Audit wewnętrzny proces oceny zgodności systemu z

Audit wewnętrzny – proces oceny zgodności systemu z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001: 2009

DEFINICJE: Audit- systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu. Audit to źródło bardzo wielu informacji, ale przede wszystkim istotne narządzie w procesie podejmowania strategicznych i operacyjnych decyzji. Audit to niezależne, zapewniające obiektywność doradcze narzędzie stworzone w celu zwiększenia wartości i poprawy działalności organizacji, pomagające w osiąganiu celów poprzez systematyczne i zdyscyplinowanie podejście do oceny i poprawy efektywności.

CELE AUDITU: Określenie zakresu zgodności systemu zarządzania z kryteriami auditu; Mamy dowieść, że spełniamy kryteria normy!! Ocena zdolności systemu zarządzania do zapewnienia zgodności z wymaganiami wynikającymi z ustaw, przepisów i umów; Mamy sprawdzić czy wdrożone przez nas narzędzia są skuteczne!! Ocena skuteczności systemu w osiąganiu wyspecyfikowanych celów; Mamy sprawdzić czy potrafimy realizować założone cele!! Identyfikacja obszarów doskonalenia systemu zarządzania. Chcemy znaleźć obszary w których będziemy się doskonalić!!

„…Audyt to kontrola i wszyscy uczestnicy tego procesu odczuwają presję, stres i czują że są oceniani…” obojętność złośliwość agresja opór kwestionowanie audytu Sukces auditu zdeterminowany jest zaufaniem do procesu auditu, kompetencjami auditorów i wysoką świadomością jego istoty wśród auditowanych.

Z JAKIMI TECHNIKAMI AUDITOWANIA MOŻESZ SIĘ SPOTKAĆ? Przegląd dokumentacji Zwróć uwagę na: aktualność dokumentacji!! Obserwacje Zwróć uwagę na: postępowanie w ramach procesów!! Prowadzenie rozmów/ wywiady Zwróć uwagę na: znajomość obowiązującego Cię procesu!!

CZEGO POSZUKIWAŁ BĘDZIE AUDITOR? ? Auditor poszukiwał będzie DOWODÓW na to, że wdrożony system jest zgodny lub niezgodny z danymi KRYTERIAMI auditu CZYM JEST DOWÓD? ? „…coś dowodzące czegoś, świadczące o czymś lub zaświadczające coś…” Zapisy, notatki, stwierdzenia faktu przez auditora lub inne informacje, które są istotne i możliwe do zweryfikowania.

JAKIE MOGĄ BYĆ KRYTERIA AUDITU? ? Polityki Urzędu Procedury i instrukcje Normy KRYTERIA AUDITU Plany Ustawy i zarządzenia

TWOJE OBOWIĄZKI JAKO AUDITOWANEGO: Poinformuj współpracowników o audicie! Wyznacz osoby odpowiedzialne za kontakt z auditorem! Zapewnij dostęp do dokumentów i dowodów. Zapewnij odpowiednie miejsce do przeprowadzenia auditu. Uczestnicz w spotkaniach. Zweryfikuj raport z auditu. Niezwłocznie podejmij działania poauditowe. a: zrobieni Do

PRZED ROZPOCZĘCIEM AUDITU, AUDITOR MUSI POINFORMOWAĆ CIĘ O: Czasie trwania auditu Dacie i miejscu przeprowadzenia auditu Składzie zespołu auditującego Zakresie auditu Celach auditu Kryteriach auditu

PONADTO MUSISZ WIEDZIEĆ: Kto jest liderem Twojego procesu? Jakie zapisy powstają w ramach procesu w którym uczestniczysz? Gdzie przechowywana jest dokumentacja związana z Twoim procesem? Jaką funkcję pełnisz w procesie? Jakie są Twoje obowiązki i odpowiedzialności w ramach procesu? W jakim procesie uczestniczysz?

PAMIĘTAJ!! PRZED ROZPOCZĘCIEM AUDITU ZAPOZNAJ SIĘ Z: Polityką Jakości i celami ogólnymi Gdzie ich szukać? ? Polityka Jakości w dokumentacji systemowej: www. kujawsko-pomorskie. pl/iso/dokumentacja systemowa Celami jakościowymi Urzędu, Gdzie ich szukać? ? Księga Jakości: www. kujawsko-pomorskie. pl/iso/dokumentacja systemowa Obowiązującym Ciebie zakresie procesu, Gdzie go szukać? ? Księga Jakości: www. kujawsko-pomorskie. pl/iso/dokumentacja systemowa

PAMIĘTAJ!! PRZED ROZPOCZĘCIEM AUDITU ZAPOZNAJ SIĘ Z: Procedurami i instrukcjami: - postępowanie z usługą niezgodną - nadzór nad dokumentacją - audity wewnętrzne Gdzie ich szukać? ? Księga Jakości: www. kujawsko-pomorskie. pl/iso/dokumentacja systemowa Opisami procesów / Kartami procesów, Gdzie ich szukać? ? Karty procesów www. kujawsko-pomorskie. pl/iso/dokumentacja systemowa

PAMIĘTAJ!! PRZED ROZPOCZĘCIEM AUDITU ZAPOZNAJ SIĘ Z: Regulaminem Organizacyjnym, Regulaminem Pracy. . . Gdzie ich szukać? ? www. kujawsko-pomorskie. pl/Urz%C 4%85 d Marszałkowski/Regulamin Organizacyjny Innymi dokumentami: - arkusze ryzyka, Gdzie ich szukać? ? Księga Jakości: www. kujawsko-pomorskie. pl/iso/dokumentacja Systemowa Pamiętaj także o treści swojego zakresu obowiązków TO W TYCH DOKUMENTACH ZNAJDZIESZ ODPOWIEDŹ NA PYTANIA AUDITORA !!!

AUDITOR NIE JEST TWOIM WROGIEM !! AUDITOR TO PROFESJONALISTA!! Auditor nie powinien: • Uparcie trwać przy swoim zdaniu • Być leniwy, pozbawiony motywacji • Być całkowicie nieelastyczny • Ciągle przytakiwać • Wyciągać pośpiesznie wniosków • Być naiwny • Być agresywny • Być obojętny • Mieć zapędów dyktatorskich • Być niepodatny na sugestie innych, gdy są słuszne

O co może mnie zapytać auditor? ? REALIZOWANE USŁUGI: Jakie usługi realizowane są w ramach procesu w którym Pan/Pani uczestniczy? Czym jest usługa niezgodna w realizowanym przez Pana/Panią procesie? Gdzie określone zostały wymagania prawne dotyczące realizowanych w procesie usług? Kto jest odpowiedzialny za nadzór nad realizowanymi przez Pana/Panią usługami? Jaka jest procedura postępowania w przypadku stwierdzenia usługi niezgodnej? W jaki sposób realizowana jest usługa wchodząca w zakres Pana/Pani procesu? Jakie zapisy powstają w ramach realizowanej przez Pana/Panią usługi?

O co może mnie zapytać auditor? ? PODEJŚCIE PROCESOWE: Czy organizacja zidentyfikowała procesy istotne z punktu widzenia wdrożonego systemu zarządzania jakością? Czy organizacja określiła sekwencję procesów i zależności pomiędzy nimi? Jakie mechanizmy kontroli ustanowiono dla procesów wpływających na jakość świadczonych usług i zlecanych na zewnątrz organizacji? Jaki miernik został ustanowiony w celu monitorowania procesu w którym Pan/Pani uczestniczy? Kto jest liderem procesu w którym Pan/Pani uczestniczy? Kto odpowiada za nadzór nad aktualnością procesów i gdzie te odpowiedzialności zostały sformułowane?

O co może mnie zapytać auditor? ? ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ: Jaki mechanizm został wdrożony w celu identyfikacji aktualnych wymagań prawnych? Jakie zapisy powstają w ramach procesu w którym Pan/Pani uczestniczy? Czy istnieje procedura tworzenia, utrzymywania i przechowywania zapisów w celu potwierdzenia działania zgodnego z wymaganiami? ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA: Jakie główne cele zdefiniowane zostały w Polityce Jakości? Czy kierownictwo zapewnia, że obowiązki i odpowiedzialności w organizacji są określone i przekazane? W jaki sposób kierownictwo zapewnia że Polityka Jakości jest zakomunikowana i zrozumiała?

O co może mnie zapytać auditor? ? AUDITY WEWNĘTRZNE I DZ. KORYGUJĄCE: Czy zaplanowano dla organizacji system auditów wewnętrznych w celu ustalenia zgodności SZJ z wymaganiami normy ISO 9001 i wewnętrznymi wymaganiami ustalonymi przez organizację ? Czy organizacja podejmuje działania mające na celu usunięcia przyczyn niezgodności w i zapobiegania ich nawrotom? Jakie mechanizmy umożliwiają identyfikację niezgodności w organizacji? ORIENTACJA NA KLIENTA: W jaki sposób organizacja analizuje dane pochodzące np. z badania satysfakcji klienta? W jaki sposób najwyższe kierownictwo zapewnia, że wymagania klienta są zidentyfikowane i spełnione w celu osiągnięcia jego satysfakcji? Jak urząd bada zadowolenie i wymagania klienta?

O co może mnie zapytać auditor? ? ZARZĄDZANIE ZASOBAMI: W jaki sposób ocenia się skuteczność szkoleń? Czy określono zasady realizacji procesu zamówień i zakupów w organizacji? W jaki sposób organizacja określiła niezbędne kompetencje i kwalifikacje personelu wykonującego prace mające wpływ na jakość dostarczanego wyrobu? Jaki mechanizm oceny dostawców ustanowiono i wdrożono w organizacji?

O co może mnie zapytać auditor? ? BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY: Czy w urzędzie dostępne są apteczki pierwszej pomocy, czy zawierają przydatne do użycia środki? Czy dostępne są dokumenty potwierdzające przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego i czy każdy z pracowników zna wyniki tej oceny? Czy wyniki monitorowania BHP są zapisywane i przechowywane? Czy drogi pożarowe są odpowiednio oznaczone i czy sprzęt ppoż jest dostępny i sprawny? Czy przeprowadzone zostały szkolenia BHP – wstępne i okresowe, szkolenie stanowiskowe? Czy drogi pożarowe są odpowiednio oznaczone i czy sprzęt ppoż jest dostępny i sprawny?

O co może mnie zapytać auditor? ? BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY: Czy obiekty i pomieszczenia pracy spełniają wymagania pod względem wysokości, powierzchni i kubatury w zależności od wykonywanej pracy, liczby pracowników i czasu ich przebywania? Czy pomieszczenia higieniczno-sanitarne są właściwie i dostatecznie wyposażone? Czy spełnione są wymagania odnośnie wentylacji, ogrzewania i oświetlenia? BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI: Czy wyznaczono Administratora Bezpieczeństwa Informacji? Czy ustalono Politykę Bezpieczeństwa Informacji? W jaki sposób zabezpiecza się poufne dane przed atakiem zewnętrznym lub dostępem niepowołanych osób?