Аудит систем управления Бюджетное управление 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 2011 год 1
Система управления • Система есть сущность, которая в результате взаимодействия ее частей может поддерживать свое существование и функционировать как единое целое • Система управления – совокупность средств влияния (цели, процессы, структура управления, требования к системе, функции управления методики, обязанности, полномочия, ответственность, …) на подконтрольный объект для достижения определённых целей данным объектом. • Объектом системы управления могут быть как технические объекты, так и люди. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 2
Системы управления • • Система управления предприятием Система управления финансами Система управления закупками Система управления производством Система управления персоналом Система управления безопасностью Система управления экологией • Система управления охраной труда • … 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 3
Что означает ISO • ISO – международное агентство, объединяющее почти 100 стран-членов с одним «равным» голосом (сокращение от International Organization for Standardization – Международная организация по стандартизации) • Цель ISO – поддержка разработки стандартов, тестирования и сертификации, направленных на развитие торговли качественными продуктами и услугами: между городами, между регионами, между странами по всему земному шару • Стандарты ISO на следующие системы управления: система управления качеством, система управления охраной здоровья и обеспечения безопасности труда, система управления экологией, управление корпоративной социальной ответственностью. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 4
Система управления качеством – деятельность внутри предприятия, направленная на удовлетворение требований потребителей по качеству На ОАО «Днепроспецсталь» система менеджмента качества функционирует с 1996 г. СМК соответствует требованиям международного стандарта ISO 9001: 2008, что подтверждено сертификатами независимых органов по сертификации – ТЮФ, АР МАК. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 5
Система управления качеством • Наличие функционирующей системы менеджмента качества ОБЯЗАТЕЛЬНО для видов продукции (GL, LR для получения сертификатов на производство, DNV, Авиационный Регистр межгосударственного авиационного комитета, Российские федеральные железные дороги). • Наличие функционирующей системы менеджмента качества ОБЯЗАТЕЛЬНО для получения сертификатов приемке партии продукции внешними органами по сертификации. Например, приемка сортового проката, трубной заготовки и поковок из коррозионностойких сталей аустенитного, мартенситного и мартенсито-ферритного классов производства ОАО «Днепроспецсталь» для оборудования и трубопроводов АЭС. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 6
Восемь принципов менеджмента качества • Принцип 1 - ориентация на потребителя • • Принцип 2 - лидерство руководителя Принцип 3 - вовлечение работников Принцип 4 - процессный подход Принцип 5 - системный подход к менеджменту Принцип 6 - непрерывное совершенствование Принцип 7 - принятие решений, основанное на фактах Принцип 8 - взаимовыгодные отношения с поставщиками 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 7
Термины и определения • Аудит - систематический, независимый и документированный процесс получения доказательства аудита и его объективной оценки для определения меры выполнения критериев аудита. • Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований. Примечание: критерии аудита используются в качестве эталона, с которым сравниваются доказательства аудита. • Доказательства аудита - записи, изложение фактов или другая информация, связанные с критериями аудита, которые могут быть перепроверены. • Вывод аудита – итог аудита, который формулирует аудиторская группа после рассмотрения целей аудита и всех данных аудита. • Данные аудита - результат оценки собранных доказательств аудита по критериям аудита. Примечание: Данные аудита могут указывать на соответствие или несоответствие или на возможности для улучшения. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 8
Термины и определения • Заказчик аудита - организация или персона, запросившая проведение аудита. Примечание: Заказчиком аудита может быть объект аудита или любая другая организация, которая имеет право по закону или контракту запросить аудит. • Аудитор – лицо, продемонстрировавшее личные качества и компетентность для проведения аудита. • Компетентность – выраженные личные качества и выраженная способность применять свои знания и умение. • Технический эксперт – лицо, обладающее специальными знаниями или опытом в группе по аудиту. Примечание 1: Специальные знания или опыт относятся к организации, процессу или деятельности, подвергаемым аудиту, либо к языку или культуре. Примечание 2: Технический эксперт не имеет полномочий аудитора в группе по аудиту. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 9
Термины и определения • Группа по аудиту - один или несколько аудиторов, проводящих аудит, при поддержке при необходимости технических экспертов. Примечание 1: Один из аудиторов в группе по аудиту назначается руководителем группы. Примечание 2: Группа по аудиту может включать стажеров. • Программа аудитов - совокупность одного или более аудитов, запланированных на определенный период и направленных на достижение конкретной цели. • • Примечание: Программа аудитов включает всю деятельность, необходимую для планирования, организации и проведения аудитов. План аудита – описание мероприятий и организационных вопросов аудита. План аудита – описание действий и мероприятий по аудиту. Сфера аудита (область аудита) – масштаб и пределы аудита. Примечание: Сфера аудита обычно включает описание охватываемого физического расположения, организационных подразделений, деятельности и процессов, а также временного периода. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 10
Термины и определения Любой аудит должен приносить пользу организации через удовлетворение внутренних потребителей – руководство организации (в общем случае – лицо принимающее управленческие решения). Продукт аудита – это любые данные, необходимые для принятия управленческих решений по улучшению СМК предприятия. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 11
Почему проводим аудиты? Требования ISO 9001: 2008 раздел 8. 2. 2 Организация должна проводить внутренние аудиты в запланированные интервалы с целью установления, что • СМК соответствует плановым мероприятиям, требованиям настоящего международного стандарта и требованиям к СМК, разработанным организацией; • Эффективно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 12
Принципы аудита Независимость – основа беспристрастия и объективности заключений аудита. Аудиторы независимы в своей деятельности и свободны от предубеждений и конфликта интересов. Аудиторы поддерживают объективное мнение во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе наблюдений находится только свидетельство. Подход, базирующийся на свидетельствах. Свидетельство – разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений в процессе систематического аудита. Свидетельство аудита проверяемо. Оно основывается на выборках существующей информации. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 13
АУДИТ ВНУТРЕННИЙ АУДИТ (первой стороной) – проводятся самой организацией или от ее имени для внутренних целей ВНЕШНИЙ АУДИТ ВТОРОЙ СТОРОНОЙ (аудит поставщика) – проводятся сторонами, заинтересованными в деятельности организации (проводятся потребителями или от их имени) АУДИТ ТРЕТЬЕЙ СТОРОНОЙ проводятся внешними независимыми организациями Внутренний аудит – инструмент мониторинга системы менеджмента качества предприятия Корректирующие и предупреждающие действия – инструмент поддержания СМК в управляемом состоянии 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 14
ЦЕЛИ ВНЕШНЕГО АУДИТА Внешние аудиты могут быть аудитами поставщиков и аудитами третьей стороной (сертификационными и т. д. ). Целями сертификационного аудита могут быть : • доказательство выполнения установленных целей качества; • доказательство выполнения требований стандарта по управлению качеством и законодательных актов; • сертификация. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 15
ЦЕЛИ АУДИТА ПОСТАВЩИКА Аудитами поставщиков называются внешние аудиты, которые осуществляются заказчиками с помощью собственных аудиторов с целью проверки системы менеджмента качества поставщика. Целями аудита поставщика могут быть : • Для потенциального поставщика - оценка технических возможностей, т. е. в состоянии ли поставщик выполнить заказ таким образом, как это представляет себе заказчик. • Для имеющихся поставщиков - совместный поиск решения возникших проблем с качеством (возможно принятие решения о прекращении сотрудничества); - совместный поиск возможностей реализации требований потребителей. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 16
Цели внутреннего аудита • Основной целью внутреннего аудита является оценка функционирования системы менеджмента качества собственного предприятия по выполнению требований международного стандарта ISO 9001: 2008. • Определение потенциальных возможностей улучшения системы менеджмента качества, таких как: • слабые места; • проблемы сопряжения различных участков работы; • выявление возможностей для улучшения процессов; • определение потребности в обучении персонала. • Кроме того, внутренние проверки (аудиты) качества позволяют предприятию поддерживать свою направленность на потребителя и подготовиться к сертификационному аудиту. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 17
ПРИНЦИПЫ АУДИТА, имеющие отношение к самим аудиторам Этический кодекс – основа профессионализма. Доверие, честность, конфиденциальность, тактичность существенны для аудитирования. Беспристрастность - обязательство по предоставлению правдивых и точных отчетов. Данные, выводы и отчеты аудита отражают проведение аудита правдиво, точно и полно. Существенные препятствия, встреченные в ходе аудита, а также неразрешенные мнения или мнения, по которым имеются расхождения между аудиторской группой и объектом аудита, должны быть описаны в отчете. Профессиональная осмотрительность- прилежание и здравый смысл при проведении аудита. Профессиональная осмотрительность аудиторов соответствует важности выполняемого задания и доверительности со стороны клиентов и других заинтересованных сторон. Необходимая компетентность является важной предпосылкой. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 18
Ступени мастерства аудитора • Понимание теоретических основ организации аудита. • Владение техникой опроса • Управление аудитом как процессом, добавляющим ценность 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 19
Уровни образования, опыта работы, аудиторского обучения и аудиторского опыта Параметр Аудитор Руководитель аудиторской группы Образование Среднее образование Как и для аудитора Общий опыт работы 5 лет Как и для аудитора Опыт работы в области качества Как минимум 2 года из общих 5 лет Как и для аудитора Аудиторское обучение 40 Часов аудиторского обучения Как и для аудитора Аудиторский опыт – 4 полных аудита, занимавших в целом как минимум 20 дней в качестве аудитора-стежёра под руководством и наблюдением аудитора, имеющего компетентность руководителя аудиторской группы. Аудиторский опыт – 3 полных аудита, занимавших в целом как минимум 15 дней в роли руково-дителя аудиторской группы под руководством и наблюдением аудитора, имеющего компетен-тность руководителя аудитор-ской группы. Аудиты должны быть проведены в течение последних 3 лет 3/17/2018 Аудиты должны быть проведены в течение последних 2 лет Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 20
Схема проведения внутреннего аудита УПРАВЛЕНИЕ планы, требования, правила, регламенты, технологии ВХОД информация материалы ФУНКЦИЯ/ПРОЦЕСС преобразование входа в выход Показатели ВЫХОД продукт процесса МЕХАНИЗМ трудовые ресурсы, оборудование, ПО, БД 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» ЦЕЛЬ Претензии 21
Документация аудита Под документацией аудита понимаются все документы, оценки, данные, полученные в ходе аудита. При составлении формуляров следует учитывать простоту их использования и условия проведения аудита. При ведении записей следует позаботиться о том, чтобы рукописные заметки были разборчивыми. Документацией проверки (аудита) являются: • Годовая (квартальная) программа внутренних аудитов; • план проверки (с графиком проверки); • опросные листы (чек-листы); • листы регистрации отклонений от стандарта (журнал стенографических записей), • отчеты о проверке. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 22
Отчет об аудите • Отчет об аудите должен содержать однозначные выводы о том, что была ли достигнута цель аудита или нет, перечень несоответствий и рекомендаций. • В отчете должно быть полностью и во всех деталях указано следующее: ´ Функционирует ли система качества; ´ Соответствует ли в целом требованиям ISO 9001: 2000. • Отчет об аудите направляется в подразделение, в котором был проведен аудит, для определения причин обнаруженных несоответствий и назначения корректирующих и предупреждающих действий с указанием срока и фамилии ответственного лица. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 23
Классификация несоответствий Несоответствие – действия и документы не удовлетворяют требованиям стандартов. НЕСООТВЕТСТВИЯ, установленные в ходе аудита, оцениваются и могут разделяться: • на важные и второстепенные, • на существенные и несущественные, • повторные, • критические и повторно-критические, • систематические, • имеющие случайный или «распыленный» характер. Имеет значение не только количество несоответствий, но и предполагаемые последствия и, соответственно, причины. Причина несоответствия может соответствующим образом влиять на оценку несоответствия. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 24
Критические несоответствия • Отсутствие указаний (предписаний, распоряжений) и их выполнения; • Отсутствие выполнения, систематическое появление несоответствий в различных выборках; • Суммарный результат единичных несоответствий вредит эффективности системы качества; • Несоответствия в наиболее важных разделах с точки зрения процесса постоянного улучшения. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 25
Несоответствия • Отсутствие установок и положений, однако на практике важная для качества деятельность осуществляется. • Появление несоответствий имеет «распыленный» характер. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 26
Корректирующие и предупреждающие действия по результатам аудита • На установленные несоответствия уполномоченный по СМК в подразделении определяет корректирующие мероприятия (и предупреждающие действия), сроки и ответственных за их выполнение. • Для успеха проверки принципиально важно проанализировать эффективность корректирующих мероприятий. • Необходимо также определить каким образом, когда и кем будет проводиться контроль за выполнением корректирующих мероприятий. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 27
ПРОВЕРКА ЭФФЕКТИВНОСТИ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ • Это может быть сделано в рамках последующего планового внутреннего аудита. При существенных (критических) отклонениях от стандарта может оказаться целесообразно провести внеплановую проверку. • Обобщенные результаты внутренних аудитов за квартал и год представляются руководству высшего уровня управления для анализа функционирования системы менеджмента качества. 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 28
Оценка результативности аудита Показатели: • Результативность аудита за год (отношение количества повторных несоответствий к общему количеству несоответствий и *100%) • Ценность внутреннего аудита с точки зрения подразделений 9 отношение анкет с неудовлетворительной оценкой к общему количеству аанкет и*100%) • Итоговая оценка – средняя значение двух показателей Динамика аудитов: • 2009 год: 63 аудита, обнаружено 243 несоотвествия и выдано 12 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 29
Истоки процессного подхода Методология Цикла Деминга-Шухарта (40 -е годы) Plan – планирование Do – воплощение, реализация Check – измерение, анализ Act – улучшение 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 30
Истоки процессного подхода Методология управления процессами PDC(S)A: P D C A 3/17/2018 планирование процессов (включая описание алгоритма действий, документирование, обучение исполнителей, определение контрольных точек, оценку рисков, методик мониторинга и измерений, и т. д. ); осуществление процессов по плановым параметрам, его мониторинг во время выполнения; оценка собственных показателей либо характеристик результата процесса, анализ тенденций, идентификация несоответствий, поиск причин текущих и потенциальных проблем, формирование отчетов, обучение (S); внедрение корректирующих и предупреждающих действий с целью улучшения, проверка их результатов Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 31
Истоки процессного подхода Традиционное изображение процесса 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 32
Истоки процессного подхода Процессная модель организации 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 33
Истоки процессного подхода Схематичное представление «процессной» модели организации Процесс «Х» Процесс «Y» 3/17/2018 Процесс «Z» Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» Корпоративные цели 34
Истоки процессного подхода Функциональная модель организации 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 35
Истоки процессного подхода Схематичное представление «функциональной» модели организации Подразделения, подчиненные «Х» Мотив взаимодействия? Подразделения, подчиненные «Y» Корпоративные цели? Межфункциональные барьеры!!! 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 36
Подходы к проведению аудитов СМК Схема путей проведения аудита 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 37
Подходы к проведению аудитов Преимущества «функционального» подхода Направление аудита 1. Уменьшение времени аудита. 2. Больше ответственных за общие функции (например, за документооборот). 3. Простота организации аудита. 4. Задействование небольшого количества участниковпроверяемых и проверяющих (аудиторов) 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 38
Подходы к проведению аудитов Преимущества «процессного» подхода 1. "Прослеживание" каждого процесса с начала до конца дает возможность четко и объективно оценить уровень менеджмента процесса и степень выполнения требований. 2. Минимизируется вероятность "пропуска" несоответствий. 3. Есть возможность проследить реальное применение методологии PDCA на уровне отдельного процесса. 4. Значительно повышается ценность отчетов о проверках Вклад в достижение корпоративных целей Процесс «Y» 3/17/2018 Процесс «Z» Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 39
Преимущества «процессного» подхода Важнейшим аспектом процессных аудитов является возможность выявления степени удовлетворенности потребителей (внутренних и внешних) для разных процессов организации 3/17/2018 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 40
Преимущества «процессного» подхода Процессные аудиты позволяют полноценно анализировать процессы, т. к. оцениваются: 1. Показатели собственно процесса 2. Показатели продукта (результата) процесса 3. Показатели удовлетворенности клиентов процесса «потребители» процесса 1 вход 1 3/17/2018 выход Процесс 1 вход 2 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» Процесс 2 3 41
Скачать презентацию Аудит систем управления Бюджетное управление 3 17 2018 Орган сертификации
4b3971384de424c818cefc5dc4108b11.ppt