Аудит систем управления Одним из самых эффективных

Аудит систем управления

Одним из самых эффективных способов найти резервы повышения эффективности бизнеса в целом, повышения контролируемости и управляемости компании является проведение аудита систем управления. Актуальность темы заключается в необходимости повышения устойчивости функционирования компаний и конкурентоспособности за счет совершенствования их аудита систем управления. Цель аудита систем управления выявить резервы и пути повышения эффективности системы управления компанией.

выявить резервы сокращения постоянных и переменных затрат; выявить резервы повышения рентабельности компании; выявить резервы повышения производительности труда и оборудования; Задачи аудита систем управления выявить «узкие места» , тормозящие развитие компании; выявить причинно-следственные связи, порождающие проблемы предприятия; разработать организационные, технические, информационные и технологические предложения с целью обеспечения реализации как краткосрочных, так и долгосрочных планов.

Этапы проведения аудита систем управления Этапы Процесс проведения аудита 1 этап Инициатором проведения аудитов могут являться высшее руководство общества либо служба промышленной безопасности и охраны труда общества, а также службы промышленной безопасности и охраны труда филиалов, руководство филиалов. Аудиты любого уровня проводятся с периодичностью не реже 1 раза в год. Периодичность проведения аудитов определяется представителем руководства общества. 2 этап Задача этапа - создание такого состава группы, который обеспечит проведение аудита, достоверность его результатов и объективность выводов. Численность группы определяется планом проведения аудита. В состав аудиторской группы должны входить аудиторы – специалисты общества, прошедшие специальный курс внутреннего аудита систем управления и имеющие соответствующие сертификаты. Инициатор аудита назначает руководителя группы, отвечающего за формирование группы внутреннего аудита и обеспечение проведения и завершения аудита в соответствии с объемом и планом аудита. 3 этап Порядок проведения аудита является единым для всех объектов и состоит из следующих этапов: проведение первого заседания аудиторской группы с руководством аудируемого объекта; сбор аудиторских данных; анализ данных и получение результатов аудита; проведение заключительного заседания аудиторской группы с руководством аудируемого объекта. 4 этап Подготовка окончательного варианта отчета о проведении аудита осуществляется под руководством у руководителя группы. По результатам аудита систем управления формируются выводы и предложения.

Любая деятельность по повышению эффективности системы управления начинается с диагностики (или аудита) системы управления предприятием. Представленный перечень симптомов далеко не полон, но отражает до 75% типичных проблем в аудите систем управления большинства средних российских компаний. Симптомы, указывающие на необходимость проведения аудита систем управления организационная структура не сформирована либо сформирована по принципам, непонятным большинству работников; большинству работников непонятно, по каким критериям их оценивают и что сделать, чтобы в следующем месяце получить заработную плату больше; предприятие развивается быстрыми темпами, но постоянные затраты и коммерческие расходы растут быстрее; на предприятии наблюдается непрерывная текучесть кадров, объясняемая «естественным отбором» или нелояльностью работников к компании; цели предприятия неизмеримы, непонятны для большинства работников предприятия; на предприятии существуют фиктивные должностные инструкции для видимости или на случай проверки.

Последовательность мероприятий по проведению аудита систем управления № п. /п. Мероприятия 1 Создается рабочая группа с привлечением сотрудников, как клиента, так и консультанта; определяются сроки выполнения работ, утверждаются формы отчетности и график проведения совещаний. 2 Происходит знакомство с руководителями соответствующего объекта, уровнем сложности проблем, возможными предложениями по их решению, предлагаемыми представителями предприятия. Оптимальный вариант выполнения этих задач - проведение обзорной экскурсии по всем подразделениям объекта , во время которой можно получить максимум информации о деятельности компании и состоянии ее бизнеса. 3 Составляются схема бизнес-модели и карта бизнес-процессов, выдвигаются предположения о наличии возможных «узких мест» . Проводится запрос вторичной информации (т. е. уже обработанной информации в виде отчетов, 4 инструкций, приказов, распоряжений и т. п. ). В случае отсутствия необходимой информации осуществляются согласование и сбор первичной 5 информации (в виде отчетов о результатах наблюдений, замеров). Анализируются и обрабатываются первичная и вторичная информация на предмет выявления 6 возможных искажений и противоречий при предоставлении данных предприятием. Диагностируется каждый бизнес-процесс (основной, вспомогательный, развивающий): выявляются 7 особенности его выполнения, критические моменты, проблемы, предлагаются испытанные пути решения и т. д. Проводится экспертиза стратегии развития компании (карт, стратегических целей ). 8 9 Предлагается перечень специальных рекомендаций для программы проведения работ. 10 Формируется аналитический отчет о результатах выполнения работ и другие.

Программа аудита систем управления - это перечень аудиторских процедур. Элементы аудиторской программы Виды программы аудит систем управления аудита систем управления программа тестов контроля, которые содержат процедуры сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля предприятия; программы проверки остатков на счетах, которые содержат процедуры сбора информации непосредственно об остатках на счетах. Элемент График работы аудиторов Подробные процедуры Контроль за ходом проверки Персонал Характеристика График определяет предельные сроки подготовки и представления материалов для составления аудиторского заключения. В графике учитываются затраты времени на отдельные виды и участки проверок с учетом и в пределах ожидаемой оплаты, что сохраняет прибыль компании. Программа аудита представляется в письменном виде. Детально описываются процедуры аудиторской проверки, а также цели и задачи по каждому участку проверки. Она становится инструкцией для сотрудников, участвующих в аудите, а также инструментом контроля правильности выполнения работы. Программа предполагает, что все члены аудиторской группы знают предъявляемые требования. Она остается базовым документом для контроля выполнения заданий младшими аудиторами и ассистентами. В программе определяются численность персонала, объем и содержание работы. Аудит проводит группа, состоящая из основного аудитора, младших аудиторов и ассистентов. В крупных западных аудиторских фирмах персонал распределяется следующим образом: Партнер; Менеджер; Старший сотрудник; Младший сотрудник.

Аудиторская программа аудита систем управления включает в себя: Требования, предъявляемые к формам аудиторских программ аудита систем управления 1. описывать сущность процедур, отражая важные детали, давать инструкции членам аудиторской команды; 2. отражать продолжительность проверки и ожидаемый срок выполнения; 3. содержать следующую информацию по каждой процедуре (ссылку на рабочие документы; инициалы члена аудиторской команды и др. ) Аудиторская программа Характеристика Тесты операций выявляют количественные ошибки и нарушения, позволяют проверить финансовую отчетность. Аналитические процедуры используются для получения представления, о деятельности клиента; для оценки финансовой стабильности предприятия; для выявления возможных ошибок в финансовой отчетности и др. Тестирование статей баланса сосредоточено на Главной книге, тесты включают: подтверждение счетов дебиторов; обследование товарно-материальных запасов; подсчет денежных средств; проверку правильности периодизации операций конца года и др.

Достаточно экзотический случай для России, но довольно распространенный на Западе - оценка эффективности системы управления компании проведении мероприятий по реинженирингу или внедрению корпоративной информационной системы. результат не всегда можно измерить количественно; Оценка эффективности управления компанией - одна из задач аудита систем управления, которая по своей сути нетривиальна. эффективность зависит не только от самих аудиторов, но и в значительной степени от последующих действий заказчиков; играет роль субъективизм оценок заказчиков (клиентов).

Оценка эффективности управления – важный элемент, который проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования. Подход к оценке эффективности различных вариантов организационной структуры определяется ее ролью как характеристики системы управления. Комплексный набор критериев эффективности аудита системы управления формируется с учетом направлений оценки ее функционирования. Направления оценки ее функционирования по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации (начиная с уровня выполнения плановых заданий); по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

Показатели, используемые при оценках эффективности аудита систем управления и его организационной структуры Группы показателей Характеристика группы 1 группа характеризует эффективность аудита системы управления, выражающая через конечные результаты деятельности компании и затраты на управление. 2 группа характеризует содержание и организацию процесса управления, в т. ч. непосредственные результаты и затраты управленческого труда. показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности и ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности при неизменности остальных. К нормативным характеристикам аудита систем управления могут быть отнесены следующие: производительность , экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надежность. 3 группа характеризует рациональность организационной структуры и ее техникоорганизационный уровень, которые могут использоваться в качестве нормативных при анализе эффективности проектируемых вариантов организационных структур. К ним относятся: звенность системы управления; уровень централизации функций управления; принятые нормы управляемости; сбалансированность распределения прав и ответственности; уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и т. п.

Для оценки эффективности аудита систем управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и ее организационной структуры объекту управления. Важное требование оценки эффективности аудита систем управления являются: q обеспечение структурно-иерархического соответствия показателей системе целей компании; q способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показателей. Эффективность управления — это характеристика степени управляемости компании, скорости и формы ее реагирования на принимаемые аудитором управленческие решения; степень достижения управляющим органом поставленных целей и запланированных результатов.

Эффективность аудита систем управления обусловлена… стилем руководства компанией ; управленческим потенциалом аудитора; организационной структурой управления; схемами функционирую щих в компании коммуникативны х процессов и др. Решение о необходимости проведения аудита систем управления принимает собственник (руководитель) предприятия самостоятельно. Таким образом, аудит систем управления поможет сделать правильный выбор, способный в последующем быстрее и качественнее расшить «узкие места» систем управления, повысить продуктивность работы предприятия и подготовить компанию к росту и развитию.

Список литературы 1. Камышанов, П. И. Практическое пособие по аудиту [Текст] / П. И. Камышанов. - М. : Инфра-М, 2008. – с. 104; 2. Камышанов, П. И. Практическое пособие по аудиту [Текст] / П. И. Камышанов. - М. : Инфра-М, 2008. – с. 65; 3. Новиков Д. А. Теория управления организационными системами. 2 -е изд. — М. : Физматлит, 2007; 4. Пупшис Т. Ф. , Галузина С. М. Аудит основы аудита и аудиторской деятельности, Санкт-Петербург: Питер, 2001 и другие.

Спасибо за внимание!!!