Автоматизация делопроизводства и документооборота Корпоративные Системы-Консалтинг г Барнаул

Автоматизация делопроизводства и документооборота «Корпоративные Системы-Консалтинг» г. Барнаул 2010

нты Д е кум о я тер ? тся ю нака пли вает ся м н исто ожеств о чни к ко докум ен торы х не тов, на ясны знач документы попадают в чужие ени ? еи руки? тра вре титьс я ме ни мас с на пои а раб док о с ум ент к нуж чего ног а? о На бума докумен гу и копировани тов трат е иться не мало средств ? На подготовку и согласование документов тратиться много времени?

Автоматизация документооборота – это внедрение IT-системы, позволяющей автоматизировать процесс регистрации документов, прохождения договоров, приказов, распоряжений и т. п. создать электронный архив документов, контролировать их согласование и исполнение.

Почему необходимо автоматизировать делопроизводство? По данным статистических исследований, средний % рабочего времени, которое сотрудники тратят: на поиск и ожидание поступления документов 20% на согласование и утверждение документов 20% на передачу документов между подразделениями 10% на подготовку стандартных отчетов о движении документов 10% Данные оценки являются минимальными, часто эти цифры существенно больше. Т. е. суммарное среднее время, которое сотрудники тратят на рутинную обработку документов - более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.

Что обеспечивает использование системы автоматизации делопроизводства? Это прежде всего облегчает ежедневную рутинную работу с документами засчет ускорения процесса регистрации и обработки документов с помощью регистрационных карточек, а также прикрепления к ним файлов различных форматов. Создается единое хранилище документов, что значительно облегчает поиск документов в текущих делах года. Обеспечивается прием и отправка документов по электронной почте с сохранением всей истории переписки. Максимально упрощается перевод документов из бумажной формы в электронную при помощи специальных подсистем и опций. Обеспечивается ввод поручений к документам, а также их последующая рассылка и контроль исполнения. Система также позволяет наладить ведение договорного делопроизводства, то есть регистрацию договоров, дополнительных соглашений, актов и т. п. А также система дает возможность наладить прием и обработку обращений граждан, включая аналитику и контроль сроков исполнения решений по обращениям.

И главное: Система настраивается на организационную структуру предприятия и, следовательно, на ту схему документооборота, которая принята именно на этом предприятии!

В чем же проявляется эффект от автоматизации? После автоматизации основных функций делопроизводства значительно упрощается работа с документами и повышается ее эффективность , сокращается затраты времени на поиск документов, согласование и утверждение, на передачу документов между подразделениями, на подготовку стандартных отчетов о движении документов. Значительно сокращаются затраты рабочего времени на работу с документами, благодаря чему обеспечивается слаженная работа всех подразделений, повышается исполнительская дисциплина. Повышается эффективность работы предприятия в целом, а также имеет место экономический эффект автоматизации.

А также наблюдается рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

Автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

Система «ДЕЛО» , разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. «ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

Система «ДЕЛО» может включать в себя следующие подсистемы и опции: Система «ДЕЛО» Получение уведомлений должностных лиц о поступлении документов и резолюций, а также упредительного оповещения по контрольным срокам исполнения, визирования и подписания документов.

Основные функции системы «ДЕЛО» Регистрация документов

Работа с обращениями граждан

Ввод поручений

Виды контроля

Поиск документов

Отправка документов по электронной почте

Отчетные формы

Работа с проектами документов

Дело-WEB возможность удаленной работы

Компания –разработчик ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ WWW. EOS. RU Региональный представитель в Сибири – «Корпоративные Системы – Консалтинг» WWW. CS-CONSULT. RU 656056 г. Барнаул, ул. Льва Толстого, 1; 2 этаж Тел: 8(3852) 290 -371, 604 -990 delo@cs-consult. ru