Архивная практика в архивном отделе Администрации г Сургута

Архивная практика в архивном отделе Администрации г. Сургута группа 9171

Архивная практика Цель практики: закрепление и углубление теоретических знаний, полученных в курсе «Архивоведения» и приобретения практических навыков работы. Задачи: 1. ознакомиться с организацией управления архивом; 2. научиться работать с архивными справочниками; 3. получить основные навыки работы с учетно-справочным аппаратом архивов.

Архивный отдел Администрации г. Сургута История Сургутского архива началась с 1920 -х годов. На сегодняшний день документальный массив архива составляет более 111 тысяч единиц хранения, из которых 46 тысяч - постоянного срока хранения и 65 тысяч - долговременного срока хранения. Документы архива могут рассказать о социально-экономическом, политическом и культурном развитии Сургутского края с 1865 г.

Архивный отдел является структурным подразделением Администрации города; входит в единую архивную систему округа; является органом руководства архивным делом на территории города и района; не является юридическим лицом, имеет печать с собственным наименованием, соответствующие штампы и бланки, необходимые для его деятельности.

Функции архивного отдела комплектование архива; обеспечение сохранности и государственный учет документов; обеспечение открытого доступа к архивным документам; информационное обеспечение органов государственной власти местного самоуправления, научных и культурных учреждений, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах архива; ведение научно-исследовательской, методической работы в области архивоведения, документоведения.

Структура архивного отдела Администрации г. Сургута

Система научно-справочного аппарата архива. Система НСА архивного отдела включает в себя: описи, каталоги, путеводители, указатели.

Учетно-справочный аппарат архива В состав основных учетных документов архивного отдела входят: книга учета поступлений документов; список фондов; лист фонда; опись дел, документов; реестр описей; паспорт архивохранилищ; дело фонда; лист-заверитель дела ; внутренняя опись документов дела.

Автоматизированный учёт В архивном отделе ведется автоматизированный учет поступивших документов с помощью БД «Архивный фонд» , версия 4. 0. Учетная база данных в архиве обеспечивает: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.

Обеспечение сохранности архивных документов Нормативные условия хранения архивных документов в отделе обеспечиваются: ремонтом помещений архивов; созданием противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в помещениях архива; применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др. ).

Несоблюдение температурно – влажностного режима

Комплектование архива Сегодня архив комплектуется документами, согласно спискам, составленным на период 2008 - 2012 годы. Так, на 01. 2011 в них значится 97 источников, из которых 51 – по городу, 46 – по району. В архиве сформирован Список владельцев личных фондов и коллекций документов, подлежащих приему в архив на 2008 - 2012 гг.

Экспертиза ценности документов В архиве создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) архивного отдела Администрации города Сургута. Экспертиза ценности документов в архиве проводится: 1. по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций; 2. при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии;

Организация использования документов архива информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке; предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива; экспонирование архивных документов на выставках; использование архивных документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др. ) с использованием архивных документов; публикация архивных документов.

Исполнение запросов Граждане, обратившиеся в архив заполняют заявление установленного образца Запросы, поступающие в архив, подразделяются на 1. тематические; 2. социально-правовые.

Предложения по улучшению прохождения практики