя многие разработчики ПО реализуют на свой страх и риск с тем или иным успехом соответствующие конверторы).
Стандартизация формата электронного документа В последние несколько лет был разработан формат электронного документа, свободный от лицензионных, патентных, копирайтных и иных ограничений, который в 2006 году был принят международной организацией по стандартизации (ISO) - ISO/IEC 26300: 2006 Open Document Format for Office Applications (ODF). Стандарт определяет структурированное описание электронного документа и его реквизитов на основе XML , обеспечивая лучшую совместимость АС и технологическую независимость пользователей, т. к. формат ODF не контролируется монопольным поставщиком. Формат поддерживается рядом программных продуктов, включая как свободные (Open. Office, Star Office), так и проприетарные (от IBM, Corel и др. ). Формат ODF также используется в свободном онлайновом сервисе создания и редактирования файлов Google. Docs. К нему относятся файлы, имеющие расширения . odt (текстовые документы), . ods (электронные таблицы), . odp (презентации), . odb (базы данных), . odg (графика) и. odf (формулы). Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России зарегистрировало ODF в качестве государственного стандарта в конце декабря 2010 г. , а официально ODF в качестве ГОСТа вступил в силу с 1 июня 2011 года. Формат зарегистрирован как ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300 -2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (Open. Document) v 1. 0» , он используется в создаваемом Open Source-компаниями пакете Libre. Office.
Стандартизация формата электронного документа Для того, чтобы работать в Microsoft Office с документами из Open Office, можно изначально в OOo сохранять документы в формате MSO. Такую функцию можно сделать автоматической, используя команды "Сервис" - "Параметры" - "Загрузка/сохранение" - "Общие" - "Формат файла по умолчанию" Еще одним способом работы с файлами Open Office является использование дополнительных конвертеров. Одним из существующих подобных плагинов является "Sun ODF Plugin for MSO", которые дает возможность пользователям редактора текстовой информации, табличного процессора и мастера презентаций от Microsoft открывать и изменять документы с расширением ODF, утвержденным ISO. Данный плагин действует для открытия файлов Open Document Format в версиях MS Office 2007, 2003, XP, а также 2000. Принцип работы плагина организации Sun основан на технологии, интегрированной в Star. Office. Первоначальные версии программного пакета Open. Office. org нуждались в специальных конвертерах, чтобы полноценно взаимодействовать с версиями Microsoft Office начиная с 2007. Примером подобных конвертеров может послужитоь Novell, позволяющий работать с файлами, имеющими расширение docx и xlsx. Кроме того, существует конвертер непосредственно от корпорации Microsoft, который дает возможность преобразовать документы формата XML в документы ранних версий Microsoft Office, причем, иметь на компьютере данный офис вовсе не обязательно. Начиная с версии 3. 0 программного пакета Open Office дополнительные конвертеры не требуются.
Стандартизация формата электронного документа Возможность открытия файлов программного пакета от Microsoft в Open Office существует без каких-либо специальных дополнений. Однако некоторые сложности все же имеют место быть, так, например, не поддерживаются документы, содержащие макросы на языке VBA. Также ограничено чтение документов, содержащих в своей структуре связи с иными файлам, такими как рисунки и т. п. , использование которых в Open Office устроено иным образом. Перенос таких документов из формата приложений MS Office в формат OO не происходит. Однако, большая часть стандартных документов, разрабатываемых в MS Office, импортируется без проблем. Кроме того, при работе в Open Office можно использовать функцию конвертера, позволяющего преобразовать документы doc, xls, а также ppt в формат прикладных программ пакета Open Office. Форматы файлов последних версий офисных пакетов также имеют свои нюансы. Сохраненный документ одной из прикладных программ, входящих в состав Microsoft Office 2010, к примеру, Word с форматом файла Open Document Text, при открытии через редактор текста от Open Office подвергается коррекции форматирования. Точно также, открыв файл формата ODT, в Word 2010 будут происходить те же изменения. Подобное изменение связано с различным устройством функций, которые отвечают за взаимодействие с данными форматами. Различия между двумя взятыми форматами в основном влечет изменения в форматировании информации, а также возможностью использовать некоторые функции. При смене формата документа, информация, которая в нем содержатся, подлежат изменению, однако форматирование и процесс работы с ней может быть иным.
Стандартизация формата электронного документа Полностью неподдерживаемых форматом Open Document Text функций Word 2010 довольно много, помимо графических функций. Однако большая часть основных функций все же импортируется в данный формат без изменений. Стоит заметить, что документы рекомендуется после сохранения и закрытия вновь просмотреть, дабы убедиться в необходимом внешнем виде текста в формате ODT. Когда рабочий процесс с документом выполняется в нескольких редакторах помимо Word, к примеру, используя Writer от Open Office или Google Docs, наполнение документа текстом и его форматирование будут являться различными функциями. Лучшим вариантом будет максимальная концентрация на текстовом наполнении. По завершении работы над информационным массивом стоит обратить внимание на форматирование, поскольку потери в данном случае будут минимальны при переключении на другие форматы, такие как Word или ODT. Положительными качествами формата Open Document Text являются: небольшой вес документов, нежели аналогичных в формате Doc, независимость от коммерческих корпораций в силу открытости формата, что также позволяет быть свободным в выборе используемого программного обеспечения. К недостаткам формата ODT можно отнести следующие характеристики: слайд-шоу, создаваемые в мастерах презентаций, к примеру, Impress от Open Office, не допускают наличия таблиц в своем содержании. Кроме того цифровые подписи в формате Open Document Text не поддаются описанию, а спецификация формата не распознает формульный язык.
Стандартизация формата электронного документа. Решения Майкрософт Для сокращения размеров файлов, повышения их надежности и улучшения совместимости с другими внешними ресурсами корпорация Microsoft добавила к Microsoft Office 2007 новые форматы файлов - форматы Open XML, и более поздние версии Word, Excel и Power. Point. Для открытия файлов в этих новых форматах корпорация Microsoft выпустила пакет обеспечения совместимости Microsoft Office. Пакет обеспечения совместимости сохранился в наборе приложений Office 2010. Office Open XML (OOXML, DOCX, проект ISO/IEC IS 29500: 2008) — серия форматов файлов для хранения электронных документов пакетов офисных приложений — в частности, Microsoft Office. Формат представляет собой zipархив, содержащий текст в виде XML, графику и другие данные, которые могут быть переведены в последовательность битов (сериализованы) с применением защищённых патентами двоичных форматов, спецификации которых были опубликованы Microsoft для пользователей OOXML на условиях Microsoft Open Specification Promise. Право на использование патента на «технологию» даётся только для кода, реализующего её — частично или полностью, — и не распространяется на работы (в том числе и производные от упомянутого кода), не связанные напрямую с данной технологией. zip-архив содержит в себе XML-файлы и три папки, doc. Props, Word, и _rels, которые сохраняют свойства документа, содержание и отношения между остальными файлами.
Стандартизация формата электронного документа. Решения Майкрософт Установив пакет обеспечения совместимости в качестве дополнения к пакетам Microsoft Office 2000, Office XP или Office 2003 и все необходимые обновления Office, вы сможете открывать, редактировать и сохранять файлы в новых форматах, которые используются в последних версиях программ Word, Excel и Power. Point. Пакет обеспечения совместимости можно также использовать вместе со средствами просмотра Microsoft Office Word 2003, Excel 2003 и Power. Point 2003 для просмотра файлов, сохраненных в новых форматах. Актуальна версия: 4, Дата публикации: 06. 01. 2010, Имя файла: File. Format. Converters. exe, Размер файла: 37. 2 MB. Несмотря на то что файлы Word 2010 можно открыть в более ранних версиях Word, некоторые элементы, которые были созданы с использованием новых или расширенных возможностей в Word 2010, будет невозможно изменить. Например, формулы превратятся в нередактируемые изображения.
Стандартизация формата электронного документа. Решения Майкрософт Ниже перечислены элементы документов, которые изменяются, если файл открыт в более ранней, чем 2010, версии Word. Новые форматы нумерации преобразуются в арабские числа (1, 2, 3, 4. . . ). Фигуры и надписи преобразуются в эффекты, доступные в данном формате. Эффекты, примененные к тексту, удаляются окончательно, если они не применены с помощью пользовательского стиля (в последнем случае они снова отобразятся при повторном открытии документа в Word 2010). Замещающий текст удаляется из таблиц. Возможности Open. Type - новые возможности шрифтов удаляются. Блокировки авторов, примененные к областям документа, будут удалены. Новые эффекты Word. Art, примененные к тексту, удаляются безвозвратно. Новые элементы управления содержимым безвозвратно преобразуются в статическое содержимое. Элементы управления содержимым Word 2007 в ранних версиях преобразуются в статический текст без возможности обратного преобразования.
Стандартизация формата электронного документа. Решения Майкрософт Ниже перечислены элементы документов, которые изменяются, если файл открыт в более ранней, чем 2007, версии Word. Темы Не изменяются. Преобразуются в стили. При последующем открытии файла в Word 2010 автоматическая замена стиля с использованием эффектов тем невозможна. Основные и дополнительные шрифты окончательно преобразуются в статичное форматирование. При последующем открытии файла в Word 2010 шрифты заголовка и текста не изменяются автоматически при смене стиля. Записанные перемещения безвозвратно преобразуются в удаления и вставки. Позиции табуляции с выравниванием будут преобразованы в обычные. Графические элементы Smart. Art преобразуются в один объект, который невозможно изменить, если только документ, в который не были внесены изменения, повторно не открыть в Word 2010. Некоторые диаграммы и схемы будут преобразованы в изображения, которые невозможно изменить. Данные за пределами поддерживаемого числа строк будут потеряны. Внедренные объекты Open XML преобразуются в статическое содержимое. Некоторые данные в стандартных блоках и в элементах автотекста могут быть потеряны. Библиография преобразуется в статический текст без возможности обратного преобразования. Цитаты преобразуются в статический текст без возможности обратного преобразования. Формулы преобразуются в изображения без возможности изменения. Любые примечания, сноски и концевые сноски в формулах окончательно удаляются при сохранении документа. Относительные надписи безвозвратно занимают фиксированное положение.
Стандартизация формата электронного документа. Решения Майкрософт В дополнение к изменениям, перечисленным ранее, ниже указаны элементы, которые будут вести себя иначе, если открыть DOCX- или DOCM-файл Word 2010 в Word 2000. Макросы и подписи макросов будут удалены. Данные слияния будут утрачены, и невозможно будет подключиться к источникам данных. Не удастся открыть файлы, защищенные паролем, даже если пароль известен.
Стандартизация формата электронного документа. Решения Майкрософт Недостатки формата Office Open XML Несмотря на то, что информация о формате открыта, он защищён патентами Microsoft, и любая программа (нарушающая лицензионное соглашение на использование запатентованных составляющих стандарта) для чтения Open XML нарушит законы США. Open XML является, по сути, переводом в XML бинарных форматов Microsoft Office. Как ручное редактирование, так и поддержка Open XML в других программах серьёзно затруднены. Размеры бумаги перенумерованы числами от 1 до 68, вместо имён A 4, B 5 и т. д; аналогично сделано с кодами языков. Некоторые наименования цветов отличаются от стандартных. Формат времени, доставшийся Open XML по наследству от Microsoft Excel, отсчитывает годы, начиная с 1900. При этом сам 1900 год неправильно трактуется как високосный, вследствие чего все даты до 28 февраля 1900 года включительно имеют неправильное соответствие с днём недели. В формате времени не задан часовой пояс, и временны е расчёты не учитывают переходов на летнее время
Стандартизация формата электронного документа. Решения Майкрософт Для тех, у кого нет офисного пакета Майкрософт, фирма предлагает программыпросмотрщики (вьюверы) текстовых документов и презентаций. Предлагается, например, замена программы Word Viewer 2003 и всех предыдущих версий Word Viewer: Версия 1, Дата публикации: 26. 09. 2007, Имя файла: wordview_ru-ru. exe, Размер файла: 24. 6 MB. С помощью программы Word Viewer и пакета обеспечения совместимости можно просматривать, печатать содержимое документов и копировать его в другие программы. Однако изменение открытого документа, его сохранение, а также создание нового документа невозможно. Если документ, который необходимо просмотреть, хранится в службе Windows Live Sky. Drive, средство просмотра загружать не требуется. Служба Sky. Drive включает веб-приложение Word Web App, позволяющее открывать документы в веб-браузере. При наличии разрешения в браузере можно даже редактировать документ.
Стандартизация формата электронного документа. Решения Майкрософт Вьювер позволяет открывать документы Word, сохраненные в следующих форматах: • Документы Word (. docx) • Документы Word с поддержкой макросов (. docm) • Текстовые файлы RTF (. rtf) • Текстовый формат (. txt) • Форматы веб-страниц (. htm, . html, . mhtml) • Word. Perfect 5. x (. wpd) • Word. Perfect 6. x (. doc, . wpd) • Works 6. 0 (. wps) • Works 7. 0 (. wps) • XML (. xml)
Перечень сведений о документе в СЭД Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477, определяют реквизиты документов и Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти: 1. Адресант 2. Адресат 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ 4. Вид документа 5. Дата документа 6. Номер документа 7. Дата поступления документа 8. Входящий номер документа 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа 10. Наименование текста 11. Индекс дела 12. Сведения о переадресации документа 13. Количество листов основного документа 14. Количество приложений 15. Общее количество листов приложений 16. Указания по исполнению документа 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя 18. Отметка о конфиденциальности
ГОСТ Р 53898 -2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» . Если речь идёт о юридически значимом взаимодействии, то оно должно носить документарный характер. Примером стандарта, регулирующего обмен документами в электронном виде, может служить ГОСТ Р 53898 -2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» . Стандарт содержит развёрнутую систему определений терминов, общие принципы обмена сообщениями между системами, модель сообщения с перечнем и содержанием зон, описание информационного взаимодействия систем, правила описания зон сообщения и порядок передачи файлов документов.
ГОСТ Р 53898 -2010 Последовательность обмена Сообщениями при информационном взаимодействии систем автоматизации документационного обеспечения управления приведена в таблице 2. Отправитель: Документ, относящиеся к нему задания и дополнительные материалы направляются на исполнение (обработку) Получатель: Направляется информация о доставке Сообщения, об ошибках приема и интерпретации Сообщения, о регистрации полученного документа и др. Отправитель: К ранее направленному документу направляются дополнительные задания (или изменения ранее выданных) и дополнительные материалы Получатель: Направляется информация о доставке Сообщения, об ошибках приема и интерпретации Сообщения и др. Получатель: В виде самостоятельного документа направляется ответ на переданный документ (или отчет о его исполнении) Отправитель: Направляется информация о доставке Сообщения, об ошибках приема и интерпретации Сообщения и др. Получатель: К ранее направленному Документу-ответу направляются дополнительные материалы Отправитель: Направляется информация о доставке Сообщения, об ошибках приема и интерпретации Сообщения и др.
ГОСТ Р 53898 -2010 Правила описания зон сообщения Зоны сообщения оформляются как самостоятельные, независимые элементы языка XML первого уровня иерархии. Передаваемая в Зоне информация оформляется как вложенные XML элементы второго и последующих уровней иерархии. Как и для элемента – описателя зоны, так и у вложенных элементов указывается их Имя типа, Содержание и допустимые Атрибуты. При описании вложенных элементов дополнительно указывается их допустимое количество (кратность) Для Атрибутов элементов кратность может быть установлена только равной: а) 1 – обязательный Атрибут; б) 0 – не обязательный Атрибут. При описании Атрибутов и Содержания элементов используются следующие типы данных: а) String ― строка; б) Date ― дата в формате дд. мм. гггг; в) Date. Time ― дата и время в системе UTC; г) Num ― целое число; д) Enum ― целое число из перечня допустимых значений.
ГОСТ Р 53898 -2010 Ряд зон Сообщения могут содержать файлы (наборы файлов), обеспечивающие передачу документов в неструктурированном виде. Формат данных файлов Стандартом не регламентируется и их обработка производится по усмотрению разработчиков систем автоматизации ДОУ. Данные файла трактуются при передаче как двоичные. Для передачи файла в Сообщении определен специальный элемент Doc. Transfer, единый для всех зон (элементов) и который может быть использован на любом уровне иерархии. Набор файлов передается как совокупность данных элементов. Элемент Doc. Transfer Назначение: Представление передаваемого файла документа. Содержание: Файл в двоичном виде в кодировке Base 64. Тип данных: String. Атрибуты: Os - Операционная система, в среде которой определен Файл Type - Формат файла, определяющий программные средства его обработки (например, Визуализации) type_ver - Версия формата файла char_set - Кодировка текста Description - Текстовое описание содержимого файла (например, наименование соответствующего документа)
Европейские типовые требования к СЭД (Model Requirements 2001 и 2008 годов) Спецификация описывает типовые требования (Model Requirements) к управлению электронными документами (Management of Electronic Record) или требования к электронному документообороту. Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД). Другие тесно связанные требования, такие как управление информационными документами (document management) и электронное управление материальными документами (в т. ч. бумажными документами и микрофильмами) также рассматриваются, но менее детально. АСЭД должна обеспечить надлежащее документирование деятельности организации, а не управление ею. Автоматизацией управления занимаются другие системы, например, ERP – Enterprise Resource Planning или BPM – Business Process Management. Такой подход позволяет исключить отраслевую специфику и делает АСЭД более универсальной. В сентябре 2008 года в Интернет была опубликована Mo. Req 2 v 1. 04, переведённая впоследствии на русский язык. Эта версия даёт возможность независимого тестирования ПО, для чего разработан ряд тестов. Кроме того, внесены существенные изменения в терминологию спецификации, существенно расширен раздел опциональных модулей.
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176 -р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» (отменено) 1. Утвердить прилагаемый план мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. 2. Установить, что реализация мероприятий по переходу на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности осуществляется федеральными органами исполнительной власти за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете на соответствующий год и плановый период на текущее финансирование деятельности этих органов.
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176 -р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» Перечень мероприятий: 1. Внесение изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» - апрель 2011 2. Определение требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения – апрель 2011 3. Создание (модернизация) информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, обеспечение соответствия информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти предъявляемым к ним требованиям - июнь 2011
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176 -р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» 5. Утверждение рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых в федеральных органах исполнительной власти должно осуществляться в форме электронных документов – апрель 2011 8. Обеспечение должностных лиц федеральных органов исполнительной власти средствами электронной цифровой подписи в целях использования в электронном документообороте – июнь 2011 9. Обеспечение безбумажного документооборота в отношении документов, включенных в перечни, утвержденные в соответствии с пунктом 6 настоящего плана – с января 2012
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения 1. Требования устанавливают правила организации и функционирования системы автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающей возможность внутреннего электронного документооборота (далее – СЭД ФОИВ), определяют минимальный набор функций, которые должна выполнять СЭД ФОИВ при осуществлении деятельности федерального органа исполнительной власти (далее – ФОИВ), а также условия управления документами в рамках СЭД ФОИВ, в том числе служебной информации ограниченного распространения. 2. Требования распространяются на ФОИВ, внедряющие систему электронного документооборота, либо оценивающие возможности уже имеющейся СЭД ФОИВ.
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 3. СЭД должна быть масштабируемой и обеспечивать следующий рекомендуемый уровень производительности, надежности и защиты: доступ к СЭД - не более 3 -х секунд; доступ к карточке, создаваемой при регистрации документа и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (далее - метаданные) - не более 5 секунд; время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД - не более 30 минут; восстановление документа из резервной копии - не более 30 минут; автоматическое уведомление должностного лица, использующего СЭД (далее - пользователь СЭД), о сбое в СЭД; минимизация рисков потери электронных документов - не менее одной резервной копии документов, хранящихся в СЭД; коэффициент надежности СЭД ФОИВ - не менее 0, 98; защищенность от НСД в случаях, когда в СЭД предусмотрена обработка информации ограниченного распространения - не ниже класса 1 Г; объем базы данных для хранения электронных документов должен обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет.
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 Процессы документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ должны включать: комплекс действий по сохранению документа или сведений о документе в СЭД ФОИВ, определяющих место документа в СЭД ФОИВ и позволяющих управлять им (далее – ввод документа); доведение документа до пользователя СЭД ФОИВ; согласование документа; подписание документа; фиксацию ведения протоколов действий (контрольной информации), выполняемых в СЭД ФОИВ и включающих как действия пользователей и администраторов СЭД ФОИВ, так и действия, автоматически инициируемых самой СЭД ФОИВ вследствие определенных системных настроек и установок, сохраняемый в объеме, достаточном для реконструкции выполненных действий контрольной информации в СЭД ФОИВ; передачу документа (отправку); хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив.
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 10. Документы должны быть зарегистрированы в СЭД ФОИВ путем фиксации реквизитов документа, которые обеспечивают подтверждение следующих свойств документа в соответствии со Стандартом: документ создан в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ; документ был создан или направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя; документ был создан или направлен именно в указанное время, указанному адресату; документ является целостным; электронный документ (электронный образ документа) можно найти, извлечь, представить и интерпретировать в СЭД ФОИВ, за исключением документов на бумажном носителе, для которых инструкцией по делопроизводству, утвержденной ФОИВ, установлен запрет на создание электронного образа. 11. Создание, обработка документов в СЭД ФОИВ осуществляется в порядке, установленном Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 13. Для обеспечения ввода электронных документов СЭД должна соответствовать следующим функциональным требованиям: при вводе ЭД, состоящего из нескольких компонентов, которые образуют отдельный ЭД, СЭД должна обеспечить ввод всех его компонентов; при вводе ЭД, состоящего из нескольких компонентов, СЭД должна обеспечить возможность управления этим ЭД как единым целым, сохраняя взаимосвязи между компонентами и поддерживая структурную целостность ЭД; обеспечивать пользователям СЭД возможность ввода ЭД при отсутствии программного приложения, использованного для создания ЭД; обеспечивать сбор и хранение метаданных о документах; автоматически извлекать значения из полей, назначенных администратором СЭД, для определенных групп документов, полученных из других информационных систем, используя эти значения для автоматического внесения соответствующих метаданных; поддерживать заполнение всех элементов метаданных, указанных при конфигурировании СЭД, и обеспечивать постоянное их сохранение и связь с документом; фиксировать дату и время ввода документа, как в метаданных, так и в контрольной информации; обеспечивать возможность отображения на экране метаданных каждого введенного документа; обеспечивать возможность запрашивать у пользователя СЭД ввод тех обязательных метаданных, которые не были извлечены и сохранены автоматически; информировать пользователя СЭД при вводе о не заполненных метаданных.
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 14. Для обеспечения процессов согласования и подписания документов СЭД ФОИВ должна обеспечивать: доведение документов до пользователей СЭД ФОИВ, являющихся исполнителями, согласующими и подписантами по документу, с резолюцией, комментариями и поручениями по данному документу; возможность осуществления контроля исполнения поручений по документам, автоматического уведомления пользователей СЭД ФОИВ о состоянии поручений; наличие интерфейса, позволяющего подключать средства электронных подписей, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63 -ФЗ «Об электронной подписи» ; подписание и согласование (визирование) электронных документов с использованием электронной подписи. 15. Для проверки аутентичности, целостности и достоверности электронных документов СЭД ФОИВ должна обеспечивать: проверку и сохранность электронных подписей, связанных с ними сертификатов ключей проверки электронной подписи; хранить результат проверки электронной подписи в виде метаданных электронного документа; информировать пользователя СЭД ФОИВ о результатах проверки электронной подписи. 16. Процесс передачи (отправки) документов адресату осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ. Для исходящих документов на бумажном носителе СЭД ФОИВ должна обеспечивать печать конвертов соответствующего формата и список рассылки.
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 17. СЭД ФОИВ должна обеспечивать фиксирование контрольной информации с целью выявления и отслеживания действий, на которые у пользователя СЭД ФОИВ нет разрешений (прав) на выполнение. При этом СЭД ФОИВ должна обеспечивать соответствие сроков хранения контрольной информации и протоколируемых действий срокам хранения документа. СЭД ФОИВ должна сохранять в защищённом от изменений виде следующую контрольную информацию: обо всех действиях, совершённых с документами или наборами документов, проектами документов, классификационной схемой; о пользователе СЭД ФОИВ, выполнившим действие; о дате и времени совершения действия.
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 В число действий, фиксируемых в составе контрольной информации, должны входить: ввод в СЭД ФОИВ документов, проектов документов; перемещение раздела (подраздела) в классификационной схеме; любые изменения в указаниях по срокам хранения и последующим действиям с документами; любые действия, выполненные администратором СЭД ФОИВ в ходе экспертизы ценности документа, проводимой в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ; наложение и снятие запрета на уничтожение раздела (подраздела) классификационной схемы; любые изменения метаданных классификационной схемы, разделов и документов; внесение изменений и уничтожение метаданных пользователем СЭД ФОИВ; изменения прав доступа; создание, модификация и уничтожение пользователя СЭД ФОИВ или группы пользователей СЭД ФОИВ; передача документов; уничтожение документов; печать документа или метаданных.
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 18. Для обеспечения ведения контрольной информации СЭД должна соответствовать следующим функциональным требованиям: автоматически фиксировать в составе контрольной информации все случаи доступа к документам, проектам документов и разделам, а также печать или иное отображение информации; предоставлять интерфейс настройки процессов сохранения контрольной информации; протоколировать все изменения в настройках процесса сохранения контрольной информации. Отключение протоколирования изменений не допускается; обеспечить сохранение контрольной информации о действиях, выполненных над электронными документами, разделами (подразделами) классификационной схемы, сроками хранения, метаданными; обеспечить сохранение контрольной информации об изменениях в значениях метаданных; сохранять в составе контрольной информации каждого документа проекты электронных документов, направленные на согласование или подписание; обеспечить представление контрольной информации в виде, позволяющем идентифицировать событие и получить все связанные с ним данные; предусмотреть возможность поиска в контрольной информации сведений, связанных с определенными событиями, объектами - информационными элементами СЭД (разделами, подразделами классификационной схемы, электронными документами, компонентами, электронными карточками документов, метаданными и иными информационными элементами), пользователями СЭД, группами СЭД - подмножеством пользователей СЭД, ролями пользователей СЭД, моментами или интервалами времени.
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 20. СЭД должна удовлетворять требованиям по хранению и учету документов: должна быть предоставлена возможность создавать и изменять сроки хранения разделов (подразделов) классификационной схемы, которые устанавливаются на основе номенклатуры дел; не должно быть ограничений на количество сроков хранения; при создании срока хранения, ему должен быть присвоен идентификатор и дана возможность ввести для него уникальное наименование; позволять вести и сохранять в защищенном от изменений виде историю внесения изменений и уничтожения сроков хранения в контрольной информации, включая дату такого изменения или уничтожения, и информацию о пользователе СЭД, внесшем изменения или уничтожившем документ; при изменении или уничтожении срока хранения документов необходимо фиксировать причину внесения изменений или уничтожения и сохранять эти сведения в контрольной информации; назначение для каждого раздела, подраздела классификационной схемы как минимум одного срока хранения (проставление в электронной карточке документа номера раздела (подраздела), к которому относится документ, должно автоматически устанавливать срок хранения документа в соответствии со сроком, указанным в классификационной схеме); в момент окончания срока хранения документов СЭД должна автоматически инициировать уведомления пользователя СЭД об окончании срока хранения; выделение документов к уничтожению;
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 предусмотреть в сроках хранения документов минимальный набор вариантов действий с документами по истечении срока хранения: а) хранить постоянно; б) провести экспертизу ценности документа; в) уничтожить документ в соответствии с инструкцией по делопроизводству; г) передать на хранение в иное хранилище; д) по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения. СЭД ФОИВ должна позволять: а) увеличивать сроки хранения документов; б) выделять к уничтожению документы с сохранением в СЭД ФОИВ акта о выделении документов (разделов) к уничтожению; в) экспортировать годовые разделы документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы; г) экспортировать годовые разделы документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу; д) поддерживать сроки хранения с длительностью не менее чем до ста лет; е) протоколировать в составе контрольной информации любые выполняемые действия по уничтожению и передаче документов, и оповещать о них.
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 Требования к информационной безопасности СЭД ФОИВ, в том числе при обработке служебной информации ограниченного распространения 21. Для защиты служебной информации ограниченного распространения должны использоваться сертифицированные в соответствии с требованиями безопасности информации технические и (или) программные средства защиты информации. 22. Требования по защите информации и мероприятия по их выполнению, а также конкретные программно-технические средства защиты должны определяться и уточняться в зависимости от установленного класса защищенности. 23. СЭД ФОИВ должна соответствовать требованиям национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51275 -2006 «Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения» и требованиям по технической защите конфиденциальной информации. 24. СЭД ФОИВ должна обеспечивать контроль доступа к документам. Необходимо протоколировать и сохранять в составе контрольной информации сведения о предоставлении доступа и о других операциях с документами и метаданными. 25. СЭД ФОИВ не должна иметь прямого (незащищенного) подключения к информационно-телекоммуникационной сети Интернет в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 г. № 351 «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена»
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 Требования к информационной безопасности СЭД ФОИВ, в том числе при обработке служебной информации ограниченного распространения 26. СЭД ФОИВ должна обеспечивать доступ к документам в соответствии с политикой безопасности. Управление пользователями СЭД ФОИВ должно осуществляется централизованно. Права доступа - набор действий, разрешенных для выполнения пользователю СЭД, назначаются для ролей пользователей СЭД и/или групп пользователей СЭД. Помимо открытия доступа к определенным частям классификационной схемы, права доступа используются для ограничения круга операций, которые пользователь СЭД может выполнить над объектами СЭД, включая просмотр метаданных и содержимого разделов, создание либо просмотр электронных документов (электронных образов документов) определенного типа. Назначение прав доступа пользователям СЭД (далее - управление правами) к ресурсам СЭД целиком осуществляется программными средствами самой СЭД. 27. Роль пользователя СЭД - совокупность функциональных прав, предоставленных предопределенному подмножеству пользователей СЭД может ограничивать возможности пользователя СЭД, допуская поиск и чтение электронных документов (электронных образов документов) только в пределах определенных разделов (подразделов) классификационной схемы. 28. Права назначаются группам СЭД и наследуются членами этих групп. Выполнение операций по назначению прав доступа разрешено только администраторам СЭД. 29. Полномочия администратора СЭД должны быть зафиксированы в должностном регламенте должностного лица ФОИВ.
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 30. Для обеспечения защиты электронных документов (электронных образов документов) при управлении доступом СЭД должна соответствовать следующим функциональным требованиям: обеспечивать выполнение действий только авторизованными пользователями СЭД; обеспечивать администраторам СЭД управление правами доступа; поддерживать использование комбинации прав доступа путем одновременного назначения пользователю СЭД нескольких ролей; давать возможность администратору СЭД создавать группы СЭД и управлять ими; доступ к системным функциям и соответствующим событиям предоставлять только администраторам СЭД; при выполнении пользователем СЭД поиска по содержанию электронных документов и метаданных, СЭД не должна включать в список результатов поиска электронные документы, к которым пользователь СЭД ФОИВ не имеет прав доступа. 31. Для обеспечения безопасности электронных документов СЭД должна предусматривать возможность регулярного резервного копирования электронных документов (электронных образов документов), метаданных, восстановления электронных документов (электронных образов документов), метаданных из резервных копий. Регулярное автоматизированное резервное копирование и восстановление могут быть реализованы либо в самой СЭД за счет интеграции со средствами, используемой в СЭД, системы управления базами данных, либо с иным программным приложением.
ПРИКАЗ Минкомсвязи РФ от 02. 09. 2011 № 221 32. Для обеспечения резервного копирования и восстановления СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям: иметь автоматизированные процедуры резервного копирования и восстановления, позволяющие проводить регулярное полное или выборочное резервное копирование разделов (подразделов) классификационной схемы, электронных документов (электронных образов документов), метаданных, параметров администрирования и контрольной информации, а также, при необходимости, их восстановление; предоставлять администраторам СЭД ФОИВ возможность установить график выполнения процедур резервного копирования: а) указывая частоту выполнения резервного копирования; б) указывая разделы (подразделы) и электронные документы (электронных образов документов), подлежащие резервированию; в) назначая места хранения резервных копий. Возможность восстановления информации из резервных копий должна предоставляться только администратору СЭД ФОИВ системы. При восстановлении электронного документа (электронных образов документов) из резервных копий, должна быть в полном объёме обеспечена его целостность (включая метаданные, контрольную информацию) по завершении процесса восстановления.
Постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 г. № 890 О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти 1. Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации. 2. Установить, что переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством Российской Федерации осуществляется по мере готовности к такому обмену информационно-технологической инфраструктуры, входящей в состав информационных систем электронного документооборота указанных органов, имея в виду, что этот переход необходимо завершить до 31 декабря 2017 г. , а перед началом обмена электронными документами каждый из участников информационного взаимодействия должен подтвердить готовность своей информационной системы электронного документооборота к подобному обмену.
Постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 г. № 890 О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти 3. В целях формирования единых стандартов представления электронных документов, процедур обеспечения подтверждения и проверки их аутентичности, а также процедур (протоколов) обмена электронными документами в период с 1 марта по 1 сентября 2013 г. осуществить реализацию пилотных проектов электронного документооборота между Аппаратом Правительства Российской Федерации и Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, а также между Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Министерством юстиции Российской Федерации в части государственной регистрации нормативных правовых актов Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. По решению Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления к участию в реализации пилотных проектов допускаются иные федеральные органы исполнительной власти в случае готовности информационно-технологической инфраструктуры, входящей в состав информационных систем электронного документооборота указанных органов, к участию в реализации таких проектов.
Постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 г. № 890 О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти 4. Министерству связи и массовых коммуникаций Российской Федерации: совместно с Федеральной службой охраны Российской Федерации обеспечить организационно-технологическое и методологическое сопровождение реализации пилотных проектов, указанных в пункте 3 настоящего постановления; по согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти до 10 июля 2013 г. представить в Правительство Российской Федерации предложения о внесении изменений в законодательство Российской Федерации в целях дальнейшего формирования правовых основ информационно-технологического обеспечения деятельности Правительства Российской Федерации и развития электронного документооборота. 5. Пункт 1 настоящего постановления вступает в силу с 1 марта 2013 г.
Оценки качества систем электронного документооборота в органах государственной власти Исследование проводилось весной 2012 г. среди госучреждений, к которым были отнесены федеральные органы управления, администрации районов, городов, областей, вузы, медучреждения и силовые структуры. В основу исследования легла информация с сайта zakupki. gov. ru (всего проанализировано 465 закупок от 457 заказчиков), а также данные, полученные непосредственно от заказчиков в ходе проведенного Cognitive Technologies опроса. В нем приняли участие 276 сотрудников госструктур, закупивших системы электронного документооборота различных производителей в период с 2011 г. по начало 2012 г. (79 респондентов из столичного региона и 197 из 35 субъектов РФ). 53% респондентов высказались негативно о качестве работы закупленных систем. Более половины из них заявили, что главной проблемой большинства установленных систем является низкая скорость обработки информации. Слабая уверенность в безопасности хранения документации не устраивает 16% опрошенных. А в необходимости включения в системы электронного документооборота функций автопроцессинга, позволяющих в значительной степени автоматизировать процесс обработки входящих обращений и снизить субъективность принятии решений, уверены 28%. Тех, кого полностью или частично устроил приобретенный продукт, было значительно меньше - 17% и 28% соответственно. Около 2% респондентов воздержались от конкретного ответа. По данным Cognitive Technologies в 2012 г. затраты на внедрение систем автоматизации процессов и документооборота в госсекторе увеличатся на 40% по сравнению с 2011 г. и составят 7 млрд руб.
Прототип национальной системы электронного документооборота Минкомсвязи объявило тендер на первый этап создания национальной СЭД. Стоимость работ оценена в 45 млн руб. Выполнить их нужно за 65 дней с момента заключения госконтракта. Закупка проводится в форме открытого конкурса. Победитель объявлен 8 октября 2013 г. Результатом перехода на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов власти между собой и с правительством должно стать создание единой безопасной среды, обеспечивающей оперативность и прозрачность движения документов с момента создания проекта и до момента исполнения во всей системе государственных органов. Разработка и внедрение национальной СЭД будет осуществляться в несколько этапов. Попутно планируется создать необходимую для этого нормативную правовую базу и ряд стандартов. На первом этапе подрядчик должен разработать системный проект национальной платформы СЭД и сервисов электронного взаимодействия, разработать проект национального стандарта формата файла электронного документа, разработать проект регламента хранения электронных документов и прототип национальной платформы системы электронного документооборота. В качестве места выполнения работ указан подведомственный Минкомсвязи ФГУП НИИ «Восход» .
Прототип национальной системы электронного документооборота Победителем стал ФГУП НИИ «Восход» , который, мог взять на субподряд «Системы документооборота» или другую фирму. Разработчики указывали, что отведенные сроки недостаточны для выполнения работ первого этапа. "Качественно выполнить такую профессиональную работу за 2 -3 месяца нереально. Даже если нам удастся найти и привлечь к ней 70 специалистов, как это следует из прилагаемого к конкурсной документации расчета", - говорил руководитель одного из производителей СЭД. В результате разработка национальной системы документооборота приостановлена на неопределенный срок. Контракт Минкомсвязи с НИИ «Восход» на соответствующие работы был расторгнут 10. 12. 2013, и возможность заключения нового договора пока не рассматривается. Министерство сосредоточилось на подготовке правил обмена электронными документами.
Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия В начале июня 2014 г. был подготовлен проект постановления «Об утверждении порядка обмена электронными документами при организации информационного взаимодействии государственных органов и организаций» . Порядок устанавливает единые правила обмена электронными документами, за исключением межведомственных запросов, касающихся документов и информации, необходимых для предоставления государственных и муниципальных услуг. Проект документа был разработан Минкомсвязи совместно с ФСО. было учтено мнение еще ряда заинтересованных сторон, в том числе Росархива и профессионального сообщества в лице экспертного совета Минкомсвязи. В проекте предполагалось, что передача электронных документов, подписанных в обязательном порядке усиленной квалифицированной электронной подписью, и технологических электронных сообщений с использованием транспортной шины станет осуществляться через защищенные каналы связи с применением средств, сертифицированных ФСБ и (или) ФСТЭК. Самими участниками обмена защита передаваемой информации будет обеспечиваться с помощью криптографичеких и антивирусных средств, а также средств межсетевого экранирования и препятствия несанкционированному доступу.
Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия УТВЕРЖДЕНЫ постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 года N 1494 1. Настоящие Правила устанавливают порядок информационного взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов (далее - участники информационного взаимодействия) посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации, за исключением обмена электронными сообщениями в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг. 2. Под документом в электронном виде в настоящих Правилах понимается структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную квалифицированную электронную подпись.
Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия 3. Документы в электронном виде, используемые в процессе информационного взаимодействия, создаются в ходе деятельности участников информационного взаимодействия с использованием имеющихся у них автоматизированных систем делопроизводства (систем электронного документооборота) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, а также нормативных правовых актов участников информационного взаимодействия, устанавливающих правила (порядок) документирования, документооборота и использования документов. 4. Обмен документами в электронном виде между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством транспортной шины, в качестве которой может выступать создаваемая для этой цели специализированная защищенная информационнокоммуникационная инфраструктура либо совокупность взаимосвязанных сегментов информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, удовлетворяющих требованиям законодательства Российской Федерации в области информационной безопасности. При отсутствии возможности использования транспортной шины информационное взаимодействие осуществляется с использованием съемного машинного носителя информации.
Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия Единицами передачи информации через транспортную шину являются транспортный контейнер документа в электронном виде или технологическое электронное сообщение. 5. Транспортный контейнер содержит следующие основные компоненты: а) файл описания транспортного контейнера, являющийся обязательным элементом. Состав и структура файла описания транспортного контейнера определяется в соответствии с положениями и регламентами эксплуатации используемой транспортной шины; б) файл документа в электронном виде, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (электронными подписями), являющийся обязательным элементом. Формат электронного документа определяется Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации в требованиях к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций (далее - требования); в) файл (файлы) электронной подписи, входящий в состав транспортного контейнера в случае подписания документа отсоединенной усиленной квалифицированной электронной подписью, формируемой в виде отдельного файла; г) файл (файлы) приложений к документу в электронном виде, являющийся необязательным элементом. Допускается подписание приложений усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями.
Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия 6. При обмене документами выполняются следующие процедуры: а) формирование в СЭД отправителя документа в электронном виде транспортного контейнера. Формат транспортного контейнера определяется в соответствии с требованиями; б) перенос транспортного контейнера из СЭД отправителя электронного документа на автоматизированное рабочее место, сопряженное с транспортной шиной (в случае, если СЭД отправителя электронного документа непосредственно не сопряжена с транспортной шиной); в) направление транспортного контейнера в СЭД получателя документа в электронном виде через транспортную шину; г) получение транспортного контейнера получателем документа в электронном виде, проверка целостности транспортного контейнера, проверка транспортного контейнера на отсутствие вредоносных программ; д) перенос транспортного контейнера (при положительном результате проверки) с автоматизированного рабочего места, сопряженного с транспортной шиной, в СЭД получателя документа в электронном виде (в случае если СЭД получателя документа в электронном виде непосредственно не сопряжена с транспортной шиной); е) извлечение содержимого из транспортного контейнера в СЭД получателя документа в электронном виде, проверка действительности электронной подписи и регистрация полученного документа в электронном виде в СЭД получателя документа в электронном виде с формированием и направлением отправителю уведомления о регистрации или об отказе в регистрации.
Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия 7. Для организации получения информации о статусе прохождения транспортного контейнера предусматривается передача технологических электронных сообщений. 8. В случае отказа в регистрации документа в электронном виде в системе электронного документооборота получателя электронного документа таким получателем формируются и направляются отправителю документа в электронном виде соответствующие уведомления с указанием причины отказа в регистрации. Перечень причин отказа в регистрации документов в электронном виде определяется в требованиях. 9. Отправитель документа в электронном виде при получении уведомления об отказе в регистрации документа в электронном виде в системе электронного документооборота получателя документа в электронном виде принимает меры по устранению причины отказа в регистрации и в случае необходимости повторно направляет такой документ получателю документа в электронном виде. 10. Процедура проверки документа в электронном виде, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия 11. При необходимости подписания документа в электронном виде несколькими должностными лицами процедура подписания, в том числе согласование и утверждение, осуществляется в соответствии с требованиями. 12. Защита информации при информационном обмене участников информационного взаимодействия с использованием имеющихся у них систем электронного документооборота обеспечивается каждым участником информационного взаимодействия в пределах своих полномочий в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области защиты информации.
Скачать презентацию Автоматизированные системы документационного обеспечения управления в зависимости от
АС ДОУ.ppt