Аудит и контроллинг персонала Анализ эффективнос ти использования

Аудит и контроллинг персонала Анализ эффективнос ти использования рабочего времени

Вопросы для обсуждения: 1. Планирование ФРВ 2. Анализ внутрисменных и целодневных потерь рабочего времени 3. Анализ влияния трудовых факторов на использование рабочего времени

n n Рабочее время это установленная законом продолжительность пребывания работника на предприятии для выполнения определенных обязанностей. Полнота и рациональность использования рабочего времени —условие увеличения прибыли предприятия, не требующее дополнительных затрат. Показателем рабочего времени за определенный период (год, квартал, месяц) является фонд рабочего времени, (измеряют в человеко-днях или человеко-часах).

Величина рабочего времени зависит от n числа рабочих, n продолжительности рабочего периода в днях и n продолжительности рабочего дня. Информационная база анализа : 1. баланс рабочего времени одного рабочего, 2. данных отдела кадров о численности персонала, 3. фотография рабочего дня, 4. хронометражные наблюдения, 5. статистическая отчетность.

Анализ внутрисменных и целодневных потерь рабочего времени анализируют: 1. внутрисменные и целодневные потери РВ, 2. величину потерь 3. величину непроизводительных затрат РВ, 4. причины возникновения потерь и непроизводительных затрат РВ При анализе использования РВ 1. проверяют обоснованность плановых (расчетных) заданий, 2. выясняют изменения, происшедшие по сравнению с прошлым годом, 3. определяют пути дальнейшего улучшения использования рабочего времени.

Технология проведения анализа n n Сравнение фактически отработанных человекодней или человеко-часов (продолжительности рабочего дня) с плановыми (расчетными) или базисными данными. Результат: выявление потерь РВ в абсолютных единицах измерения и в процентах.

Целодневные потери Внутрисменные потери выявляются в результате анализа 1. 2. продолжительнос ти рабочего дня, (коэффициент использования продолжительности рабочего дня - Крд) внутрисменных потерь РВ выявляются в результате анализа 1. 2. использования фонда РВ баланса РВ одного среднесписочного рабочего (коэффициент использования числа дней работы одного рабочего – Кд)

Количество отработанных человекодней или человеко-часов 4. зависит от целодневных простоев, неявок на работу с разрешения администрации, болезней, забастовок, 5. прогулов. 1. 2. 3. Устранение внутрисменных и целодневных потерь рабочего времени повышает коэффициент использования явочного состава персонала и уменьшает потребность в численности работающих.

Коэффициент использования продолжительности рабочего дня для анализа внутрисменных потерь n отношение фактической продолжительности рабочего дня к базисной или плановой где: Крд — коэффициент использования продолжительности рабочего дня; n — продолжительность рабочего дня соответственно в отчетном (анализируемом) периоде, базисном, плановом, час.

Коэффициент использования числа дней работы одного рабочего для анализа целодневных потерь РВ n отношение фактического числа дней работы к базисному или плановому где: Кд — коэффициент использования числа дней работы; Дф, Дб, Дпл — количество дней работы одного рабочего соответственно в отчетном (анализируемом) периоде, базисном или плановом.

Анализ качественного использования рабочего времени n коэффициенты реального (эффективного, полезного) фонда рабочего времени n где — коэффициент реального (эффективного) фонда рабочего времени, — потери рабочего времени в отчетном и базисном периодах в % (формула 1) и в часах (формула 2). — расчетный фонд рабочего времени в отчетном и базисном периодах, час. n n n

Показатели По плану Факт Баланс рабочего времени Откл от плана ±), Откл от плана %. (±) 365 9 9 103 Номинальный фонд, дней (1 2) 253 Невыходы на работу, дней 35, 2 47, 45 +12, 25 +34, 8 27 27, 45 +0. 45 +1, 67 отпуска по учебе 1, 8 1, 95 ± 0, 15 +8, 3 отпуска по беремен ности и родам 0, 9 1, 05 +0, 15 +16, 67 невыходы по болезни 5, 0 7, 5 +2, 5 +50 неявки, разрешенные законом 0, 5 1, 5 +1, 5 прогулы 0, 7 +0, 7 целодневные простои 6, 8 + 6, 8 Явочный фонд, дней (3 4 5) 217, 8 198, 75 19, 05 8, 75 Средн. продолжит сть раб. дня, номинальная, час 7, 98 2018, 9 0, 15 0, 72 +0, 57 +380 0, 5 +0, 5 сокращение рабочего дня в ночное время 0, 15 +0, 05 +50 сокращение рабочего дня подросткам 0, 05 0, 07 +0, 002 +40 Реальная продолжительность раб. дня, час. (7 9 + 10) 7, 83 7, 26 0, 57 7, 28 Реальный (эфф ый) ФРВ одного рабочего, час. (6 * 11) 1705, 4 1442, 9 262, 5 15, 39 Календарный фонд времени, дней В том числе: праздничных дней выходных дней в том числе: очередные и дополнительные отпуска неявки с разрешения администрации Расчетный фонд рабочего времени, час. (3 * 7) Сокращение рабочего дня, всего, час. в том числе: внутрисменные простои

Выводы 1. 2. 1. явочный фонд фактически уменьшился на 19, 05 дня, и составляет 8, 75%. , т. к. целодневные простои, серьезные упущения в работе предприятия по использованию РВ, т. к. увеличилось количество неявок по всем причинам, предусмотренных планом, а также имели место неявки с разрешения администрации и прогулы невыполнение мероприятий по охране труда и недостаточное проведение санитарно-профилактических мероприятий. , т. к. увеличение потерь времени за счет болезней на 2, 5 часа, или 50% Внутрисменные потери рабочего времени вызваны в основном за счет внутрисменных простоев. Средняя продолжительность рабочего дня (смены) также уменьшалась на 0, 57 часа, или 7, 28%.

Пример. Используя данные баланса РВ определить n n n коэффициент использования продолжительности рабочего дня ( ), коэффициент использования числа дней работы ( ) и коэффициент использования реального фонда рабочего времени ( ).

Решение: 1. Коэффициент продолжительности рабочего дня (формула 1): 2. Коэффициент использования числа дней работы будет равен (формула 2): = 0, 927 <1 = 0, 913 <1 3. Потери рабочего времени в отчетном и базисном периодах равны 4. Коэффициент использования ФРВ <1

Анализ влияния трудовых факторов на использование рабочего времени : Для оценки эффективности использования труда на предприятии измеряется величина фактического (полезного) реального ФРВ в человеко-днях или человеко-часах - зависит от 3 -х факторов: 1. численности рабочих, 2. продолжительности рабочего периода в днях, 3. продолжительность рабочего дня.

Пример: использование рабочего времени рабочими показатели план факт откл. от плана (±) Откл в % Кол во отработ х рабочими чел дней 32670 28023, 8 4646, 3 14, 2 Кол во отработ х рабочими чел часов 255806 203452, 4 52353, 6 20, 5 Средн. кол во дней работы 1 рабочего 217, 8 198, 75 19, 05 8, 75 Средн. продолжит сть раб. дня, час. 7, 83 7, 26 0, 57 7, 3 Полезный (реальный) ФРВ, час. 1707, 4 1492, 9 262, 5 15, 4 Среднеспис. количество рабочих, чел. 150 141 9 6, 0 В отчетном году один рабочий фактически отработал 198, 75 дня, сверхплановые потери РВ составили 19, 05 дня, или 8, 75% от общего количества отработанного времени. Плановая среднегодовая численность рабочих была 150 чел. , а фактическая — 141 чел. Исходя из предусмотренной планом нормы явочного времени 217, 8 дня, при фактической численности рабочим следовало отработать 30709, 8 чел. -дней (217, 8 х 141), тогда как фактически отработано 28023, 8 (198, 75 х 141), чел. -дня, или меньше на 2686 чел. -дней (28023, 8 - 30709, 8). вывод : на предприятии рабочее время используется недостаточно рационально. , т. к. количество отработанных рабочими человеко-часов, которое по сравнению с планом сократилось на 52353, 6 чел. -часа.

Анализ влияния на фактический ФРВ 3 х факторов: метод цепных подстановок 3 фактора: n n n численность рабочих (Чр), продолжительность рабочего дня (Рф) количество рабочих дней в году (Дф) Обозначения: общее число отработанных человеко-часов (Т), изменение их числа по сравнению с планом (ΔТ)

за счет указанных факторов произошли изменения в следующих размерах. 1. За счет изменения численности рабочих: = 12 986, 3 чел. час. , n или 24, 8% от общей суммы уменьшения отработанного времени. 2. За счет изменения числа отработанных человеко-дней в году: = 20 745, 5 чел. час. , или 39, 6% от об щей суммы уменьшения отработанного времени. 3. За счет изменения средней продолжительности рабочего дня: = 18 621, 7 чел. часа или 35, 6% от об щей суммы уменьшения отработанного времени

вывод Для повышения эффективности работы предприятия необходимо совершенствовать структуру использования рабочего времени сокращение внутрисменных и целодневных потерь рабочего времени и n экономия численности персонала фирмы может быть достигнуто путем организационных мероприятий, повышения трудовой дисциплины, соблюдения правил техники безопасности, улучшения условий труда и мероприятий по охране труда, n 1. 2. 3. 4. 5.

Возможное уменьшение численности работающих за счет сокращения потерь и нерациональных затрат рабочего времени где: Эч — возможное уменьшение численности за счет n сокращения потерь и нерациональных затрат n рабочего времени, чел. n — потери рабочего времени, час. — нерациональные затраты рабочего времени, час. n К — коэффициент возможного сокращения потерь и n нерациональных затрат рабочего времени. n — фактический фонд рабочего времени одного n рабочего, час. n

Для выявления потерь и нерациональных затрат рабочего времени анализируется общий ФРВ рабочих и определяется влияние факторов на использование рабочего времени. n Величина недоданной продукции в результате неявок и потерь рабочего времени — величина недоданной продукции, руб. ; Т — неявки и потери рабочего времени, подлежащие сокращению, час. (дни); В — выработка продукции часовая (дневная), руб.

Наличие целодневных потерь РВ ведет к невыполнению среднегодовой выработки, а внутрисменные потери РВ вызывают невыполнение среднедневной выработки. Прирост (снижение) выработки за счет использования рабочего времени определяется где: ΔВ — прирост выработки за счет улучшения использования рабочего времени, %; Фф— фактический ФРВ одного среднесписочного рабочего в отчетном году, час. ; — ФРВ одного среднесписочного рабочего в плановом (базисном) году, час. ;

Пример. Плановый фонд рабочего времени одного среднесписочного рабочего равен 1705, 4 час. , фактически он составил 1442, 9 час. Определить, как при этом изменилась выработка за счет нерационального использования рабочего времени n n См табл. выше За счет сокращения фонда рабочего времени на 262, 5 часа в отчетном периоде выработка снизилась на 18, 2%. Для определения экономии численности вследствие улучшения использования рабочего времени можно использовать также следующие формулы. 1. Ликвидация прогулов и целодневных простоев: где: — целодневные потери из за прогулов, чел. дни; — целодневные простои, чел. дни; : — потенциально возможный (плановый) фонд времени одного рабочего, дни.

n 2. Сокращение заболеваемости до запланированного уровня или лучшего, достигнутого за прошлый период: 3. Сокращение невыходов с разрешения администрации до запланированного уровня: — потери по болезни на одного рабочего, предусмотренные планом, или лучшее значение показателя за предыдущий период и фактически за анализируемый период, дни; — фактическая численность рабочих за анализируемый период, чел. — целодневные невыходы на одного рабочего с разрешения администрации по плану и фактичес ки, дни; — фонд рабочего времени одного рабочего, дни. Сокращение внутрисменных потерь рабочего времени:

Сокращение внутрисменных потерь рабочего времени: n или — внутрисменные потери рабочего времени (% к отработанному времени) по плану и фактически.

Биометрическая система учета рабочего времени сотрудников n n организации и контроль доступа на проходных или в офисе: Идентификация сотрудников осуществляется по отпечаткам пальцев, бесконтактным картам (проксимити карты) и паролю Фотофиксация - возможность фиксировать изображения сотрудника с IP камер при регистрации приходаухода, что позволяет выявить факты посещения по чужой карте.

1. Возможности электронного учета рабочего времени (эл. бизнес) 1. 2. 3. 4. Поддержка биометрического и RFID оборудования разных производителей, турникетов, электромеханических замков, использование линейки биометрических терминалов и считывателей бесконтактных карт. Возможность автоматизации учета в сложноструктурированной компании с территориально распределенной филиальной сетью. Гибкая настройка контроля доступа в офис сотрудников компании и посетителей с интервальный доступом на объекты. Ведение графика работ сотрудников с возможностью регистрация больничных, отпусков, командировок и других типов дней.

2. Возможности электронного учета рабочего времени (эл. бизнес) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Учет заданий и поручений. Добавление задач и поручений в рамках графика работ, а так же контроль отработанного времени в рамках задания. Мгновенная регистрация опозданий, прогулов, ранних уходов, выполнения графика работ с помощью фактического расписания. Возможность отмечать на устройствах события, таких как, обеденный перерыв, местная командировка и т. д. Расчет заработной платы на основе графика работ и фактически отработанного времени с учетом гибкой системы правил. Использование временных пропусков и учет посетителей. Мониторинг событий учета и контроля рабочего времени на контрольно-пропускных пунктах в реальном времени.

3. Возможности электронного учета рабочего времени (эл. бизнес) n n n Около 40 отчетов, позволяющих вести учет времени и контролировать доступ, в том числе, табель учета рабочего времени Т-13 и Т-12. Импорт справочников из DBF, XLS, XML и текстовых файлов. Экспорт данных программы в Excel и PDF. Интеграция с 1 С 7. 7 и 1 С 8. 1 и 1 С 8. 2: возможность синхронизировать справочник сотрудников и выгружать табель рабочего времени в 1 С. Автоматическое формирование отчетов с отправкой по электронной почте или выкладыванием на FTP. Гибкая и мощная система прав доступа сотрудников по работе с программой.

Биометрическое оборудование системы учета времени позволяет работать с различным оборудованием. Основным оборудованием системы являются биометрические терминалы, считыватели отпечатков пальцев и считыватели бесконтактных карт. Time. Control наши производители является лидерами в области биометрических решений. Считыватели и терминалы компании зарекомендовали себя по всему миру. Надежность оборудования проверена сотнями внедрений.

Отчеты системы учета и контроля рабочего времени Time. Control Программный копплекс Time. Control включает более 40 отчетов, которые охватывают весь спектр учета и контроля рабочего времени. В отличии от стандартного табеля T 13, в отчете помимо отработанного времени отображается время прихода и ухода сотрудника на работу. При этом, если опоздание сотрудника превысило заданный порог, время прихода подсвечивается красным цветом. По аналогии подсвечивается время ухода с работы и продолжительность рабочего времени. В том числе, в систему включены унифицированный электронный табель учета рабочего времени сотрудников Т-13 и Т-12. Добавлен новый отчет "Табель рабочего времени с детализацией".

веб-сервис Yaware n Компания Magnetic. One, создатель линейки сервисов для электронной коммерции, разработала веб-сервис Yaware, чтобы определить целевое/нецелевое использование компьютера офисными сотрудниками, общее отработанное время при гибком графике. Начало-конец рабочего дня

Суммарное отработанное время, процент продуктивного времени

Что умеет сервис Yaware? n фиксировать начало/конец рабочего дня и перерывы на протяжении дня; • составлять график по опозданиям: кто и на сколько опоздал; • считать фактически отработанное время, не учитывая перерывы на обед, перекуры и т. д. ; • анализировать эффективность сотрудников - на основе того, какие программы и сайты они используют. Yaware присваивает статус каждому ресурсу: продуктивно/нейтрально. И отображает это на удобных цветных графиках; • учитывать активность не за компьютером: совещания, встречи с клиентами, личные перерывы; • снимать скриншоты и снимки вебкамеры (опциональные функции) - чтобы контролировать фрилансеров и удалённые филиалы.

программа «АМ-УСП» версии (2. 4) автоматизация управления совещаниями и поручениями n Программа может использоваться для поддержки различных видов служебных совещаний, проводимых на предприятиях, в подразделениях или рабочих группах, а также на уровне нескольких предприятий и организаций.

Новые возможности и функции «АМ-УСП» 1. Уточнено разбиение процессов совещаний на следующие основные процессы (этапы): организации, подготовки, проведения, завершения, контроля и анализа совещаний. Обеспечена прямая поддержка указанных этапов из экранных форм программы, что дает лучшую навигацию и позволяет более точно ориентироваться пользователям при работе с программой. 2. 2. Разработаны функции ведения контрольных вопросов (checklist), что позволяет создать упорядоченный список вопросов, параметров, характеристик, которые следует обязательно проверить перед проведением того или иного мероприятия с фиксацией результатов проверки в удобной и обозримой форме. В настоящей версии системы включены около 50 контрольных 3. Для лучшего управления ходом совещаний введена функция хронометража времени совещаний, фактически затрачиваемого по тематике, рассматриваемых на совещании вопросов. Этот простой учет может дать много полезной информации при анализе действительных приоритетов вопросов совещаний, позволит понять, куда же на самом деле уходит время совещаний. 4. Введены в явном виде кнопки активации различных процессов управления совещаниями, которые в предыдущей версии выполнялись автоматически, что оказалось не всегда удобно, в т. ч. : n Разослать проект протокола совещания n Пригласить участников совещаний n Разослать материалы совещания n Утвердить протокол совещания n Сформировать протокол для печати n Разослать утвержденный протокол

Программное средство Workview n предназначено для организации автоматизированного учета рабочего времени на предприятиях